Katılım değerlendirme matrisi

Sahadan bir an

Perşembe sabahı, üretim holünün girişi. Kabul rafı kırk santim geri çekilmiş, köşe sarı-siyah bantla işaretlenmiş. Derya Hanım ölçümü yeniden yapıp başını sallamış ve gitmiş. Ilgın şimdi montaj hattının şefi Halil Bey'le forkliftin yeni yolunu yürüyor.

Ilgın: Forklift buradan dönüp rafa yanaşıyor. Hattınızın önünden geçmiyor.

Halil Bey: Bugün geçmiyor. Sabah dokuzda üç kamyon birden gelince ne olacak?

Ilgın: Kenan Bey kamyonları yarım saat arayla getirtmeyi deniyor.

Halil Bey: Göreceğiz. İlk hafta bir forklift hattımın önünde beklerse doğru Recep Bey'e giderim.

Ilgın: Gitmeden önce bana söyler misiniz? Belki o gün çözeriz.

Halil Bey: Söylerim. Ama söz vermiyorum.

Halil Bey ne destekliyor ne de karşı çıkıyor; bekliyor. Ilgın'ın onun böyle kalmasını mı, yoksa ilk sorunda Ilgın'a gelen biri olmasını mı istediği, şimdiye kadar hiçbir belgede yazılı değil. Paydaş kaydı kim olduklarını, ızgara ne kadar ilgi göstereceğini, belirginlik modeli kimin öncelikli olduğunu söylüyordu. Ama hiçbiri bir paydaşın bugün nerede durduğunu ve nerede durmasının istendiğini yazmıyordu. Bu dersin sorusu: bu iki durum arasındaki boşluğu nasıl görünür kılar ve planlarız?

Kavram

7.3'te paydaşları öncelik sırasına koyduk. Öncelik, kime dikkat edileceğini söyler; ama o dikkatin neye yönelmesi gerektiğini söylemez. Dikkatin yönünü bulmak için iki ayrı fotoğraf gerekir: paydaşın şu anki duruşu ve projenin ondan beklediği duruş.

Matrisin gücü, bir boşluğu bir eyleme bağlamasından gelir. Ilgın'ın ilk satırları şöyle okunuyor. Halil Bey bugün tarafsız; Ilgın onun destekleyen olmasını istiyor. Boşluk bir düzey, eylem de belli: ilk haftanın her sabahı dokuzda hattın önüne bir bakış ve cuma günü "trafik nasıl?" sorusu. Forklift operatörleri bugün habersiz; güzergâh yürüyüşü Derya Hanım yüzünden ertelendi. İstenen düzey destekleyen; eylem, Yasin'in yürüyüşü ve panoya asılan güzergâh. Derya Hanım dün direnen sayılabilirdi; rafı geri çekilmiş bir alanı onayladığı için bugün tarafsız. İstenen düzey destekleyen: ileride bir değişiklik olduğunda alanı kapatmadan önce Ilgın'ı aramasını sağlayacak bir ilişki.

İstenen düzey her zaman en yüksek düzey değildir. Bir paydaşı öncülük eden düzeye taşımak zaman ve emek ister ve bu emeğin karşılığı olmalıdır. Recep Bey bugün destekleyen ve öyle kalması yeterli: proje onun öncülüğüne değil, onayına ihtiyaç duyuyor. Gülşen'in rafların iadesi dışında projeyle bir işi yok; tarafsız kalması hiçbir sorun yaratmıyor. Öte yandan Selma bugün destekleyen ama Ilgın onun öncülük eden olmasını istiyor: yeni alanın talimatını o yazıyor, deneme haftasında teknisyenlere onu o anlatacak. Bu bir boşluktur ve eylemi de Selma'nın kendisine sorulacak bir sorudur: talimatı ekibe kendisi sunmak ister mi?

Matrisin bir başka işi de yanlış güveni ortaya çıkarmaktır. Ilgın tedarikçi şoförlerini pazartesiden önce "destekleyen" diye düşünüyordu; hiçbiri itiraz etmemişti. Oysa itiraz etmemelerinin nedeni habersiz olmalarıydı. Habersiz bir paydaşı destekleyen sanmak, projelerde en sık yapılan değerlendirme hatalarından biridir: sessizlik onay değildir.

Bugünkü düzey bir tahmin değil, bir gözlem olmalıdır. Ilgın Halil Bey'in düzeyini, onunla yürüdükten ve "göreceğiz" sözünü duyduktan sonra yazdı. Bir paydaşın düzeyini masa başında tahmin etmek, matrisi proje yöneticisinin umutlarının bir tablosuna çevirir.

