Paydaşları bulmak

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, yedi buçuk, deponun yanındaki eski giriş kontrol alanı. Bir tedarikçinin kamyonu her zamanki yerine yanaşmış; şoför İsmail Usta paletleri boş rafların önüne indirmeye başlamış. Yasin koşarak gelmiş, arkasından Ilgın.

Yasin: İsmail Usta, burası kapandı. Kabul rafı artık holün girişinde.

İsmail Usta: Kimse bir şey demedi ki. On iki yıldır buraya indiriyorum.

Ilgın: Haklısınız, size söylemedik. Paletleri yeniden yüklemeniz ne kadar sürer?

İsmail Usta: Yarım saat. Arkamda iki kamyon daha var, onlar da buraya gelecek.

Yasin: Öbür tedarikçilerin şoförleri de bilmiyor, Ilgın Hanım.

Ilgın: Beratta ekip satırına altı kişi yazdım. Bu kapıdan her sabah kimin geçtiğini hiç sormadım.

İsmail Usta projenin bir parçası değil; ne bir görevi var ne de bir imzası. Ama malzemeyi getiren o; kabul rafının nerede olduğunu bilmezse, taşınmanın bütün amacı, yani kontrolü malzemenin yolu üzerine almak, ilk sabah boşa çıkıyor. Ilgın'ın listesinde yalnızca işi yapan kişiler vardı. İşten etkilenen kişiler yoktu. Bu dersin sorusu: projenin listesinde olmayan ama sonucunu belirleyebilen insanları, sorun çıkmadan önce nasıl buluruz?

Kavram

1.6'da paydaşı tanımlamıştık: bir projeyi etkileyebilen, ondan etkilenebilen ya da etkilendiğini düşünen kişi, grup ya da kurum. Bu tanımın üç fiili, paydaşları bulmanın da üç sorusudur.

Birinci soru: bu projeyi kim etkileyebilir? Kararı değiştirebilen, işi durdurabilen, kaynağı verip geri alabilen herkes. Pilot projede Recep Bey ve Ayten Hanım bu sorunun ilk cevaplarıdır, ama tek cevapları değildir. Derya Hanım, holün girişindeki yaya yolunu daraltan bir rafı iş güvenliği gerekçesiyle durdurabilir. Bakım şefi, Necati Usta'nın gününü başka bir işe verebilir.

İkinci soru: bu projeden kim etkilenir? İşin sonucunda işi, yolu, alışkanlığı değişen herkes. İsmail Usta ve öteki tedarikçilerin şoförleri tam olarak bu sorunun cevabıdır: indirme yerleri değişiyor. Forklift operatörleri de öyle: malzemeyi artık depoya değil, holün girişine taşıyacaklar. Bu sorunun cevapları çoğu zaman listeden düşer, çünkü projeye hiçbir şey vermezler; yalnızca ondan bir şey alırlar.

Üçüncü soru: bu projeden kim etkilendiğini düşünür? Gerçekte etkilenmese bile kendini etkilenmiş sayan herkes. Holün girişinin hemen yanında montaj hattı var; hattın şefi Halil Bey, yeni masanın forklift trafiğini kendi hattının önüne yığacağını düşünüyor olabilir. Belki haklı değil; trafiğin yönü değişmiyor. Ama onun bu düşüncesi, kimse onunla konuşmazsa, bir şikâyete ya da bir dirence dönüşür. Üçüncü soru, algının da bir etki olduğunu kabul eder.

Üç sorunun yanında iki pratik yol daha var. Birincisi, kurumun daha önce yaptığı benzer projelerin paydaş listelerine bakmak. Fabrikada son dört yılda altı düzenleme projesi yapıldı; Gönül Hanım'ın klasöründe bunların belgeleri duruyor. Sevkiyat rampası projesinin listesinde "tedarikçi şoförleri" satırı varsa, Ilgın'ın atladığı satır orada bekliyordu. İkincisi, paydaşları ekiple birlikte aramak. Yasin her sabah o kapıda; İsmail Usta'yı Ilgın'dan çok daha iyi tanıyor. Ilgın tek başına listeyi yazarken bu bilgiye ulaşamıyordu.

Bir paydaş kaydı tek başına bir şey çözmez; değeri, onun ardından yapılan konuşmalardadır. Ilgın'ın kaydındaki İsmail Usta satırı, bir telefon numarası ve bir cümleyle anlam kazanıyor: "Kabul rafı holün girişine taşındı; kamyonlar artık B kapısından girecek." Halil Bey satırı ise bir yürüyüşle: masanın yeri ve forkliftin yolu, hattın önünde, onunla birlikte gösterilecek.

