PMBOK 8 ve süreçlerin dönüşü

Sahadan bir an

Perşembe öğleden sonra, bilgi işlem toplantı odası. Onur, bilgi işlem müdürünün istediği "proje yönetim prosedürü"nün ilk sayfasını ekrana yansıtmış. Ilgın tablet projesi için uğramış, ekrana takılıyor.

Onur: Tam zamanında geldin. Müdür, bilgi işlemin bütün projeleri için bir prosedür istiyor. Geçen hafta senin anlattığın on iki ilkeyle başlamıştım, sonra bir baktım, yeni baskı çıkmış.

Ilgın: Sekizinci mi?

Onur: Evet. İçindekiler sayfasını indirdim. Süreç grupları geri gelmiş, kırk süreç var. On iki ilke altıya inmiş. Senin sekiz kutun da yediye inmiş, adları da değişmiş.

Ilgın: Yani dört yıl önce süreçleri kaldırdılar, şimdi geri mi koydular?

Onur: Öyle görünüyor. Ben de prosedürü hangisine göre yazacağımı bilmiyorum. Bir yazayım, iki yıl sonra yine mi değişecek?

Ilgın: Önce neyin değiştiğine, neyin yerinde kaldığına bakalım. Sonra senin projelerin hangisine ihtiyaç duyuyor, ona.

Onur'un kaygısı yerinde: bir kurum prosedürünü bir kılavuza bağladığında, kılavuz her değiştiğinde prosedür de sallanır. Ama "yine mi değişti" tepkisi, değişikliğin içeriğine bakmayı engelliyor. Bu ders, PMBOK Kılavuzu'nun sekizinci baskısında ilke, alan ve süreç yapısının nasıl değiştiğini PMI'ın kendi yayımladığı tanıtım sayfalarından özetliyor.

Kavram

Yedinci baskının (2021) ilkelerini 4.1'de, alanlarını 4.2'de gördük. Süreç grupları ve süreçler kılavuzun omurgası olmaktan çıkmış, modellerden biri olarak bir kenarda durmuştu. Sekizinci baskı (2025), ANSI/PMI 99-001-2025 tanımıyla yayımlandı ve bu üç yapının üçüne de dokundu.

İlkeler on ikiden altıya indi: bütüncül bir bakış benimse; değere odaklan; kaliteyi süreç ve çıktıların içine yerleştir; hesap veren bir lider ol; sürdürülebilirliği projenin her alanına kat; güçlendirilmiş bir kültür kur. Bunlardan ikisi, değere odaklanmak ve kaliteyi yerleştirmek, yedinci baskıdaki ifadelere çok yakın. Sürdürülebilirlik ise listeye yeni girmiş bir başlık. Kılavuz, ilkelerin nasıl yeniden işlendiğini bir ekte anlatıyor; o ekin metni okunamadığından, eski on iki ilkenin yeni altıya nasıl dağıldığını tahmin etmiyoruz.

Performans alanları sekizden yediye indi ve adları değişti: yönetişim, kapsam, takvim, finans, paydaşlar, kaynaklar ve risk. Yedinci baskıda alanların çoğu, projenin varmak istediği sonuca göre adlandırılmıştı. Sekizinci baskının alanları ise adlarıyla altıncı baskının bilgi alanlarına yakın duruyor: kapsam, takvim, paydaşlar, kaynaklar ve risk o listede de vardı; maliyet bilgi alanının yerinde artık finans var, yönetişim ise o listede olmayan yeni bir ad. Tedarik ayrı bir alan olmaktan çıkıp eke taşınmış. Her alanın içinde artık süreçler, uyarlama notları ve sonucun nasıl kontrol edileceğini anlatan bir bölüm var.

Süreçlere gelince, kılavuz süreç gruplarını yeni bir adla geri getiriyor.

Kılavuz, yedi alanın içine dağılmış kırk süreç tanımlıyor ve bunları "yeni biçimde evrilmiş" süreçler olarak sunuyor. Girdiler ve çıktılar ile araçlar ve teknikler de yeniden ayrı birer bölüm olarak kitapta.

