Pilot projenin beratı

Görev

Bu atölyede pilot projenin beratını yazacaksın; tamamı tek sayfa. Kabin projesinin beratını 6.2'de gördün; şimdi aynı belgeyi kendi işin için kuruyorsun ve modülün öteki derslerinde öğrendiklerini aynı sayfaya topluyorsun.

Beratın dokuz satırı var. Amaç: projenin neden yapıldığı, ölçülebilir bir hedefe bağlanmış biçimde. Sponsor: kim, ve hangi değişiklikleri o onaylar. Proje yöneticisinin yetkisi: neye kendi başına karar verirsin, hangi sınırdan sonra sponsora gidersin. Ekip ve kaynaklar: kim, ne kadar zamanla, anlaşmazlıkta kim karar verir. Üst düzey kapsam ve kapsam dışı. Başarı ölçütleri ve her birinin kabul edeni. Ana varsayımlar ve kısıtlar. Özet takvim ve bütçe. İmza: beratı kim yetkilendiriyor.

Bu sayfa 0.6'daki başlangıç notundan farklı bir iş görür. Başlangıç notu senin için yazılmıştı: neyi neden seçtiğini, neyi bilmediğini kendine anlatıyordu. Berat ise kurum için yazılır: projenin var olduğunu, kimin neye karar verebileceğini ve neyin bu projenin işi olmadığını, imza atacak kişinin önünde söyler. Bu yüzden başlangıç notundaki dürüst bilinmeyenler beratta kaybolmaz, ama biçim değiştirir: varsayım ve kısıt satırına, sahibi ve sınama günüyle birlikte taşınır.

Pilot projen çoktan başlamış olabilir; bu, beratı gereksiz kılmaz. Başlamış bir projenin beratı, o güne kadar sözlü verilmiş kararları yazıya geçirir ve kalan işin kurallarını koyar. Sayfa tek sayfayı geçmemeli. Bir satır için bilgin yoksa uydurma; "sponsorla konuşulacak" yaz ve o konuşmayı takvime koy.

Örnek çözüm

Salı akşamı, kalite ofisi. Ilgın kabin projesinin beratını dosyasına koyarken bir şeyi fark ediyor: kendi pilot projesinin, yani giriş kontrolünün küçültülmüş taşınmasının, hiç beratı yok. Proje Recep Bey'in "bir ara yaparız" demesiyle doğdu; tam taşınmadan vazgeçilip küçültülmüş taşınmaya geçildiğinde Ayten Hanım'ın onayladığı tek bir sayfa vardı; gerisi koridorda verilmiş kararlar. Fikret'in bir gününü kullanmak için Recep Bey'i aramak zorunda kaldığı gün de, Necati Usta'nın iş emrini kalıphanenin vinciyle sıraladığı gün de, Ilgın kendi yetkisinin nerede bittiğini bilmiyordu.

Ilgın beratı, taşınmanın fiziksel kısmı sürerken yazıyor. Amacı geçmişi güzelleştirmek değil; kalan işin kurallarını koymak ve sözlü kararları kaybolmadan kâğıda geçirmek. Yazmaya başlamadan önce defterini geriye doğru karıştırıp sözlü verilmiş kararları bir kenara çıkarıyor. Üç tane buluyor. Masa tabanının bekleme süresi dolmadan yük bindirilmeyeceği; bunu Selma ile ayakta konuşmuşlardı. Fikret'in yalnız raf etiketleri ve temizlik için bir gün verileceği; Recep Bey telefonda onaylamıştı. Kullanılmayan rafların iade bedeliyle geri gönderileceği; Gülşen'in e-postasında geçiyordu ama kimse cevap yazmamıştı. Üçü de beratta bir satıra oturacak. Sayfa şöyle:

Proje: Giriş kontrolünün küçültülmüş taşınması. Ölçüm masası ve kabul rafı üretim holünün girişine alınıyor; yeni elektrik hattı çekilmiyor.

Amaç: Gelen malzemenin kontrolünü malzemenin yolu üzerine almak. Taşınmadan sonraki ilk ay kontrolsüz parti sayısı sıfır olacak; depoya dönüş taşıması bugünkü düzeyinin altına inecek. Ölçü, Kenan Bey ile Selma'nın taşınmadan önce kaydettiği başlangıç değerleri.

Sponsor: Recep Bey. Kapsamda, bütçede ya da takvimde bir değişiklik onun onayıyla olur.

