Sıkıştırma ve hızlı takip

Sahadan bir an

Çarşamba sabahı, Recep Bey'in odası. Masada Ilgın'ın dünkü notu, iki seçeneğin altı kalemle çizilmiş. Selma da çağrılmış; ölçümlerin yöntemi onun imzasını taşıyor.

Recep Bey: On bir gün olmaz. Depo şefi de sayım günü adam vermez, sordum. Akşam vardiyasında Hakan var; sekizinci günün ölçümünü o yapsa?

Selma: Yapabilir. Ama o zaman beş günün dördünü Yasin, birini Hakan ölçmüş olur. Sekizinci günün farkı çıkarsa, fark masadan mı, Hakan'dan mı?

Recep Bey: Aynı numune, aynı masa. Ne fark eder?

Selma: Denemenin bütün sorusu bu: yeni masa eskisiyle aynı sonucu veriyor mu? Ölçeni değiştirirsek soruya bir değişken daha eklemiş oluruz.

Ilgın: Bir yol daha var. Raporu ölçümler bitince yazmaya başlamak zorunda değilim. Yöntemi, tabloları, başarı ölçütlerini önceden yazarsam, son numuneden sonra yalnız sayıları girerim.

Recep Bey: O zaman neden baştan böyle yapmadık?

Recep Bey'in iki önerisi de takvimi kısaltıyor, ama birbirine hiç benzemiyor. Birincisi işe bir insan ekliyor ve bir bedelle geliyor: Hakan'ın fazla mesaisi, bir de Selma'nın gördüğü, ölçümün kendisine dokunan bir bedel. İkincisi kimseyi eklemiyor; yalnız sırayla yapılacak iki işi kısmen üst üste bindiriyor. Onun bedeli de var, ama bir faturada görünmüyor.

Kavram

Takvimin bitişi bir kez hesaplandıktan sonra çoğu zaman bir talep gelir: daha erken. Kapsamdan vazgeçmeden takvimi kısaltmanın genel adı şudur.

İki yolun ortak şartı, kritik yola dokunmalarıdır. Kritik yolda olmayan bir işi kısaltmak bitişi değiştirmez; yalnız o işin bolluğunu büyütür. Ilgın'ın takviminde, 9.8'deki dengelemeden sonra kritik yol şöyle: sayım günü atlanarak beş ölçüm günü, ardından bir günlük rapor, en sonda karar; toplam on bir gün. Kısaltılacak bir gün ancak bu zincirden çıkabilir.

Hakan önerisi bir sıkıştırmadır. Sekizinci gün ölçümü Hakan yaparsa, ölçümler dördüncü ile sekizinci gün arasında biter ve bitiş onuncu güne döner. Bedel iki türlü. Biri görünür: Hakan'ın beş saatlik fazla mesaisi. Öteki ancak Selma'nın sorusuyla görünür hâle geliyor: deneme, aynı numuneyi iki masada ölçüp farkı masaya bağlamak için kurulmuştu. Ölçeni değiştirmek, farkın kaynağını belirsizleştiriyor. Sıkıştırmanın bedeli burada paradan çok, ölçümün geçerliliği.

Bir şey daha var: sıkıştırma ancak süresi emekle belirlenen bir işte çalışır. Günlük ölçümlerin süresi emekle değil takvimle belirlenmiş: deneme, beş ayrı üretim gününün partisini görmek için kuruldu. İkinci bir teknisyen bütün numuneleri iki günde ölçebilir, ama beş günlük partiyi iki güne sığdıramaz. Hakan önerisinin işe yaraması, yalnızca sayım gününün açtığı deliği kapatmasından geliyor; ölçümleri kısaltmıyor, kaybolan günü geri getiriyor.

Ilgın'ın önerisi hızlı takiptir. 9.2'de rapor, ölçümlerin bitişine bitiş–başlangıç bağıyla bağlanmıştı: ölçümler biter, rapor başlar. Ilgın raporun bir kısmının ölçümleri beklemesi gerekmediğini fark ediyor: yöntem bölümü, tabloların düzeni, başarı ölçütleri ve karşılaştırma sınırları baştan yazılabilir. Ölçümlerin sonucunu bekleyen yalnızca sayılar ve sonuç cümlesi. Rapor ölçümlerle birlikte yürürse, yirmi beşinci numunenin alındığı akşam rapor da teslim edilebilir. Dengelemenin bedeli olan gün geri gelir, kimseye ek ücret ödenmeden.

