ISO 21502 ve IPMA yetkinlik çerçevesi

Sahadan bir an

Pazartesi öğleden sonra, Ayten Hanım'ın odası. Masada müşterinin geçen haftaki tedarikçi denetiminden gelen rapor var. İnsan kaynaklarından Nevin Hanım da toplantıda.

Ayten Hanım: Denetçi bir şey sormuş: "Yeni parça devreye alma işlerinizi uluslararası bir proje yönetimi standardına göre mi yürütüyorsunuz?" Biz de cevap verememişiz.

Nevin Hanım: Ben de tam bunu konuşmak istiyordum. Ilgın Hanım'ı bir proje yönetimi sertifikasına gönderelim, sorun çözülür.

Ilgın: Bence bunlar iki ayrı soru. Denetçi fabrikanın işi nasıl yürüttüğünü soruyor. Sertifika ise benim ne bildiğimi gösterir.

Ayten Hanım: Fark eder mi? Sen öğrenirsen fabrika da öğrenmiş olur.

Ilgın: Ben yarın işten ayrılırsam fabrikanın neyi bildiği ortaya çıkar. Yazılı bir düzen yoksa, benimle birlikte gider.

Nevin Hanım: Peki bize hangisi lazım?

Ilgın: İkisi de olabilir. Ama hangisinin hangi soruya cevap verdiğini bilmeden karar vermeyelim.

Ilgın'ın ayrımı sade ama sık karıştırılır. Bir kurumun proje yönetimini nasıl yaptığı ile bir kişinin proje yönetiminde ne kadar yetkin olduğu farklı sorulardır ve farklı standartlar bunlara cevap verir. Bu ders iki belgeye bakıyor: kurumun uygulamalarına rehberlik eden ISO 21502 ve yöneticinin kendisini ölçen IPMA ICB4. Hangisinin hangi soruya cevap verdiğini öğrenince, Ayten Hanım'ın masasındaki karar da kolaylaşıyor.

Kavram

Daha önce ISO 21502'yi proje, program ve portföy tanımları için kullanmıştık. Şimdi belgenin kendisine bakıyoruz: ne tür bir belge ve kime yazılmış? Kapsam maddesine göre belge proje yönetimi için kılavuz verir; kamu, özel ve hayır amaçlı her kuruma, amacı, teslim yaklaşımı, büyüklüğü ve süresi ne olursa olsun her proje türüne uygulanabilir. İyi işlediği düşünülen uygulamaların üst düzey tariflerini sunar. Hedef okurları arasında üst yönetim, sponsorlar ve proje kurulları, proje yöneticileri ve ekipleri ile kurumların kendi proje yönetimi standartlarını, süreçlerini ve yöntemlerini geliştirenler sayılır.

Bu, ISO 21502'yi bir kurum belgesi yapar. Soruyu kuruma sorar: bu kurumda projeler nasıl başlatılıyor, nasıl yönetiliyor, nasıl denetleniyor? Belgenin içinde proje personelinin yetkinliklerine ayrılmış bir başlık da var; yani kurum standardı kişiyi tamamen dışarıda bırakmaz. Ama kişinin ne kadar yetkin olduğunu ölçmek onun işi değildir.

IPMA'nın çerçevesi ise soruyu kişiye sorar.

IPMA'nın kişiler için yetkinlik çerçevesi ICB'dir; 2015'te yayımlanan dördüncü sürümü ICB4 olarak bilinir. ICB4, proje, program ve portföy yöneticilerinin yetkinliğini üç alanda tanımlar. İnsanlar alanı, kişinin çevresindeki insanlarla ve kendisiyle ilişkisini kapsar. Uygulama alanı, projeleri, programları ve portföyleri yürütmek için gereken işi kapsar. Perspektif alanı ise yürütülen işin bağlamını ve neyin başarılması gerektiğiyle bağını kapsar. IPMA, ayrıca projeler ve kurumlar için ayrı standartlar tanımlamıştır; kurumun yetkinliği için olanı ICB değil, ayrı bir belgedir.

Ilgın'ın taşınma projesi iki soruyu birden gösteriyor. Kurum sorusu: fabrikada bir projenin nasıl başlatılacağı, kimin onay vereceği, değişikliğin nasıl kayda geçeceği yazılı mı? Şu an yazılı değil; her şey Ilgın'ın defterinde ve Recep Bey'in hafızasında. Kişi sorusu: Ilgın, bir projeyi yürütmek için gereken insan ilişkilerinde, uygulamada ve bağlamı okumada ne kadar yetkin? 0.6'daki öz değerlendirmesi buna bir cevap vermişti: en düşük puanlar başka insanlarla ilgili olanlardı. Bu, ICB4'ün insanlar alanına denk düşüyor.

