Güç–ilgi ızgarası

Sahadan bir an

Salı sabahı, kalite ofisindeki beyaz tahta. Ilgın tahtaya bir artı işareti çizmiş: dikey eksende güç, yatay eksende ilgi. Paydaş kaydındaki on üç adı küçük kâğıtlara yazıp karelere yapıştırıyor. Kenan Bey kahvesini almış, kapıda durmuş izliyor.

Kenan Bey: İsmail Usta'yı neden sol alta koydun?

Ilgın: Gücü yok. Kurumda bir yetkisi yok, projeyle de sabah indirdiği yer dışında ilgisi yok.

Kenan Bey: Dün sabah paletleri yanlış yere indirdi ve kontrol yine yolun dışında kaldı. Buna güç demiyor musun?

Ilgın: Unvanına baktım. Projenin sonucuna ne yapabileceğine değil.

Kenan Bey: Ayten Hanım'ı da sağ üste koymuşsun. Taşınmayla günde kaç dakika ilgileniyor?

Ilgın: Belki haftada beş dakika. İmzası var, ama ilgisi düşük.

Ilgın'ın ilk tahtası bir organizasyon şemasını dört kareye bölmüş: unvanı yüksek olan yukarıda, düşük olan aşağıda. Oysa ızgaranın sorduğu güç, kurumdaki rütbe değil; bu projenin sonucunu etkileyebilme gücü. İlgi de bir saygı derecesi değil; projeyle ne kadar uğraştığı ve sonucunu ne kadar umursadığı. Asıl iş iki adımlı: önce on üç adı doğru kareye koymak, sonra her karede insanlara nasıl ulaşılacağını seçmek.

Kavram

7.1'de paydaşları bulduk. Bulunanların hepsine eşit zaman ayrılamaz; Ilgın'ın haftası Ayten Hanım'a da forklift operatörlerine de aynı uzunlukta toplantı yapmaya yetmez. Paydaşları önceliklendirmenin en yaygın aracı iki boyutlu bir haritadır.

Dört karenin literatürde yaygın kullanılan adları şunlardır. Sağ üst, yüksek güç ve yüksek ilgi: oyuncular. Projenin kilit paydaşlarıdır; onların etkin katılımı projenin kendisi için belirleyicidir. Sol üst, yüksek güç ve düşük ilgi: bağlam belirleyenler. Bugün projeyle pek ilgilenmezler, ama güçleri yüksek olduğu için ilgileri bir gün artabilir; bu yüzden dikkatle yönetilmeleri gerekir. Sağ alt, düşük güç ve yüksek ilgi: özneler. Projeyi umursarlar ama tek başlarına sonucu değiştiremezler; ilişkiler güçlendikçe sesleri artabilir. Sol alt, düşük güç ve düşük ilgi: seyirciler.

Ilgın'ın ikinci tahtası, Kenan Bey'in iki itirazından sonra başka görünüyor. Gücü, kurumdaki yetkiye değil, taşınmanın sonucuna ne yapabileceğine bakarak ölçüyor. İsmail Usta ve öteki tedarikçi şoförleri sol alttan çıkıyor; malzemeyi yanlış yere indirerek projenin amacını boşa çıkarabiliyorlar, demek ki bu projede güçleri orta düzeyde. İlgileri de sanıldığından yüksek: her sabah nereye indireceklerini bilmek istiyorlar. Sağ alta, öznelerin yanına yerleşiyorlar. Ayten Hanım ise sağ üstten sol üste geçiyor: gücü en yüksek olan o, ama taşınmanın günlük gidişatıyla ilgisi düşük. Bağlam belirleyenlerin tipik örneği.

Karelerin son hâli şöyle. Oyuncular: Recep Bey, Kenan Bey ve Selma; kararı da işi de onlar taşıyor. Bağlam belirleyenler: Ayten Hanım, iş güvenliği uzmanı Derya Hanım ve bakım şefi; üçü de projeyi bir günde durdurabilir, ama hiçbiri her gün onunla uğraşmıyor. Özneler: Yasin, Halil Bey, kamyonla malzeme getiren şoförler ve forkliftçiler. Seyirciler: kullanılmayan rafların iadesini yürüten Gülşen ve bir günlük işi olan Fikret.

Her kare kendi iletişim biçimini ister. Oyuncularla yüz yüze ve sık konuşulur; kararlara katılırlar. Bağlam belirleyenlere kısa, seyrek ve kendi kaygılarına göre biçilmiş bilgi gider: Ayten Hanım'a cuma yazısı, Derya Hanım'a yalnızca yaya yolunu ya da güvenliği etkileyen bir değişiklik olduğunda ve değişiklikten önce. Öznelere düzenli bilgi verilir ve görüşleri istenir: şoförlere sevkiyat sorumluları aracılığıyla yeni kapının yeri, forklift operatörlerine panoda güzergâh ve Yasin'in yürüyüşü, Halil Bey'e yerinde gösterim. Seyirciler izlenir ve gerektiğinde bilgilendirilir. Bu dört biçimin ayrıntısı, yani kime hangi kanaldan, ne sıklıkla, kimin yazacağı, iletişim planının işidir ve 15.1'de ayrıca kurulacak.

