İş gerekçesi

Sahadan bir an

Çarşamba, üretim müdürlüğünün uzun toplantı masası. Ayten Hanım boya hattı fikrini yönetim kuruluna götürmeden önce tek bir sayfa istemiş: neden, hangi seçenek, neye mal olur, ne getirir. Recep Bey yazmaya başlamış; Ilgın'ı da çağırmış.

Recep Bey: Şöyle yazdım: "Yeni boya hattı fabrikayı geleceğe taşıyacak. Rakiplerimiz yeniliyor, biz de yenilemeliyiz."

Ilgın: Fikir nereden çıktı, Recep Bey? Hangi sorunu çözüyor?

Recep Bey: Yeni kapı döşemesi. Müşteri mat ve çizilmeye dayanıklı bir yüzey istiyor. Mevcut hatta yapabiliyoruz ama yavaş, hurda yüksek.

Ilgın: O zaman sayfa oradan başlamalı. Peki yeni hattan başka yol var mı? Mevcut hatta bir kabin eklemek ya da hiçbir şey yapmamak?

Recep Bey: Hiçbir şey yapmamak seçenek mi?

Ilgın: Her zaman bir seçenek. Öbürlerinin ne kadar iyi olduğunu ona göre anlıyoruz.

Recep Bey'in ilk cümlesi bir proje fikrinin en yaygın başlangıcıdır: bir vizyon cümlesi, bir rakip ve bir aciliyet duygusu. Ama yönetim kurulunun bu cümleden öğrenebileceği bir şey yok. Ilgın'ın soruları ise sayfayı başka bir yere taşıyor: önce sorun, sonra seçenekler, sonra faydalar ve maliyetler. Bu ders, Seviye 2'nin başlangıcı olarak, bir proje fikrini tek sayfada gerekçelendirmeyi öğretiyor.

Kavram

Seviye 1'de bir projenin neden geciktiğini ve neden pahalıya patladığını gördük. Seviye 2 öngörücü bir projeyi başından sonuna izleyecek ve ilk adım, bir projenin neden yapılmaya değer olduğunu yazmak.

Bir iş gerekçesinin omurgası, karşılaştırmadır. Bir proje kendi başına iyi ya da kötü değildir; başka seçeneklere göre daha iyi ya da daha kötüdür. Bu karşılaştırmanın bir başlangıç noktası olması gerekir.

Boya hattında üç temel seçenek var. Hiçbir şey yapmamak: yeni kapı döşemesi mevcut hatta, yavaş ve yüksek hurdayla boyanmaya devam eder; müşterinin yıllık hacmi büyüdükçe hat ya yetişemez ya da başka parçaların boyasını geciktirir. En azını yapmak: mevcut hatta mat yüzey için ayrı bir kabin ve fırın eklemek; daha az yatırımla hurdayı düşürmek ama kapasiteyi kısmen artırmak. Daha fazlasını yapmak: yeni bir boya hattı kurmak; kapasite ve kalite sorununu birlikte çözmek, ama en büyük yatırımı ve en büyük riski üstlenmek.

Bir iş gerekçesi yalnız faydaları değil, bedelleri de yazar. Bedellerin bir kısmı paradır, bir kısmı ise birilerinin olumsuz algılayacağı sonuçlardır.

Yeni boya hattının olumsuz faydaları kolayca gözden kaçabilir. Kurulum sırasında boyahanenin kapasitesi birkaç hafta düşer ve bu, başka müşterilerin parçalarını geciktirebilir. Eski hattaki iki operatörün işi değişir ve yeni hatta eğitim gerekir. Yeni hat emisyon izni ve yeni bir bakım sözleşmesi ister. Bu sonuçlar yazılmazsa, yönetim kurulu onları ilk kez proje başladıktan sonra duyar.

Bir iş gerekçesinin bir de kalite sınavı vardır. Proje kurumun stratejisine mi hizmet ediyor, yoksa birinin hevesine mi? Faydalar gerçekçi mi, yoksa abartılmış mı? Yalnızca kurulum maliyeti mi yazılmış, yoksa yıllar sürecek işletme ve bakım maliyetleri de mi? Seçilen seçenek, ötekilere göre neden daha iyi? Recep Bey'in ilk cümlesi bu soruların hiçbirine cevap vermiyor; "rakiplerimiz yeniliyor" bir gerekçe değil, bir duygu.

