Mantıksal çerçeve yaklaşımı

Sahadan bir an

Çarşamba akşamı, Diyarbakır'da bir derneğin Bağlar'daki küçük ofisi. Proje koordinatörü Rojda, bir hibe programına verilecek başvurunun son sayfasını, dört sütunlu bir tabloyu, dernek başkanı Nazlı Hanım'a gösteriyor. Proje, ev yapımı salça ve kurutmalık satan bir kadın kooperatifinin üyelerine dijital beceri eğitimi vermeyi amaçlıyor. Başvurunun son günü cuma.

Rojda: Tabloyu dün gece doldurdum. Fon kuruluşu bu biçimi istiyor, başka türlü kabul etmiyorlar.

Nazlı Hanım: Proje amacı satırını oku bakalım.

Rojda: "Otuz kadına dijital beceri eğitimi verilir ve kooperatife bir internet sitesi kurulur."

Nazlı Hanım: Bu yapacağımız iş. Kadınlar eğitimden sonra ne yapıyor olacak?

Rojda: Siparişleri internetten alacaklar. Yani bunu mu yazmam lazım?

Nazlı Hanım: Bir de varsayımlara "eğitmen bulunur" yazmışsın. Eğitmeni biz bulacağız, Rojda. Bu bizim işimiz.

Rojda'nın tablosu boş değil; her kutusunda bir cümle var. Sorun, kutuların birbirine bağlanmaması: amaç satırı faaliyetleri tekrarlıyor, varsayım sütunu ise derneğin kendi elindeki bir işi dış bir koşul gibi yazıyor. Tablo doldurulmuş, ama düşünülmemiş. Asıl soru şu: bu dört sütunlu tablo hangi sırayla okunur ve kutuları birbirine hangi bağla tutunur?

Kavram

6.5'te varsayımları ve kısıtları ayrı ayrı kaydetmiştik. Hibeyle yürüyen projelerde bu düşünce, amaçları ve göstergeleri de içine alan tek bir tabloya dönüşür.

Satırları tek tek okuyalım. Genel amaç, projenin daha geniş bir hedefe yaptığı katkıdır; proje bunu tek başına gerçekleştiremez. Rojda'nın projesinde bu, kooperatif üyesi kadınların gelirinin ve ekonomik bağımsızlığının artmasına katkıdır. Proje amacı, hedef gruba sağlanan doğrudan faydadır: kooperatifin siparişlerinin bir kısmını internet üzerinden alıp karşılayabiliyor olması. Sonuçlar, projenin teslim ettiği somut ürün ya da hizmetlerdir: eğitimi tamamlamış kadınlar, çalışan bir sipariş sayfası, ürün fotoğrafları. Faaliyetler de bu sonuçları üretmek için yapılacak işlerdir: eğitmen bulmak, dersleri vermek, sayfayı kurmak.

Rojda'nın ilk hatası bu satırlarda. Proje amacını sonuçların toplamı olarak yazmış: "eğitim verilir ve site kurulur". Oysa proje amacı, sonuçlar gerçekleştiğinde ortaya çıkması beklenen daha üst bir durumdur. Eğitim ve site sonuçtur; kadınların siparişi internetten alması amaçtır.

Dikey mantık, varsayım sütununu tablonun süsü olmaktan çıkarır ve her satırın bir parçası yapar. Burada 6.5'ten ince bir fark var. Varsayım kaydında kurumun kendi içindeki koşulları da yazmıştık, Turan Bey'in vardiya çizelgesi gibi. Mantıksal çerçevenin varsayım sütunu daha dardır: yalnızca projenin başarısını etkileyebilecek ama proje yönetiminin doğrudan denetimi dışında kalan dış etkenleri içerir. Nazlı Hanım'ın itirazı tam olarak bu: eğitmeni bulmak derneğin işidir, yani bir faaliyettir; varsayım olamaz. Kooperatifin bulunduğu mahalleye kargo şirketlerinin düzenli uğraması ise derneğin elinde değildir; işte o bir varsayımdır.

Bir dış etkeni sütuna yazmadan önce iki soru sorulur. Bu etken önemli mi? Önemliyse, tutar mı? Neredeyse kesin tutacaksa sütuna yazılmaz. Tutma olasılığı varsa varsayım olarak yazılır ve proje boyunca izlenir. Tutması pek olası değilse, proje yeniden tasarlanarak o etkeni etkileyecek bir faaliyet ya da sonuç eklenir; bu da mümkün değilse proje uygulanabilir olmayabilir. Kadınların derslere düzenli gelmesi buna iyi bir örnek: ilk bakışta dış bir koşul gibi görünür, ama ders saatini ayarlamak ve küçük çocuklar için bir oyun köşesi açmak derneğin elindedir. Bu yüzden varsayım sütunundan çıkar, faaliyetler satırına girer.

