Faaliyet tanımlamak

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, holün girişindeki yeni ölçüm masasının yanı. Masa tabanı titreşim denemesinden geçmiş; Selma ölçüm sonuçlarını Ilgın'a gösteriyor. İKY'de özet bir kutu olarak bekleyen deneme haftasının artık parçalanabileceği gün geldi.

Selma: Taban geçti. Deneme haftasına başlayabiliriz.

Ilgın: "Deneme haftası" İKY'de tek kutu. Pazartesi sabah ne yapıyoruz, cuma akşam ne bitmiş olacak?

Selma: Yasin her gün ölçer, ben karşılaştırırım.

Ilgın: Neyi ölçer? Hangi partiyi, kaç numuneyi, eski alanda mı, yenide mi?

Selma: Aynı partiden numuneyi iki masada da ölçecek. Yoksa karşılaştırmanın anlamı olmaz.

Ilgın: Bunu bilen sensin. Ama yazılı değilse, Yasin salı sabahı ne yapacağını sana sormak zorunda kalır. Sen de o sabah toplantıdaysan, deneme bir gün kayar.

"Deneme haftası" bir çıktının adı; İKY'de doğru yerde duruyor. Ama bir isim, kimin, hangi sabah, neyi yapacağını söylemez. Selma'nın aklındaki plan iyi; tek eksiği, yalnızca Selma'nın aklında olması. Takvimi kurmak için, İKY'deki her en alt kutunun altında yapılacak işleri, her biri ne zaman bitmiş sayılacağı belli olacak biçimde yazmak gerekiyor.

Kavram

8.9'da Ilgın deneme haftasını bir planlama paketi olarak bırakmıştı: masa tabanı sınanana kadar parçalanmayacaktı. Bu, planlamanın doğal bir ritmidir.

Ayrıntıyı yazmanın birimi faaliyettir.

İKY ile faaliyet listesi arasındaki fark, dilde görünür. İKY kutularına isim yazılmıştı: "deneme haftası", "yeni yerleşim talimatı". Faaliyetler ise bir eylem anlatır ve onları yazmanın sağlam bir yolu, her birini bir fiille ve bir sonuçla kurmaktır: "aynı partiden beş numuneyi iki masada da ölçmek; sonuçlar ölçüm föyüne yazılmış". Fiil kimin ne yapacağını söyler, sonuç da faaliyetin ne zaman bitmiş sayılacağını.

Sonuç kısmı, faaliyet tanımının en çok atlanan yanıdır. "Numuneleri ölçmek" bir fiil; ama ne zaman bitti? Yasin beş numuneyi ölçtüğünde mi, sonuçları yazdığında mı, Selma onları gördüğünde mi? Bitiş ölçütü yazılmamış bir faaliyet, bir cuma yazısında yüzde altmış tamamlanmış gibi görünür ve hiçbir zaman gerçekten bitmez. Bitiş ölçütü yazılmış bir faaliyet ise ya bitmiştir ya da bitmemiştir.

Ilgın ve Selma, deneme haftasını yarım saatte yedi faaliyete ayırıyor. Deneme planını yazmak; plan, hangi partilerin ve kaç numunenin ölçüleceğini söylüyor, Selma imzalamış. Teknisyenlere yeni yerleşimi anlatmak; Yasin ve öbür teknisyen yeni masada bir numuneyi gözetim altında ölçmüş. Her gün aynı partiden beş numuneyi iki masada ölçmek; beş günün föyleri dolu. Günlük sonuçları karşılaştırmak; Selma her akşam farkları tabloya işlemiş. Farkı sınırı aşan ölçümleri ayrıca kaydetmek; her biri için bir neden yazılmış. Deneme raporunu yazmak; tek sayfa, Recep Bey'in istediği biçimde. Ve eski alanda son ölçümü yapıp masayı kapatmak; eski masanın ölçüm cihazları sökülmüş.

Bu listeye bakan biri, deneme haftasının neyden oluştuğunu Selma'ya sormadan anlayabiliyor. Bu, faaliyet tanımının ikinci ölçütüdür: her faaliyet, kendi başına okunduğunda anlaşılır olmalı. "Karşılaştırma" yazmak yetmez; "günlük sonuçları karşılaştırmak, farkları tabloya işlemek" yazmak gerekir.

Faaliyetin ne kadar ayrıntılı yazılacağının bir ölçüsü var: ilerlemeyi anlamlı biçimde ölçmeye ve faaliyetler arasında "bu bitmeden şu başlamaz" türünden ilişkiler kurmaya yetecek kadar. Yedi faaliyet, deneme haftasında her günün sonunda nerede olunduğunu söylemeye yetiyor. Yetmiş faaliyet, Yasin'in her numuneyi ayrı bir satırda işaretlemesini gerektirir ve listenin kendisi bir iş yüküne dönüşür.