Aynı matris bir aile sağlığı merkezinin randevu sistemini telefondan internete taşıdığı bir projede de işe yarar. Yaşlı hastalar bugün habersiz; istenen düzey destekleyen değil, tarafsız: telefonla randevu almaya devam edebileceklerini bilmeleri yeterli. Hemşireler bugün direnen, çünkü yeni sistemin iş yüklerini artıracağını düşünüyorlar; istenen düzey destekleyen ve eylem, sistemin ilk iki haftasında hemşirelerden birinin geri bildirimini toplamak. İlçe sağlık müdürlüğü bugün destekleyen ve öyle kalması yeterli.

Perde arkası

Matrisin kısa tanımını PMI'ın herkese açık terim listesinden aldık; beş katılım düzeyinin adları ise PMBOK'un beşinci baskısını temel alan açık erişimli bir derlemeden okundu. Müfredat bu dersin dayanağını PMBOK'un altıncı baskısı olarak gösteriyor; altıncı baskıya erişimimiz olmadığı için düzey adlarını beşinci baskıyı aktaran bu derlemeden veriyoruz. Kavram bölümündeki düzey açıklamaları da standarttan alıntı değil, adların sade karşılığıdır.

İstenen düzeyin her paydaş için en yüksek düzey olmaması gerektiği fikri, 7.1'de okuduğumuz Rad'ın paydaş bölümündeki bir uyarıyla da örtüşür: bir paydaşa harcanan emek, onun desteğinden elde edilecek kazançtan az olmalıdır; bunun tek istisnası etik yükümlülüklerdir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Perşembe öğleden sonra Ilgın, Halil Bey'le yürüyüşün ardından matrisi paydaş kaydının yanına ekliyor.

Zayıf sürüm

Matris: Bütün paydaşlar destekleyen; istenen düzey öncülük eden.

Boşluk: Herkes için bir düzey.

Eylem: Daha fazla iletişim.

Güçlü sürüm

Halil Bey: Bugün tarafsız, "göreceğiz" dedi. İstenen destekleyen. Eylem: ilk hafta her sabah dokuzda hattın önüne bakış, cuma "trafik nasıl?" sorusu. Sahibi Ilgın.

Forklift operatörleri: Bugün habersiz, yürüyüş ertelendi. İstenen destekleyen. Eylem: Yasin'in yürüyüşü bu cuma, güzergâh panoda. Sahibi Yasin.

Derya Hanım: Dün direnen, bugün tarafsız. İstenen destekleyen. Eylem: alana dokunan her değişiklik ondan önce ona gösterilecek. Sahibi Ilgın.

Selma: Bugün destekleyen. İstenen öncülük eden. Eylem: deneme haftasında talimatı ekibe kendisinin sunmasını önermek. Sahibi Ilgın.

Recep Bey, Ayten Hanım: Bugün destekleyen, istenen destekleyen; boşluk yok, cuma yazısı yeterli.

Gülşen: Bugün tarafsız, istenen tarafsız; iade tarihinden önce kısa haber.

Zayıf sürüm herkesi aynı düzeye koyuyor ve herkes için aynı hedefi yazıyor; bu, matrisi bir dilek listesine çeviriyor. "Bütün paydaşlar destekleyen" cümlesi, pazartesi sabahı kapıda duran kamyonu açıklayamıyor; "daha fazla iletişim" ise kimin, kime, neyi, ne zaman söyleyeceğini söylemiyor. Güçlü sürümde her satırın bugünkü düzeyi bir gözleme dayanıyor ve istenen düzey o paydaştan neye ihtiyaç duyulduğuna göre seçilmiş. Recep Bey ve Gülşen satırları, boşluk olmayan yere emek harcamamanın da bir karar olduğunu gösteriyor. Derya Hanım satırı ise bir paydaşın düzeyinin iki gün içinde değişebildiğini kayda geçiriyor. Her boşluğun bir eylemi ve bir sahibi var; matris bir değerlendirme olmaktan çıkıp bir yapılacaklar listesine dönüşüyor.

Bağlam notu

Paydaşlarla ilgili belgeler çoğu zaman bir projenin başında, bir şablonun gereği olarak doldurulur ve bir daha açılmaz. Katılım değerlendirme matrisi bu kadere en yatkın belgedir, çünkü kutularını doldurmak kolaydır: her satıra bir harf koymak yeter. Değeri ise kutularda değil, iki harf arasındaki mesafede ve o mesafeyi kapatmak için yazılan eylemde yatar.

