Gecikmenin maliyeti

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, bakım atölyesi. Necati Usta tezgâhın başında, önünde iki iş emri duruyor. Birincisi küçültülmüş taşınmanın hava hattı; ikincisi kalıphanenin cuma günü arızalanan vinci. Bakım şefi kapıda, Ilgın ve Sabri Usta yanında.

Bakım şefi: Necati'den başka bu iki işi bilen yok. İkisi de üçer gün sürer. Hangisi önce?

Sabri Usta: Vinç tabii. Vinç yokken her kalıp değişimini forkliftle, dört kişiyle, yarım vardiyada yapıyoruz.

Ilgın: Benim hattım da bekliyor. Taban yüklenebilir oldu, masa hazır, hava gelmezse masayı çalıştıramıyoruz.

Bakım şefi: İkiniz de haklısınız. Ben de sırayla yapacaktım, önce gelen önce. Senin iş emrin perşembe geldi, vinçinki cuma.

Ilgın: Önce gelen önce mi? Bir dakika. Usta, bu hafta kaç kalıp değişimi var?

Sabri Usta: Üç. Biri de yeni kapı döşemesinin deneme üretimi için.

Bakım şefinin "önce gelen önce" kuralı adil görünüyor, ama iki işin gecikmesinin aynı bedeli olmadığını görmüyor. Ilgın'ın sorusu ise bu bedeli ortaya çıkarmaya başlıyor. Bu ders, aynı kaynağı bekleyen iki işin sırasını, beklemenin her birine neye mal olduğuna göre kurmayı öğretiyor.

Kavram

İki işten hangisinin önce yapılacağına karar vermenin yaygın yolları vardır: önce gelen önce, en kolayı önce, en çok bağıranınki önce, ya da en önemlisi önce. Bunların hiçbiri, bir işi bir hafta geç yapmanın neye mal olduğunu sormaz.

Bu kavramın gücü, iki ayrı şeyi birbirinden ayırmasıdır. Bir iş çok değerli olabilir ama acil olmayabilir: altı ay sonra yapılsa da değeri pek azalmaz. Bir başka iş daha az değerli görünebilir ama her geçen hafta bir şey kaybettirir.

Necati Usta'nın önündeki iki işe bu gözle bakalım. İkisi de üç gün sürüyor; yani hangisi önce yapılırsa yapılsın, öbürü üç gün gecikecek. Soru şu: hangisinin üç gün gecikmesi daha pahalı?

Vincin gecikmesinin maliyeti: bu hafta üç kalıp değişimi var. Vinç yokken her değişim dört kişiyle yarım vardiya sürüyor; vinçle bu iş iki kişiyle bir iki saatte bitiyordu. Üç değişimde kaybedilen işçilik bir yana, değişimlerden biri yeni kapı döşemesinin deneme üretimi için. Deneme üretimi kayarsa, müşteriye söz verilen seri üretim takvimi baskı altına girer. Bu son kalem, gecikme maliyetini sıradan bir işçilik kaybının çok üstüne taşıyor.

Basınçlı hava hattının gecikmesinin maliyeti: üç gün boyunca yeni alandaki ölçüm masası çalıştırılamaz ve kontrol eski yerinde sürer. Bu, malzemenin eski yolda birkaç kez daha taşınması demek; ama sayım depoya dönüşün zaten az olduğunu göstermişti; üretime kontrolsüz parti çıkmasını da artık kilit noktası engelliyor. Üç günlük gecikme, Ilgın'ın takviminde tampondan bir parça daha yer; o kadar.

Bu karşılaştırma bir tablo gerektirmiyor; kabaca bile olsa iki işin haftalık gecikme maliyetini yan yana koymak sırayı gösteriyor. Vincin gecikmesi, hem işçilikte hem müşteri takviminde Ilgın'ın hattından çok daha pahalı. Sıra bu yüzden, iş emirlerinin geliş sırasının tersine, önce vinç.

Gecikme maliyetini hesaplamak için kesin sayılara gerek yoktur. Çoğu zaman kaba bir büyüklük, "bu işin bir hafta gecikmesi bize yaklaşık şu kadara mal olur", iki işi sıralamaya yeter. Asıl kazanç, sayının kendisinden çok, onu hesaplamaya çalışırken sorulan sorulardan gelir: bu iş gecikirse kim, neyi, ne zaman kaybeder?

