Büyük projelerin demir yasası

Sahadan bir an

Pazar akşamı, ayın görüntülü görüşmesi. Haluk Bey Kadıköy'de, Ilgın Görükle'de. Ilgın'ın defter sayfasında bu ay yeni bir başlık var: Ayten Hanım, fabrikanın en büyük yatırımı olacak yeni boya hattını yönetim kuruluna götürmeye hazırlanıyor ve Ilgın'dan bütçe payı konusunda görüş istemiş.

Ilgın: Gönül Hanım'ın altı projesini anlatmıştım. Hiçbiri tahmininden yüzde otuzdan fazla sapmamıştı. Boya hattının maliyetine de en kötü durum için yüzde otuz pay koymayı düşünüyorum.

Haluk Bey: O altı proje kaç para tutuyordu?

Ilgın: Her biri birkaç yüz bin lira. Boya hattı bunların yüzlerce katı.

Haluk Bey: Benim ilk tünelimde ekip, bir önceki küçük işlerimize bakıp yüzde yirmi pay koydu. Zemin bambaşka çıktı. Tünel, bütçenin iki katından fazlasına bitti. Aynı yıllarda bitirdiğimiz on küçük işin hiçbiri yüzde otuzu geçmemişti.

Ilgın: Yani küçük işlerin aralığı büyük işe taşınmıyor.

Haluk Bey: Taşınmıyor. Sana bir soru: büyük işlerde ortalama aşım bir şey söyler mi, yoksa asıl mesele en kötü birkaç tanesi mi?

Haluk Bey'in sorusu, 5.8'deki dış görüşün bir sınırına işaret ediyor. Benzer projelerin dağılımına bakmak doğru bir alışkanlık; ama dağılımın kendisi, projelerin büyüklüğüne göre farklı bir biçim alabilir. Küçük projelerin sapmaları birbirine yakın dururken, büyük projelerde bir iki tanesi bütün dağılımı tek başına uzatabilir. Bu ders, büyük projelerde aşımın nasıl dağıldığını ve bunun planlamaya ne söylediğini ele alıyor; ve 5. Modül'ü kapatıyor.

Kavram

Büyük projelerin maliyet ve süre performansı üzerine en çok anılan özet, akılda kalıcı bir adla anılır.

Demir yasanın ilk söylediği, aşımın sıklığıdır: büyük projelerin çok büyük bir kısmı bütçesini aşar. İkinci söylediği ise aşımın büyüklüğüdür. Büyük projelerde aşım yalnızca yaygın değildir; bazen öyle büyüktür ki projenin bütün hesabını değiştirir.

Gönül Hanım'ın altı projesinde sapmalar dar bir aralıkta kaldı: en kötüsü tahminin yüzde yetmişi, en iyisi yüzde yüz onu. Böyle bir aralıkta ortalamaya ya da ortadaki değere bakmak makuldür. Haluk Bey'in anlattığı tünel ise başka bir dünyaya ait: on küçük iş yüzde otuzun altında kalırken, bir tünel bütçenin iki katını aşmış. Büyük projelerin aşım verisi böyle uç örneklerle doludur: bütçesinin yüzde seksen, yüzde iki yüz, hatta kat kat üstüne çıkan projeler.

Bu tür bir dağılımın planlamaya söylediği şey, ortalamanın yetmediğidir. Bir boya hattına "ortalama aşım kadar" pay koymak, dağılımın ortasını korur ama kuyruğunu korumaz; ve büyük bir projede asıl yıkıcı olan, kuyruktaki sonuçlardır. Bu yüzden büyük projelerde soru yalnızca "beklenen aşım ne?" değil, "en kötü makul durumda ne olur ve buna dayanabilir miyiz?" sorusudur.

Demir yasanın bir de rahatsız edici bir açıklaması var. Büyük projelerin onaylanmasında, maliyeti en çok küçümseyen ve faydayı en çok abartan projeler kâğıt üzerinde en iyi görünür. En iyi görünenler seçilirse, seçilenler arasında en büyük aşımlar da onlardan gelir.

Bir üniversitenin yeni kampüs projesinde de aynı soru sorulabilir. Üniversite son on yılda yaptırdığı küçük derslik yenilemelerinin hepsini makul aşımlarla bitirmiş. Ama yeni kampüs, bunların hepsinin toplamından büyük ve içinde laboratuvarlar, yurtlar, ulaşım bağlantıları var. Küçük işlerin dar aralığını kampüse taşımak, kampüsün en kötü makul senaryosunu görmemek olur. Daha doğru yol, kampüsü aşamalara bölmek, her aşamanın sonunda devam edip etmemeye karar vermek ve en kötü senaryoda üniversitenin bütçesinin neye dayanabileceğini önceden bilmektir.

