Pilot projenin İKY'si

Görev

Bu atölyede pilot projenin iş kırılım yapısını ve sözlüğünü kuracaksın. Modülün dersleri boyunca kabin projesinde yapılanları şimdi kendi işin için yapıyorsun: gereksinimlerden ve kapsam beyanından yola çıkıp projenin bütün işini, sahibi atanabilecek ve tahmin edilebilecek parçalara ayırıyorsun.

İKY'nin dört katmanı var. Birinci katman projenin kendisi. İkinci katman ana çıktılar: kapsam beyanındaki teslimatlar, artı mutlaka bir proje yönetimi kutusu. Üçüncü katman, gerektiği yerde, alt çıktılar. En alttaki kutular da iş paketleri: her birinin tek bir sorumlusu olmalı, süresi ve maliyeti kestirilebilmeli ve bir cuma yazısından ötekine sığmalı.

Kutuların içine isim yaz, fiil değil; bölüm ya da kişi adı değil, teslim edilecek çıktının adı. Sonra İKY'yi yüzde yüz kuralıyla sına: her kutunun altındakiler, o kutunun bütününü eksiksiz ve fazlasız veriyor mu? Bu sınavı yalnızca kendi aklınla yapma; elinde başka biri tarafından hazırlanmış bir belge olsun: bir malzeme listesi, bir iş emri dosyası ya da eski bir projenin notları. İki kutunun arasında kalan ya da sahibi belirsiz her iş için sözlüğe kısa bir açıklama ekle. Bilgisi henüz eksik olan bir işi zorla parçalama; onu özet bir kutu olarak bırak ve hangi bilgi geldiğinde açılacağını not et.

Bu atölyenin ürünü, bundan sonraki modüllerin hammaddesidir. Takvim, bütçe ve risk derslerinde pilot projenin her hesabı bu haritanın kutuları üzerinden yapılacak. Eksik bir kutu takvimde de bütçede de eksik kalır; iki kez yazılmış bir kutu iki kez sayılır. Bu sayfaya bugün ayıracağın fazladan yarım saat, sonraki bütün planlamanın doğruluğunu belirler.

Örnek çözüm

Perşembe akşamı, kalite ofisi. Ilgın, kabin projesinin İKY'sini bitirdikten sonra kendi pilot projesine, giriş kontrolünün küçültülmüş taşınmasına dönüyor. Beratı yazılı, kapsamı belli; ama projenin bütün işi bugüne kadar hiçbir yerde tek bir haritada toplanmamış. Taşınmanın parçaları Selma'nın notlarında, Necati Usta'nın iş emirlerinde, Kenan Bey'in listesinde ve Ilgın'ın cuma yazılarında dağınık duruyor.

İlk işi, beratın üst düzey kapsamını ve son haftalarda eklenen işleri yan yana koymak. Beratta beş kalem var: titreşimsiz masa tabanı, kabul rafı, basınçlı hava bağlantısı, yeni yerleşim talimatı, bir haftalık deneme. Ama paydaşlarla geçen haftalar listeye yeni işler eklemiş: tedarikçi şoförlerinin yeni kapıdan girmesi, forkliftin yeni güzergâhı, Derya Hanım'ın istediği köşe işareti, eski alanın boşaltılması. Bunların bir kısmı beratta yoktu, ama hepsi taşınmanın bitmesi için gerekli; kapsam beyanına sonradan eklenmişlerdi.

Ilgın İKY'yi şöyle kuruyor:

1. Giriş kontrolünün küçültülmüş taşınması

1.1 Yeni yerinde ölçüm masası: titreşimsiz taban, masanın yerleşimi, ölçüm cihazlarının yeni yerde doğrulanması.

1.2 Yeni yerinde kabul rafı: raf gövdeleri, raf etiketleri, yaya yolundan kırk santim geri yerleşim ve köşe işareti.

1.3 Basınçlı hava bağlantısı: hat uzatması ve masaya bağlantı. Sahibi Necati Usta, üç gün.

1.4 Yeni yerleşim talimatı: yazılı talimat ve teknisyenlere anlatımı. Sahibi Selma.

1.5 Deneme haftası: deneme kayıtları ve eski alanla tutarlılık karşılaştırması. Planlama paketi; masa tabanı titreşim denemesinden geçtikten sonra günlere bölünecek.

