PRINCE2'ye ilk bakış

Sahadan bir an

Çarşamba sabahı, İSG ofisi. Derya Hanım, taşınmadan sonra forkliftin izleyeceği yeni güzergâhı fabrika planının üzerine kırmızı kalemle çiziyor. Ilgın yanında, defterinde geçen haftaki notlar açık.

Derya Hanım: Bu sayfa ne, PMBOK mu? Ben önceki işimde PRINCE2 kullanırdık. Belediyenin bir altyapı projesiydi, kredi veren kurum şart koşmuştu.

Ilgın: Fark var mı? Ben ikisinin aynı şeyi söylediğini sanıyordum.

Derya Hanım: PMBOK sana neye bakman gerektiğini anlatır. PRINCE2 ise kimin neye karar vereceğini, hangi belgenin ne zaman yazılacağını söyler. Bir de yedi ilkesi var, onlara uymazsan PRINCE2 yapmış sayılmazsın.

Ilgın: Sizin projede uyuyor muydunuz?

Derya Hanım: Kâğıt üzerinde. Bütün belgeler vardı, proje kurulu da vardı. Ama kurul bir kere bile "bu proje hâlâ gerekli mi?" diye sormadı. Proje bitti, kimse de kullanmadı.

Ilgın: O zaman ben belgeleri bırakıp ilkelerden başlayayım.

Derya Hanım'ın hikâyesi, PRINCE2'nin hem gücünü hem tuzağını gösteriyor. Güçlü yanı, projeye net bir yapı vermesi; tuzağı, yapının ilkeler olmadan da kurulabilmesi. Bu ders PRINCE2'yi ayrıntısıyla değil, yedi ilkesiyle tanıtıyor ve her ilkeyi Ilgın'ın pilot projesinde bir davranışa çeviriyor. Yöntemin süreçleri, rolleri ve belgeleri ileride kendi modülünde gelecek.

Kavram

PRINCE2, Birleşik Krallık hükümetinin bilişim projeleri için 1989'da benimsediği PRINCE yönteminin genelleştirilmiş ikinci sürümü olarak 1996'da yayımlandı. Bugün PeopleCert'in elinde; en son baskısı, PRINCE2 7, 2023'te çıktı. Önceki derslerde gördüğümüz PMBOK'tan temel bir farkı var.

PRINCE2'nin yedi ilkesi şunlar: sürekli iş gerekçesini sağla; deneyimden öğren; rolleri, sorumlulukları ve ilişkileri tanımla; aşamalarla yönet; istisnayla yönet; ürünlere odaklan; projeye göre uyarla. Bu ilkeler yöntemin geri kalanını ayakta tutar: bir projede yöntemin bütün belgeleri kullanılsa bile, ilkeler gözetilmiyorsa o proje PRINCE2 ile yönetilmiyor sayılır.

İlkelerin her biri bir davranış ister. Sürekli iş gerekçesi, projenin başta haklı çıkarılmasıyla yetinmeyip yol boyunca belirli noktalarda "devam etmeli miyiz?" diye sormaktır. Deneyimden öğrenmek, benzer eski işlerin derslerini aramak ve bu projenin derslerini kaydetmektir. Rolleri tanımlamak, kimin neye karar verdiğini ve kimden ne beklendiğini yazmaktır. Aşamalarla yönetmek, projenin tamamını en baştan ayrıntılı planlamak yerine kaba bir genel plan yapıp her aşamayı başlamadan hemen önce ayrıntılandırmaktır. İstisnayla yönetmek, her yönetim düzeyine bir hareket alanı tanıyıp o alanın içindeki kararları ona bırakmak, alan aşılacaksa bir üst düzeye taşımaktır. Ürünlere odaklanmak, yapılacak işlerden önce ortaya çıkacak çıktıları ve kalite ölçütlerini tanımlamaktır. Uyarlamak ise yöntemi projenin büyüklüğüne, riskine ve ortamına göre büyütüp küçültmektir.

Ilgın'ın pilot projesinde bu ilkelerden biri hemen önem kazanıyor. 4.2'de başlangıç değerini ölçmediği ortaya çıkmıştı; şimdi iki haftalık bir sayım sürüyor. Sayım, malzemenin depoya geri dönmesinin nadir olduğunu gösterirse, taşınmanın en önemli gerekçesi zayıflar. Sürekli iş gerekçesi ilkesi, sayım bittiğinde Recep Bey'le oturup "taşınma hâlâ gerekli mi, yoksa daha ucuz bir düzeltme yeter mi?" diye sormayı gerektiriyor. Bu soru kötü bir haber gibi görünür, ama Derya Hanım'ın projesinin yaşamadığı şey tam olarak bu soruydu.