Perde arkası

Büyük projelerin performansı üzerine en çok anılan yazarlardan biri olan Bent Flyvbjerg'in alanı özetleyen makalesi okundu; yazarın açık arşivde paylaştığı sürümüyle.

İki kanıt kartını ayırmamızın nedeni şu: büyük projelerin sık sık bütçeyi aştığı sağlam bir bulgudur; ama bu aşımların dağılımının ne kadar "kalın kuyruklu" olduğu, okuduğumuz makalenin ölçtüğü bir şey değildir. Makale uç örnekler verir ve uç örnekler dikkat çekmek için seçilir. Kuyruk çıkarımı mantıklı, ama bu derste bir ölçüm değil bir uyarı olarak duruyor.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Genel müdürlüğe gidecek boya hattı notunun iki hâli: pazar öğleden sonra, görüşmeden önce yazılan taslak ve pazartesi sabahı masaya konan sayfa.

Zayıf sürüm

Bütçe payı: Tahminin yüzde otuzu.

Gerekçe: Fabrikanın son altı düzenleme projesinde en kötü sapma bu kadardı.

Sonuç: Bu payla boya hattı güvende.

Güçlü sürüm

Neden altı proje yetmez: Onlar birkaç yüz bin liralık işlerdi; boya hattı yüzlerce kat büyük. Büyük projelerde aşım hem daha sık hem çok daha büyük olabiliyor; küçük işlerin aralığı bir tavan değil.

İki ayrı soru: Beklenen aşım için bir pay; ayrıca en kötü makul durumda, örneğin bütçenin iki katında, fabrikanın buna dayanıp dayanamayacağı.

Aşamalar: Hattı makine alımı, kurulum ve deneme üretimi olarak üç aşamaya bölmeyi öneriyorum; her aşamanın sonunda maliyet ve takvim yeniden bakılır, devam kararı ondan sonra.

Tahmine dair uyarı: Tedarikçi tekliflerinin en iyimseri değil, ortası esas alınsın.

Bilmediğim: Büyük projelerin aşım dağılımının ne kadar uç olduğu konusunda okuduğum kaynak örnekler veriyor, ölçüm değil; bu yüzden payı bir aralık ve bir dayanma sınırıyla birlikte öneriyorum.

Zayıf sürüm, 5.8'de öğrenilen dış görüşü doğru bir alışkanlıkla ama yanlış bir sınıfa uyguluyor. Altı küçük projenin en kötü sapmasını, yüzlerce kat büyük bir projenin tavanı sayıyor ve "güvende" hükmüne varıyor. Güçlü sürüm önce sınıfın neden yetmediğini söylüyor ve aşımı iki ayrı soruya bölüyor: beklenen aşım ve en kötü makul durum. En değerli satırı aşamalar satırı: kuyruktaki riski tek bir payla karşılamaya çalışmak yerine, projeyi karar noktalarına bölüyor; böylece kötü bir gidişat erken görülüp durdurulabiliyor. Son satır da Ilgın'ın kendi bilgisinin sınırını açıkça yazıyor ve bunu önerinin biçimine yansıtıyor.

Bağlam notu

Bu modül boyunca projelerin neden geciktiğine ve neden pahalıya patladığına dair bir dizi mekanizma gördük: iç görüş, stratejik yanlış beyan, batık maliyet, süreyi dolduran iş, eklenen kişinin yükü, gecikmenin maliyeti, iş gerekçesinin ince payı ve dış görüş. Bunlardan biri küçük bir projede yalnızca birkaç günlük bir sapma yaratır; büyük bir projede ise hepsi aynı anda çalışır ve birbirini besleyerek uç sonuçlara yol açabilir.

Belirsizlik nerede, sorusu büyük projelerde özel bir anlam kazanır. Küçük bir projede belirsizlik çoğu zaman bir aralığın içinde durur; büyük bir projede ise aralığın dışında, kimsenin beklemediği bir yerde olabilir. Haluk Bey'in tünelinde belirsizlik zeminin altındaydı ve hiçbir küçük iş onu göstermemişti. Bu yüzden büyük projelerde belirsizliği yalnızca tahmin etmeye çalışmak yetmez; onun beklenmedik bir yerden çıkabileceğini kabul eden bir yapı kurmak gerekir: aşamalar, karar noktaları ve en kötü durumda dayanılabilecek bir sınır.

