Gantt şemasını okumak

Sahadan bir an

Cuma sabahı. Recep Bey kalite ofisine bir çıktıyla giriyor: kabin tedarikçisinin proje mühendisi Serkan Bey'in dün akşam e-postayla gönderdiği renkli bir çizelge. Yedi satır, yedi yeşil çubuk, en altta kalın harflerle bir tarih.

Recep Bey: İşte böyle bir şey istiyorum. Tek sayfa, bakınca anlıyorsun. Kabin imalatı yüzde altmış, devreye alma ayın on yedisinde. Senin deneme takvimini de böyle çizebilir misin?

Ilgın: Çizebilirim. Ama önce bunu bir okuyalım mı? Bu çizelge ne zaman güncellenmiş?

Recep Bey: Dün gönderdi.

Ilgın: Gönderdiği dün. Ama bu çubuklar hangi güne göre? Üstte bir tarih çizgisi yok. Fan ve filtre tedariki çubuğu geçen hafta bitmiş görünüyor, oysa Serkan Bey salı günü telefonda filtrelerin daha gelmediğini söylemişti.

Recep Bey: Belki gelmiştir.

Ilgın: Belki. Bir de şuna bakın: kurulum çubuğu filtre çubuğunun bitişinden başlıyor, ama aralarında ok yok. Filtreler gecikirse kurulum kayar mı, yoksa kurulum ekibi filtresiz mi başlar? Bu çizelgeden bilemiyoruz.

Recep Bey'in elindeki sayfa düzgün, renkli ve kesin görünüyor. Sorun da tam orada. Bir Gantt şeması, sorulmadıkça cevap vermeyen bir belgedir. Çubuklar nerede durduğunu gösterir; neden orada durduklarını, neyi beklediklerini ve ne zaman güncellendiklerini göstermez. Recep Bey sayfaya bakıp "devreye alma ayın on yedisi" diye okuyor; Ilgın aynı sayfaya bakıp üç soru görüyor.

Kavram

Gantt şemasını 2.2'de tarihiyle tanımıştık: işler dikeyde, zaman yatayda, her iş bir çubuk. Bu derste soru başka: elinize bir Gantt geldiğinde, ondan neye güvenebilir, neye güvenemezsiniz?

İlk bakılacak şey, şemanın hangi ana göre çizildiğidir.

Serkan Bey'in çizelgesinde durum tarihi yok. Fan ve filtre tedariki çubuğu geçen hafta bitmiş gibi duruyor; ama çizelge, o çubuğun gerçekten bittiğini mi, yoksa bitmesi planlandığı için orada mı durduğunu söylemiyor. Durum tarihi olmayan bir Gantt, planla gerçekleşeni aynı renkle çizmiş olur.

İkinci bakılacak şey, çubukların içindeki dolgu.

"Kabin imalatı yüzde altmış" iki ayrı şey anlatabilir. On günlük imalatın altıncı günü geçmiştir; ya da kabinin parçalarının yüzde altmışı bitmiştir. Birincisi takvimden kendiliğinden hesaplanır ve kimse atölyeye bakmadan doğru çıkar. İkincisi ancak sayılarak bilinir. Gantt'taki dolgu hangisini gösteriyor, şemaya bakarak anlaşılmaz; sormak gerekir. Ilgın'ın deneme haftası için bunun cevabı basit: günlük ölçümlerin ilerlemesi gün sayısıyla değil, alınan numune sayısıyla gösterilecek. Beş günde yirmi beş numune hedefleniyorsa, ölçümlerin üçüncü gününün sonunda on beş numune varsa yüzde altmış; on numune varsa, üç gün geçmiş olsa da yüzde kırk.

Üçüncü bakılacak şey, çubuklar arasındaki bağlar. Bir Gantt iki şekilde çizilebilir. Birincisinde çubuklar bir mantık ağından türetilir: bir çubuk kayarsa, ona bağlı çubuklar da kendiliğinden kayar ve aradaki oklar görünür. İkincisinde çubuklar elle, bir tabloya, uygun görülen yerlere çizilir: aralarında bağ yoktur, bir çubuk kaydığında hiçbir şey kıpırdamaz. İkisi kâğıtta aynı görünebilir. Serkan Bey'in çizelgesinde kurulum çubuğu, filtre çubuğunun bittiği yerden başlıyor; bu bir bağımlılık mı, yoksa çizenin göz kararı mı, şema söylemiyor. Okların olmadığı bir Gantt'ta kritik yol da okunamaz; hangi çubuğun gecikmesinin bitişi kaydıracağı belli değildir.

Dördüncü bakılacak şey, tarihlerin ne kadar ince yazıldığı.

"Devreye alma: ayın on yedisi" cümlesi, tedarikçinin filtreleri henüz göndermediği bir durumda yazılmış. Tarih yanlış olmayabilir; ama yazılış biçimi, tahminin taşıdığı belirsizliği silmiş. Bir tahmini aralık olarak yazmak, ya da en azından neye bağlı olduğunu yanına not etmek, okuru doğru beklentiye yönlendirir: "on yedi ile yirmi dört arası; filtrelerin gelişine bağlı."