Aynı ilke bir derneğin yaz okulunda da işler. Dernek, köydeki çocuklar için üç haftalık bir yaz okulu planlamış; gerekçe, çocukların yazın okuma alışkanlığını kaybetmesi. Birinci haftanın sonunda gönüllüler, çocukların çoğunun tarla işine gittiği için gelemediğini görüyor. Sürekli iş gerekçesi, programı olduğu gibi sürdürmek yerine o noktada durup sormayı ister: saatleri akşama mı alacağız, programı mı kısaltacağız, yoksa bu yıl durdurup gelecek yılı mı planlayacağız?

Perde arkası

PRINCE2 7'nin resmî kitabı telifli; elimizdeki kaynaklar arasında yoktu. Yedi ilkenin açıklaması, PMBOK 7'nin çekirdek geliştirme ekibinde bulunmuş ve PRINCE2'nin önceki baskısında gözden geçiren olarak yer almış bir yazarın açık lisanslı kitabından okundu. Yöntemin tarihçesi ve 2023 baskısının adlandırması ise Wikipedia'nın PRINCE2 maddesinden alındı; o madde birincil kaynak değildir ve burada yalnız tarih bilgileri için kullanıldı.

Kaynakların sınırı açık: ilkelerin 2023 baskısındaki tam ifadeleri resmî kitaptan değil, ikincil kaynaklardan geliyor; bazı ifadeler önceki baskılardan biraz farklı olabilir. Bu yüzden ilkeleri burada kendi kelimelerimizle ve davranış olarak anlatıyoruz, resmî metni aktarıyormuş gibi yapmıyoruz.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Akşam Ilgın, yedi ilkeyi pilot projesine uygulayan bir sayfa yazıyor. Önce aklına ilk gelen, sonra Derya Hanım'ın hikâyesini düşünerek yazdığı.

Zayıf sürüm

Yöntem: Pilot proje PRINCE2'ye göre yönetilecektir.

Belgeler: İş gerekçesi, proje başlangıç belgesi, aşama planları ve kapanış raporu hazırlanacaktır.

Kurul: Recep Bey, Kenan Bey ve bakım şefinden oluşan bir proje kurulu kurulacaktır.

Güçlü sürüm

Sürekli iş gerekçesi: Başlangıç sayımı bitince Recep Bey'le "taşınma hâlâ gerekli mi?" sorusunu soracağız; depoya dönüş nadir çıkarsa daha küçük bir düzeltmeyi de tartacağız.

Deneyimden öğren: Kenan Bey'e geçen yılki depo raf düzeni değişikliğinde neyin aksadığını soracağım.

Roller: Yeni alanın iç düzenine Selma ile Yasin karar verir; bütçe ve tarih Recep Bey'de; güzergâh onayı Derya Hanım'da.

Aşamalar: Hazırlık, taşınma haftası ve iki haftalık deneme; her aşamanın ayrıntısını bir öncekinin sonunda yazarım.

İstisna: Taşınma tarihinde bir haftaya kadar kaymaya ben karar veririm; daha fazlası Recep Bey'e gider.

Ürünler: Yerleşim planı, kalibrasyonu yapılmış ölçüm masası, güncellenmiş giriş kontrol talimatı; her birinin kabul ölçütü yazılı.

Uyarlama: Ayrı kurul yok, Recep Bey o rolü tek başına üstleniyor; belgeler tek sayfa.

Zayıf sürüm PRINCE2'yi belgelerin listesine indiriyor. Üç belge, bir kurul, bir yöntem adı: hepsi yerinde, ama hiçbir satır projede neyin farklı yapılacağını söylemiyor. Üstelik küçük bir taşınma projesine üç kişilik bir kurul kurmak, uyarlama ilkesine aykırı; Derya Hanım'ın projesinin yolu bu. Güçlü sürüm her ilkeyi bir kişiye, bir tarihe ya da bir sınıra bağlıyor. En önemli satırı ilki: iş gerekçesini bir kez yazıp kenara koymak yerine, sayım bittiğinde projeyi yeniden sorgulamayı taahhüt ediyor. İstisna satırı Ilgın'a bir hareket alanı tanıyor ve Recep Bey'i her küçük kaymadan koruyor. Uyarlama satırı da yöntemi projeye göre küçültmekten çekinmiyor; küçültülen belgeler ve roller, ilkeler değil.

Bağlam notu

Bir yöntemin gücü, ona uyan ekibi ortak bir dile ve ortak bir karar düzenine bağlamasıdır. Zayıflığı da buradan doğar: düzen, amacı unutulduğunda da işlemeye devam eder. Toplantılar yapılır, belgeler imzalanır, aşamalar kapanır; ama kimse projenin hâlâ işe yarayıp yaramadığını sormaz.

