SMART hedef ve sınırları

Sahadan bir an

Salı sabahı, boyahanenin yanındaki küçük toplantı odası. Berat imzalandı; şimdi kabin projesinin hedefini yazmak gerekiyor. Masada Recep Bey, Turan Bey ve Ilgın. Bugün mevcut hatta, yeni parçanın mat boyalı yüzlerinin yüzde on ikisi hurdaya ayrılıyor.

Recep Bey: Hedef basit: kabinle hurdayı sıfırlayacağız.

Turan Bey: Sıfır olmaz Recep Bey. Yüzde on yazalım, tuttururuz.

Recep Bey: Yüzde on mu? Bugün on iki. İki puan için kabin mi alıyoruz?

Turan Bey: Tutturamayacağımız bir sayıyı yazıp sonra hesap mı vereceğim?

Ilgın: İkinizin de haklı bir yanı var. Sıfır gerçekçi değil, yüzde on ise kabinin parasını haklı çıkarmıyor. Bir de bu hedefi kim izleyecek, ne zamana kadar?

Turan Bey: Bunlar zaten SMART'ın harfleri değil mi? Eğitimde gördük.

Ilgın: Evet. Ama harfleri doldurmak, doğru sayıyı bulmak demek değil.

Recep Bey ile Turan Bey aynı hedefin iki uç yazımını öneriyor: biri o kadar iddialı ki kimse inanmıyor, öbürü o kadar temkinli ki yatırımı anlamsızlaştırıyor. Turan Bey'in hatırladığı kısaltma, hedefi biçimsel olarak düzgün yazmaya yardım eder. Ilgın'ın son cümlesi ise kısaltmanın sınırına işaret ediyor. Bu ders, bir amacı beş harfle sınanabilir bir cümleye çevirmeyi ve o beş harfin göremediği yerleri öğretiyor.

Kavram

Proje beratının amaç satırı genellikle bir yöndür: "hurdayı düşürmek", "kapasiteyi artırmak". Bir yön, projeyi başlatmaya yeter ama bitirmeye yetmez; çünkü ne zaman varıldığını söylemez.

Beş ölçütü kabin projesinin hedefine uygulayalım. Belirli: hangi parça, hangi kusur? Kapı döşemesinin boyalı yüzündeki pürüz ve renk farkı gibi yüzey kusurlarından doğan hurda. Ölçülebilir: neyle ölçülecek? Boyahane çıkışındaki son kalite kontrolün kaydettiği hurda oranı, yüzde olarak. Atanabilir: kim izleyecek ve kimin sorumluluğunda? Ilgın izleyecek, boyahane tarafında Turan Bey sorumlu. Gerçekçi: kabinle ulaşılabilir bir düzey ne? Kabin tedarikçisinin benzer bir fabrikadaki referans değeri ve 5.8'deki dış görüş bu soruya yardım eder. Zamana bağlı: ne zamana kadar? Deneme üretiminden sonraki sekiz hafta içinde.

Böylece "hurdayı düşürmek" şöyle bir cümleye dönüşür: kapı döşemesinde yüzey kusuru kaynaklı hurda oranı, deneme üretiminden sonraki sekiz hafta içinde yüzde on ikiden yüzde beşe inecek; izleme Ilgın'da, boyahanedeki sorumluluk Turan Bey'de.

Peki yüzde beş nereden geliyor? İşte kısaltmanın sınırı burada başlıyor. SMART, hedefin iyi yazılıp yazılmadığını sınar; doğru hedef olup olmadığını sınamaz. Recep Bey'in "sıfır" hedefi belirli, ölçülebilir, atanabilir ve zamana bağlı yazılabilir; yalnızca gerçekçi değildir. Turan Bey'in "yüzde on" hedefi ise beş harfin hepsini geçer; ama yatırımı haklı çıkarmaz. Yüzde beşi seçmek bir kısaltma işi değil, bir yargı işidir: kabinin benzer fabrikalardaki sonucu, iş gerekçesinde öngörülen kazanç ve ekibin inanabileceği bir zorluk düzeyi birlikte tartılır.

Gerçekçi harfinin bir de gizli bir yan etkisi var. 0.4'te gördüğümüz hedef koyma araştırması, belirli ve zor hedeflerin, belirsiz hedeflere göre daha yüksek performansla ilişkili olduğunu bulmuştu. "Gerçekçi" ya da "ulaşılabilir" harfi, yanlış okunduğunda hedefi kolaylaştırmaya iter: tutturulacağından emin olunan bir hedef, Turan Bey'in yüzde onu gibi, kâğıt üzerinde SMART'tır ama ekibi zorlamaz. İyi bir hedef zor ama inanılabilir olmalıdır; bu dengeyi kısaltma kendi başına kurmaz.