Uygulama

Retro sorusu

Küçük işlerinden edindiğin bir güveni, çok daha büyük bir işe sorgulamadan taşıdığın oldu mu?

Kapanış

1. Demir yasa, büyük projelerin bütçeyi ve süreyi aşmasının istisna değil kural olduğunu söyler; büyük projelerin onda dokuzunda maliyet aşımı görülür ve aşımlar sık sık bütçenin yarısını aşar.
2. Büyük projelerde aşımın dağılımı uç değerlerle doludur; bu yüzden ortalama bir pay yetmez, en kötü makul duruma dayanıp dayanılamayacağı ayrıca sorulmalı ve proje karar noktalarına bölünmelidir.
3. Küçük projelerin dar aşım aralığı, büyük bir projenin tavanı değildir; ve onay aşamasında en iyi görünen projeler, maliyeti en çok küçümsenmiş projeler olabilir.

Beş soru

1. Haluk Bey'in tünel hikâyesi, Ilgın'ın altı projeye dayanan yüzde otuz payına neden itiraz ediyor?
2. Kalın kuyruklu bir dağılımda ortalama neden yanıltıcı olabilir?
3. "En uygunsuzun hayatta kalması" ne demektir ve 5.2'deki stratejik yanlış beyanla nasıl bağlanır?
4. Bir belediye, son yıllarda yaptığı küçük park düzenlemelerinin aşımlarına bakarak, yeni bir metro hattının bütçesine aynı oranda pay koymayı düşünüyor. Bu yaklaşımın sorunu nedir ve ne yapılmalıdır?
5. Bu derste neden iki ayrı kanıt kartı var ve ikincisi neden Tartışmalı?

Yanıtlar

1. Çünkü altı proje boya hattından yüzlerce kat küçük ve büyük projelerde aşım dağılımı farklı davranabilir. Haluk Bey'in tünelinde, aynı dönemdeki on küçük işin hiçbirinde görülmeyen, bütçenin iki katını aşan bir aşım çıktı. Küçük işlerin en kötü sapması, büyük bir işin tavanı değildir.
2. Çünkü kalın kuyruklu bir dağılımda birkaç uç değer toplamı belirler. Ortalama, dağılımın ortasını anlatır ama kuyruktaki yıkıcı sonuçları gizler; ve büyük bir projede asıl tehlike o kuyruktaki sonuçlardır. Akla ilk gelen "ortalama en iyi tahmindir" cevabı, sapmaların dar bir aralıkta toplandığı durumlarda doğrudur; kuyruğun kalın olduğu yerde değil.
3. Projelerin gerçekte en iyi oldukları için değil, kâğıt üzerinde en iyi göründükleri için seçilmesidir. Kâğıt üzerinde en iyi görünenler, maliyeti en çok küçümsenmiş ve faydası en çok abartılmış projelerdir; 5.2'de gördüğümüz stratejik yanlış beyan bu küçümsemeyi kasıtlı olarak yapar. Böylece onay süreci, en büyük aşımları getirecek projeleri seçmiş olur.
4. Küçük park düzenlemeleri, metro hattından çok daha küçük ve basit işlerdir; onların dar aşım aralığı metro için bir tavan değildir. Belediye, benzer büyüklükteki raylı sistem projelerinin sonuçlarına bakmalı, beklenen aşımın yanında en kötü makul durumu ayrıca sormalı ve hattı aşamalara bölüp her aşamanın sonunda devam kararını yeniden vermelidir.
5. Çünkü okunan makale iki farklı türde bilgi veriyor. Büyük projelerin çoğunun bütçeyi aştığı, büyük örneklemli çalışmalara dayanan sağlam bir bulgudur. Aşım dağılımının ne kadar "kalın kuyruklu" olduğu ise makalenin ölçtüğü bir şey değil; makale uç örnekler veriyor ve kuyruk çıkarımı o örneklerden yapılıyor. Seçilmiş uç örnekler dikkat çekmek için seçildiğinden, bu çıkarım ayrıca sınanmalıdır.

Sonraki derse köprü

Boya hattı henüz bir fikir; Ayten Hanım onu yönetim kuruluna götürmeden önce, hangi sorunu çözdüğünü, hangi seçeneklere karşı seçildiğini ve neye mal olup ne getireceğini tek sayfada görmek istiyor. 6.1, bir proje fikrini sorun, seçenekler, fayda ve maliyetle tek sayfada gerekçelendirmeyi, yani iş gerekçesini ele alıyor.