Yetki: Proje yöneticisi Ilgın. Takvimdeki bir haftalık görünür tampon onun elinde; her cuma ne kadarının kullanıldığını Recep Bey'e yazar. Kalem bazında, onaylanan tutarın yüzde onuna kadar sapmalara kendisi karar verir. Bakım iş emirlerinin sırasını bakım şefiyle birlikte belirler; çakışma çözülemezse sponsora gider.

Ekip ve kaynaklar: Selma, masa tabanı ve yeni yerleşim talimatı; Yasin, deneme haftasında kontroller; Kenan Bey, kabul rafının yeri ve malzeme akışı; Necati Usta, basınçlı hava bağlantısı, üç gün; Fikret, raf etiketleri ve eski alanın temizliği, bir gün; Gülşen, kullanılmayan rafların iadesi. Ekipten birinin zamanı başka bir işle çakışırsa Ilgın önce o kişinin amiriyle konuşur, anlaşamazlarsa Recep Bey karar verir.

Üst düzey kapsam: Titreşimsiz masa tabanı, kabul rafı, basınçlı hava bağlantısı, yeni yerleşim talimatı, bir haftalık deneme.

Kapsam dışı: Yeni elektrik hattı ve tam taşınma; giriş kontrol talimatlarının tümünün yeniden yazılması; Kenan Bey'in depo düzeni; tablet formu.

Başarı ölçütleri ve kabul: Taşınma bütçe içinde ve dört hafta içinde tamamlanmış; kabulü Recep Bey verir. Teknisyenler yeni alanda bir hafta kontrol yapmış, ölçüm sonuçları eski alandakilerle tutarlı; kabul eden Selma, deneme haftasının kayıtlarına bakarak. Kontrolsüz parti ve depoya dönüş hedefleri tutmuş; kabul eden Ayten Hanım, taşınmadan üç ve altı ay sonra.

Varsayımlar ve kısıtlar: Varsayım: masa tabanı titreşim denemesinden geçer; Selma deneme haftasının ilk günü sınar. Varsayım: deneme haftası ay sonu depo sayımıyla çakışmaz; Kenan Bey takvime bakar. Kısıt: yeni elektrik hattı yok. Kısıt: kontrol taşınma sırasında en fazla iki gün durur; o günlerde gelen partiler eski alanda bekler.

Takvim ve bütçe: Üç hafta iş, bir hafta görünür tampon; ilk ara kontrol masa tabanı. Bütçe, Ayten Hanım'ın onayladığı yatırım tutarı.

İmza: Ayten Hanım.

Ilgın sayfayı ertesi sabah Recep Bey'e götürüyor. Recep Bey yetki satırında duruyor: "Yüzde on çok değil mi?" Ilgın, tamponla birlikte okunmasını istiyor; yüzde on, rafların iadesindeki fiyat farkı gibi küçük sapmalar için, bunu aşan her şey zaten ona gelecek. Recep Bey satırı olduğu gibi bırakıyor, ama bir şey ekletiyor: "Cuma yazını bana değil, Ayten Hanım'a da gönder." Böylece tamponun izlenmesi sponsorun yanında genel müdürün de gözü önüne çıkıyor.

Hatayı bul

Ilgın'ın ilk taslağında, yukarıdaki sayfadan önce, beş satır başka türlü yazılmıştı. Her birinde bir beratın ilkesi çiğneniyor. Önce kendin bul, sonra çözüme bak.

1. "Amaç: Giriş kontrol alanını daha verimli hâle getirmek."
2. "Proje yöneticisinin yetkisi: Ilgın projeyi yönetir."
3. "Başarı ölçütleri ve kabul: Proje başarıyla tamamlandığında ekip birlikte değerlendirir."
4. "Kapsam: Giriş kontrolüyle ilgili her şey."
5. "İmza: Ilgın."

