Çevik mi şelale mi kavgası

Sahadan bir an

Salı toplantısı bitmiş, sandalyeler toplanıyor. Onur, ekranda bıraktığı bir slaydı kapatmadan Sabri Usta'ya dönüyor. Slaytta tek bir cümle var: çevik projeler daha başarılı.

Onur: Usta, bu benim fikrim değil. Binden fazla proje incelenmiş, sonuç bu.

Sabri Usta: Binden fazla proje, ama kaçı kalıp? Ben kalıbı iki haftada bir yeniden mi açacağım?

Onur: Kimse kalıp demiyor. Ama planı baştan sona çakıp bırakmak da işe yaramıyor, rakamlar ortada.

Sabri Usta: Yıllardır plan yapıp kalıp teslim ediyoruz. O rakamları kim saydı?

Recep Bey: Tamam, ikiniz de haklısınız ya da ikiniz de değilsiniz, ben anlamadım. Ilgın, sen şu araştırmaya bir bak, hangisi doğruysa onu yapalım.

Ilgın: Bakarım. Ama önce kimin, neyi, nasıl sorduğuna bakacağım; hangisinin doğru olduğuna sonra.

Recep Bey'in istediği şey anlaşılır: iki yaklaşımdan biri daha iyiyse, onu seçmek tartışmayı bitirir. Ama Onur'un slaydındaki cümle, bir araştırmanın bulgusunun kısaltılmış hâli; kısaltırken neyin düştüğünü görmeden, araştırmanın fabrikaya ne söylediği bilinemez. Bu ders, iki yaklaşımı karşılaştıran bir araştırmayı okumayı, yani ne söylediğini ve ne söyleyemediğini ayırmayı öğretiyor.

Kavram

"Çevik mi şelale mi" sorusu, sahada çoğu zaman bir kimlik tartışması gibi yürür. Yazılımcılar çevikten, inşaatçılar ve kalıpçılar plandan yana konuşur; iki taraf da kendi deneyiminden örnek getirir. Araştırma bu kavgaya bir hakem gibi çağrılır. Ama bir araştırma ancak sorduğu soruya, sorduğu kişilere ve ölçtüğü şeye kadar hakemlik yapabilir. O sınırları okumak için üç kavram işe yarar.

Bu üç kavram, bir araştırmanın değersiz olduğunu söylemez. Neredeyse her saha araştırmasının bunlardan en az birini taşıması kaçınılmazdır; projeleri rastgele iki gruba ayırıp birine çevik, öbürüne öngörücü yaklaşım vermek çoğu zaman mümkün değildir. Kavramların işi, bulgunun hangi cümleyle aktarılabileceğini belirlemektir. "Bu örneklemde çevik kullanımı arttıkça projeler daha başarılı bildirilmiş" cümlesi ile "çevik yöntem projeleri başarılı yapar" cümlesi arasındaki fark, tam olarak bu üç kavramın kapladığı alandır.

Ilgın'ın okuyacağı araştırmada da durum bu. Katılımcılar projeleri kendileri seçmiş, yöntemi ve başarıyı kendileri değerlendirmiş; çevik yöntemi en çok kullananlar da bilişim, sağlık ve profesyonel hizmet projeleri. Sabri Usta'nın "kaçı kalıp?" sorusu, ilk bakışta itiraz gibi duyulsa da, aslında seçim yanlılığı sorusudur: bulgu, kalıp üreten bir atölyeye taşınabilir mi?

Aynı okuma bir il sağlık müdürlüğünde de gerekir. Müdürlük, sabah vardiya başında kısa ayakta toplantı yapan hastanelerde hasta şikâyetlerinin daha az olduğunu görüyor ve bunu bütün hastanelere zorunlu kılmak istiyor. Ama bu toplantıyı kendiliğinden başlatan hastaneler, zaten ekibiyle konuşan başhekimlerin yönettiği hastaneler olabilir. Zorunlu kılınan toplantı, o başhekimlerin alışkanlığını taşımaz; yalnız biçimini taşır. Sonuç beklenen gibi çıkmazsa, araştırma yanlış değildi; okuma eksikti.