Göstergeler bir amacı nicelik, nitelik ve zaman cinsinden ölçülebilir kılar. Doğrulama kaynağı ise yalnızca bir belge adı değil; bilginin nasıl toplanacağını, kimin toplayacağını ve ne zaman sunulacağını söyler. Sık rastlanan bir hata, her satırın doğrulama kaynağına "proje raporları" yazmaktır: bilgi asıl nereden gelecek, sorusu cevapsız kalır. Rojda'nın projesinde proje amacının en iyi kaynağı, kooperatifin zaten tuttuğu sipariş defteridir; yeni bir kayıt sistemi kurmak yerine var olanı kullanmak hem ucuzdur hem de proje bittiğinde sürer.

Aynı tablo Ilgın'ın kabin projesine de uygulanabilir, üstelik yararlı bir sınama olur. Faaliyetler kabin ve fırının kurulması ve operatör eğitimidir; sonuç, deneme üretiminde çalışan bir kabindir; proje amacı, boyahanedeki hurda oranının hedeflenen düzeye inmesidir; genel amaç, yeni kapı döşemesinin seri üretimine katkıdır. Proje amacı düzeyinde dış bir varsayım da hemen görünür: müşterinin bu parça için öngördüğü sipariş hacminin sürmesi. Bu, Ilgın'ın denetiminde olmayan ve kabinin değerini doğrudan belirleyen bir koşuldur.

Perde arkası

Matrisin yapısı ve okunma kuralları Avrupa Komisyonu'nun açık erişimli proje döngüsü yönetimi kılavuzundan, yaklaşımın doğuşu ise bir ansiklopedi maddesinden aktarılıyor.

Kılavuz, yaklaşımın sorunlarını sayarken bir eleştiri çalışmasından uyarladığını belirtir; o çalışmanın özgün metnine ulaşamadık. Hibe başvurusunun kendisini yazmak, yani bütçe gerekçesi ve başvuru dili, M57'de ele alınacak.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Perşembe öğleden sonra Rojda, kooperatiften iki üyeyi de ofise çağırıp matrisi baştan okuyor.

Zayıf sürüm

Proje amacı: Otuz kadına dijital beceri eğitimi verilir ve kooperatife bir internet sitesi kurulur.

Gösterge: Eğitim verilmiştir. Doğrulama kaynağı: Proje raporları.

Varsayımlar: Eğitmen bulunur. Kadınlar derse gelir.

Güçlü sürüm

Proje amacı: Kooperatif, siparişlerinin bir kısmını internet üzerinden alıp karşılıyor.

Gösterge: Projenin bitiminden sonraki altı ayda kooperatifin siparişlerinin en az dörtte biri internet üzerinden gelmiş; siparişleri en az on üye kendisi işleyebiliyor.

Doğrulama kaynağı: Kooperatifin sipariş defteri, ayda bir, kooperatifin muhasebe sorumlusu tarafından; ayrıca on üyeyle altıncı ayda kısa görüşmeler, Rojda tarafından.

Varsayımlar (amaç düzeyi): Kargo şirketleri kooperatifin mahallesine haftada en az iki gün uğramayı sürdürür. Kullanılan çevrim içi satış sayfasının komisyon koşulları proje süresince ciddi biçimde değişmez.

Faaliyetlere taşınanlar: Eğitmen bulmak; ders saatini kooperatifin üretim takvimine göre ayarlamak; ders sırasında küçük çocuklar için bir oyun köşesi açmak.

İlk sürümün üç satırı da kendi başına makul görünüyor, ama birbirine bağlanmıyor. Amaç satırı faaliyetleri tekrarlıyor; gösterge, amacın kendisini ölçmek yerine bir faaliyetin yapılıp yapılmadığını soruyor; doğrulama kaynağı bilginin nereden geleceğini söylemiyor. Güçlü sürüm amaç satırını bir değişime çeviriyor ve göstergeyi o değişime bağlıyor: hem bir oran, hem de becerinin kadınlarda kalıp kalmadığını soran ikinci bir gösterge. Doğrulama kaynağı kooperatifin zaten tuttuğu defteri kullanıyor ve kimin, ne sıklıkla bakacağını söylüyor. En öğretici satır sonuncusu: varsayım sanılan üç koşul, derneğin elinde oldukları için faaliyetlere taşınıyor ve varsayım sütununda yalnızca gerçekten dış olanlar kalıyor.

Bağlam notu

Mantıksal çerçeve çoğu zaman bir fon kuruluşunun şartı olarak hayata girer ve bu yüzden bir dış denetim aracı gibi algılanır. Kılavuz bu riski kendisi de not eder: matris yukarıdan aşağı bir kontrol aracına dönüşürse ya da kavramları bilmeyen çalışanları dışlarsa, yardımcı olmaktan çıkar ve kendi başına bir amaca dönüşür. Rojda'nın ilk taslağı, tam da bu baskının ürünü: fon istiyor, ben dolduruyorum.