1.6 Boşaltılmış eski alan: eski alanın temizliği ve kullanılmayan rafların iadesi.

1.7 Yeni akışa geçmiş malzeme: tedarikçi sevkiyat sorumlularına bildirim, forklift güzergâhının panoya asılması ve operatörlere gösterimi.

1.8 Proje yönetimi: cuma yazıları, değişiklik kaydı, kabul belgeleri.

Sonra Ilgın haritayı kendi yazmadığı belgelerle yan yana koyuyor. Elinde bir teklif yok, ama Kenan Bey'in taşınma için hazırladığı malzeme listesi ve Necati Usta'nın iş emirleri var. Karşılaştırma iki şey gösteriyor. Necati Usta'nın listesinde masanın yanına bir priz eklenmesi yazıyor; ölçüm cihazlarının şarj aletleri için. İKY'de yok. Ilgın onu 1.1'in altına ekliyor, ama yeni elektrik hattı çekilmeyeceği için, sözlüğe mevcut panodan bir uzatma olduğunu yazıyor. Bu küçük satır berattaki kısıtla çelişmiyor; ama yazılmasaydı, montaj günü biri yeni bir hat çekmeye kalkışabilirdi ve kısıt sessizce çiğnenirdi. İkincisi bir çakışma: raf etiketleri hem 1.2'de hem Fikret'in işi olarak 1.6'nın temizlik satırında geçiyor. Fikret'e bir gün verilmişti ve o günün neyi kapsadığı hiçbir yere yazılmamıştı. Ilgın sözlüğe sınırı yazıyor: 1.2 yeni rafların etiketlerini kapsar, 1.6 eski alandan sökülen etiketlerin atılmasını.

Son olarak sözlüğe iki satır daha ekliyor. 1.7'nin sahibi kim? Tedarikçi bildirimi Kenan Bey'in, forklift gösterimi Yasin'in işi; Ilgın kutuyu ikiye bölüyor, çünkü iki sahipli bir iş paketi aslında iki iş paketidir. Ve 1.5 için bir not: deneme haftasının günlere bölünmesi, masa tabanının sınamasından sonraya bırakılıyor.

İKY bittiğinde Ilgın onu Selma'ya gösteriyor. Selma bir satırda duruyor: "Ölçüm cihazlarının doğrulanması 1.1'de, ama doğrulamayı ben yapıyorum, masayı Necati Usta kuruyor." Ilgın 1.1'i bölüyor: masa ve taban Necati Usta'nın, cihaz doğrulaması Selma'nın. Bir İKY'yi çizen kişinin göremediği sınırı, o işi yapacak kişi bir bakışta görüyor.

Ilgın son olarak haritayı kapsam beyanının kapsam dışı satırıyla karşılaştırıyor. Tablet formu, Kenan Bey'in depo düzeni ve tam taşınma hiçbir kutuda yok; doğru. Ama 1.7'nin altındaki forklift güzergâhı panosu, Kenan Bey'in depo düzenine çok yakın duruyor. Ilgın sözlüğe sınırı yazıyor: pano yalnızca holün girişinden kabul rafına kadar olan yolu gösterir; deponun içi kapsam dışı. Böylece harita yalnızca neyin yapılacağını değil, neyin bu projenin işi olmadığını da gösteriyor.

Hatayı bul

Ilgın'ın ilk taslağında, yukarıdaki İKY'den önce, beş satır başka türlü yazılmıştı. Her birinde modülün bir ilkesi çiğneniyor. Önce kendin bul, sonra çözüme bak.

1. "1.1 Selma'nın işleri."
2. "1.3 Basınçlı hava hattını çekmek."
3. "1.4 Taşınma: dört hafta."
4. İKY'de eski alanın boşaltılmasına ait hiçbir kutu yok.
5. Raf etiketleri hem "1.2 Kabul rafı" kutusunda hem "1.6 Temizlik" kutusunda yer alıyor.

