Kaynak dengeleme ve yumuşatma

Sahadan bir an

Salı, öğleden sonra üç. Ilgın kalite ofisinde, önünde Yasin'in adıyla açılmış küçük bir tablo: satırlarda deneme takviminin günleri, sütunlarda saat. Yasin vardiya arasında uğramış, kapının yanında ayakta.

Ilgın: Bir şey sormam lazım. Günlük ölçümler sana kaç saat sürer? İki masada beş numune.

Yasin: Beş saat, rahat. Ama sabah üç saat olağan giriş kontrolü var, onu kimse benden almıyor.

Ilgın: Peki forklift güzergâhı panosu? Takvime beşinci ve altıncı güne ikişer saat yazmışım.

Yasin: O da benim. On saat eder, sekiz saatlik vardiyada. Bir de sekizinci gün ay sonu sayımına denk geliyor; dört saat sayımdayım.

Ilgın: Sekizinci gün on iki saat.

Yasin: On iki saatlik bir günüm hiç olmadı. O gün ölçümlerden biri yarım kalır.

Takvimdeki her çubuk kendi başına doğru. Ölçümler beş gün, pano dört saat, sayım dört saat, olağan iş her sabah üç saat. Ama hepsi aynı kişinin üstüne düşüyor ve o kişinin günü sekiz saat. Ilgın'ın 9.4'te hesapladığı kritik yol, her faaliyetin yapılacak insanı hazır bekliyormuş gibi kurulmuştu. Takvim gerçekte iki şeyle sınırlı: işlerin sırasıyla ve onları yapacak insanların saatleriyle.

Kavram

Bir takvim önce mantıkla kurulur, sonra insanların üzerine konur. İkinci adımda çoğu zaman bir kaynak, bir kişi, bir makine ya da bir ekip, bazı günlerde taşıyabileceğinden fazla işle yüklenmiş çıkar. Bu çatışmayı çözmenin iki tekniği var ve aralarındaki fark tek bir soruda: kritik yola dokunuyor mu?

Önce kaynağın ne zaman ne kadar hazır olduğunu bilmek gerekir.

Yasin'in kaynak takvimi şöyle: her gün sekiz saat, bunun üç saati olağan giriş kontrolü; sekizinci gün ayrıca dört saat ay sonu sayımı. Projeye kalan, olağan günlerde beş saat, sekizinci gün bir saat. Ilgın tabloyu bu gözle yeniden okuyunca iki ayrı sorun görüyor. Beşinci ve altıncı gün, ölçümlerin beş saatine pano işinin iki saati ekleniyor: iki saatlik aşım. Sekizinci gün, ölçümlerin beş saati sayımın dört saatine ve olağan işin üç saatine ekleniyor: dört saatlik aşım. İki sorun aynı görünüyor, ama aynı şekilde çözülemiyor.

Pano işinin bolluğu var. Panonun hazır olması gereken gün, forklift operatörlerine gösterimin yapılacağı on ikinci gün; beşinci ve altıncı güne yazılması bir gereklilik değil, takvimi ilk çizerken yapılmış bir seçimdi. Ilgın panoyu dokuzuncu güne, ölçümlerin bittiği ve Yasin'in yalnız olağan işiyle kaldığı güne taşıyor. Beşinci ve altıncı gün sekiz saate iniyor, dokuzuncu gün yedi saate çıkıyor. Kritik yolda hiçbir şey değişmedi; bitiş hâlâ onuncu gün.

Sekizinci gün ise yumuşatmayla çözülmüyor. O gün aşırı yüklenen faaliyet, günlük ölçümler, kritik yolda; bolluğu sıfır. Sayım kurumun takvimi, oynatılamaz. Olağan iş de öyle.

Dengeleme sekizinci günün ölçümünü dokuzuncu güne itiyor. Ölçümler yine beş gün sürüyor, ama araya sayım günü giriyor: dördüncü, beşinci, altıncı, yedinci ve dokuzuncu gün. Yirmi beşinci numune dokuzuncu gün alınıyor, rapor onuncu gün, eski masa kararı on birinci gün. Bitiş bir gün kaydı. Bir de beklenmedik bir yan etki var: dokuzuncu güne taşınan pano işi artık orada yer bulamıyor, çünkü o gün Yasin ölçümde. Pano, bolluğunun içinde, onuncu güne kayıyor. Dengeleme, yumuşatmanın bulduğu boşluğu yedi; iki teknik art arda kullanıldığında sıra önemli.

Ilgın'ın elinde artık iki seçenek var. Biri dengelemenin sonucu: deneme on bir günde biter. Öteki bir takvim tekniği değil, bir kaynak kararı: sayımda Yasin'in dört saatini depodan bir başkası üstlenir ve deneme on günde kalır. İkincisi Ilgın'ın değil, Recep Bey'in vereceği bir karar; depo şefiyle konuşmayı gerektiriyor.