Kısaltmanın ikinci sınırı, ölçülebilirlik harfindedir. Ölçülebilir olanın öne çıkması, ölçülemeyenin geri planda kalmasına yol açar. Kabin projesinde hurda oranı kolayca ölçülür; ama Turan Bey'in vardiya planının bozulmaması, operatörlerin yeni kabinde güvenle çalışması ya da müşterinin yüzeyden memnun kalması aynı kolaylıkla sayıya dökülmez. Bunlar hedefin dışında kalırsa, proje hurdayı düşürüp başka bir yerde sorun yaratabilir. SMART'ı ilk öneren yazar da her hedefin her düzeyde sayıya dökülemeyeceğini kabul etmişti.

Bir okul müdürü "öğrencilerin okuma alışkanlığını artırmak" hedefini SMART'a çevirirken aynı iki sınırla karşılaşır. Hedefi "bu dönem beşinci sınıfların kütüphaneden aylık ödünç aldığı kitap sayısı öğrenci başına birden ikiye çıkacak" diye yazmak, beş harfin hepsini karşılar. Ama ödünç alınan kitap okunan kitap değildir; öğrenciler sayıyı tutturmak için kitap alıp okumadan geri getirebilir. Ölçü, hedefin kendisini değil, ona yakın bir işareti ölçer. Müdür, ödünç sayısının yanında, ayda bir sınıfta okunan kitaplar üzerine kısa bir sohbet gibi sayıya dökülmeyen bir izleme de kurmalıdır.

Perde arkası

SMART kısaltmasının kaynağı olan 1981 tarihli kısa makalenin metni okunamadı; özgün harfleri ve yazarın notu Wikipedia'nın "SMART criteria" maddesinden aktarılıyor. Madde, harflerin özgün açılımını ve yazarın her yönetim düzeyinde hedefleri sayıya dökmenin mümkün olmadığına dair uyarısını verir. Kısaltmanın sınırlarına dair güncel bir değerlendirme ise doğrudan okundu.

Kaynakların sınırı şu: SMART'ın kendi makalesini değil, onu aktaran bir ansiklopedi maddesini; kısaltmanın eleştirisini ise başka bir alandan, egzersiz biliminden okuduk. Proje yönetiminde SMART hedeflerin etkisini doğrudan ölçen bir çalışmaya bu ders için ulaşamadık. Bu yüzden SMART'ı bir yazım denetimi olarak öneriyoruz, bir başarı garantisi olarak değil.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Toplantı odasında iki taslak yan yana duruyor: Recep Bey'in tahtaya yazdığı ilk cümle ve üç kişinin öğleye kadar üzerinde anlaştığı metin.

Zayıf sürüm

Hedef: Hurdayı sıfırlamak.

Kim: Boyahane.

Ne zaman: En kısa sürede.

Güçlü sürüm

Hedef: Kapı döşemesinde yüzey kusuru kaynaklı hurda oranı, deneme üretiminden sonraki sekiz hafta içinde yüzde on ikiden yüzde beşe inecek.

Ölçü: Boyahane çıkışındaki son kalite kontrolün haftalık hurda kaydı; ölçüm yöntemi deneme üretiminden önce değişmeyecek.

Kim: İzleme Ilgın'da; boyahanedeki sorumluluk Turan Bey'de.

Neden yüzde beş: Kabin tedarikçisinin benzer bir hattaki referansı yüzde dört ile altı arasında; iş gerekçesindeki kazanç yüzde altının altında başlıyor. Yüzde on yatırımı haklı çıkarmıyor, sıfır inanılabilir değil.

Ölçülmeyen ama korunacak olan: Boyahanenin vardiya planı ve operatörlerin yeni kabinde güvenli çalışması; ikisi haftalık toplantıda ayrıca konuşulacak.

İlk taslak, SMART'ın en basit sınavından bile geçmiyor: "sıfırlamak" gerçekçi değil, "boyahane" bir kişi değil, "en kısa sürede" bir tarih değil. Ama güçlü sürümü değerli kılan, beş harfi doldurması değil. En değerli satırı "neden yüzde beş": sayının nereden geldiğini, yani tedarikçi referansını ve iş gerekçesindeki eşiği gösteriyor ve iki uç öneriyi neden reddettiğini açıklıyor. Ölçü satırı ölçüm yöntemini sabitliyor; böylece hedef, ölçüm değiştirilerek "tutturulamaz". Son satır da SMART'ın görmediği şeyi, sayıya dökülmeyen ama korunması gereken iki koşulu, hedefin yanına yazıyor.

Bağlam notu

SMART, bir hedefi yazarken akla gelen soruları bir listeye çevirdiği için kullanışlıdır. Ama bir liste olarak tehlikesi de buradan doğar: beş kutu doldurulunca hedef bitmiş gibi hissedilir. Oysa kutuları doldurmak, hedefin doğru düzeyde, doğru sorunda ve doğru yan koşullarla konduğunu göstermez.