Fabrika dışında da üç soru aynı biçimde çalışır. Bir ilçe belediyesi, salı pazarını bir sokak öteye taşımak istiyor. Kim etkileyebilir? Zabıta, esnaf odası, belediye meclisi. Kim etkilenir? Pazarcılar, yaşlı alıcılar, yeni sokaktaki sakinler, otobüs durağını kullananlar. Kim etkilendiğini düşünür? Eski sokaktaki dükkân sahipleri, pazarın getirdiği müşteriyi kaybedeceklerini sanıyor olabilir. Üçüncü grubun haklı olup olmadığını taşınmadan önce bilmek mümkün değil; ama onlarla konuşmadan taşımak, ilk salı bir imza kampanyasıyla karşılaşmak demektir.

Perde arkası

Paydaş tanımı ve paydaş kaydı PMI'ın açık sözlüğünden; paydaş belirlemenin nasıl yapılacağına dair öneriler ise PMBOK 7'yi yazanlardan Nader K. Rad'ın herkese açık yorum kitabından okundu.

Rad'ın barınak örneği, Ilgın'ın sabahının daha pahalı bir hâlidir: unutulan paydaş, projenin sonuna kadar beklemedi, işi ortasında durdurdu. Kitap aynı yerde bir uyarı da ekliyor: paydaşın gücü küçük olsa bile, onu yok saymanın etik bir sınırı vardır.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Pazartesi öğleden sonra Ilgın, Yasin ve Kenan Bey'le birlikte, sabahki kamyonun ardından kaydı yeniden yazıyor.

Zayıf sürüm

Paydaşlar: Recep Bey, Ayten Hanım, Selma, Yasin, Kenan Bey, Necati Usta, Fikret, Gülşen.

Not: Beratın ekip satırıyla aynı.

Güncelleme: Gerekirse.

Güçlü sürüm

Etkileyebilenler: Recep Bey ve Ayten Hanım, karar ve kaynak; Derya Hanım, yaya yolu ve iş güvenliği; bakım şefi, Necati Usta'nın günleri. Ekip satırındaki altı kişi de burada.

Etkilenenler: Tedarikçi şoförleri, indirme yeri değişti, Kenan Bey her tedarikçinin sevkiyat sorumlusunu bu hafta arar; forklift operatörleri, yeni güzergâh, Yasin perşembe sabahı yürüyerek gösterir.

Etkilendiğini düşünebilenler: Montaj hattı şefi Halil Bey, forklift trafiğinin hattın önüne yığılacağını sanabilir; Ilgın salı günü masanın yerini ve forkliftin yolunu onunla birlikte yerinde gösterir.

Nereden bakıldı: Gönül Hanım'ın klasöründeki sevkiyat rampası projesinin paydaş listesi; Yasin ve Kenan Bey'le birlikte.

Güncelleme: Her cuma, tampon yazısıyla birlikte; yeni bir ad çıkarsa kayda eklenir.

İlk sürüm beratın ekip satırını kopyalıyor ve bunu bir paydaş listesi sanıyor. Listedeki herkes projede bir iş yapıyor; işten yalnızca etkilenen kimse yok. "Gerekirse güncelleme" ise bir sonraki İsmail Usta'nın da sabah yedi buçukta bulunacağını söylüyor. Güçlü sürümde her soru kendi başlığını alıyor ve her başlıkta, ekip satırında hiç görünmeyen adlar çıkıyor: şoförler, forklift operatörleri, montaj hattının şefi. Her adın yanında da bir eylem ve bir sahip var; kayıt, bir konuşma listesine dönüşüyor. Kaydın nereden beslendiği de yazılı: geçmiş projenin listesi ve sahayı bilen iki kişi. En önemli satır sonuncusu: kayıt artık her hafta açılan bir belge.

Bağlam notu

Paydaş listeleri çoğu zaman bir organizasyon şemasından çıkarılır: kim kimin amiri, hangi bölüm hangi kaynağı veriyor. Bu yüzden kurumun içindeki, yetkisi olan, toplantıya çağrılan insanlarla dolar. Kapıdan her sabah geçen bir şoför, yan hattın şefi ya da yeni güzergâhı kullanacak forklift operatörü bu şemada görünmez; projenin sonucunu belirleyebilecekleri hâlde.