Perde arkası

Onur'un slaydının dayandığı araştırma, çevik yöntemle proje başarısı arasındaki ilişkiye büyük bir örneklemle bakan ilk nicel çalışmalardan biri olarak anılır. Makalenin tam metnine ulaşılamadı; aşağıdaki bilgiler, Proje Yönetimi Derneği'nin (Association for Project Management) yayıncı izniyle yayımladığı dört sayfalık araştırma özetinden alındı.

Kanıtın neden "Tartışmalı" etiketini taşıdığı önemli. Araştırma özensiz değil; tersine, döneminin en büyük örneklemlerinden birine sahip ve her katılımcıdan iki farklı proje istemesi, aynı kişinin başarılı ve başarısız işlerini karşılaştırma olanağı veriyor. Etiketin gerekçesi tasarımın kendisinde: kimse projeleri bir gruba atamamış, herkes kendi projesini kendisi değerlendirmiş. Bu sınırları yazarların kendisi de kabul ediyor. İki araştırmanın verimlilik konusunda ayrışması da aynı yere işaret ediyor: soru açık.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Çarşamba sabahı bilgi işlem odasında Onur, Recep Bey'e göndereceği notun taslağını Ilgın'a gösteriyor. Ilgın taslağı okuyup kendi notunu yazıyor. Aynı araştırma, iki not.

Zayıf sürüm

Konu: Çevik yöntem

Özet: Binden fazla proje üzerine yapılan bir araştırma, çevik projelerin daha başarılı olduğunu kanıtladı.

Öneri: Bundan sonra fabrikadaki bütün projeleri çevik yürütelim.

Güçlü sürüm

Araştırma ne yaptı: Binden fazla proje yöneticisine çevrim içi anket. Her biri biri iyi, biri kötü giden iki projesini anlattı; yöntemi ve başarıyı kendisi değerlendirdi.

Ne buldu: Çevik kullanımı arttıkça bildirilen başarı artıyor, en çok da müşteri ve sponsor memnuniyetinde. Çevik projelerde baştan daha az plan yapılmıyor.

Ne söyleyemez: Yöntemin başarıya yol açtığını söyleyemez; çevik seçen ekipler başka yönlerden de farklı olabilir. Çevik yöntemi en çok bilişim, sağlık ve hizmet projeleri kullanmış; kalıp ya da taşınma işine uyduğunu göstermiyor. Başka bir çalışma süre ve bütçede fark bulmamış.

Bizim için anlamı: Tek yöntem seçmiyoruz. Tablet projesi zaten kısa döngülerle yürüyor; kalıp planlı kalıyor. Tablet projesinde sponsor memnuniyetini çeyrek sonunda soralım, yöntemin bizde ne verdiğini kendi verimizle görelim.

İki not aynı araştırmaya dayanıyor ama okura farklı şeyler veriyor. Onur'un taslağı bulguyu bir hükme çeviriyor ve hükmü bütün fabrikaya genişletiyor; Recep Bey bu notu onaylarsa, kalıphane bir sonraki projede kimsenin istemediği iki haftalık döngülerle karşılaşır ve araştırma bir sonraki tartışmada itibar kaybeder. Ilgın'ın notu dört satırda araştırmanın yöntemini, bulgusunu, sınırını ve fabrikaya etkisini ayırıyor. En değerli satırı üçüncüsü: Sabri Usta'nın "kaçı kalıp?" sorusunu küçümsemiyor, ona araştırmanın kendi verisiyle cevap veriyor. Son satır da tartışmayı bir sonuca bağlıyor: kimin haklı olduğunu değil, hangi projenin hangi yaklaşımla yürüdüğünü ve bunun nasıl ölçüleceğini söylüyor.

Bağlam notu

Çevik ile şelale arasındaki kavga, iki taraftan birinin haksız olmasından değil, sorunun yanlış kurulmasından beslenir. "Hangisi daha iyi?" sorusu, cevabın her proje için aynı olduğunu varsayar. Oysa bu modülün bütün araçları, cevabın işin belirsizliğine, ekibe ve kuruma göre değiştiğini gösterdi. Araştırma bu kavgaya hakem olarak çağrıldığında, genellikle kendi sınırları silinerek çağrılır; slaytta kalan, başlıktaki tek cümledir.