Bu tablo ilk bakışta bir geri dönüş gibi görünüyor ve kısmen öyle. Kılavuz, süreçleri neden geri getirdiğini bu sayfalarda ayrıntılı açıklamıyor; kapak metni yalnızca baskının uygulayıcı görüşleri ve iki tur kamuya açık geri bildirimle şekillendiğini söylüyor. Ama dönüş eskisinin aynısı değil. İlkeler hâlâ kitabın başında duruyor, yaklaşım seçimi (öngörücü, uyarlanabilir, hibrit) ayrı bir bölüm olarak yerinde, uyarlama hâlâ ayrı bir bölüm. Bu yüzden değişikliği bir sarkaç gibi düşünmek işe yarar: süreçten ilkeye savrulan kılavuz, şimdi ikisinin arasında bir yerde duruyor.

Aynı durum bir vakfın burs ofisinde de görülür. Ofis, başvuru, değerlendirme ve ödeme adımlarını yıllar önce yazılı bir el kitabına bağlamış. Vakıf yönetimi iki yıl önce el kitabını "ilkelerimiz" başlıklı beş sayfalık bir metinle değiştirmiş; yeni çalışanlar neyi hangi sırayla yapacaklarını bilemeyince eski el kitabının fotokopileri masalarda dolaşmaya başlamış. Bu yıl yönetim iki metni birleştiriyor: ilkeler başta, adımlar arkada. Ofis müdürü ise el kitabını baştan yazmıyor; yalnız kendi ofisinin yaşadığı sorunu, yeni çalışanın yol bulamamasını, çözen kısımları alıyor.

Perde arkası

Sekizinci baskının kendisi değil, PMI'ın kitap için yayımladığı ve kapak metniyle içindekiler sayfalarını içeren tanıtım belgesi okundu.

Bu kaynağın sınırı belirgin: içindekiler sayfası bir yapıyı gösterir, o yapının içini göstermez. Kırk sürecin adlarını, odak alanlarının nasıl uygulanacağını, ilkelerin eski ilkelerle nasıl eşleştiğini bu sayfalardan okuyamayız. Bu ders yalnızca yapının değişimini özetliyor; ayrıntılar okunmadan derse girmedi.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Akşamüstü Onur, prosedürün ilk sayfasını yeniden yazıyor. Ilgın'la konuştukları masada iki taslak duruyor.

Zayıf sürüm

Amaç: Bilgi işlem projeleri PMBOK Kılavuzu'nun en güncel baskısına göre yönetilir.

Kapsam: Kılavuzdaki kırk sürecin tamamı her projede uygulanır.

Güncelleme: Kılavuzun yeni baskısı çıktığında prosedür yeniden yazılır.

Güçlü sürüm

Neden bu prosedür: Son iki yılda iki projemiz başlangıçta kimin onay verdiği yazılmadığı için durdu; bir projemiz bütçesi takip edilmediği için yarıda kaldı.

Neyi alıyoruz: Beş odak alanını her projede kontrol sırası olarak; yönetişim alanından onay ve karar yetkisini; finans alanından bütçe takibini.

Uyarlama: Her projenin başında, kırk süreçten hangilerinin uygulanacağı ve hangilerinin bu projede gerekmediği tek sayfada yazılır.

Kaynak notu: Odak alanları ve alan adları sekizinci baskıdan; iki haftalık döngüler tablet projesinden öğrendiklerimizden.

Yeni baskı çıktığında: Prosedür baştan yazılmaz; yalnız bizim yaşadığımız bir sorunu çözen değişiklik alınır.

Zayıf sürüm prosedürü kılavuzun peşine takıyor. "En güncel baskı" ifadesi, her baskıda prosedürün de değişeceği anlamına gelir; "kırk sürecin tamamı" ise küçük bir yazılım düzeltmesine de, yeni bir sistem kurulumuna da aynı yükü bindirir. Haluk Bey'in çekmecede kalan formları bu yoldan çıkmıştı. Güçlü sürüm prosedürü bilgi işlemin kendi sorunlarına bağlıyor: onay verilmediği için duran projeler ve takip edilmeyen bütçe. Kılavuzdan yalnız bu sorunlara cevap veren parçaları alıyor ve her parçanın nereden geldiğini yazıyor. Son satır, Onur'un "iki yıl sonra yine mi değişecek" kaygısına doğrudan cevap veriyor: değişebilir, ama prosedür ancak işe yarayan bir değişiklik olursa değişir.

Bağlam notu

Bir standardın yeni baskısı çıktığında iki tepki yaygındır. Biri, her şeyi bırakıp yeni baskıya geçmektir; öteki, "bunlar her seferinde değiştiriyor" deyip hiçbirini ciddiye almamaktır. İkisi de aynı hatayı yapar: değişikliğin içeriğine bakmadan karar verir.