Rojda'nın ikinci okumaya kooperatiften iki üyeyi çağırması bu yüzden önemli. Değer kimin için üretiliyor? Kooperatifin kadınları için. Proje amacını onların ağzından duymak, "eğitim verilir" cümlesini "siparişi biz alıyoruz" cümlesine çeviriyor. Kılavuz da analizin katılımcı biçimde yapılmasının matrisin kendisi kadar önemli olduğunu, özellikle uygulayıcı ortakların projeyi sahiplenmesinin faydaların kalıcılığı için belirleyici olduğunu vurgular. Göstergeyi kadınlar birlikte yazınca, altıncı ayda deftere bakacak olanlar da onlar oluyor.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projenin varsayım kaydında, aslında senin elinde olan ama dış bir koşul gibi yazdığın bir madde var mı?

Kapanış

1. Mantıksal çerçeve matrisi genel amacı, proje amacını, sonuçları ve faaliyetleri; göstergeleri, doğrulama kaynaklarını ve dış varsayımları tek tabloda bağlar; değeri, onu üreten analiz sürecinden gelir.
2. Dikey mantık satırları "eğer, o zaman" zinciriyle bağlar; proje amacı sonuçların toplamı değil, sonuçlar gerçekleşince ortaya çıkan daha üst bir durumdur.
3. Varsayım sütunu yalnızca proje yönetiminin denetimi dışındaki etkenleri içerir; projenin elindeki bir koşul faaliyetlere taşınır, doğrulama kaynağı ise bilginin nereden, kim tarafından ve ne sıklıkla toplanacağını söyler.

Beş soru

1. Rojda'nın ilk proje amacı cümlesinin sorunu nedir?
2. Nazlı Hanım "eğitmen bulunur" varsayımına neden itiraz ediyor?
3. Bir doğrulama kaynağına "proje raporları" yazmak neden zayıftır?
4. Bir ilçe belediyesi, mahalle sakinlerine ücretsiz yüzme kursu açmak için bir hibe başvurusu hazırlıyor. Proje amacı düzeyinde bir dış varsayım ve proje ekibinin elinde olduğu için faaliyetlere taşınması gereken bir koşul örneği verebilir misin?
5. Bir dış varsayımın tutması pek olası değilse ne yapılmalıdır?

Yanıtlar

1. Sonuçların toplamı olarak yazılmış: eğitim verilmesi ve site kurulması, projenin teslim edeceği sonuçlardır. Proje amacı, bu sonuçlar gerçekleştiğinde ortaya çıkan daha üst durumdur, yani kooperatifin siparişlerin bir kısmını internetten alıp karşılıyor olması. Aksi halde dikey mantık kopar ve tablo aynı şeyi iki satırda söyler.
2. Çünkü eğitmeni bulmak derneğin kendi işidir, yani bir faaliyettir. Mantıksal çerçevenin varsayım sütunu yalnızca projenin denetimi dışındaki dış etkenleri içerir. Akla ilk gelen "eğitmen bulamazsak proje yürümez, demek ki kritik bir koşul" itirazı haklıdır, ama kritik olması onu varsayım yapmaz; yönetilmesi gereken bir faaliyet yapar.
3. Çünkü bilginin asıl nereden geleceğini, kimin toplayacağını ve ne sıklıkla sunulacağını söylemez. İyi bir doğrulama kaynağı bunları belirtir ve mümkünse kooperatifin sipariş defteri gibi zaten var olan bir kayda dayanır.
4. Örneğin dış varsayım: ilçedeki kapalı havuzu işleten kurumun, kurs saatlerinde havuzu belediyeye ayırmayı sürdürmesi. Faaliyetlere taşınması gereken koşul: kursiyerlerin düzenli katılımı; bu, kurs saatlerini çalışanların mesaisine göre ayarlamak ve ulaşım için servis koymakla proje ekibinin elindedir.
5. Önce projenin o etkeni etkileyecek biçimde yeniden tasarlanıp tasarlanamayacağına bakılır: yeni faaliyetler ya da sonuçlar eklenir, gerekirse proje amacı yeniden yazılır. Bu da mümkün değilse proje uygulanabilir olmayabilir; böyle bir varsayımı sütuna yazıp geçmek, sorunu yalnızca kâğıda taşır.

Sonraki derse köprü

Başlatma aşamasının belgelerini tek tek gördük: iş gerekçesi, berat, hedef ve başarı ölçütleri, varsayımlar, başlangıç toplantısı, mantıksal çerçeve. 6.8 atölyesinde bunlardan en kısasını, pilot projenin tek sayfalık beratını, kendi projen için yazıyorsun.