Proje beratı

Sahadan bir an

Yönetim kurulu, iş gerekçesindeki öneriyi kabul etti: önce mevcut boya hattına bir mat yüzey kabiniyle ona bağlı bir fırın eklenecek, yeni hat kararı kabinin sonucuna göre verilecek. Pazartesi sabahı Ayten Hanım, Ilgın'ı odasına çağırıyor.

Ayten Hanım: Kabin projesini sen yürütmeni istiyorum. Recep Bey sponsor.

Ilgın: Teşekkür ederim. Bir şey sorabilir miyim? Kabin boyahanede kurulacak. Boyahanenin şefi Turan Bey bana bağlı değil. Ondan iki operatörü deneme için istediğimde ne olacak?

Ayten Hanım: Konuşursunuz, anlaşırsınız.

Ilgın: Anlaşamazsak? Bir de bütçe: tedarikçi bir kalemde fiyat değiştirirse kime soracağım?

Ayten Hanım: Haklısın. Bunları bir yere yazalım. Recep Bey'le birlikte bir sayfa hazırlayın, ben imzalayayım.

Ilgın: Bir sayfa, ama içinde ne olacak?

Ilgın'ın soruları, yeni atanmış her proje yöneticisinin ilk haftada karşılaştığı sorulardır: kimin yetkisiyle hareket ediyorum, neyi yapmaya yetkiliyim, neyi yapmaya değil? Ayten Hanım'ın "konuşursunuz, anlaşırsınız" cevabı iyi niyetli, ama ilk anlaşmazlıkta Ilgın'ı yalnız bırakır. Bu ders, bir projeye resmî kimliğini veren belgeyi, proje beratını, Ilgın'ın sorularına cevap verecek dört alanıyla doldurmayı öğretiyor.

Kavram

İş gerekçesi seçenekleri karşılaştırır ve yönetimi bir karara götürür. Karar verildikten sonra projenin var olduğunu ilan eden ve ona yetki veren ayrı bir belge gerekir.

Beratın gücü imzadadır. Ilgın'ın Turan Bey'den operatör isteyebilmesi, bir rica değil, Ayten Hanım'ın imzasıyla tanınmış bir yetkiye dayanır. Bu, özellikle Ilgın'ın durumunda önemli: proje ekibinin büyük kısmı ona bağlı değil, başka bölümlerin şeflerine bağlı. Böyle bir yapıda beratın yazdığı yetki, proje yöneticisinin elindeki tek resmî dayanaktır.

Beratın dört alanı Ilgın'ın sorularına doğrudan cevap verir. Amaç alanı, projenin neden var olduğunu söyler ve iş gerekçesine bağlanır: yeni kapı döşemesinin mat yüzeyini mevcut hatta hurdayı düşürerek ve kapasiteyi artırarak vermek. Sponsor alanı, projeyi kimin sahiplendiğini ve kararları kimin verdiğini söyler: Recep Bey. Yetki alanı, proje yöneticisinin neye kendi başına karar verebileceğini ve neyi sponsora götüreceğini söyler. Üst düzey kapsam alanı ise projenin neyi kapsadığını ve neyi kapsamadığını söyler.

Kabin projesinin üst düzey kapsamı şöyle çizilebilir: kabinin ve fırının satın alınması, kurulumu, yeni kapı döşemesinde deneme üretimi ve operatör eğitimi kapsamda. Mevcut hattın öteki bölümlerinin yenilenmesi, başka parçaların boya sorunları ve yeni hat kararı kapsam dışında. Bu son satır özellikle önemli: kabin çalışmaya başladığında boyahaneden "madem buradasınız, şu fırını da yenileyin" istekleri gelecektir ve berat bu isteklere "bu projenin kapsamı dışında" demeyi mümkün kılar.

Yetki alanı ise Ilgın'ın iki sorusuna cevap verir. Operatörler: deneme haftalarında boyahaneden günde en fazla iki operatör, vardiya planını bozmamak şartıyla Turan Bey'le birlikte belirlenir; anlaşmazlık olursa Recep Bey karar verir. Bütçe: kalem bazında belirli bir tutara kadar sapmaya Ilgın karar verir; bunu aşan sapmalar Recep Bey'e, toplam bütçeyi aşan sapmalar Ayten Hanım'a gider. Bu, 4.4'te PRINCE2'nin istisnayla yönetim ilkesi olarak gördüğümüz düşüncenin berattaki karşılığıdır.

Beratlar kurumdan kuruma farklı adlar ve farklı uzunluklar alır. Genellikle amacın yanında üst düzey hedefleri, ana teslimatları, varsayım ve kısıtları, üst düzey riskleri, bir özet takvimi ve bütçeyi, ana paydaşları da içerir. Bunların bir kısmını önümüzdeki derslerde ayrı ayrı ele alacağız: hedefleri ve başarı ölçütlerini, varsayımları ve kısıtları. Bu derste beratın omurgasına, yani kimin yetkisiyle neyin yapılacağına odaklanıyoruz.