Bir faaliyet listesinin bir de yazım tutarlılığı ister. Bir faaliyet "numune ölçümü", bir başkası "karşılaştırmak", bir üçüncüsü "rapor" diye yazılırsa, liste okunur ama aranamaz ve raporlanamaz. Hangi yazım biçimini seçtiğinizden çok, onu bütün listede aynı tutmanız önemlidir.

Aynı yöntem bir düğün davetiyesi işinde de işe yarar. Ailenin planında "davetiyeler" diye bir kutu var. Faaliyetleri şöyle yazılabilir: misafir listesini çıkarmak, iki aile de onaylamış; tasarımı seçmek, örnek baskı görülmüş; davetiyeleri bastırmak, kutular eve gelmiş; zarflara adresleri yazmak, her zarfın üstünde bir ad var; davetiyeleri dağıtmak, listedeki her adın yanında bir işaret var. Her satırın sonu, o işin bittiğini kimsenin tartışmayacağı bir an.

Perde arkası

Faaliyetin ve faaliyet listesinin tanımları PMI'ın sözlüğünden, faaliyetlerin İKY'den nasıl türetileceğine dair uygulama ise NASA'nın açık takvim yönetimi el kitabından okundu. Müfredat dayanak olarak PMBOK'un altıncı baskısını gösteriyor; o bölüm elimizde yok.

NASA'nın kılavuzu belirli bir yazım biçimi dayatmıyor; bir projenin isim, sıfat ve niteleyiciden oluşan bir düzen de seçebileceğini, önemli olanın seçilen düzenin bütün proje boyunca korunması olduğunu yazıyor. Bu derste önerilen fiil ve sonuç düzeni, bitiş ölçütünü faaliyetin adına taşıdığı için seçildi.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Pazartesi öğleden sonra Ilgın, Selma'yla konuştuktan sonra deneme haftasının faaliyet listesini yazıyor.

Zayıf sürüm

1.5 Deneme haftası: Ölçüm, karşılaştırma, rapor.

Sorumlu: Selma ve Yasin.

Süre: Bir hafta.

Güçlü sürüm

1.5.1 Deneme planını yazmak: hangi partiler, kaç numune; Selma imzalamış. Sorumlu Selma.

1.5.2 Teknisyenlere yeni yerleşimi anlatmak: her teknisyen yeni masada bir numuneyi gözetim altında ölçmüş. Sorumlu Selma.

1.5.3 Her gün aynı partiden beş numuneyi iki masada ölçmek: beş günün föyleri dolu. Sorumlu Yasin.

1.5.4 Günlük sonuçları karşılaştırmak: farklar her akşam tabloya işlenmiş. Sorumlu Selma.

1.5.5 Sınırı aşan farkları kaydetmek: her biri için bir neden yazılmış. Sorumlu Selma.

1.5.6 Deneme raporunu yazmak: tek sayfa, kabinin gereksinim listesine değil, taşınmanın kendi başarı ölçütlerine göre. Sorumlu Ilgın.

1.5.7 Eski masayı kapatmak: son ölçüm yapılmış, cihazlar sökülmüş. Sorumlu Yasin.

İlk sürüm İKY kutusunu üç isimle tekrar ediyor: "ölçüm, karşılaştırma, rapor". Bu kelimeler ne kimin ne yapacağını, ne de ne zaman bitmiş sayılacağını söylüyor; "Selma ve Yasin" ise iki kişiye ortak bir sorumluluk bırakıyor. Güçlü sürüm her satırı bir fiil ve bir sonuçla kuruyor: "ölçmek" ve "föyler dolu". Böylece cuma akşamı her satırın bitip bitmediği bir bakışta görülüyor. Her faaliyetin tek bir sorumlusu var. Numaralar İKY kodunu sürdürüyor, böylece her faaliyetin hangi çıktıya ait olduğu kaybolmuyor. Ayrıntı düzeyi de dengeli: her numune ayrı bir satır değil, ama her günün sonunda nerede olunduğu okunabiliyor. 1.5.6'daki ince ayrıntı da bilinçli: pilot projenin raporu kabin projesinin gereksinimlerine değil, kendi başarı ölçütlerine göre yazılacak.

Bağlam notu

Faaliyet listesi, proje yöneticisinin en sıkıcı bulduğu belgelerden biridir; çünkü yazarken bildiği şeyleri yazıyor gibi hisseder. Selma deneme haftasının nasıl geçeceğini biliyordu. Ama faaliyet listesinin okuru proje yöneticisi değildir; Yasin'dir, Selma'nın toplantıda olduğu bir sabah ne yapacağını bilmesi gereken kişidir. Liste, bilginin bir kişinin aklından çıkıp ekibin ortak belleğine geçmesidir.