Bir yerleştirme kalıcı değildir. Bağlam belirleyenlerin ızgarada ayrıca uyarı taşımasının nedeni de bu: güçleri yüksek olduğu için ilgileri bir sabah artabilir. Halil Bey de bir şikâyetini Recep Bey'e taşırsa, sağ alttan yukarı doğru tırmanır. Izgara, kayıt gibi, her cuma yeniden bakılan bir resimdir.

Aynı ızgara bir üniversite kütüphanesinin sınav dönemi için gece açık kalma saatlerini uzatma kararında da işe yarar. Rektörlük güçlü ama ilgisi düşük: bağlam belirleyen. Kütüphane müdürü ve gece vardiyasını yürütecek güvenlik amiri oyuncu. Öğrenci temsilcileri ve gece çalışacak öğrenciler özne: kararı en çok onlar umursuyor, ama tek başlarına değiştiremiyorlar. Kampüsteki öteki birimler seyirci. Öğrenci temsilcilerinin görüşü sınav takvimi açıklandığında istenirse, karar onların gerçekten çalıştığı saatlere göre biçilebilir.

Perde arkası

Izgaranın kökenini doğrulamak beklenenden zor oldu. Ders bu yüzden iki şeyi ayırıyor: ızgaraya sıkça kaynak gösterilen özgün çalışmanın ne dediği ve ızgaranın bugünkü biçimini açıklayan açık erişimli bir makale.

Bu ayrım küçük bir akademik ayrıntı gibi görünebilir, ama bir proje yöneticisi için bir alışkanlık öğretir: bir aracın adıyla birlikte dolaşan atıf, kaynağın kendisi okunmadan doğru kabul edilmemelidir. Kaynağı ne olursa olsun, ızgaranın iş gördüğü yer değişmez: kime ne kadar ilgi gösterileceğine bilinçli karar vermek.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Salı öğleden sonra Ilgın, Kenan Bey'in itirazlarından sonra ızgaranın altına iletişim notlarını ekliyor.

Zayıf sürüm

Sağ üst: Recep Bey, Ayten Hanım. Haftalık toplantı.

Sol alt: Tedarikçi şoförleri, forklift operatörleri, Halil Bey, Gülşen, Fikret. Gerekmedikçe bilgi verilmez.

Öteki kareler: Duruma göre.

Güçlü sürüm

Oyuncular (Recep Bey, Kenan Bey, Selma): Salı sabahı yarım saatlik durum toplantısı; kararlar orada alınır.

Bağlam belirleyenler (Ayten Hanım, Derya Hanım, bakım şefi): Ayten Hanım'a cuma yazısı; Derya Hanım'a yaya yolunu ya da güvenliği etkileyen her değişiklik, değişiklikten önce; bakım şefine iş emri sırası her pazartesi.

Özneler (tedarikçi şoförleri, forklift operatörleri, Halil Bey, Yasin): Şoförlere Kenan Bey'in sevkiyat sorumlularına yaptığı aramayla yeni kapının yeri; operatörlere panoda güzergâh ve Yasin'in perşembe yürüyüşü; Halil Bey'e yerinde gösterim ve iki hafta sonra "trafik nasıl?" sorusu.

Seyirciler (Gülşen, Fikret): Kendi işleri yaklaştığında kısa haber; başka zaman izlenir.

Yeniden çizim: Her cuma, paydaş kaydıyla birlikte.

İlk sürüm ızgarayı bir dışlama aracına çeviriyor: sağ üstteki iki kişiyle konuşuluyor, gerisi "gerekmedikçe" bekletiliyor. Üstelik yerleştirme unvana göre yapıldığı için, taşınmanın ilk sabahını bozan şoförler yine iletişimin dışında kalıyor. Güçlü sürüm dört karenin dördüne de bir iletişim biçimi veriyor ve her biçimi o karenin doğasına göre seçiyor. Oyuncular kararlara katılıyor, bağlam belirleyenler kısa ve zamanında bilgi alıyor, öznelerden görüş isteniyor. Özellikle Halil Bey satırı öğretici: yalnızca bilgi vermekle kalmıyor, iki hafta sonra onun deneyimini soruyor ve bir öznenin şikâyete dönüşmeden önce sesini duyuyor. Son satır ise ızgarayı bir fotoğraf olmaktan çıkarıp her hafta yeniden bakılan bir harita yapıyor.