Belirsizlik nerede, sorusunu bu matriste her satır için sormak gerekir. Bir paydaşın bugünkü düzeyini gerçekten biliyor muyuz, yoksa varsayıyor muyuz? Ilgın tedarikçi şoförlerinin düzeyini varsaymıştı ve yanılmıştı. Halil Bey'inkini ise bir yürüyüşle öğrendi. Matristeki en tehlikeli satırlar, bugünkü düzeyi bir konuşmayla değil, bir sessizlikle doldurulmuş olanlardır. Bir de istenen düzey sorusu var: bir paydaşın bizim istediğimiz düzeye gelmesini beklemek hakkımız mı? Hemşirelerin direnci gibi bazı dirençler, projenin görmediği gerçek bir sorunu taşıyor olabilir; onları dinlemeden destekleyen düzeye taşımaya çalışmak, o sorunu bastırmak olur.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir paydaşı destekleyen sandığın, ama aslında projeden habersiz olduğu ortaya çıkan bir an oldu mu?

Kapanış

1. Katılım değerlendirme matrisi, paydaşın bugün durduğu yeri projenin ondan beklediği yerle aynı satırda gösterir; değeri, iki düzey arasındaki boşluğu bir eyleme, bir sahibe ve bir tarihe bağlamasından gelir.
2. Bugünkü düzey bir gözleme dayanır, bir tahmine değil; sessizlik onay değildir ve habersiz bir paydaş kolayca destekleyen sanılır.
3. İstenen düzey her paydaş için en yüksek düzey değildir; projenin o paydaştan neye ihtiyaç duyduğuna göre en düşük yeterli düzey seçilir.

Beş soru

1. Ilgın Halil Bey'i neden tarafsız diye işaretliyor?
2. Recep Bey satırında boşluk olmaması bir eksiklik mi?
3. Tedarikçi şoförleri pazartesiden önce neden destekleyen sanılıyordu ve bu hata neyi gösteriyor?
4. Bir ortaokul, kantinini sağlıklı bir menüye geçirmek istiyor. Kantin işletmecisi, öğrenciler, veliler ve okul aile birliği için bugünkü ve istenen katılım düzeylerini nasıl yazarsın?
5. Güçlü sürümde Derya Hanım satırının "dün direnen, bugün tarafsız" diye yazılması neden önemlidir?

Yanıtlar

1. Çünkü Halil Bey ne destekliyor ne de karşı çıkıyor; bekliyor. "Göreceğiz" diyor ve bir sorun çıkarsa Recep Bey'e gideceğini söylüyor, ama bugün projeye karşı bir adım atmıyor. Ilgın bu düzeyi masa başında tahmin etmedi; onunla yürüdükten ve sözlerini duyduktan sonra yazdı.
2. Hayır, bir karar. Proje Recep Bey'in öncülüğüne değil, onayına ihtiyaç duyuyor ve o zaten destekleyen. Onu öncülük eden düzeye taşımaya çalışmak, karşılığı olmayan bir emek olurdu. Akla ilk gelen "sponsor her zaman en yüksek düzeyde olmalı" itirazı, sponsordan ne istendiğini ve ne istenmediğini ayırmayı atlıyor.
3. Çünkü hiçbiri itiraz etmemişti. Oysa itiraz etmemelerinin nedeni projeden habersiz olmalarıydı. Bu hata, sessizliğin onay sanılmasının ve bugünkü düzeyin bir gözlem yerine bir tahminle doldurulmasının sonucudur.
4. Örneğin kantin işletmecisi bugün direnen olabilir, çünkü satışlarının düşeceğinden kaygılı; istenen düzey destekleyen ve eylem, ilk ay satışlarının birlikte izlenmesi. Öğrenciler bugün habersiz; istenen düzey tarafsız ya da destekleyen, eylem bir tadım günü. Veliler bugün destekleyen ve öyle kalması yeterli. Okul aile birliği bugün destekleyen, ama istenen düzey öncülük eden: menüyü velilere o anlatsın.
5. Çünkü bir paydaşın düzeyinin kısa sürede değişebildiğini kayda geçiriyor. Derya Hanım dün alanı kapatmaya hazırdı; rafın geri çekilmesi onu tarafsıza taşıdı. Bu değişikliği yazmak, hem neyin işe yaradığını gösteriyor hem de matrisin düzenli olarak yeniden gözlemle doldurulması gerektiğini hatırlatıyor.

Sonraki derse köprü

Matriste Recep Bey'in satırı boşluksuz görünüyor, ama Ilgın ondan ne isteyip ne istemeyeceğini hâlâ tam bilmiyor: Fikret'in bir günü için de, rafın kırk santim geri çekilmesi için de onu aradı. 7.5, bir projenin sponsorundan neyin istenmesi ve neyin istenmemesi gerektiğini ayırmayı ele alıyor.