Küçük bir matbaanın tek baskı makinesi de aynı iki durumu yaşar. Aynı hafta iki iş gelmiş: bir derneğin on gün sonra dağıtılacak broşürleri ve bir düğünün cumartesi verilecek davetiyeleri. Broşürün bolluğu var; makinenin dolu olduğu günden ertesi haftaya kaydırmak, teslimi değiştirmez. Bu yumuşatmadır. Ama bir de seçim afişleri gelir ve onlar da cumartesi teslim edilmelidir; iki işin de bolluğu yoksa, birinin teslimi kayar. Bu dengelemedir ve hangisinin kayacağı, matbaa sahibinin müşterileriyle konuşarak vereceği bir karardır.

Perde arkası

Müfredat satırı PMBOK 6'ya gönderiyor; burada onun yerine PMI'ın herkese açık sözlüğü okundu. Sözlük iki tekniği tek cümlelik tanımlarla ayırıyor. NASA'nın takvim el kitabı ise dengelemenin nasıl yapıldığını ve sonucunun nasıl okunması gerektiğini anlatıyor.

NASA'nın uyarısı, Ilgın'ın tablosunda yazılım olmadan da geçerli: dengelemenin sonucu bir öneri. Panonun onuncu güne kayması tablonun mekanik bir çıktısı; ama onuncu gün Yasin'in, Recep Bey'in kararından sonra eski masayı kapatmaya hazırlandığı gün. Tablo bunu bilmez. Ilgın sonucu Yasin'le birlikte okuyor.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Akşamüstü Ilgın, Recep Bey'e gidecek notu hazırlıyor.

Zayıf sürüm

Konu: Yasin'in yükü.

Durum: Bazı günler fazla iş var, takvimi biraz düzelttim.

Bitiş: Değişiklik yok.

Güçlü sürüm

Konu: Deneme takviminde Yasin'in aşırı yükü; iki gün, iki ayrı çözüm.

Beşinci ve altıncı gün: pano işi (iki saat) bolluğu içinde kaydırıldı. Kritik yol ve bitiş değişmedi.

Sekizinci gün: ay sonu sayımı Yasin'in projeye kalan saatini bire indiriyor; o gün kritik yoldaki ölçümler yapılamaz.

Seçenek A, takvimle çözüm: ölçüm günü dokuzuncu güne kayar. Rapor onuncu gün, eski masa kararı on birinci gün. Bitiş bir gün sonra.

Seçenek B, kaynakla çözüm: sayımda Yasin'in dört saatini depodan biri üstlenir. Bitiş onuncu günde kalır. Depo şefiyle sizin konuşmanız gerekiyor.

Karar: sizde, perşembeye kadar; Ayten Hanım'a verilen tarih buna göre güncellenecek.

Zayıf sürüm iki farklı sorunu "bazı günler fazla iş" diye tek cümlede birleştiriyor ve ikisinin farklı çözümlerini saklıyor. "Bitiş: değişiklik yok" cümlesi, yalnız yumuşatma yapıldıysa doğru; ama sekizinci günün sorunu yumuşatmayla çözülemediği için ya yanlış, ya da sorun çözülmemiş. Recep Bey bu notu okuyup her şeyin yolunda olduğunu sanacak ve sekizinci gün bir ölçüm yarım kalacak. Güçlü sürüm iki sorunu ayırıyor ve her birinde hangi tekniğin kullanıldığını, bitişe ne olduğunu söylüyor. Yumuşatmayla çözülen günü kısaca geçiyor; bir karar gerektirmiyor. Yumuşatmayla çözülemeyen gün için iki seçenek sunuyor ve ikisinin bedelini yazıyor: biri bir gün, öteki bir konuşma. Kararın kimde olduğunu ve ne zamana kadar verilmesi gerektiğini söylüyor. Böylece Ilgın'ın kendi başına bitiş tarihini değiştirmesi de, değiştirmeden sorunu saklaması da önlenmiş oluyor.

Bağlam notu

Kaynak çatışması, takvimin en geç fark edilen sorunudur. Mantık ağı çizilir, kritik yol hesaplanır, Gantt şeması basılır; ve bütün bunlar her faaliyetin yapanının hazır olduğunu varsayar. Küçük bir projede bu varsayım çoğu zaman tek bir kişide çöker: bir uzman, birkaç işin ortak adı. Yasin hem ölçen, hem pano hazırlayan, hem sayım yapan, hem olağan işi süren kişi; dört satırın dördünde aynı ad var.