Neyle bileceğiz, sorusu SMART'ın merkezinde durur; ama iki katmanı vardır. Birinci katman ölçünün kendisi: hurda oranı yüzde beşe indi mi? İkinci katman ölçünün neyi temsil ettiği: hurda oranının düşmesi gerçekten müşterinin istediği yüzeyin verildiği anlamına mı geliyor, yoksa kusurlu parçalar başka bir yerde mi birikiyor? Okul müdürünün ödünç sayısında olduğu gibi, ölçü çoğu zaman hedefin kendisini değil ona yakın bir işareti ölçer. İyi bir hedef, ölçüsünün sınırını da bilir.

Uygulama

Retro sorusu

Son yazdığın hedeflerden birinde sayıyı, ona ulaşmanın değerine göre değil, tutturabileceğinden emin olduğun için mi seçtin?

Kapanış

1. SMART, bir hedefin belirli, ölçülebilir, birine atanabilir, gerçekçi ve zamana bağlı yazılıp yazılmadığını sınar; özgün harfler zamanla farklı açılımlar almıştır.
2. Kısaltma hedefin iyi yazıldığını sınar, doğru seçildiğini değil; doğru sayı iş gerekçesine, benzer işlerin sonuçlarına ve ekibin zorlanabileceği düzeye bakılarak seçilir.
3. "Gerçekçi" harfi hedefi kolaylaştırmaya, "ölçülebilir" harfi ölçülemeyeni gözden kaçırmaya itebilir; iyi bir hedef zor ama inanılabilirdir ve korunması gereken koşulları yanında taşır.

Beş soru

1. Recep Bey'in "sıfır" ve Turan Bey'in "yüzde on" hedefleri SMART açısından nasıl farklılaşıyor?
2. SMART'ın özgün harfleri ile bugün yaygın açılımı arasında ne fark var?
3. "Gerçekçi" harfi neden yanlış okunduğunda bir tuzağa dönüşebilir?
4. Bir belediye, "parkların temizliğini artırmak" hedefini "ay sonuna kadar toplanan çöp torbası sayısını yüzde yirmi artırmak" diye yazıyor. Bu SMART hedefin sorunu ne olabilir?
5. Güçlü sürümdeki ölçü satırı neden ölçüm yöntemini sabitliyor?

Yanıtlar

1. "Sıfır" belirli, ölçülebilir ve zamana bağlı yazılabilir ama gerçekçi değildir; ekip inanmadığı bir hedefe bağlanmaz. "Yüzde on" ise beş harfin hepsini geçer, ama SMART'ın sınamadığı bir şeyde kalır: kabin yatırımını haklı çıkaracak kadar büyük değildir. Biri yazım sınavından, öbürü değer sınavından kalıyor.
2. İlk önerildiği biçimde harfler belirli, ölçülebilir, atanabilir, gerçekçi ve zamana bağlı anlamına geliyordu. Bugün atanabilir yerine çoğunlukla ulaşılabilir, gerçekçi yerine ilgili denir. Akla ilk gelen "aynı kısaltma, aynı anlam" cevabı yanlış olur; özgün açılımdaki atanabilir harfi, hedefin bir kişiye bağlanmasını ayrıca isterdi.
3. Çünkü tutturulacağından emin olunan bir hedefi seçmeye iter. 0.4'te gördüğümüz hedef koyma araştırması belirli ve zor hedeflerin daha yüksek performansla ilişkili olduğunu bulmuştu; "gerçekçi" harfi "kolay" diye okunursa, hedef ekibi zorlamayan bir düzeye iner ve kâğıt üzerinde SMART kalır.
4. Toplanan çöp torbası sayısı parkların temizliğini değil, toplama işinin miktarını ölçer; parklar kirlendikçe sayı artar. Hedef ölçüyü tutturabilir ama amacı tersine çevirebilir. Daha iyi bir ölçü, belirli günlerde yapılan bir temizlik denetiminin sonucu ya da parkı kullananların şikâyet sayısı olabilir.
5. Çünkü ölçüm yöntemi proje sırasında değişirse, hedef ölçüm değiştirilerek tutturulabilir: örneğin hangi kusurun hurda sayılacağı değiştirilirse oran kâğıt üzerinde düşer ama yüzey iyileşmez. Yöntemi deneme üretiminden önce sabitlemek, hedefin gerçek bir iyileşmeyi ölçmesini güvenceye alır.

Sonraki derse köprü

Hurda hedefi artık ölçülebilir bir cümle. Ama kabin projesi bittiğinde "başarılı" diyecek kişi kim olacak ve yalnızca hurda oranına mı bakacak? 6.4, proje başarısını ölçecek üç ölçütü ve kabulü kimin vereceğini yazmayı ele alıyor.