Ama hızlı takibin de bir bedeli var ve Ilgın onu adlandırıyor. Sonucu bekleyen bir raporu önceden yazmak, bir sonuç cümlesini de önceden yazmaya davet eder. "Yeni masa eskisiyle uyumludur" cümlesi taslakta yazılı dururken, son günlerin sayıları ona uymazsa, cümleyi değiştirmek yerine sayıları yorumlamak kolaylaşır. Bu yüzden Ilgın'ın kuralı açık: taslakta yöntem, tablolar ve ölçütler olur; sonuç bölümü boş kalır ve yalnızca yirmi beşinci numuneden sonra yazılır.

Bir okulun yaz tatilinde yapılan sınıf boyası iki tekniği yan yana gösterir. Boya işinin süresi emeğe bağlı: ikinci bir boyacı tutmak, maliyeti artırır ama boyayı yarı sürede bitirir. Bu sıkıştırmadır. Boyanın kuruması ise emeğe bağlı değil; kaç boyacı olursa olsun kuruma süresi kısalmaz. Sıraları boya tam kurumadan yerleştirmek takvimi kısaltır, kimseye ek ücret ödenmez; ama duvarlarda iz kalırsa, bir sınıf yeniden boyanır. Bu da hızlı takiptir ve bedeli, risk gerçekleşirse ödenir.

Perde arkası

İki tekniğin tanımı PMI'ın sözlüğünden, aralarındaki maliyet ve risk ayrımı NASA'nın takvim el kitabındaki süre kısaltma bölümünden alındı. PMBOK 6 bu derste de açılmadı; onun yerine aynı kurumun sözlüğü kullanıldı.

Bu derste sıkıştırmanın bedeli olarak öne çıkan ölçüm geçerliliği, kaynaklarda geçmiyor; NASA'nın genel uyarısının, bir ölçüm denemesine özgü bir hâli. Bir projenin ürünü bir karşılaştırmaysa, karşılaştırmanın koşullarını değiştiren her ekleme bir kaynak değil, bir değişkendir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Toplantı dağıldıktan sonra, genel müdüre gidecek notun takvim paragrafı Ilgın'a kalıyor.

Zayıf sürüm

Takvim: Akşam vardiyasından destek alarak ve raporu paralel yazarak deneme yine on günde biter.

Maliyet: Küçük bir fazla mesai.

Risk: Yok.

Güçlü sürüm

Takvim: On gün. Ay sonu sayımının kaydırdığı gün, raporu ölçümlerle birlikte yazarak geri alındı.

Yöntem: Raporun yöntem, tablo ve başarı ölçütü bölümleri ölçümler sürerken yazılır; sonuç bölümü yalnızca yirmi beşinci numuneden sonra.

Risk: Son günlerde yöntem değişikliği gerekirse taslağın bir kısmı yeniden yazılır; en kötü durumda bitiş on birinci gün.

Değerlendirilen ve seçilmeyen: Sekizinci günün ölçümünü akşam vardiyasından Hakan'ın yapması. Bitişi onuncu güne getirirdi; ama iki farklı ölçen, masalar arasındaki farkın kaynağını belirsizleştirir. Selma'nın itirazıyla reddedildi.

Ek maliyet: Yok.

Zayıf sürüm iki tekniği birden kullandığını söylüyor ama ikisinin de bedelini saklıyor. "Küçük bir fazla mesai" sıkıştırmanın görünen bedeli; görünmeyeni, ölçümün geçerliliği, hiç anılmıyor. "Risk: yok" ise hızlı takibin tanımıyla çelişiyor; paralel yazılan bir rapor, eksik bilgiyle başlamış bir iştir. Ayten Hanım bu notu okuyup on günün kesin olduğunu ve hiçbir şeyden vazgeçilmediğini düşünecek. Güçlü sürüm yalnızca bir teknik kullanıyor ve neden yalnız onu kullandığını yazıyor. Hızlı takibin kuralını, sonucun en son yazılacağını, takvim satırına koyuyor; böylece kural bir niyet değil, bir taahhüt oluyor. Riskini en kötü durumla birlikte veriyor. Değerlendirilip reddedilen seçeneği de nedeniyle kaydediyor; bir hafta sonra biri "neden akşam vardiyasından destek almadınız" diye sorarsa, cevap notun içinde.

Bağlam notu

Takvim kısaltma talebi çoğu zaman bir sayıyla gelir: on bir olmaz, on. Sayı yöneticinin elindedir; bedel ise başka bir yerde ödenir. Sıkıştırmada bir bütçe kalemine, bir fazla mesaiye ya da bu derste olduğu gibi işin kendi niteliğine. Hızlı takipte bir olasılığa: önceden başlayan işin yeniden yapılma ihtimaline. İki tekniği karşılaştırmak, gün sayısını değil, kazanılan her gün için neyin ödendiğini karşılaştırmaktır.