Sabri Usta'nın "o rakamları kim saydı?" sorusu, kaba görünse de araştırma okumanın ilk adımıdır. Onur'un sorusu da yanlış değil: plan yapıp bırakmanın işe yaramadığı projeler gerçekten var. İkisini buluşturan soru, kendi işleri için neyle bileceğiz sorusu: bir yöntemin bu fabrikada ne verdiğini, bu fabrikanın kendi projelerinden toplanan veriyle görmek. Başka bir yerden gelen bulgu, nereye bakılacağını söyler; ne bulunacağını söyleyemez.

Uygulama

Retro sorusu

Son haftalarda bir yöntem kararını, kaynağını okumadığın bir bulguya dayanarak savunduğun oldu mu?

Kapanış

1. "Çevik mi şelale mi" sorusu, cevabın her proje için aynı olduğunu varsayar; araştırma bu soruya ancak kendi örneklemi ve ölçümü kadar cevap verebilir.
2. Bir karşılaştırma araştırmasını okurken öz bildirim, seçim yanlılığı ve karıştırıcı değişken sorulur; bunlar bulguyu çürütmez, hangi cümleyle aktarılabileceğini belirler.
3. Serrador ve Pinto'nun bulgusu bir ilişkidir, en güçlü hâli paydaş memnuniyetindedir ve çevik yöntemi en çok bilişim, sağlık ve hizmet projeleri kullanmıştır; kendi projende ne verdiğini kendi verinle görürsün.

Beş soru

1. Sabri Usta'nın "kaçı kalıp?" sorusu hangi kavramla adlandırılabilir?
2. Serrador ve Pinto'nun araştırmasında yöntemi ve başarıyı kim değerlendirdi, bu neden önemli?
3. Çevik projelerin daha başarılı bildirilmesini, yöntemin kendisi dışında hangi etken açıklayabilir?
4. Bir belediye, gönüllü mahalle temsilcisi olan mahallelerde çöp şikâyetinin daha az olduğunu görüp her mahalleye zorunlu temsilci atamak istiyor. Bu kararda hangi okuma eksik?
5. Ilgın'ın güçlü notundaki son satır, kavgayı nasıl bir sonuca bağlıyor?

Yanıtlar

1. Seçim yanlılığı. Sabri Usta, araştırmanın örnekleminin kendi işine benzeyip benzemediğini soruyor; çevik yöntemi en çok bilişim, sağlık ve hizmet projeleri kullanmışsa, bulgunun kalıp üretimine taşınıp taşınamayacağı açık bir sorudur.
2. Katılımcılar, yani projeleri anlatan proje yöneticileri değerlendirdi. Aynı kişi hem yöntemi hem başarıyı beyan ettiği için, projeyi başarılı hatırlayan biri yöntemi de daha olumlu anlatabilir; anlatılacak projeleri de katılımcılar seçti.
3. Karıştırıcı değişkenler: çevik yöntemi seçebilen ekiplerin daha deneyimli, daha özerk ya da müşteriye daha yakın olması gibi. Çekici yanlış cevap "araştırma yanlış yapılmış" olurdu; araştırma bir ilişki buldu, sorun bu ilişkinin nedensellik diye okunmasında.
4. Gönüllü temsilci çıkaran mahalleler, zaten komşuluk ilişkileri güçlü, ortak işe katılan mahalleler olabilir. Zorunlu atanan temsilci bu ilişkiyi getirmez; yalnız unvanı getirir. Bu karıştırıcı değişken okuması yapılmadan karar verilirse, beklenen sonuç çıkmayabilir.
5. Kimin haklı olduğunu değil, hangi projenin hangi yaklaşımla yürüdüğünü söylüyor: tablet projesi kısa döngülerle, kalıp planlı. Ayrıca yöntemin fabrikada ne verdiğini dışarıdan bir bulguyla değil, tablet projesindeki sponsor memnuniyetini çeyrek sonunda ölçerek görmeyi öneriyor.

Sonraki derse köprü

Yöntemler sahada tartışılırken standartlar da yerinde durmadı. Proje Yönetimi Enstitüsü'nün PMBOK Kılavuzu, yedinci baskısında süreç listesini bırakıp on iki ilke üzerine kuruldu. Bu geçişin nedenini, yani süreçten ilkeye neden dönüldüğünü 4.1 açıyor.