Bir üniversitenin araştırma projeleri ofisinde de aynı iki soru vardır. Ofis, dış kaynaklı projelerin başvurudan kapanışa nasıl yürüdüğünü yazılı bir düzene bağlayabilir; bu kurum sorusudur. Bir araştırmacının ekibini yönetmede, bütçeyi izlemede, fon verenle ilişkide ne kadar yetkin olduğu ise kişi sorusudur. Ofisin düzeni ne kadar iyi olursa olsun, bir projede ekibiyle konuşamayan araştırmacı zorlanır; araştırmacı ne kadar yetkin olursa olsun, düzeni olmayan bir ofiste her proje sıfırdan kurulur.

Perde arkası

Bu derste iki belgenin kendi metinleri okundu: ISO 21502'nin giriş ve kapsam maddeleri, standart yayıncılarının sunduğu örnek sayfalardan; ICB4'ün tanımı ise IPMA'nın kendi standart sayfasından.

Bu iki kaynağın sınırı benzer: ikisinin de tam metni değil, kapsamı ve tanıtımı okundu. ICB4'ün yetkinlik öğelerinin sayısını ve adlarını, ISO 21502'nin yetkinlik başlığının içeriğini bu sayfalardan okuyamadık; bu yüzden derste yer almıyorlar.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Toplantıdan sonra Ayten Hanım, Ilgın'dan bir sayfalık bir öneri istiyor. Ilgın'ın ilk taslağı ile, Nevin Hanım'la yeniden konuştuktan sonraki taslağı.

Zayıf sürüm

Öneri: Ilgın Hanım uluslararası bir proje yönetimi sertifikası alsın.

Gerekçe: Müşteri denetimi standart sordu.

Sonuç: Bir sonraki denetimde sertifikayı gösteririz.

Güçlü sürüm

Denetçinin sorusu: Fabrikanın devreye alma projelerini nasıl yürüttüğü. Cevabı bir kurum düzeni: projenin nasıl başlatıldığını, kimin onay verdiğini, değişikliğin nasıl kayda geçtiğini yazan iki sayfalık bir prosedür.

Dayanak: Prosedürü yazarken ISO 21502'yi kontrol listesi olarak kullanırız; belge kendini her kuruma uygulanabilen bir kılavuz olarak tanımlıyor.

Kişi sorusu: Proje yürütenlerin yetkinliği ayrı bir konu. Önce öz değerlendirme: insanlar, uygulama, perspektif alanlarında güçlü ve zayıf yanlar. Sertifika kararı bu değerlendirmeden sonra.

Sıra: Önce prosedür, çünkü denetim onu soruyor ve kişiye bağlı kalmasın; sonra yetkinlik.

Neyle anlarız: Bir sonraki devreye alma projesi, Ilgın'ın yerine başka biri tarafından aynı prosedürle başlatılabiliyorsa.

Zayıf sürüm iki soruyu tek bir cevaba sıkıştırıyor. Denetçi kurumun düzenini sormuştu; öneri bir kişinin sertifikasını getiriyor. Bir sonraki denetimde sertifika gösterilse bile, denetçinin sorusu cevapsız kalır, çünkü fabrikanın işi nasıl yürüttüğü hâlâ hiçbir yerde yazılı değildir. Güçlü sürüm soruları ayırıyor ve her birine kendi standardını eşliyor: kurum sorusuna ISO 21502'ye dayanan bir prosedür, kişi sorusuna ICB4'ün üç alanına dayanan bir öz değerlendirme. Sıra satırı da gerekçeli: önce kurumun düzeni, çünkü düzen kişiden bağımsız kalmalı. Son satır, önerinin işe yarayıp yaramadığını sınayacak bir ölçüt koyuyor: projeyi başka biri aynı düzenle başlatabiliyor mu?

Bağlam notu

Kurum ve kişi ayrımı, küçük işletmelerde en çok gözden kaçan ayrımlardan biridir. Küçük bir fabrikada proje yönetimi çoğu zaman tek bir kişinin alışkanlıklarından ibarettir; o kişi iyiyse işler yürür, kurum da bunu bir düzen sanır. Düzenin aslında olmadığı, o kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında anlaşılır.