Çözüm

Birinci satır bir kişiyle başlıyor, bir çıktıyla değil. Selma'nın işleri, masanın kurulumundan talimata kadar farklı çıktıları kapsıyor; bu kutu, bölümler ve kişiler arasındaki işin kimsenin kutusuna düşmemesine yol açan örgüt şeması mantığını tekrarlıyor. Doğrusu çıktıları yazmak ve Selma'yı onların bir kısmına sahip olarak atamak. İkinci satır bir fiil: "çekmek" kimin, ne zaman bitireceğini söylemiyor. "Basınçlı hava bağlantısı" ise bitip bitmediği sınanabilen bir çıktı. Üçüncü satır, projenin neredeyse tamamını tek bir kutuya koyuyor. Dört hafta süren, birden çok sahibi olan bir iş, ne tahmin edilebilir ne de bir cuma yazısında anlamlı bir ilerlemeyle raporlanabilir; bir iş paketi değil, bölünmesi gereken bir dal. Dördüncü eksiklik yüzde yüz kuralının ihlali: eski alan boşaltılmadan taşınma bitmiş sayılmaz, ama İKY'de bu işin bir yeri olmadığı için ne bir sahibi ne bir tarihi var. Beşinci satır çakışma: raf etiketleri iki kutuda geçiyor ve Fikret ile rafları kuran ekip, etiketi birbirinden bekleyebilir. Sözlükteki tek bir cümle, yeni rafların etiketini eski rafların söküm işinden ayırıyor ve iki kişinin arasındaki boşluğu kapatıyor.

Teslim

Rubrik

Zayıf

İKY bir bölüm ya da kişi listesine benziyor; kutuların bir kısmı fiil ile yazılmış. En alttaki kutulardan bazıları haftalarca süren, birden çok sahibi olan işler. Proje yönetimi kutusu yok. İKY yalnızca onu çizen kişinin gözünden geçmiş; eksik ya da çakışan işler fark edilmemiş. Sözlük yok ya da yalnızca kutu adlarını tekrar ediyor. Paydaş konuşmalarından doğan işler ne beyanda ne haritada; sahipleri ve tarihleri hiçbir yerde yazılı değil.

Yeterli

İKY ürün odaklı; ikinci düzey kapsam beyanındaki teslimatları ve bir proje yönetimi kutusunu içeriyor. Kutular isimle yazılmış ve en alttaki kutuların çoğu tek sahipli ve bir haftadan kısa. En az bir sözlük satırı, iki kutu arasındaki bir sınırı çiziyor. Ama harita başka bir belgeyle karşılaştırılmamış ya da işi yapacak birine gösterilmemiş.

Güçlü

Yeterli düzeyin hepsi, artı şunlar: İKY başka birinin hazırladığı bir belgeyle karşılaştırılmış ve bulunan eksikler kutu olarak eklenmiş, çakışmalar sözlükte çözülmüş. İki sahipli kutular bölünmüş. Bilgisi eksik işler planlama paketi olarak işaretlenmiş ve ne zaman parçalanacakları yazılmış. Paydaş konuşmalarından doğan işler ya kapsam beyanına eklenmiş ya da kapsam dışı olarak açıkça işaretlenmiş. İKY, işi yapacak bir kişiye gösterilmiş ve onun düzeltmesi İKY'ye işlenmiş. Haritayla kapsam dışı satırı karşılaştırılmış ve sınıra yakın duran kutuların sınırı sözlükte çizilmiş; harita yalnızca yapılacak işi değil, yapılmayacak işi de gösteriyor.

Kapanış

1. Pilot projenin İKY'si, kapsam beyanındaki teslimatları ve bir proje yönetimi kutusunu ikinci düzeye koyar; en alttaki her kutunun bir sorumlusu, kestirilebilir bir süresi ve maliyeti vardır ve bir haftaya sığar.
2. Yüzde yüz kuralı, haritayı çizenin değil, başka birinin belgesiyle sınanır; eksikler kutu olarak eklenir, çakışmalar sözlükte çözülür, iki sahipli kutular bölünür.
3. İKY'nin son sınavı, onu işi yapacak kişiye göstermektir; çizenin göremediği sınırları, işi yapan kişi bir bakışta görür.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın İKY'sindeki kutular isimlerden oluşuyor: ölçüm masası, kabul rafı, basınçlı hava bağlantısı. Takvimi kurmak için şimdi bu isimlerin her birinin altındaki işleri yazmak gerekiyor. 9.1, iş paketlerini fiil ve sonuçla yazılmış faaliyetlere çevirmeyi ele alıyor.