Başarı ölçütleri ve kabul

Sahadan bir an

Perşembe öğleden sonra, kalite ofisi. Ilgın kabin projesinin başarı ölçütleri sayfasını hazırlıyor ve herkese aynı soruyu sormuş: proje bittiğinde "başarılı oldu" demek için neye bakacaksınız? Cevaplar masada.

Ilgın: Recep Bey, sizin cevabınız: "Kabin zamanında ve bütçesinde kurulsun."

Recep Bey: Evet. Ayten Hanım bana önce onu soracak.

Ilgın: Turan Bey'in cevabı: "Operatörlerim yeni kabinde rahat çalışsın, vardiyam bozulmasın."

Turan Bey: Kabini ben kullanacağım, Ilgın Hanım. Kurulup gitmeniz yetmez.

Ilgın: Bir de müşterinin kalite temsilcisinden gelen e-posta var: "Bizim için tek ölçüt, yüzeyin onayladığımız numuneyle aynı olması."

Recep Bey: Üç farklı cevap. Hangisi doğru?

Ilgın: Üçü de. Ama her birini kimin kabul edeceğini şimdi yazmazsak, proje bittiğinde üç kişi üç ayrı şey söyler.

Masadaki üç cevap aynı projeye üç ayrı yerden bakıyor. Bu ayrılık bir sorun değil, bir bilgi: projenin başarısı tek bir ölçüyle anlatılamaz. Sorun, bu üç bakışın proje bitene kadar konuşulmaması ve son gün birbirine çarpmasıdır. Bu ders, üç bakışı üç ayrı ölçüte çevirmeyi ve her ölçüte tek bir imza sahibi bulmayı öğretiyor.

Kavram

1.8'de proje yönetimi başarısı ile ürün başarısını ayırmıştık: biri projenin nasıl yönetildiğine, öbürü ortaya çıkan şeyin işe yarayıp yaramadığına bakar. Başlatma aşamasında bu ayrım bir sayfaya dönüşür.

Ilgın'ın masasındaki üç cevap, üç ayrı katmanı temsil ediyor. Recep Bey'inki proje yönetimi başarısı: kabin, beratta yazılan tarih ve bütçe sınırları içinde kuruldu mu? Turan Bey'inki ürün başarısının kullanıcı tarafı: kabin, onu kullanacak insanlar için çalışıyor mu, vardiya planı bozulmadan? Müşterininki ise faydanın kendisi: yeni parçanın yüzeyi, müşterinin onayladığı numuneyle aynı mı? Bunlara 6.3'te yazılan hurda hedefi de eklenince, kabin projesinin başarısı üç ölçüte oturur.

Birinci ölçüt, kurulum: kabin ve fırın beratta yazılan bütçenin içinde ve deneme üretimine yetişecek tarihte kurulmuş, Turan Bey'in operatörleri eğitilmiş olacak. İkinci ölçüt, çıktının işe yaraması: 6.3'teki hedef, yani deneme üretimini izleyen iki ayda yüzey kusuru kaynaklı hurdanın yüzde beşe inmesi, vardiya planı korunarak. Üçüncü ölçüt, müşteri onayı: yeni parçanın yüzeyi, müşterinin kalite temsilcisinin onayladığı numuneyle karşılaştırılıp kabul edilmiş olacak.

Ölçütlerin yazılması işin yarısıdır. Öbür yarısı, her birini kimin kabul edeceğidir.

PMI'ın sözlüğü burada yararlı bir ayrım yapar: bir görevin ya da projenin sonucundan hesap verebilir olmak bireysel bir sorumluluktur ve paylaşılmaz. Bu, her başarı ölçütünün kabulünü tek bir kişinin vermesi gerektiği anlamına gelir. "Boyahane kabul eder" ya da "ekip onaylar" yazmak, son gün kimsenin imza atmadığı bir kabule yol açar.

Kabin projesinde üç ölçütün üç kabul edeni şöyle yazılabilir. Kurulum ölçütünü Recep Bey kabul eder, çünkü bütçe ve tarih onun sorumluluğunda. Hurda ölçütünü Turan Bey kabul eder, ama kendi gözlemine değil, son kalite kontrolün kaydına bakarak; hedefin ölçüsü 6.3'te sabitlenmişti. Müşteri onayı ölçütünü müşterinin kalite temsilcisi kabul eder ve Ilgın bu onayı yazılı olarak alır. Böylece her ölçütün bir sahibi, her kabulün bir kanıtı olur.