Bir üniversite öğrenci kulübü mezunlar buluşması düzenlerken de aynı soruları yaşar. Kulüp başkanı bir arkadaşını buluşmanın sorumlusu yapar, ama hiçbir şey yazmaz. İki hafta sonra sorumlu, salon için kapora vermek istediğinde kulübün saymanı onaylamaz; sponsor firmanın logosunu davetiyeye koymak istediğinde danışman öğretim üyesi itiraz eder. Tek sayfalık bir berat, sorumlunun hangi harcamalara kendi başına karar verebileceğini, hangilerini başkana götüreceğini ve danışmanın hangi konularda onayının gerektiğini en baştan söylerdi.

Perde arkası

Proje beratının tanımı, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün terimler sözlüğünün güncel sürümünden okundu. Beratın tipik içeriği ise Wikipedia'nın "Project charter" maddesinden aktarılıyor; madde PMBOK Kılavuzu'na dayandığını söylüyor, ama birincil kaynak değildir.

Wikipedia maddesi, beratın PMBOK'taki başlatma süreç grubunda, iş gerekçesi gibi girdilerden yararlanılarak hazırlandığını ve proje yöneticisinin yetkisini özellikle matris yapılı kurumlarda kurduğunu not eder. Maddenin saydığı tipik içerik, yukarıda andığımız alanlarla örtüşür: amaç ya da gerekçe, üst düzey hedefler ve başarı ölçütleri, ana teslimatlar, varsayım ve kısıtlar, üst düzey riskler, özet takvim ve bütçe, ana paydaşlar ve proje yöneticisinin yetki ve sorumlulukları. PMBOK'un altıncı baskısındaki ilgili bölüme ise erişimimiz olmadı.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Recep Bey ve Ilgın, Ayten Hanım'ın imzalayacağı sayfayı hazırlıyor. Recep Bey'in ilk denemesi ve iki kişinin salı akşamı bitirdiği sayfa.

Zayıf sürüm

Proje: Boyahane iyileştirme.

Amaç: Boyahanedeki sorunları çözmek.

Proje yöneticisi: Ilgın; tüm bölümler destek olacaktır.

Güçlü sürüm

Amaç: Müşterinin yeni parça için istediği yüzeyi mevcut hatta, hurdayı düşürerek ve kapasiteyi artırarak vermek; yeni hat kararı bu projenin sonucuna göre verilecek.

Sponsor: Recep Bey. Kapsam, bütçe ve takvim değişikliklerini o onaylar.

Proje yöneticisi ve yetkisi: Ilgın. Kalem bazında belirlenen sınıra kadar bütçe sapmalarına ve deneme takvimindeki bir haftaya kadar kaymalara kendisi karar verir; bunları aşanlar sponsora gider.

Ekip ve kaynaklar: Deneme haftalarında boyahaneden günde en fazla iki operatör, Turan Bey'le birlikte, vardiya planı korunarak; anlaşmazlıkta sponsor karar verir. Kurulum için bakımdan Necati Usta.

Üst düzey kapsam: Kabin ve fırının alımı, kurulumu, yeni kapı döşemesinde deneme üretimi, operatör eğitimi.

Kapsam dışı: Mevcut hattın öteki bölümleri, başka parçaların boya sorunları, yeni hat kararı.

İmza: Ayten Hanım.

Zayıf sürümün üç satırı da bir kimlik değil, bir niyet bildiriyor. "Boyahanedeki sorunları çözmek" amacı ölçülemeyecek kadar geniş ve kapsamı sonsuza açıyor. "Tüm bölümler destek olacaktır" cümlesi, Turan Bey'in operatörleri vermediği ilk gün hiçbir işe yaramıyor, çünkü kimin, neyi, hangi sınıra kadar vereceğini söylemiyor. Güçlü sürüm amacı iş gerekçesindeki somut soruna bağlıyor ve yeni hat kararını açıkça dışarıda bırakıyor. Yetki satırı Ilgın'ın neye kendi başına karar verebileceğini sınırlarıyla yazıyor; ekip satırı Turan Bey'le ilişkiyi bir kurala bağlıyor ve anlaşmazlıkta kimin karar vereceğini söylüyor. En değerli satır kapsam dışı satırı: kabin çalışmaya başladığında gelecek "şunu da yapın" isteklerine bugünden cevap veriyor.

Bağlam notu

Berat, bir projenin kurumla yaptığı ilk anlaşmadır ve çoğu zaman en aceleyle yazılan belgedir. Proje herkesin kafasında zaten onaylanmıştır; berat bir imza formalitesi gibi görünür. Oysa beratın değeri, sorunlar başladığında anlaşılır: bir bölüm şefi kaynak vermediğinde, bir tedarikçi fiyatı değiştirdiğinde, bir yönetici yeni bir istekle geldiğinde.