Bir belediyenin tek asfalt ekibi için de aynı soru geçerlidir. Ekibin önünde iki iş var: bir okulun önündeki derin çukur ve yeni açılan bir parkın yürüyüş yolu. İkisi de iki gün sürüyor. Park yolu daha görünür, belediye başkanı da açılışta oradaydı. Ama okullar pazartesi açılıyor ve çukur, her sabah yüzlerce çocuğun geçtiği yolda. Okul önündeki çukurun bir hafta gecikmesinin bedeli, parkın yürüyüş yolununkinden çok daha büyük ve okulların açılışıyla birlikte hızla artıyor.

Perde arkası

Gecikme maliyetini ürün geliştirmenin merkezine koyan en çok anılan isim, Donald G. Reinertsen'dir. Reinertsen'in 2009 tarihli kitabına erişimimiz olmadı; kavram, gecikme maliyetini işlerin önceliklendirilmesinde kullanan bir danışmanlık sitesinin açık anlatımından okundu.

Kaynağın sınırı açık: kitabın kendisini değil, kavramı kitaptan yola çıkarak uygulayan bir danışmanlık kuruluşunun anlatımını okuduk. Kuruluş bu aracı danışmanlık hizmetinde kullandığı için onu övmekte bir çıkarı vardır; bu yüzden kavramı bir karar aracı olarak aktarıyor, sonuçlarına dair bir iddiada bulunmuyoruz. Gecikme maliyetini işin süresine bölerek daha karmaşık sıralamalar yapan yöntemleri ise ileride ayrıca ele alacağız; burada süreleri aynı olan iki işi karşılaştırdığımız için o bölmeye gerek yok.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Bakım şefi, Ilgın'dan bir sıralama notu istiyor; Recep Bey'in de görmesi için. Ilgın'ın ilk yazdığı ve Sabri Usta'nın kalıp takvimini görünce yazdığı.

Zayıf sürüm

Sıra: Önce basınçlı hava hattı, sonra vinç.

Gerekçe: İş emri önce geldi; ayrıca taşınma projesi takvimde, onaylı bir proje.

Vinç: Kalıphane bu hafta forkliftle idare eder, hattan sonra bakılır.

Güçlü sürüm

İki iş, aynı süre: İkisi de Necati Usta'yla üç gün. Hangisi önce yapılırsa öbürü üç gün gecikiyor.

Vinç gecikirse: Bu hafta üç kalıp değişimi; her biri vinçsiz dört kişiyle yarım vardiya. Biri yeni kapı döşemesinin deneme üretimi; kayarsa müşteri takvimi baskıya giriyor.

Hava hattı gecikirse: Masa üç gün daha çalışmıyor, kontrol eski yerde sürüyor. Depoya dönüş az, kontrolsüz partiyi kilit noktası tutuyor; bedeli tampondan üç gün.

Sıra: Önce vinç, sonra hava hattı. Hava hattı perşembe başlıyor; tamponda bir gün kalıyor, bunu Recep Bey'e ayrıca söylüyorum.

Zayıf sürüm iki gerekçeye dayanıyor: iş emrinin geliş sırası ve projenin onaylı olması. İkisi de gecikmenin bedelinden söz etmiyor. Üstelik Ilgın kendi projesini öne alıyor; bu, kendi işini en acil sanmanın doğal bir örneği. Güçlü sürüm önce iki işin süresinin aynı olduğunu söylüyor, böylece karşılaştırmayı yalnızca gecikme maliyetine indiriyor. Ardından iki işin gecikmesini yan yana koyuyor ve kaba bir karşılaştırmanın bile açık bir sıra verdiğini gösteriyor. En dikkat çekici satırı son satır: Ilgın kendi projesini geri çekiyor ve bunun tampondan ne yediğini Recep Bey'e açıkça söylüyor. Gecikme maliyeti bazen kendi işini ikinci sıraya koymayı gerektirir.

Bağlam notu

Bir kuruluşta önceliklendirme çoğu zaman bir güç meselesine dönüşür: en yüksek sesle isteyen, en kıdemli olan ya da en eski iş emrine sahip olan önce alır. Gecikme maliyeti bu konuşmayı başka bir zemine taşır. "Benim işim önemli" yerine "benim işim bir hafta gecikirse şu kaybedilir" demek, tartışmayı kişilerden kayıplara çevirir.