Bir ilçe hastanesinin ikinci bir manyetik rezonans cihazı için hazırladığı iş gerekçesinde de aynı yapı işler. Sorun: randevu için haftalarca bekleyen hastalar. Hiçbir şey yapmamak: bekleme sürer, bazı hastalar başka şehre gider. En azını yapmak: mevcut cihazın çalışma saatlerini akşama uzatmak. Daha fazlasını yapmak: ikinci bir cihaz almak. Olumsuz faydalar da sayfada durur: akşam vardiyası için personel, yeni cihaz için oda ve ekranlama. Seçenekler yan yana konunca, en azını yapmanın bekleme süresini ne kadar azalttığı görülür ve ikinci cihazın gerçekten gerekip gerekmediği konuşulabilir.

Perde arkası

İş gerekçesinin PRINCE2'deki yapısı, yöntemin el kitabından değil, el kitabını özetleyen açık bir başvuru sitesinden okundu.

Kaynağın iki sınırı var. Birincisi, PRINCE2 el kitabını değil, onu özetleyen bir siteyi okuduk; el kitabından yapılan alıntı sitenin aktarımıdır. İkincisi, siteyi yayımlayan kuruluş PRINCE2 eğitimi veriyor; yöntemi övmekte bir çıkarı var. Bu yüzden yapıyı bir standart olarak aktarıyoruz, işe yaradığına dair bir iddiada bulunmuyoruz. İş gerekçesinin aşama sonlarında yeniden sınanmasını ise 4.4'te bir ilke olarak gördük ve PRINCE2 modülünde ayrıntısıyla yeniden ele alacağız.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Genel müdürün masasına gidecek sayfanın iki hâli: çarşamba sabahı yazılan ilk cümleler ve perşembe akşamı iki kişinin birlikte bitirdiği sayfa.

Zayıf sürüm

Proje: Yeni boya hattı.

Gerekçe: Fabrikayı geleceğe taşıyacak; rakiplerimiz yeniliyor, biz de yenilemeliyiz.

Maliyet: Yaklaşık tedarikçi teklifi kadar.

Güçlü sürüm

Sorun: Yeni kapı döşemesinin mat ve çizilmeye dayanıklı yüzeyi mevcut hatta yavaş ve yüksek hurdayla yapılıyor; müşterinin hacmi büyüdükçe hat ya yetişemeyecek ya da öbür parçaları geciktirecek.

Seçenekler: Hiçbir şey yapmamak (yavaş hat, yüksek hurda, büyüyen gecikme); en azını yapmak (mevcut hatta mat yüzey kabini ve fırını); daha fazlasını yapmak (yeni hat).

Faydalar: Her seçenek için hurda oranı, saatlik kapasite ve öbür parçalardaki gecikme, hiçbir şey yapmamaya göre.

Olumsuz faydalar: Kurulumda boyahane kapasitesinin birkaç hafta düşmesi, iki operatörün iş değişikliği ve eğitimi, yeni emisyon izni.

Maliyet ve getiri: Yalnız kurulum değil, beş yıllık işletme ve bakım; net bugünkü değer, benzer projelerin gerçekleşme aralığıyla birlikte.

Öneri: Önce en azını yapmak seçeneğinin yeni parçanın bu yılki hacmine yetip yetmediği sınansın; yetmiyorsa yeni hat, aşamalara bölünerek.

Zayıf sürüm üç satırda bir vizyon, bir rakip ve bir rakam veriyor. Ne sorun yazılı, ne seçenek, ne olumsuz bir sonuç; yönetim kurulu buna "evet" ya da "hayır" diyebilir, ama neyi seçtiğini bilemez. Güçlü sürüm sorundan başlıyor ve onu yeni parçaya, yani somut bir müşteri ihtiyacına bağlıyor. Seçenekler satırında hiçbir şey yapmamak da var ve faydalar ona göre ölçülüyor. Olumsuz faydalar satırı, kurulumun kimin işini nasıl etkileyeceğini önceden söylüyor. Maliyet satırı 5.7 ile 5.8'in derslerini taşıyor: işletme maliyeti, bugünkü değer ve bir aralık. En değerli satırı öneri: en büyük seçeneğe doğrudan atlamıyor, önce daha küçük seçeneğin yetip yetmediğini sınamayı öneriyor ve 5.9'daki aşama fikrini koruyor.

Bağlam notu

İş gerekçesi, bir projenin hayatındaki ilk ciddi belgedir ve çoğu zaman en çok iyimserlik içeren belgedir. Fikri ortaya atan kişi onu sever; faydaları canlı, bedelleri bulanık görür. Bu yüzden iyi bir iş gerekçesinin asıl işi, fikri savunmak değil, onu seçeneklerle sınamaktır.