Değer kimin için yaratılıyor, sorusunu sormanın bir yan etkisi var: kimin için zarar ya da zahmet yaratıldığını da gösteriyor. Ilgın'ın taşınması fabrikaya kontrol kazandırıyor, ama İsmail Usta'nın on iki yıllık alışkanlığını bozuyor, forklift operatörlerinin yolunu değiştiriyor. Bu insanlara önceden söylemek projeyi yavaşlatmıyor; aksine, ilk sabah yarım saatlik bir yeniden yükleme, üç kamyonluk bir kuyruk ve kontrolün yine yol dışında kalması gibi bir başlangıcı önlüyor.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende, işin sonucundan etkilenecek ama henüz kimsenin bir şey söylemediği biri var mı?

Kapanış

1. Paydaşları bulmanın üç sorusu tanımın üç fiilidir: projeyi kim etkileyebilir, projeden kim etkilenir, kim etkilendiğini düşünür.
2. Ekip listesi bir paydaş listesi değildir; en kolay unutulan paydaşlar, projeye hiçbir şey vermeyen ama ondan etkilenenlerdir.
3. Paydaş belirleme projenin başında yapılır ve proje boyunca tekrarlanır; geçmiş projelerin listeleri ve sahayı bilen ekip üyeleri bu işin en ucuz yardımcılarıdır.

Beş soru

1. İsmail Usta hangi soruyla bulunabilirdi ve neden Ilgın'ın ilk listesinde yoktu?
2. Halil Bey'i "etkilendiğini düşünebilenler" başlığına koymanın anlamı nedir?
3. Paydaş belirlemeyi projenin başında bir kez yapmak neden yetmez?
4. Bir apartman yönetimi, otoparkı elektrikli araç şarj noktaları için yeniden düzenleyecek. Üç sorunun her biri için birer paydaş örneği verebilir misin?
5. Güçlü sürümde "nereden bakıldı" satırı neden önemlidir?

Yanıtlar

1. İkinci soruyla: bu projeden kim etkilenir? İsmail Usta'nın indirme yeri değişiyor. Ilgın'ın ilk listesinde yoktu, çünkü liste beratın ekip satırından çıkarılmıştı ve orada yalnızca projede iş yapan kişiler vardı. İsmail Usta projeye bir şey vermiyor, yalnızca ondan etkileniyor; bu tür paydaşlar en kolay unutulanlardır.
2. Halil Bey'in gerçekten etkilenip etkilenmediği belli değil; forklift trafiğinin yönü değişmiyor olabilir. Ama onun etkileneceğini düşünmesi, kimse onunla konuşmazsa bir şikâyete ya da dirence dönüşebilir. Bu başlık, algının da projeye etki ettiğini kabul ediyor ve ona yerinde bir gösterimle cevap vermeyi planlıyor.
3. Çünkü başta yapılan liste ancak o gün bilinenleri içerir. Proje ilerledikçe gözden kaçmış paydaşlar ortaya çıkar ve çevre değiştikçe yenileri eklenir. Akla ilk gelen "başta iyi düşünürsek kimseyi kaçırmayız" itirazı, Ilgın'ın listesinin berat günü gerçekten doğru göründüğünü unutuyor; eksik, ancak taşınmanın ilk sabahı görünür oldu.
4. Örneğin kim etkileyebilir: apartman yönetim kurulu ve kat malikleri kurulu, bir de elektrik dağıtım şirketi. Kim etkilenir: elektrikli aracı olmayan ve park yeri değişecek sakinler, şarj kablolarının geçeceği yerdeki depoların sahipleri. Kim etkilendiğini düşünür: ortak alandaki elektrik faturasının artacağını sanan sakinler; bunun haklı olup olmadığı, şarjın nasıl faturalanacağına bağlı ve önceden anlatılmalı.
5. Çünkü kaydın yalnızca Ilgın'ın aklından değil, iki ayrı kaynaktan beslendiğini gösteriyor: geçmişteki benzer bir projenin listesi ve sahayı her gün gören iki kişi. Tek kişinin yazdığı bir kayıt, o kişinin göremediği yerleri boş bırakır; geçmiş projeler ve ekip, o boşlukları en ucuz biçimde doldurur.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın kaydında artık on üç satır var ve hepsine aynı ilgiyi göstermek mümkün değil: Ayten Hanım ile forklift operatörlerine aynı biçimde haber verilmez. 7.2, paydaşları güç ve ilgi eksenlerinde dört kareye yerleştirip her kare için ayrı bir iletişim biçimi seçmeyi ele alıyor.