Belirsizlik nerede sorusu iki tekniği burada ayırır. Sıkıştırmada belirsizlik çoğu zaman azdır: ek kişinin maliyeti bellidir, kazanılan gün de. Ama Selma'nın gördüğü gibi, bir ölçüm denemesinde belirsizlik tam da yeni kişinin getirdiği şeydir. Hızlı takipte ise belirsizlik bilerek alınır; önemli olan, onun nerede durduğunu ve gerçekleşirse neye mal olacağını önceden yazmaktır. Ilgın'ın notundaki "en kötü durumda on birinci gün" cümlesi bunu yapıyor.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir işi hızlandırmak için birini eklediğinde, kazandığın zamanın karşılığında işin kendisinden bir şey verdiğini sonradan fark ettin mi?

Kapanış

1. Takvim kısaltmanın iki yolu var: sıkıştırma kritik yola kaynak ekler ve maliyeti artırır; hızlı takip sıralı işleri üst üste bindirir ve yeniden işleme riskini artırır.
2. Sıkıştırma yalnızca süresi emekle belirlenen işlerde çalışır; bekleme, kuruma ya da takvime bağlı işler insan eklenerek kısalmaz, ve eklenen kişi işin niteliğine dokunabilir.
3. Seçenekler kazanılan gün başına bedelleriyle karşılaştırılır; seçilen tekniğin riski en kötü durumuyla, seçilmeyen seçenek de nedeniyle kayda geçirilir.

Beş soru

1. Selma, Hakan'ın sekizinci günün ölçümünü yapmasına neden itiraz etti?
2. İkinci bir teknisyen günlük ölçümleri neden beş günden kısaltamaz?
3. Ilgın'ın rapor taslağı kuralında sonuç bölümü neden boş bırakılıyor?
4. Bir yayınevi bir kitap çevirisinin teslimini iki hafta öne çekmek istiyor. Biri ikinci bir çevirmen önerir, öteki redaksiyonu çeviri bitmeden bölüm bölüm başlatmayı. Bu iki öneri hangi tekniktir ve her birinin bedeli nedir?
5. Güçlü sürüm, seçilmeyen seçeneği neden ayrıca kaydediyor?

Yanıtlar

1. Çünkü denemenin amacı yeni masanın eskisiyle aynı sonucu verip vermediğini görmek. Dört günü Yasin, bir günü Hakan ölçerse, sekizinci günün farkı masadan da, ölçenden de gelebilir. Sıkıştırma takvimi kısaltıyordu, ama karşılaştırmaya yeni bir değişken ekliyordu; bedeli paradan çok ölçümün geçerliliğiydi.
2. Çünkü ölçümlerin amacı beş farklı üretim gününün partisini görmek; süre bu takvimden geliyor, emekten değil. Numuneleri daha çok kişi ölçebilir, ama beş günün partisi iki güne sığmaz. Hakan önerisi ölçümleri kısaltmıyordu; yalnızca sayım gününün açtığı deliği kapatıyordu.
3. Çünkü önceden yazılmış bir sonuç cümlesi, son günlerin sayılarını ona uydurmaya davet eder. Taslakta yöntem, tablolar ve ölçütler önceden yazılabilir; bunlar ölçümün sonucuna bağlı değil. Sonuç ise yalnızca yirmi beşinci numuneden sonra yazılırsa, hızlı takip takvimi kısaltırken raporun dürüstlüğüne dokunmaz.
4. İkinci çevirmen bir sıkıştırmadır: maliyeti artırır ve iki farklı çevirmenin üslubu kitapta tutarsızlık yaratabilir; bu da redaksiyonun yükünü büyütür. Redaksiyonu bölüm bölüm başlatmak bir hızlı takiptir: ek ücret gerektirmeyebilir, ama çevirmen sonraki bölümlerde bir terimin karşılığını değiştirirse, redakte edilmiş bölümler yeniden ele alınır.
5. Çünkü bir hafta sonra "neden akşam vardiyasından destek almadınız" sorusu gelebilir. Seçeneğin değerlendirildiği ve neden reddedildiği yazılı değilse, karar baştan tartışılır ya da hiç düşünülmemiş sanılır. Kayıt, kararın kendisi kadar, onu veren gerekçeyi de korur.

Sonraki derse köprü

Notu bitirirken Ilgın'ın gözü tahminlere takılıyor: neredeyse her süre biraz şişkin. Yasin ölçümlere "beş saat, rahat" dedi; Selma deneme planına bir tam gün ayırdı, oysa benzer planları çoğu zaman bir öğleden sonrada yazıyor. Herkes kendi tahminine sessizce bir pay koymuş ve o paylar kimsenin görmediği yerlerde harcanıyor. 9.10, bu payları faaliyetlerden alıp projenin sonunda tek bir ortak tamponda toplama fikrini, kritik zinciri ve ona yöneltilen eleştiriyi ele alıyor.