Belirsizlik nerede, sorusu burada yardımcı olur. Sekizinci baskıda belirsizlik, kılavuzun ne söylediğinde değil, bu yeni yapının sahada nasıl oturacağında. Kılavuz yayımlanalı çok olmadı; kırk sürecin hangi projelerde nasıl uygulanacağına dair deneyim henüz birikmedi. Bu belirsizlik karşısında makul davranış, kurumun bütün düzenini yeni baskıya bir anda bağlamak değil, Onur'un güçlü sürümünde olduğu gibi kurumun gerçek bir sorununa cevap veren parçaları almak ve geri kalanını izlemektir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende, bir kılavuzun en yeni baskısında yazdığı için yaptığın ama işine yaramayan bir şey var mı?

Kapanış

1. PMBOK Kılavuzu'nun sekizinci baskısı (2025), ilkeleri on ikiden altıya indirdi, performans alanlarını yönetişim, kapsam, takvim, finans, paydaşlar, kaynaklar ve risk olarak yeniden düzenledi ve süreç gruplarını beş odak alanı ve kırk süreçle geri getirdi.
2. Değişiklik bir geri dönüş değil, bir karışım: ilkeler, yaklaşım seçimi ve uyarlama yerinde duruyor; süreçler ve bilgi alanlarına yakın alan adları geri geliyor.
3. Bir kılavuzun baskıları uzlaşı belgeleridir ve en yenisi kendiliğinden en doğrusu değildir; kendi projen için soru, hangi parçanın senin sorununu çözdüğüdür.

Beş soru

1. Onur'un "iki yıl sonra yine mi değişecek?" kaygısına güçlü sürüm nasıl cevap veriyor?
2. Sekizinci baskının performans alanları, yedinci baskınınkilerden nasıl farklılaşıyor?
3. Odak alanı nedir ve sekizinci baskıda hangi eski yapının yerini alıyor?
4. Bir aile sağlığı merkezi, hasta kayıt işlemlerini ulusal yönergenin yeni sürümüne göre düzenlemek istiyor. Yeni sürümü uygulamadan önce hangi soruyu sormalı?
5. PMI'ın kendi bildirimi, "en yeni baskı en doğrusudur" düşüncesi hakkında ne söylüyor?

Yanıtlar

1. Prosedürü kılavuzun baskısına değil, bilgi işlemin kendi sorunlarına bağlıyor ve yeni baskı çıktığında yalnızca yaşanan bir sorunu çözen değişikliğin alınacağını yazıyor. Böylece kılavuz değişse de prosedür kendiliğinden değişmiyor; ancak bir değişiklik işe yaradığında değişiyor.
2. Yedinci baskının alanları çoğunlukla projenin vardığı sonuca göre adlandırılmıştı; ölçüm ve teslim bunun örnekleri. Sekizinci baskının alanları ise yönetişim, kapsam, takvim, finans, paydaşlar, kaynaklar ve risk; adları altıncı baskının bilgi alanlarına daha yakın ve her birinin içinde artık süreçler var.
3. Odak alanı, süreç gruplarının sekizinci baskıdaki yeni adıdır; beş odak alanı, eski beş süreç grubunun yerini alır. Kılavuz bunu, süreç gruplarının farklı teslim yaklaşımlarına uyum sağlamak için yeniden tanıtılması olarak anlatır. Çekici yanlış cevap "yeni bir aşama listesi" olurdu; odak alanları bir projenin sırayla geçeceği aşamalar değil, hangi tür yönetim işine odaklandığını gösteren alanlardır.
4. Yeni sürüm, merkezin bugün yaşadığı hangi sorunu çözüyor? Örneğin kayıtların gecikmesi ya da eksik bilgi sorunu varsa, yeni sürümün bu sorunlara cevap veren kısımları önce alınabilir; sorun çözmeyen kısımlar için acele etmeye gerek yoktur.
5. PMI, standartları gönüllü uzlaşı süreciyle geliştirdiğini ve içerdikleri bilgilerin doğruluğunu bağımsız olarak sınamadığını açıkça belirtiyor. Bu, yeni baskının eskisinden daha doğru olduğunu değil, o dönemin uzlaşısını kaydettiğini gösterir.

Sonraki derse köprü

PMI'ın kılavuzu tek standart değil. Birleşik Krallık'ta doğan PRINCE2 de işe ilkelerle başlıyor ve yedi ilke sayıyor. 4.4, PRINCE2'ye ilk bakışı atıyor ve bu yedi ilkeyi bir projede birer davranışa çeviriyor.