Bir apartman yöneticisi de aynı okumayı yapabilir. Çatı onarımı için müteahhit bir çizelge göndermiş: iskele kurulumu, eski kiremitlerin sökümü, su yalıtımı, yeni kiremit, iskelenin sökümü. Yalıtım çubuğu yarıya kadar dolu, en altta bitiş günü yazılı. Yönetici dört soru sorar: bu çizelge hangi güne göre? Yalıtımın yarısı, sürenin yarısı mı, çatının yarısı mı? Yeni kiremitler yalıtımın bitmesini mi bekliyor, yoksa bir bölümü bittikçe mi başlıyor? Bitiş günü yağmura bağlı mı? Dört cevabın dördü de çizelgede yoksa, çizelge bir söz değil, bir niyettir.

Perde arkası

Müfredat bu dersin dayanağını uygulayıcı literatürü olarak veriyor; burada tanımlar PMI'ın sözlüğünden, okuma kuralları NASA'nın takvimi güncelleme ve raporlama üzerine yazdıklarından alındı. İkisi de Gantt'ın nasıl okunacağına dair tek bir kural listesi vermiyor; aşağıdaki dört soru bu iki kaynaktaki uyarılardan derlendi.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Cuma öğle arası, Ilgın deneme haftasının Gantt şemasını Recep Bey için çiziyor; ama bugünün boş planını değil, haftanın ortasında, beşinci günün akşamı nasıl görüneceğini. Tabloyu o güne göre örnek değerlerle dolduruyor.

Zayıf sürüm

Başlık: Deneme haftası takvimi.

Çubuklar: dokuz faaliyet, hepsi yeşil, okları yok; deneme raporu "dokuzuncu gün, 16.00".

Günlük ölçümler: yüzde kırk dolu.

Farkların kaydı: ölçümlerle birlikte o da yüzde kırk dolu.

Güçlü sürüm

Başlık: Deneme haftası takvimi · durum tarihi: beşinci gün, akşam · bir sonraki güncelleme: altıncı gün, akşam.

Çubuklar: dokuz faaliyet, bağları oklarla; kritik yoldakiler kırmızı. Anlatım ve ilk ölçüm üçüncü gün yapıldı; o yoldaki bolluk harcandı, çizgisi kaldırıldı.

Günlük ölçümler: yüzde otuz iki; yirmi beş numunenin sekizi alındı. Dördüncü gün öğleden sonra masanın ayarı bozuldu, iki numune alınamadı.

Farkların kaydı: üç kayıt; ikisi sınırı aşıyor, nedenleri yazıldı.

Deneme raporu: dokuzuncu gün; eksik iki numune altıncı ve yedinci günde telafi edilemezse onuncu gün.

Simge açıklaması: kırmızı kritik yol, ince çizgi bolluk, dikey kesik çizgi durum tarihi, dolgu alınan numune oranı.

Zayıf sürüm Serkan Bey'in çizelgesine benziyor ve aynı soruları doğuruyor. Okları olmadığı için ölçümlerdeki bir aksamanın neyi kaydıracağı görünmüyor. Bütün çubuklar aynı renkte; kritik yol okunamıyor. Raporun saatine kadar yazılmış bitişi, on iş günlük bir tahminin taşıyamayacağı bir kesinlik gösteriyor. Ölçüm çubuğunun yüzde kırk dolu olması yalnız beş günün ikisinin geçtiğini söylüyor; iki numunenin eksik kaldığını saklıyor. Farkların kaydının da aynı oranda dolu olması, yazılımın her çubuğu takvime göre kendiliğinden doldurduğunu ele veriyor; oysa farkların kaydı bir oranla değil, bir sayıyla anlatılabilir. Güçlü sürüm önce durum tarihini ve bir sonraki güncellemeyi başlığa yazıyor; okur şemanın hangi ana ait olduğunu biliyor. Yüzdeyi fiziksel bir birime, alınan numuneye, bağlıyor ve eksiğin nedenini aynı satırda veriyor. Bolluğun harcandığını gösteriyor; 9.5'te verilen kararın bedeli şemada görünür kalıyor. Bitişi bir koşulla birlikte veriyor. Simge açıklaması da Recep Bey'in renkleri tahmin etmesine gerek bırakmıyor.

Bağlam notu

Gantt şeması bir yönetim belgesi olarak en çok okunan, en az sorgulanan çizimdir. Tek sayfaya sığar, bir bakışta anlaşılır görünür ve bir toplantıda masaya konduğunda tartışmayı kapatır. Bu gücü, onu çizen ile okuyan arasındaki bilgi farkından gelir: çizen, çubukların arkasındaki varsayımları bilir; okuyan yalnız çubukları görür. Ilgın'ın Serkan Bey'in çizelgesine sorduğu üç soru, o farkı kapatmanın en kısa yoludur.