Neyle bileceğiz, sorusu faaliyet tanımının çekirdeğidir. Her faaliyetin sonuna yazılan sonuç, ilerlemeyi bir izlenimden bir gözleme çevirir. "Karşılaştırma devam ediyor" bir izlenimdir; "üç günün farkları tabloda, iki gün kaldı" bir gözlemdir. Bir takvimin güvenilirliği, en alttaki faaliyetlerin bitişinin ne kadar net tanımlandığına bağlıdır; çünkü takvimin her üst düzeyi, bu bitişlerin toplamından hesaplanır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende "bitti" denen ama ne zaman bittiği hiç tanımlanmamış bir iş, bir cuma yazısında kaç hafta "neredeyse bitti" olarak kaldı?

Kapanış

1. İKY bir çıktıyı adlandırır, faaliyet o çıktıyı üretmek için yapılanı; faaliyetler İKY'nin en alt kutularından türetilir ve onların kodlarını sürdürür.
2. Bir faaliyeti fiil ve sonuçla yazmak, kimin ne yapacağını ve ne zaman bitmiş sayılacağını birlikte söyler; bitiş ölçütü yazılmamış bir faaliyet hiçbir zaman gerçekten bitmez.
3. Faaliyetin ayrıntısı, ilerlemeyi anlamlı biçimde ölçmeye ve faaliyetler arasında ilişki kurmaya yetecek kadardır; bilgisi henüz olmayan iş, kayan dalga planlamasıyla, bilgi geldiğinde ayrıntılandırılır.

Beş soru

1. "Deneme haftası" neden bir faaliyet değil de bir İKY kutusu?
2. "Numuneleri ölçmek" ile "her gün aynı partiden beş numuneyi iki masada ölçmek; beş günün föyleri dolu" arasındaki fark nedir?
3. Deneme haftasını taban sınanana kadar parçalamamak neden doğru bir karardı?
4. Üç kardeş, babalarının bir hastane randevusunu ve sonrasındaki bakım düzenini aralarında paylaştırıyor. "Hastane ziyareti" kutusunu faaliyetlere nasıl ayırırsın?
5. NASA'nın kılavuzu belirli bir yazım biçimi önermiyor. Bu derste fiil ve sonuç düzeni neden seçildi?

Yanıtlar

1. Çünkü bir çıktıyı adlandırıyor, yapılacak bir eylemi değil. "Deneme haftası" bittiğinde elde neyin olacağını söyler: kayıtlar, karşılaştırma, rapor. Ama kimin pazartesi sabahı ne yapacağını söylemez. O kutunun altındaki faaliyetler, bu çıktıyı üretmek için yapılacak işleri ayrı ayrı yazar.
2. İlki yalnızca bir fiil; ne kadar numunenin, hangi masada, hangi sıklıkla ölçüleceği belirsiz, bitiş anı da tanımsız. İkincisi işi kendi başına anlaşılır kılıyor ve bitişini gözle görülür bir şeye, dolu föylere, bağlıyor. Akla ilk gelen "Yasin zaten ne yapacağını biliyor" düşüncesi, Selma'nın olmadığı bir sabahta listenin Yasin'in tek dayanağı olacağını unutuyor.
3. Çünkü taban titreşim denemesinden geçmeseydi, deneme haftasının bütün planı değişecekti: belki taban yeniden dökülecek, belki masa başka bir yere taşınacaktı. Bilgisi henüz olmayan bir işi ayrıntılı faaliyetlere bölmek, sahte bir kesinlik üretir. Kayan dalga planlaması işi özet bırakır ve bilgi geldiğinde ayrıntılandırır.
4. Örneğin: randevuyu almak, tarih ve saat takvime yazılmış; tahlil sonuçlarını ve ilaç listesini hazırlamak, dosya çantada; babayı hastaneye götürmek, bir aile üyesi o gün izinli ve araç ayarlanmış; doktorun önerilerini yazmak, not aileyle paylaşılmış; bakım düzenini kurmak, ilaç saatleri ve kimin hangi gün yanında olacağı yazılı. Her satır bir fiil ve tartışılmayacak bir bitiş anıyla kurulmuş.
5. Çünkü fiil ve sonuç düzeni, faaliyetin bitiş ölçütünü adının içine taşıyor. "Ölçmek; föyler dolu" yazıldığında, faaliyetin ne zaman bittiği ayrı bir yerde aranmıyor. NASA'nın asıl vurguladığı şey tutarlılık: hangi düzen seçilirse seçilsin, bütün listede aynı tutulmalı. Bu ders bitiş ölçütünü görünür kılan bir düzeni seçti, ama başka bir tutarlı düzen de aynı işi görebilir.

Sonraki derse köprü

Deneme haftasının yedi faaliyeti listede, ama hangisinin hangisini beklediği kâğıtta yok. Yasin ölçmeye, Selma'nın teknisyenlere yeni yerleşimi anlatması bitince mi başlayabilir, yoksa ikisi aynı sabah başlayabilir mi? Eski masayı kapatmak, deneme raporu yazılmadan yapılabilir mi? 9.2, faaliyetler arasındaki bağımlılık türlerini ve onların zorunlu, isteğe bağlı ve dış diye ayrılmasını ele alıyor.