Belirsizlik nerede, sorusu beratın en çok neye özen göstermesi gerektiğini gösterir. Kabin projesinde belirsizlik teknik kısımda değil; kabin bilinen bir ürün, kurulumu bilinen bir iş. Belirsizlik, Ilgın'ın kendisine bağlı olmayan insanlarla çalışacağı yerde: boyahanenin operatörlerinde ve Turan Bey'in vardiya planında. Güçlü sürüm bu yüzden en çok satırı yetkiye ve ekibe ayırıyor; belirsizliğin olduğu yerde kuralı önceden yazıyor.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende, yetkin olduğunu düşündüğün ama aslında hiçbir yerde yazılı olmayan bir karar var mı?

Kapanış

1. Proje beratı, projenin varlığını resmen yetkilendiren ve proje yöneticisine kurum kaynaklarını kullanma yetkisi veren belgedir; sponsor ya da proje başlatıcısı tarafından çıkarılır.
2. Beratın omurgası dört alandır: amaç, sponsor, proje yöneticisinin yetkisi ve üst düzey kapsam; kapsam dışı satırı, projeyi bitirilebilir kılan sınırdır.
3. Proje yöneticisinin ekibi başka bölümlere bağlı olduğunda, beratta yazan yetki ve anlaşmazlık kuralı onun elindeki tek resmî dayanaktır.

Beş soru

1. Ayten Hanım'ın "konuşursunuz, anlaşırsınız" cevabı neden yetmez?
2. Proje beratı ile iş gerekçesi arasındaki fark nedir?
3. Kapsam dışı satırı neden beratın en değerli satırlarından biridir?
4. Bir apartman yönetimi, bahçe düzenlemesi için bir komşuyu sorumlu yapıyor. Komşunun hangi kararları kendi başına verebileceği yazılmazsa ne olabilir ve berat bunu nasıl çözer?
5. Güçlü sürümdeki ekip satırı, Ilgın'ın Turan Bey'le ilişkisini nasıl düzenliyor?

Yanıtlar

1. Çünkü ilk anlaşmazlıkta Ilgın'ı yalnız bırakır. Turan Bey operatör vermek istemezse ya da bir tedarikçi fiyatı değiştirirse, Ilgın'ın dayanabileceği yazılı bir yetki yoktur; her soru bir pazarlığa döner ve sonunda sponsoru aramak zorunda kalır. Berat bu soruları önceden bir kurala bağlar.
2. İş gerekçesi seçenekleri karşılaştırır ve yönetimin karar vermesini sağlar; proje beratı ise karar verildikten sonra projenin varlığını resmen ilan eder ve yöneticisine yetki verir. Biri kararın, öbürü yetkinin belgesidir. Akla ilk gelen "ikisi aynı belgenin iki adı" cevabı yanlış olur; iş gerekçesi beratın girdilerinden biridir.
3. Çünkü projenin neyi yapmayacağını en baştan söyleyerek sonradan gelecek "bunu da yapın" isteklerine karşı ilk savunmayı kurar. Kabin projesinde kapsam dışı satırı yazılmazsa, kabin bittiğinde boyahanenin bütün eski fırınları da projenin işi sayılabilir ve proje bitirilemez hâle gelir.
4. Komşu her harcamada ya da bitki seçiminde yönetimin onayını beklemek zorunda kalabilir ya da yönetimin beklemediği kararlar verip sonra itirazla karşılaşabilir. Tek sayfalık bir berat, komşunun belirli bir tutara kadar harcamaya ve bitki seçimine kendi başına karar verebileceğini, bu tutarı aşan harcamaların ve ortak alanın düzenini değiştiren kararların yönetime gideceğini en baştan yazar.
5. Deneme haftalarında boyahaneden günde en fazla iki operatörün, vardiya planı korunarak, Turan Bey'le birlikte belirleneceğini ve anlaşmazlıkta sponsorun karar vereceğini yazıyor. Böylece Ilgın'ın Turan Bey'den operatör istemesi bir rica değil, imzalı bir kurala dayanan bir talep oluyor; Turan Bey'in kaygısı olan vardiya planı da korunuyor.

Sonraki derse köprü

Beratın amaç satırı "hurdayı düşürerek ve kapasiteyi artırarak" diyor. Ama ne kadar düşürerek, ne zamana kadar? Bir hedefi ölçülebilir yazmanın en bilinen kısaltması SMART'tır ve kendi sınırları vardır. 6.3, bir proje hedefini SMART ölçütleriyle yazmayı ve kısaltmanın nerede yetmediğini ele alıyor.