Uygunluk filtresi

Sahadan bir an

Cumartesi sabahı, Görükle'deki daire. Ilgın, ayda bir Haluk Bey'e gösterdiği Proje Defteri sayfasını telefon kamerasına tutuyor. Sayfada giriş kontrol alanının taşınması, yani pilot projesi var.

Ilgın: Haluk Bey, bu ay bir şeyi netleştirmek istiyorum. Pilot projem öngörücü mü olmalı, uyarlanabilir mi, hibrit mi? Cynefin'e de baktım, Stacey'ye de; her parça başka bir yere düşüyor.

Haluk Bey: Güzel. Bütün proje için tek bir cevap aramaktan vazgeçmişsin demek.

Ilgın: Ama yine de bir şey seçmem lazım. Recep Bey'e ne diyeceğim?

Haluk Bey: Sana bir soru listesi önereceğim. Kültür, ekip ve proje hakkında sorular. Ama dikkat et, listeyi doldurunca cevap çıkmaz. Cevap, listeyi Recep Bey'le ve ekibinle birlikte doldururken çıkar.

Ilgın: Yani bir anket ama sonucuna güvenmeyeyim mi?

Haluk Bey: Sonucuna değil, doldururken çıkan anlaşmazlıklara güven.

Ilgın'ın sorusu, bu modül boyunca biriken araçların doğal sonucu: her araç projenin farklı bir yanını gösteriyor, ama sponsora tek bir öneri götürmek gerekiyor. Haluk Bey'in önerdiği şey kararı kendisi vermiyor, bir konuşmayı yapılandırıyor: yaklaşım seçimini kültür, ekip ve proje soruları üzerinden birlikte düşünmenin bir yolu. Bu ders, o aracı pilot proje üzerinde deniyor.

Kavram

Bir projenin yaklaşımını seçerken yalnızca işin belirsizliğine değil, işi yapacak ekibe ve onu çevreleyen kuruma da bakmak gerekir. Aynı proje, farklı bir kurumda farklı bir yaklaşım isteyebilir.

Filtrenin soruları üç başlıkta toplanır. Kültür başlığı, kurumun yaklaşımı ne ölçüde desteklediğini sorar: sponsor ve yöneticiler bu yaklaşımı benimsiyor mu, ekibe güveniyorlar mı, ekip kendi işiyle ilgili kararları ne ölçüde verebiliyor? Ekip başlığı, işi yapacak insanlara bakar: ekip ne büyüklükte, üyelerin deneyimi ne düzeyde, ekip işin kullanıcılarına ve karar vericilerine ne kadar kolay erişebiliyor? Proje başlığı ise işin kendisine bakar: gereksinimlerin değişme olasılığı ne kadar, iş parça parça teslim edilebilir mi, bir hatanın sonucu ne kadar ağır?

Her soru için, uyarlanabilir yaklaşımı destekleyen bir uç ile öngörücü yaklaşımı destekleyen bir uç vardır. Kültür, uyarlanabilir yaklaşımı desteklemiyorsa, örneğin her kararın birkaç kat yukarıda onaylanması gerekiyorsa, iki haftalık döngüler kâğıt üzerinde kalır. Ekip büyük ve dağınıksa ya da kullanıcılara erişemiyorsa, kısa geri bildirim döngüsü kurulamaz. Proje kritikse, örneğin bir hata can güvenliğini etkiliyorsa, daha fazla önceden planlama ve doğrulama gerekir.

Ilgın'ın pilot projesine uygulandığında tablo karışık çıkıyor. Kültür başlığında Recep Bey ekibe güveniyor ama kararların önemli bir kısmı hâlâ ondan geçiyor. Ekip başlığında ekip küçük ve kullanıcılar, yani Selma ile Yasin, her gün aynı binada; bu, uyarlanabilir yaklaşımı destekliyor. Proje başlığında ise değişim olasılığı düşük, taşınma büyük ölçüde tek seferde yapılıyor ve forklift yolu yüzünden bir hata güvenliği etkileyebiliyor; bunlar öngörücü yaklaşımı destekliyor. Sonuç, ağırlığı öngörücü olan bir hibrit: taşınmanın kendisi planlı, yeni alanın iç düzeni ise ilk haftalarda Selma ile Yasin'le birlikte denenerek oturuyor.