Neyle bileceğiz, sorusu bu iki düzeyi birbirinden ayırmaya yarar. Kurumun düzeni olduğunu, projeyi bir başkasının aynı yolla başlatabilmesinden bileceğiz. Bir kişinin yetkin olduğunu ise sertifikasından değil, zor bir durumda neyi gördüğünden ve ne yaptığından bileceğiz; yetkinlik çerçevesi o gözlemi yapılandırmanın bir yoludur, onun yerine geçmez.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende yarın sen olmasan, hangi bilgi yalnızca senin aklında olduğu için kaybolur?

Kapanış

1. Bir kurumun proje yönetimini nasıl yaptığı ile bir kişinin proje yönetiminde ne kadar yetkin olduğu ayrı sorulardır ve farklı standartlar bunlara cevap verir.
2. ISO 21502 her kuruma ve her proje türüne uygulanabilen bir proje yönetimi kılavuzudur; IPMA ICB4 ise kişinin yetkinliğini insanlar, uygulama ve perspektif alanlarında tanımlar ve bir yöntem dayatmaz.
3. Sertifika kurumun düzeninin yerine geçmez, yazılı bir düzen de kişinin yetkinliğinin yerine geçmez; ikisini karıştıran bir öneri, soruların birini cevapsız bırakır.

Beş soru

1. Ilgın neden denetçinin sorusu ile Nevin Hanım'ın sertifika önerisinin iki ayrı soruya cevap verdiğini söylüyor?
2. ISO 21502 kendini nasıl tanımlıyor ve hedef okurları kimlerdir?
3. ICB4'ün üç yetkinlik alanı nedir ve ICB4 neden bir yöntem değildir?
4. Bir ilçe belediyesinin bilgi işlem müdürlüğü, her yıl iki çalışanını proje yönetimi eğitimine gönderiyor, ama her yeni proje yine baştan kurulmuş gibi başlıyor. Hangi düzey eksik?
5. Güçlü sürümdeki "neyle anlarız" satırı, önerinin işe yarayıp yaramadığını nasıl sınıyor?

Yanıtlar

1. Denetçi, fabrikanın devreye alma projelerini nasıl yürüttüğünü, yani kurumun düzenini soruyor. Sertifika ise Ilgın'ın kişisel yetkinliğine dair bir kanıt. Kişi işten ayrılırsa kurumun düzeni ortaya çıkar; yazılı bir düzen yoksa bilgi kişiyle birlikte gider.
2. Proje yönetimi için kılavuz veren ve kamu, özel, hayır amaçlı her kuruma, her proje türüne uygulanabilen bir belge olarak. Hedef okurları arasında üst yönetim, sponsorlar ve proje kurulları, proje yöneticileri ve ekipleri ile kurumların kendi standartlarını ve yöntemlerini geliştirenler var.
3. İnsanlar, uygulama ve perspektif. ICB4 bir yöntem değildir, çünkü işin hangi yolla yapılacağını değil, işi yapacak kişinin neye sahip olması gerektiğini tanımlar; IPMA'nın kendi tanıtımı da bir yöntem ya da süreç dayatmadığını söyler. Çekici yanlış cevap "PMBOK'un Avrupa sürümü" olurdu; biri bir kişiyi, öbürü bir işin yürütülüşünü tarif eder.
4. Kurum düzeyi. Çalışanların yetkinliği artıyor, ama projelerin nasıl başlatılıp yönetileceğine dair yazılı bir düzen yok; her proje eğitimden dönen kişinin kendi alışkanlığıyla kuruluyor. Eğitim kişi sorusunu cevaplıyor, kurum sorusu açık kalıyor.
5. Öneriyi kişiden bağımsız bir ölçüte bağlıyor: bir sonraki devreye alma projesi, Ilgın'ın yerine başka biri tarafından aynı prosedürle başlatılabiliyorsa kurum düzeni işliyor demektir. Bu, sertifikanın gösteremeyeceği bir şeydir.

Sonraki derse köprü

Şimdiye kadarki standartlar ya bir kuruma ya bir kişiye yazılmıştı. Çevik Manifesto ise ikisi de değil: 2001'de on yedi kişinin imzaladığı, dört değerden oluşan kısa bir metin. 4.6, bu dört değeri, sağ taraftaki maddelerin de değerli olduğunu söyleyen kaydı atlamadan okuyor.