Neyle bileceğiz sorusu Gantt'a sorulduğunda cevabı çoğu zaman şemanın dışındadır. Bir çubuğun yüzde altmış dolu olduğunu şema gösterir; o yüzde altmışın neyle ölçüldüğünü göstermez. Durum tarihi, simge açıklaması ve fiziksel ilerleme birimi şemaya eklendiğinde, okur şemaya bakarak yalnız planı değil, planın ne kadar güncel ve neye dayandığını da görür. Ilgın Serkan Bey'e öğleden sonra üç soruyla bir e-posta yazıyor: çizelgenin durum tarihi, imalattaki yüzdenin neyle ölçüldüğü, ve kurulumun filtrelere bağlı olup olmadığı.

Uygulama

Retro sorusu

Son baktığın Gantt şemasında, bir çubuğun neden orada durduğunu şemanın kendisinden öğrenebildin mi, yoksa onu çizene sormak zorunda mı kaldın?

Kapanış

1. Bir Gantt şemasını okumaya, hangi ana göre çizildiğini bularak başla; durum tarihi olmayan bir şema planla gerçekleşeni aynı biçimde gösterir.
2. Çubuktaki yüzde çoğu zaman geçen sürenin oranıdır; fiziksel ilerleme ancak sayılabilir bir iş birimiyle gösterilir, ve çubuklar arasında ok yoksa kritik yol okunamaz.
3. Tarihin ayrıntısı güvenin ölçüsü değildir; belirsiz bir tahmini aralık ya da koşulla yazmak, okuru doğru beklentiye yönlendirir.

Beş soru

1. Ilgın, Serkan Bey'in çizelgesinde fan ve filtre tedariki çubuğuna neden güvenmedi?
2. "Kabin imalatı yüzde altmış" cümlesi hangi iki şeyi anlatabilir ve hangisi olduğunu nasıl öğrenirsiniz?
3. Zayıf sürümde günlük ölçümler çubuğu yüzde kırk dolu; güçlü sürümde yüzde otuz iki. Fark nereden geliyor?
4. Bir derneğin kitap fuarı çizelgesinde "salon kiralama", "yayınevlerine davet", "stant yerleşimi" ve "açılış" çubukları var; okları yok, açılış "cumartesi 10.30" yazıyor. Bu şemaya hangi soruları sorarsınız?
5. Güçlü sürümde deneme raporunun bitişi neden bir koşulla yazıldı?

Yanıtlar

1. Çünkü çizelgede durum tarihi yoktu. Çubuğun bitmiş görünmesi, işin gerçekten bittiğini değil, belki yalnız bitmesinin planlandığını gösteriyordu. Serkan Bey salı günü filtrelerin daha gelmediğini söylemişti; çizelge bu bilgiyle çelişiyordu ve hangi ana göre çizildiği bilinmeden çelişki çözülemiyordu.
2. Ya on günlük imalat süresinin altıncı günü geçmiştir, ya da kabinin işinin yüzde altmışı fiilen bitmiştir. Birincisi takvimden kendiliğinden hesaplanır, ikincisi ancak sayarak bilinir. Hangisi olduğunu öğrenmek için çizene sorulur ya da şemada yüzdenin hangi birimle girildiği yazılı olmalıdır.
3. Çünkü yazılım, varsayılan olarak geçen sürenin oranını dolduruyor: beş günlük ölçümün iki günü geçmiş, çubuk yüzde kırk. Alınması gereken on numunenin sekizi alındı; fiziksel ilerleme yüzde otuz iki. Aradaki fark, masanın ayarının bozulduğu öğleden sonradır ve süre yüzdesi onu göstermez.
4. Bu çizelge hangi güne göre güncellendi? Stant yerleşimi yayınevlerinden gelen cevapları bekliyor mu, yoksa bağımsız mı yapılıyor? Hangi çubuğun gecikmesi açılışı kaydırır? "Cumartesi 10.30" kesin bir söz mü, yoksa salonun onayına bağlı bir tahmin mi? Okları olmayan bir şemada bu soruların hiçbirinin cevabı çizimde yok.
5. Çünkü günlük ölçümler kritik yolda ve durum tarihinde iki numune eksik. Eksik telafi edilmezse ölçümler, onlarla birlikte de rapor bir gün kayar. Raporu yalnız "dokuzuncu gün" diye yazmak bu riski saklardı. Koşullu yazım, Recep Bey'e hangi olaya bakması gerektiğini ve gecikirse bitişin nereye kayacağını aynı cümlede söylüyor.

Sonraki derse köprü

Recep Bey güçlü sürüme baktıktan sonra şunu söylüyor: "Bütün bu çubukları her gün okumayacağım. Bana yalnız 'şu oldu mu' diye bakacağım noktaları göster." Bir çubuk bir işin süresini anlatır; Recep Bey'in istediği ise süresi olmayan anlar: bir kararın verildiği, bir teslimin yapıldığı an. 9.7, süresi sıfır olan, bir karar ya da teslim anlatan kilometre taşlarını takvime koymayı ele alıyor.