Bağlam notu

Izgaralar kolayca bir sınıflandırma oyununa dönüşür: kâğıtlar karelere yapıştırılır, fotoğrafı çekilir, dosyaya konur. Değeri ise yerleştirmenin ardından gelen kararda yatar: kime ne kadar zaman ayrılacak, kime hangi yoldan haber verilecek. Izgaranın iş görüp görmediğini peki neyle bileceğiz? Bir hafta sonra her karedeki bir kişiye projeden ne bildiğini sormak yeterlidir. Ayten Hanım cuma yazısındaki tampon durumunu, İsmail Usta yeni kapının yerini, Halil Bey forkliftin yolunu biliyorsa, ızgara çalışıyordur.

Bir de güç kavramının hassas tarafı var. Bir paydaşı "düşük güç" diye işaretlemek, onun sesinin daha az önemli olduğu anlamına gelmez. Öznelerin karesinde çoğu zaman projeden en çok etkilenen insanlar durur; onlara yalnızca bilgi gitmesi değil, onlardan görüş gelmesi de gerekir. Izgara dikkatin nereye gideceğini düzenler, ama kimin dinlenmeye değer olduğunu belirlemez.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir paydaşı unvanına bakarak yanlış kareye koyduğun oldu mu?

Kapanış

1. Güç–ilgi ızgarası paydaşları projenin sonucunu etkileyebilme gücüne ve projeyle ilgilenme düzeyine göre dört kareye yerleştirir; güç, kurumdaki unvan değil, bu projede yapılabilecek olandır.
2. Her kare kendi iletişim biçimini ister: oyuncular kararlara katılır, bağlam belirleyenler kısa ve zamanında bilgi alır, öznelerden görüş istenir, seyirciler izlenir.
3. Yerleştirmeler kalıcı değildir; ızgara paydaş kaydıyla birlikte düzenli olarak yeniden çizilir.

Beş soru

1. Ilgın'ın ilk tahtasındaki temel hata nedir?
2. Ayten Hanım neden oyuncular değil de bağlam belirleyenler karesine geçiyor?
3. Bağlam belirleyenlerin ayrıca dikkatle yönetilmesi neden gerekir?
4. Bir ilkokul, okul servisinin güzergâhını değiştirmeyi planlıyor. Velileri, servis şoförlerini, il milli eğitim müdürlüğünü ve okulun karşısındaki kırtasiyeciyi ızgaraya nasıl yerleştirirsin?
5. Izgaranın kökeni hakkında bu derste söylenenler, bir proje yöneticisine nasıl bir alışkanlık öğretiyor?

Yanıtlar

1. Gücü kurumdaki unvana göre ölçmesi. Izgaranın sorduğu güç, bu projenin sonucunu etkileyebilme gücüdür. Bu yüzden İsmail Usta seyirciler karesine düştü, oysa malzemeyi yanlış yere indirerek taşınmanın amacını boşa çıkarabiliyordu; Ayten Hanım da oyuncular karesine kondu, oysa projeyle günlük ilgisi düşüktü.
2. Gücü en yüksek olan o, ama taşınmanın günlük gidişatıyla haftada belki beş dakika ilgileniyor. Yüksek güç ve düşük ilgi, bağlam belirleyenlerin tanımıdır. Bu yüzden ona her gün değil, cuma yazısıyla kısa ve düzenli bilgi gidiyor.
3. Çünkü güçleri yüksektir ve ilgileri bir gün artabilir. Bir kaza, bir bütçe sapması ya da bir şikâyet, onları birden projenin merkezine getirebilir. Akla ilk gelen "ilgilenmiyorlarsa rahatsız etmeyelim" düşüncesi, ilgileri arttığında hiçbir şey bilmeden karar vermelerine yol açar.
4. Örneğin veliler özne olabilir: güzergâhı en çok onlar umursar ama kararı tek başlarına değiştiremezler; görüşleri istenmelidir. Servis şoförleri, güzergâhı fiilen sürdükleri için sonucu etkileyebilir ve işleri değişir; oyuncular karesine yakındırlar. İl milli eğitim müdürlüğü güçlü ama bu karara ilgisi düşük: bağlam belirleyen. Kırtasiyeci ise, servislerin durduğu yer değişirse etkilenebilir; ilgisi orta, gücü düşük, bir özne ya da seyirci olarak izlenir.
5. Bir aracın adıyla birlikte dolaşan atıfın, kaynak okunmadan doğru kabul edilmemesi gerektiğini. Izgara çoğu zaman Mendelow 1981'e bağlanıyor, ama o bildirinin özeti güç ile çevrenin değişkenliğinden söz ediyor. Bir proje belgesinde bir standarda ya da araştırmaya atıf yapılırken de aynı dikkat gerekir.

Sonraki derse köprü

Izgara, Derya Hanım'ı yalnızca güçlü ama ilgisiz biri olarak gösteriyor. Oysa onun sözünün ağırlığı yalnızca gücünden gelmiyor; yasanın ona verdiği meşruiyetten ve bir iş kazası riskinin taşıdığı aciliyetten de geliyor. 7.3, güç, meşruiyet ve aciliyetle bir paydaşın önceliğini gerekçelendiren belirginlik modelini ele alıyor.