Değer kimin için sorusu burada iki seçeneği ayırır. Seçenek A, takvime bir gün ekler; bedelini Ayten Hanım'a verilen tarih öder. Seçenek B, takvimi korur; bedelini depo öder, belki de sayımın kendisi. Hangisinin daha az pahalı olduğu bir hesap meselesi değil, Recep Bey'in iki birim arasındaki önceliği nasıl gördüğüne bağlı. Ilgın'ın işi, bu kararı ona tarihleri ve bedelleriyle, yumuşatmanın sessizce çözdüğü kısımdan ayırarak getirmek.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende takvimin doğru görünüp de bir insanın gününe sığmadığı bir hafta oldu mu?

Kapanış

1. Takvim yalnız işlerin sırasıyla değil, onları yapacak insanların saatleriyle de sınırlıdır; kaynak takvimi, bir kişinin projeye gerçekten kalan saatini gösterir.
2. Kaynak yumuşatma aşırı yükü bolluğun içinde çözer ve bitişe dokunmaz; kaynak dengeleme gerekirse kritik yolu da kaydırır ve bitişi uzatabilir.
3. Dengelemenin sonucu bir öneridir; bitişi değiştiren bir çözüm ile kaynak ekleyen bir çözüm arasındaki seçim, bedelleriyle birlikte kararı verecek kişiye götürülür.

Beş soru

1. Pano işi beşinci ve altıncı günden neden kolayca taşındı, ama sekizinci günün ölçümü taşınamadı?
2. Ilgın panoyu dokuzuncu güne taşıdıktan sonra dengeleme panoyu neden yeniden kaydırdı?
3. Zayıf sürümdeki "Bitiş: değişiklik yok" cümlesi neden yanıltıcı?
4. Bir ailenin tek arabası var. Salı akşamı büyük çocuğun yüzme dersi altıda, küçük çocuğun keman dersi altı buçukta, iki ayrı semtte; büyükanne de perşembe yerine salı akşamı hastaneden alınacak. Hangi iş bolluğu içinde kaydırılabilir, hangisi kaydırılırsa bir şey kaçar?
5. Seçenek B neden bir takvim tekniği değil?

Yanıtlar

1. Çünkü pano işinin bolluğu vardı: on ikinci güne kadar hazır olması yetiyordu, beşinci ve altıncı güne yazılması takvimi ilk çizerken yapılmış bir seçimdi. Onu bolluğu içinde kaydırmak bitişi değiştirmez; bu yumuşatmadır. Sekizinci günün ölçümü ise kritik yolda, bolluğu sıfır; kaydırılınca ardından gelen rapor ve karar da kayar. Bu ancak dengelemeyle, bitişi uzatarak çözülür.
2. Çünkü dengeleme sekizinci günün ölçümünü dokuzuncu güne itti ve dokuzuncu gün artık Yasin'in ölçüm günü oldu. Panonun dört saati oraya sığmıyordu. Pano bolluğunun içinde onuncu güne kaydı. İki teknik art arda kullanıldığında, birinin bulduğu boşluğu ötekinin yiyebileceğini gösteriyor.
3. Çünkü yalnız yumuşatmanın sonucunu anlatıyor. Sekizinci günün sorunu yumuşatmayla çözülemiyordu; ya bitiş bir gün uzayacak ya da biri sayımda Yasin'in yerine geçecek. Not bunlardan hiçbirini söylemeden "değişiklik yok" diyerek, ya yanlış bir şey söylüyor ya da çözülmemiş bir sorunu saklıyor.
4. Büyükannenin hastaneden alınması perşembeden salıya çekilmişse, belki yeniden perşembeye ya da çarşambaya kaydırılabilir; bu, o işin bolluğuna, yani hastanenin ne zamana kadar beklediğine bağlıdır ve aileye sorulmadan bilinmez. Yüzme ve keman derslerinin saati sabit; ikisinin de bolluğu yok. Araba yalnızsa, biri kaçar ya da başka bir kaynak gerekir: bir komşu, bir taksi, ya da derslerden birinin saatinin değiştirilmesi.
5. Çünkü takvimde hiçbir faaliyeti kaydırmıyor; aşırı yükü, işi başka birine vererek ortadan kaldırıyor. Yasin'in kaynak takvimi değişiyor, takvimin kendisi değil. Bu bir kaynak kararıdır ve başka bir birimin, deponun, saatini kullandığı için Ilgın'ın değil, Recep Bey'in yetkisinde.

Sonraki derse köprü

Recep Bey notu okuyup bir soruyla dönüyor: "Ayten Hanım'a on gün dedik. Bir gün kazanmanın başka bir yolu yok mu? Ölçümlere ikinci bir teknisyen koysak, ya da raporu ölçümler bitmeden yazmaya başlasak?" İkisi de takvimi kısaltır, ama farklı bedellerle. 9.9, sıkıştırma ve hızlı takibi, yani takvimi kısaltmanın iki yolunu, maliyetleri ve riskleriyle karşılaştırıyor.