Aynı araç bir okulda da işe yarar. Bir okul aile birliği, yıllık kermesi düzenleyecek. Kültür başlığında okul yönetimi aile birliğine güveniyor; ekip başlığında gönüllüler deneyimli ama dağınık ve az zamanları var; proje başlığında tarih sabit ve iş tek günde teslim ediliyor, ama stantların içeriği önceki yıllardan öğrenilerek değiştirilebiliyor. Filtre burada da bir hibrite işaret eder: tarih ve lojistik planlı, stant içerikleri esnek.

Perde arkası

Uygunluk filtresi, Proje Yönetimi Enstitüsü ile Agile Alliance'ın ortak hazırladığı uygulama kılavuzunun bir ekinde yer alır. Kılavuzun yazarlarının kılavuzu tanıttığı bir yazı, bu ekin amacını şöyle anlatır.

Bu kaynağın sınırı açık: kılavuzun kendisini değil, yazarlarının onu tanıtan yazısını okuduk. Bu yüzden filtrenin sorularını kılavuzdan birebir aktarmak yerine, kılavuzun ekinin önerdiği yapıya, yani kültür, ekip ve proje başlıklarına dayanarak uyarladık. Bu derste sorulan sorular kılavuzun kendi ifadeleri değil.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Haluk Bey'le konuştuktan sonra Ilgın, filtreyi Recep Bey ve ekiple birlikte dolduruyor ve sonucu yazıyor. Aynı filtre, iki rapor.

Zayıf sürüm

Filtre sonucu: Puanların ortalaması orta çıktı.

Karar: Hibrit yaklaşım kullanacağız.

Not: Filtre böyle önerdi.

Güçlü sürüm

Uyarlanabilire işaret edenler: Ekip küçük, kullanıcılar Selma ve Yasin her gün aynı binada.

Öngörücüye işaret edenler: Değişim olasılığı düşük; taşınma büyük ölçüde tek seferde; forklift yolu nedeniyle bir hata güvenliği etkiliyor.

Anlaşmazlık: Kültür sorusunu Recep Bey "ekibe tam güven", Ilgın "kararların çoğu hâlâ yukarıda" diye puanladı; bunu salı toplantısında konuşacağız.

Öneri: Ağırlığı öngörücü bir hibrit: taşınma planlı; yeni alanın iç düzeni ilk iki hafta Selma ve Yasin'le denenerek oturuyor.

Neyi değiştirirse yeniden bakarız: Müşteri giriş kontrol şartlarını değiştirirse ya da güvenlik onayı yerleşimi kökten değiştirirse.

Zayıf sürüm filtreye kararı devrediyor: bir ortalama, bir karar ve "filtre böyle önerdi" gerekçesi. Bu gerekçe, kararı kimsenin sahiplenmediği anlamına gelir; bir şey ters giderse suç aracın olur. Güçlü sürüm puanların arkasındaki nedenleri yazıyor ve iki yöne işaret eden etkenleri ayrı ayrı gösteriyor. En değerli satırı anlaşmazlık satırı: Recep Bey ile Ilgın'ın kültür sorusundaki farkı, filtrenin ortaya çıkardığı asıl bilgi ve bir sonraki konuşmanın konusu. Son satır da kararın hangi koşulda yeniden açılacağını söylüyor; böylece öneri bir hüküm değil, gerekçesi ve sınırı olan bir seçim oluyor.

Bağlam notu

Uygunluk filtresinin puanları sayı gibi görünür ve sayılar kesinlik izlenimi verir. Oysa her puan bir yargıdır ve yargılar kişiden kişiye, hatta aynı kişide günden güne değişir. Puanların ortalamasını almak, anlaşmazlıkları gizler; iki kişinin bir soruya on ve iki vermesiyle iki kişinin ona altı vermesi aynı ortalamayı verir, ama ilk durumda konuşulması gereken bir şey vardır.