Bu sınamanın merkezindeki soru değer kimin için sorusu, ama bir iş gerekçesinde iki yönden sorulur. Faydalar kimin için: müşteri mi, üretim mi, Recep Bey'in bölümü mü? Ve olumsuz faydalar kimin için: kurulum haftalarında parçası gecikecek öbür müşteriler mi, işi değişecek operatörler mi? Bir iş gerekçesi yalnızca kazananları yazıyorsa, kaybedenler onu proje başladıktan sonra yazar.

Uygulama

Retro sorusu

Son önerdiğin bir fikirde, "hiçbir şey yapmasak ne olur?" sorusunu sormadan doğrudan çözüme mi geçtin?

Kapanış

1. İş gerekçesi, yönetimin bir projenin istenir, uygulanabilir ve başarılabilir olup olmadığına karar vermesini sağlayan belgedir; bir tanıtım metni değil, bir karşılaştırmadır.
2. Her iş gerekçesi en az üç seçeneği karşılaştırır: hiçbir şey yapmamak, en azını yapmak ve daha fazlasını yapmak; hiçbir şey yapmamak öteki seçeneklerin değerini ölçen temeldir.
3. İyi bir iş gerekçesi sorundan başlar, faydaları ölçülebilir yazar, olumsuz faydaları ve işletme maliyetlerini de içerir ve önerdiği seçeneğin ötekilerden neden üstün olduğunu gerekçelendirir.

Beş soru

1. Recep Bey'in "rakiplerimiz yeniliyor, biz de yenilemeliyiz" cümlesi neden bir gerekçe değildir?
2. Hiçbir şey yapmama seçeneği neden her zaman yazılmalıdır?
3. Olumsuz fayda ile maliyet arasındaki fark nedir?
4. Bir mahalle derneği, gençler için bir bilgisayar atölyesi kurmak istiyor. Üç temel seçeneği nasıl yazabilir?
5. Güçlü sürümdeki öneri, en büyük seçeneğe doğrudan atlamak yerine ne öneriyor ve neden?

Yanıtlar

1. Çünkü yönetim kuruluna seçim yaptıracak hiçbir bilgi vermiyor: sorun yok, karşılaştırılan seçenek yok, bedel ve getiri yok. "Rakiplerimiz yeniliyor" bir duygu ya da bir baskıdır; yönetim kurulu bu cümleden projenin istenir, uygulanabilir ve başarılabilir olup olmadığını öğrenemez.
2. Çünkü öteki seçeneklerin değeri ona göre ölçülür. Bir projenin faydası, yapılmazsa ne olacağıyla karşılaştırılarak anlaşılır. Üstelik hiçbir şey yapmamak bazen en pahalı seçenektir; onu yazmak, değişikliğin aciliyetini de görünür kılar. Akla ilk gelen "hiçbir şey yapmamak her zaman bedavadır" yanlış olur; mevcut durumun sürmesinin de bir bedeli vardır.
3. Maliyet, proje için harcanan para ve kaynaktır: kurulum, işletme, bakım. Olumsuz fayda ise projenin bir sonucu olarak ortaya çıkan ve birilerinin olumsuz algıladığı etkidir: kurulum sırasında geciken öbür parçalar, işi değişen operatörler gibi. Olumsuz fayda bir harcama kalemi değil, değişikliğin birilerine yansımasıdır.
4. Hiçbir şey yapmamak: gençler bilgisayara okulda ya da internet kafede erişmeye devam eder. En azını yapmak: derneğin mevcut odasına birkaç bağış bilgisayarı koyup haftada iki akşam gönüllü bir eğitmenle açmak. Daha fazlasını yapmak: ayrı bir oda kiralayıp donanımlı bir atölye kurmak ve düzenli kurslar açmak. Her seçeneğin faydası, hiçbir şey yapmamaya göre kaç gencin, ne sıklıkla, ne öğrenebileceğiyle ölçülür.
5. Önce en azını yapmak seçeneğinin, yani mevcut hatta bir kabin eklemenin, yeni parçanın bu yılki hacmine yetip yetmediğinin sınanmasını; yetmiyorsa yeni hattın aşamalara bölünerek kurulmasını öneriyor. Çünkü en büyük seçenek en büyük riski taşır ve 5.9'da gördüğümüz gibi büyük projelerde aşımlar uç değerlere savrulabilir; daha küçük bir seçenek sorunu çözüyorsa, büyük riske girmeye gerek kalmaz.

Sonraki derse köprü

Boya hattının sayfası yönetim kurulundan olumlu dönerse, iş orada bitmiyor. Onaylanan fikrin bir proje kimliğine ihtiyacı var: kimin yetkisiyle başlıyor, ne amaçla, hangi sınırlar içinde ve kim sahipleniyor? 6.2, proje beratının yetki, amaç, üst düzey kapsam ve sponsor alanlarını doldurmayı ele alıyor.