Değer kimin için, sorusu bu tuzağa karşı bir sigortadır. Derya Hanım'ın belediye projesinde değer, altyapıyı kullanacak mahalleli içindi; kurul ise değeri kendi onay sürecinin tamamlanmasında gördü. Ilgın'ın taşınma projesinde değer, malzemenin depoya geri dönmemesi ve kontrolsüz partinin üretime girmemesi. Sayım bu değerin zaten var olduğunu gösterirse, taşınmanın kendisi değil, sayımın gösterdiği gerçek sorun projenin konusu olmalıdır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende, belgesi ya da toplantısı olduğu hâlde amacı unutulmuş bir şey var mı?

Kapanış

1. PRINCE2, Birleşik Krallık kamu projelerinden doğan ve en son baskısı 2023'te çıkan bir yöntemdir; bir kılavuzdan farkı, kimin neye ne zaman karar vereceğini belirli bir yolla tanımlamasıdır.
2. Yöntem yedi ilke üzerine kuruludur: sürekli iş gerekçesi, deneyimden öğrenme, tanımlı roller, aşamalarla yönetim, istisnayla yönetim, ürünlere odaklanma ve uyarlama.
3. Belgeleri olan ama ilkeleri işlemeyen proje yalnız adıyla PRINCE2'dir; yöntem projeye göre küçültülebilir, ilkeler küçültülemez.

Beş soru

1. Derya Hanım'ın projesi hangi ilkeyi yalnız kâğıt üzerinde uyguladı ve bunun sonucu ne oldu?
2. Bir kılavuz ile bir yöntem arasındaki fark nedir? PMBOK ve PRINCE2 bu ayrımda nerede durur?
3. Sürekli iş gerekçesi ilkesi, Ilgın'ın başlangıç sayımıyla nasıl bağlanıyor?
4. Bir apartman yöneticisi, asansör yenilemesi için her harcamayı kat malikleri kuruluna götürüyor ve iş haftalardır ilerlemiyor. Hangi ilke burada işe yarar ve nasıl?
5. Güçlü sürümdeki uyarlama satırı neyi küçültüyor, neyi küçültmüyor?

Yanıtlar

1. Sürekli iş gerekçesi ilkesini. Kurul ve belgeler vardı, ama kurul projenin hâlâ gerekli olup olmadığını bir kez bile sormadı. Proje tamamlandı ve kullanılmadı; yöntemin görünen yüzü işledi, taşıyıcı ilkesi işlemedi.
2. Kılavuz neyin bilinmesi gerektiğini anlatır ve seçimi uygulayıcıya bırakır; yöntem ise rollerle, süreçlerle, belgelerle ve karar noktalarıyla belirli bir yol çizer. PMBOK kendini kılavuz olarak tanımlar; PRINCE2 bir yöntemdir. Çekici yanlış cevap "PRINCE2 daha ayrıntılı bir PMBOK'tur" olurdu; ikisi farklı türde belgelerdir.
3. Sayım, taşınmanın gerekçesini sınayan bilgiyi üretiyor. Depoya dönüş nadir çıkarsa taşınmanın en önemli gerekçesi zayıflar; ilke, sayım bittiğinde projeyi yeniden sorgulamayı ve gerekirse daha küçük bir düzeltmeyi tartmayı gerektirir.
4. İstisnayla yönetim. Kurul, yöneticiye belirli bir tutara ve süreye kadar kendi başına karar verme yetkisi tanır; bu sınırı aşan harcamalar kurula gelir. Böylece küçük kararlar işi bekletmez, büyük kararlar da kurulun elinde kalır.
5. Belgeleri ve rolleri küçültüyor: ayrı bir kurul kurulmuyor, belgeler tek sayfaya iniyor. İlkeleri küçültmüyor: iş gerekçesi yine sorgulanacak, roller yine tanımlı, aşamalar yine var. Uyarlama, yöntemin büyüklüğünü projeye göre ayarlar, ilkelerden vazgeçmek demek değildir.

Sonraki derse köprü

PMBOK ve PRINCE2, bir projenin nasıl yönetileceğine dair iki farklı tür belge. Ama standartlar başka bir ayrım da yapar: bir kurumun proje yönetiminde neyi yapması gerektiği ile bir kişinin neyi bilmesi gerektiği aynı soru değildir. 4.5, kurum standardı olan ISO 21502 ile kişi yetkinliğini tanımlayan IPMA çerçevesini bu ayrım üzerinden okuyor.