Kabulün ne zaman verileceği de önemlidir. Bir projeyi yalnızca sonunda tek bir teslimle kabul ettirmek risklidir; bir şey beklenenden farklı çıkarsa düzeltmek pahalıya patlar. Öngörücü bir projede bile ara teslimatlar, örneğin ilk deneme partisinin yüzeyi, müşteriyle ve kullanıcıyla erken gözden geçirilip onaylanmalıdır. Kabin projesinde müşteri onayını deneme üretiminin ilk partisinde almak, sekiz haftanın sonunda bir sürprizle karşılaşmaktan çok daha ucuzdur.

Bir belediyenin çocuk oyun parkı yenilemesinde de aynı üç katman görülür. Fen işleri müdürü için başarı, parkın bütçesinde ve okullar kapanmadan bitmesidir. Park bahçeler müdürü için başarı, oyun aletlerinin bakımının kolay olmasıdır. Mahalledeki aileler için başarı ise çocuklarının güvenle oynamasıdır. Üç ölçüt, üç ayrı kabul eden ister: teknik teslimi fen işleri, bakım uygunluğunu park bahçeler, güvenlik denetimini ise yetkili bir denetçi kabul eder; ailelerin memnuniyeti de açılıştan bir ay sonra yapılacak kısa bir anketle izlenir.

Perde arkası

Başarı ölçütlerinin ve kabulün dayanağı iki açık kaynaktan okundu: PMI'ın güncel sözlüğü ve PMBOK 7'nin çekirdek geliştirme ekibinde yer almış bir yazarın teslim performans alanı üzerine açık kitabı.

Ayrıntılı kabul ölçütlerini, yani bir teslimatın tek tek hangi koşulları karşılayacağını nasıl yazacağımızı, gereksinimler modülünde ayrıca ele alacağız. Bu derste odak, projenin bütünü için başarının nasıl tanımlandığı ve kabulün kime ait olduğu.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın'ın ilk taslağı ve Recep Bey, Turan Bey ile müşterinin e-postasını yan yana koyduktan sonraki sayfa.

Zayıf sürüm

Başarı: Kabin kurulacak ve hurda düşecek.

Kabul: Proje ekibi ve ilgili bölümler.

Ne zaman: Proje sonunda.

Güçlü sürüm

Ölçüt 1, kurulum: Kabin ve fırın beratta yazılan bütçe içinde, deneme üretimine yetişecek tarihte kurulmuş; operatörler eğitilmiş. Kabul eden: Recep Bey.

Ölçüt 2, hurda: 6.3'teki hedef tutmuş: yüzey kusuru kaynaklı hurda yüzde beşe inmiş, vardiya planı korunmuş. Kabul eden: Turan Bey, son kalite kontrolün haftalık kaydına bakarak.

Ölçüt 3, müşteri onayı: Yeni parçanın yüzeyi müşterinin onayladığı numuneyle karşılaştırılıp kabul edilmiş. Kabul eden: müşterinin kalite temsilcisi; onay yazılı alınır.

Ara onay: Müşteri onayı ilk deneme partisinde istenecek; sekiz haftanın sonuna bırakılmayacak.

Danışılacaklar: Bakımdan Necati Usta kurulumun teknik uygunluğu için, Derya Hanım operatör güvenliği için.

Zayıf sürüm başarıyı iki fiile, kabulü ise bir kalabalığa bırakıyor. "Hurda düşecek" ne kadar düşeceğini söylemiyor; "proje ekibi ve ilgili bölümler" ise son gün kimin imza atacağını söylemiyor. "Proje sonunda" satırı da bütün riski sona yığıyor. Güçlü sürüm üç bakışı üç ayrı ölçüte çeviriyor ve her birine tek bir kabul eden atıyor; hurda ölçütünde kabulün kanıtını, yani son kalite kontrolün kaydını da yazıyor. En değerli satırı ara onay: müşterinin bakışını projenin sonundan başına taşıyor ve bir sürprizi ucuzken yakalıyor. Danışılacaklar satırı ise kabul edenle danışılan kişiyi birbirinden ayırıyor: Necati Usta ve Derya Hanım dinlenir, ama karar onların değildir.

Bağlam notu

Başarı ölçütleri çoğu zaman proje bittiğinde yazılır, yani en geç ve en tehlikeli anda. O anda her paydaş kendi bakışını "başarının asıl ölçüsü" olarak savunur ve proje yöneticisi, hiç konuşulmamış üç beklentinin arasında kalır. Ölçütleri başlatmada yazmak, bu çatışmayı projenin sonundan başına taşır; başında çatışma ucuzdur, sonunda pahalı.