Çözüm

Birinci satır bir yön söylüyor ama bir hedef söylemiyor. "Daha verimli" neyle ölçülecek, ne zamana kadar? 6.3'teki sınavdan geçmiyor. Güçlü sürüm amacı iki ölçülebilir sonuca bağlıyor, kontrolsüz parti ve depoya dönüş taşıması, ve ölçünün başlangıç değerini kimin kaydettiğini yazıyor. İkinci satır yetkiyi adlandırıyor ama sınırlamıyor. "Projeyi yönetir" cümlesi, Fikret'in bir gününü kullanmak gerektiğinde Ilgın'ın yine sponsoru araması gerektiği anlamına geliyor. Bir beratın değeri yetkinin sınırında yatar: neye kendi başına karar verilecek, hangi tutardan ya da hangi gecikmeden sonra yukarı gidilecek. Üçüncü satır 6.4'teki iki hatayı birden yapıyor: başarıyı sona bırakıyor ve kabulü bir kalabalığa veriyor. Güçlü sürüm üç ölçütü üç ayrı kişiye bağlıyor ve her birinin hangi kanıta bakacağını söylüyor. Dördüncü satır kapsamı sınırsız açıyor. "Giriş kontrolüyle ilgili her şey" yazıldığında, talimatların tümünü yeniden yazmak, tablet formunu kurmak, depo düzenini değiştirmek de bu projenin işi sayılabilir. Ilgın'ın pilot projesini 0.6'da seçerken ayırdığı talimat yazımı, böyle bir satırla geri dönerdi. Kapsam dışı satırı tam bu yüzden yazılır. Beşinci satır en kolay gözden kaçanı: beratı proje yöneticisinin kendisi imzalamış. Berat bir yetki belgesidir ve yetki ancak onu verebilecek birinden gelir. Ilgın kendi beratını imzaladığında, Necati Usta'nın amirine ya da Gülşen'e gösterebileceği hiçbir şey olmaz; sayfa kendi kendine verilmiş bir izin olur. Pilot projede bu kişi, küçültülmüş taşınmayı onaylayan ve yatırım tutarını kabul eden Ayten Hanım'dır. Sponsor Recep Bey de imzalayabilirdi, ama kalıphanenin vinciyle çakışma gibi bölümler arası kararlarda Ayten Hanım'ın imzası daha uzağa ulaşır.

Teslim

Rubrik

Zayıf

Berat bir niyet bildirisi gibi okunuyor. Amaç ölçülemez bir cümle; yetki satırı yalnızca bir ad taşıyor, sınır yok. Kapsam dışı satırı ya boş ya da kimsenin isteyemeyeceği şeylerden oluşuyor. Başarı ölçütleri ya hiç yok ya da "ekip birlikte değerlendirir" diye bir kalabalığa bırakılmış. Sayfa kimseye gösterilmemiş ve imza satırı boş.

Yeterli

Dokuz satırın hepsi dolu ve sayfa tek sayfayı geçmiyor. Amaç ölçülebilir bir hedefe bağlanmış, yetki satırında en az bir sayısal sınır var, kapsam dışı satırında en az iki madde yer alıyor. Başarı ölçütlerinin her birinin tek bir kabul edeni var. Ama varsayımlar ve kısıtlar ayrılmamış, ya da sayfa sponsora gösterilmiş ama onun itirazı kayda geçmemiş.

Güçlü

Yeterli düzeyin hepsi, artı şunlar: amaç satırı 6.3'teki hedefe, başarı ölçütleri 6.4'teki sayfaya, varsayımlar 6.5'teki kayda açıkça dayanıyor ve her başarı ölçütünün kabulü bir kanıta bağlanmış. Yetki satırı, sınırı aşan bir durumda kime gidileceğini söylüyor. Kapsam dışı satırındaki maddelerden biri, gerçekten istenme ihtimali olan bir işi önceden dışarıda bırakıyor. Proje başlamışsa sözlü kararlar ayrılmış ve yazıya geçirilmiş. Sponsorun itirazı ve senin cevabın sayfanın altında duruyor.

Kapanış

1. Berat bir planı değil bir yetkiyi belgeler; değeri amacın ölçülebilirliğinde, yetkinin sınırında ve kapsam dışı satırında yatar.
2. Bir pilot projenin beratı, modülün öteki belgelerini tek sayfada birleştirir: hedef, başarı ölçütleri ve kabul edenleri, varsayımlar ve kısıtlar.
3. Başlamış bir projenin de beratı yazılır; sözlü kararları kâğıda geçirir ve kalan işin kurallarını koyar.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın beratındaki ekip satırında altı ad var, ama malzemeyi her sabah fabrikaya getiren tedarikçi şoförlerinin adı yok; kabul rafının artık başka bir yerde olduğunu onlara kimse söylemedi. 7.1, bir projenin görünmeyen paydaşlarını bulmayı ele alıyor.