Neyle bileceğiz? Filtrenin işe yarayıp yaramadığını anlamanın yolu, sonucunun değil, doldurma sürecinin neyi ortaya çıkardığına bakmaktır. Bir anlaşmazlık, gözden kaçmış bir kısıt ya da birinin dile getirmediği bir kaygı ortaya çıktıysa, filtre işini yapmıştır. Hiçbir şey ortaya çıkmadıysa, ya ekip gerçekten aynı fikirdedir ya da filtre tek bir kişi tarafından, tek başına doldurulmuştur. İkinci durumda, aracın asıl değeri kaybolmuştur.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projenin yaklaşımı hakkında, sponsorunla aranda henüz konuşulmamış bir anlaşmazlık var mı?

Kapanış

1. Uygunluk filtresi, bir proje için yaklaşımı kurum kültürü, ekip ve proje hakkındaki sorularla değerlendirmeye yarar; aynı iş farklı bir kurumda farklı bir yaklaşım isteyebilir.
2. Filtre bir karar değil bir öneri üretir; asıl değeri, puanlama sırasında ortaya çıkan anlaşmazlıklarda ve gizli kısıtlardadır.
3. Puanların ortalaması anlaşmazlıkları gizler; filtre birlikte doldurulmalı ve öneri, gerekçesi ve yeniden açılma koşuluyla birlikte yazılmalıdır.

Beş soru

1. Haluk Bey neden filtrenin sonucuna değil, doldururken çıkan anlaşmazlıklara güvenilmesini öneriyor?
2. Ilgın'ın pilot projesinde hangi etkenler uyarlanabilir, hangileri öngörücü yaklaşıma işaret ediyor?
3. Aynı proje neden farklı bir kurumda farklı bir yaklaşım isteyebilir?
4. Bir derneğin yönetim kurulunda üç kişi, kültür sorusuna on, iki ve dokuz puan veriyor. Ortalamayı almak yerine ne yapılmalı?
5. Güçlü sürümdeki "neyi değiştirirse yeniden bakarız" satırı neden önemlidir?

Yanıtlar

1. Çünkü puanlar kişisel yargılardır ve bir ortalama onların arkasındaki farkları gizler. Bir anlaşmazlık, örneğin sponsor ile proje yöneticisinin kurum kültürünü farklı görmesi, yaklaşım seçiminden önce konuşulması gereken asıl bilgidir.
2. Uyarlanabilir yaklaşıma işaret edenler: ekibin küçük olması ve kullanıcıların her gün aynı binada bulunması. Öngörücü yaklaşıma işaret edenler: değişim olasılığının düşük olması, taşınmanın büyük ölçüde tek seferde yapılması ve forklift yolu nedeniyle bir hatanın güvenliği etkilemesi.
3. Çünkü yaklaşım yalnızca işin niteliğine değil, ekibe ve kuruma da bağlıdır. Kararların üst yönetimde onaylandığı bir kurumda kısa döngüler kâğıt üzerinde kalır; kullanıcılara erişemeyen bir ekip geri bildirim döngüsü kuramaz. Çekici yanlış cevap "çünkü filtre kuruma göre farklı puan verir" olurdu; filtre bunu yalnızca görünür kılar.
4. Puanların neden bu kadar farklı olduğunu konuşmak gerekir: iki puan veren kişi neyi görüyor, on puan verenler neyi görmüyor? Ortalama yedi civarında çıkar ve bu anlaşmazlığı gizler; asıl bilgi, iki ile on arasındaki farktır.
5. Çünkü öneriyi bir hüküm olmaktan çıkarır ve hangi koşulda yeniden açılacağını önceden söyler. Müşteri şartları ya da güvenlik onayı kökten değişirse, yaklaşım da yeniden değerlendirilir; karar sessizce eskimez.

Sonraki derse köprü

Uygunluk filtresi, bir yaklaşımın bir projeye uyup uymadığını soruyor; ama bir soru hâlâ açık: hangi yaklaşım genel olarak daha başarılı? Bu soru yıllardır bir "çevik mi şelale mi" kavgasına dönüşmüş durumda. 3.8, iki yaklaşımı karşılaştıran araştırmanın ne söyleyip ne söyleyemediğini ayırıyor.