Değer kimin için, sorusunu bu sayfada her ölçüt için ayrı ayrı sormak gerekir. Kurulum ölçütü Recep Bey'in ve Ayten Hanım'ın değerini korur; hurda ölçütü Turan Bey'in ve fabrikanın; müşteri onayı ise müşterinin. Bir ölçütün kabulünü kimin vereceği, çoğu zaman o ölçütün değerinin kime ait olduğuyla aynı kişidir. Ilgın'ın sayfası bu yüzden üç farklı imza istiyor: her değerin sahibi, kendi değerinin tutulup tutulmadığına kendisi karar veriyor.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende biri proje bittiğinde "ben böyle düşünmemiştim" diyebilir mi?

Kapanış

1. Bir projenin başarısı tek bir ölçüyle anlatılamaz; projenin nasıl yönetildiğine, ortaya çıkan şeyin işe yarayıp yaramadığına ve elde edilen faydaya bakan ölçütler ayrı ayrı yazılmalıdır.
2. Her başarı ölçütünün kabulünü tek bir kişi verir; bir sonuçtan hesap verebilir olmak bireyseldir ve paylaşılmaz; kabulün hangi kanıta bakılarak verileceği de yazılmalıdır.
3. Kabulü projenin sonuna bırakmak risklidir; öngörücü projelerde bile ara teslimatlar müşteri ve kullanıcılarla erken gözden geçirilip onaylanmalıdır.

Beş soru

1. Üretim müdürünün, boyahane şefinin ve müşterinin cevapları başarının hangi katmanlarını temsil ediyor?
2. Bir başarı ölçütünü bir hedeften ayıran nedir?
3. "Kabulü ekip birlikte verir" cümlesi neden sorunludur?
4. Bir aile, mutfak tadilatı için ustayla anlaşıyor. Tadilat bittiğinde başarılı sayılması için üç ölçüt ve her birinin kabul edenini nasıl yazabilir?
5. Güçlü sürümdeki ara onay satırı hangi riski azaltıyor?

Yanıtlar

1. Recep Bey'in cevabı, yani zamanında ve bütçesinde kurulum, proje yönetimi başarısını temsil ediyor. Turan Bey'in cevabı, operatörlerin rahat çalışması ve vardiyanın bozulmaması, ortaya çıkan şeyin kullanıcı için işe yaramasını, yani ürün başarısının kullanıcı tarafını temsil ediyor. Müşterinin cevabı, yüzeyin onaylanan numuneyle aynı olması, projenin asıl faydasını temsil ediyor.
2. Bir başarı ölçütü, proje bittiğinde neye bakılacağının yanında kimin bakacağını ve hangi kanıtla karar vereceğini de söyler. Bir hedef bir varış noktasını tanımlar; bir başarı ölçütü ise o noktaya varılıp varılmadığına kimin, nasıl karar vereceğini de tanımlar.
3. Çünkü herkesin onayına bağlanan bir kabul, son gün kimsenin imza atmadığı bir kabule dönüşür. Bir sonuçtan hesap verebilir olmak bireyseldir ve paylaşılmaz; her ölçütün kabulünü tek bir kişi vermelidir. Danışılacak kişiler çok olabilir, karar veren bir kişidir. Akla ilk gelen "ortak karar daha demokratiktir" itirazı, danışma ile karar arasındaki farkı gözden kaçırır.
4. Örneğin: dolaplar ve tezgâh kararlaştırılan tarihte ve fiyatta takılmış, bunu ailenin bütçeyi tutan üyesi kabul eder; tesisat sızdırmıyor ve elektrik güvenli, bunu ayrı bir usta ya da yetkili bir kontrolcü kabul eder; mutfak günlük kullanımda rahat, bunu en çok yemek yapan aile üyesi bir hafta kullandıktan sonra kabul eder. Her ölçüt için tek bir kişi ve bir kanıt yazılır.
5. Sona yığılan teslim riskini azaltıyor. Müşteri onayı sekiz haftanın sonuna bırakılırsa, yüzey müşterinin beklediği gibi çıkmadığında bunu öğrenmek pahalıya patlar. İlk deneme partisinde alınan onay, bir sürprizi henüz ucuzken yakalar; öngörücü projelerde bile teslimatların erken gözden geçirilmesi bu yüzden önerilir.

Sonraki derse köprü

Üç başarı ölçütünün her biri sessiz bir varsayıma yaslanıyor: kabin tedarikçisinin referans değerinin bizim hattımızda da tutacağı, müşterinin ilk partiyi zamanında değerlendireceği, boyahanenin vardiyalarının deneme haftalarını kaldırabileceği. 6.5, bu tür varsayımları ve kısıtları sınanabilir cümlelere çevirmeyi ele alıyor.