Değer kimin için ve ne zaman, sorusu bu zemini kurmanın yoludur. Vinç kalıphanenin, deneme üretimi müşterinin ve Bursa parça projesinin değeridir ve bu değer bu hafta kaybolur. Hava hattı Ilgın'ın projesinin değeridir ve bu değer birkaç gün bekleyebilir. Ilgın bu soruyu kendi projesine karşı da sorabildiği için güçlü sürüm inandırıcı; başkalarının işine gecikme maliyetiyle bakan ama kendi işine bakmayan biri, bu aracı yalnızca kendi önceliklerini savunmak için kullanmış olurdu.

Uygulama

Retro sorusu

Son haftalarda bir işi, gecikmesinin neye mal olacağını sormadan, yalnızca önce geldiği için öne aldığın oldu mu?

Kapanış

1. Gecikme maliyeti, bir işin bir zaman birimi geç tamamlanmasının yol açtığı kayıptır; işin değerini değil, o değerin zamana ne kadar duyarlı olduğunu ölçer.
2. Değer ile aciliyet aynı şey değildir; iki işi sıralarken toplam değere değil, her hafta gecikmede kaybedilen değere bakmak gerekir.
3. Kaba bir karşılaştırma bile çoğu zaman açık bir sıra verir; asıl kazanç, "bu iş gecikirse kim neyi kaybeder?" sorusunu kendi işin dahil her işe sormaktır.

Beş soru

1. Bakım şefinin "önce gelen önce" kuralı neden adil görünür ama fabrikanın kaybını büyütür?
2. Değer ile aciliyet arasındaki fark nedir?
3. Ilgın'ın güçlü sürümünde iki işin süresinin aynı olduğunu belirtmek neden önemli?
4. Bir aile hekiminin önünde iki iş var: kronik hastalarının yıllık kontrollerini planlamak ve grip aşısı kampanyasını başlatmak. İkisi de bir haftalık iş. Hangisinin gecikmesi daha pahalıdır ve neden?
5. Güçlü sürümde Ilgın'ın kendi projesini geri çekmesi neden aracı inandırıcı kılıyor?

Yanıtlar

1. Çünkü işlere eşit davranır ama işlerin gecikme bedellerine eşit davranmaz. Ilgın'ın iş emri bir gün önce geldiği için önce yapılsaydı, kalıphane üç kalıp değişiminde yarım vardiya kaybedecek ve deneme üretimi kayacaktı; Ilgın'ın kazancı ise birkaç günlük bir öne çekme olacaktı.
2. Değer, bir işin toplam getirisidir; aciliyet ise o getirinin zamana ne kadar duyarlı olduğudur. Çok değerli bir iş birkaç hafta beklese de değerini koruyabilir; daha az değerli bir iş her hafta bir şey kaybettirebilir. Çekici yanlış cevap "acil iş önemli iştir" olurdu; bir iş önemsiz ama acil, ya da önemli ama acil olmayabilir.
3. Çünkü süreler aynı olunca, hangi iş önce yapılırsa yapılsın öbürü aynı süre gecikir; karşılaştırma yalnızca gecikme maliyetine iner. Süreler çok farklı olsaydı, kısa bir işi önce bitirmenin öbürüne getireceği gecikmeyi de hesaba katmak gerekirdi; bu daha karmaşık sıralamayı ileride ayrıca göreceğiz.
4. Grip aşısı kampanyasının gecikmesi daha pahalıdır, çünkü aşının koruyucu değeri grip mevsimi başlamadan yapılmasına bağlıdır; her hafta gecikme, mevsim yaklaştıkça daha çok kişiyi korunmasız bırakır. Kronik hastaların yıllık kontrolleri de önemlidir, ama bir hafta gecikmeleri genellikle aynı hızla kayıp yaratmaz.
5. Çünkü gecikme maliyeti bir sıralama aracıdır, kendi işini savunma aracı değil. Ilgın bu soruyu kendi projesine karşı da sorabildiği ve sonucunda kendi işini geriye aldığı için, sıralamanın kişisel çıkara göre değil, kayıplara göre yapıldığı görülüyor. Aracı yalnızca başkalarının işine uygulayan biri, onu kendi önceliklerini haklı çıkarmak için kullanmış olurdu.

Sonraki derse köprü

Ilgın vinç kararında iki işin haftalık kayıplarını kabaca karşılaştırdı. Ama bir projeye baştan karar verirken, yıllar içinde gelecek kazançlar ile bugün harcanan para nasıl karşılaştırılır? 5.7, bir projeyi net bugünkü değer ve geri ödeme süresiyle kaba olarak değerlendirmeyi, yani iş gerekçesinin hesabını ele alıyor.