PMBOK 7: süreçten ilkeye

Sahadan bir an

Pazar öğleden sonrası, Mudanya'daki ev. Annesi çay demlerken Ilgın balkonda dizüstü bilgisayarını açmış, iki belgeyi yan yana koymuş: bir yanda Gülşen'in rafından ödünç aldığı altıncı baskıdaki süreç tablosu, öbür yanda yeni baskının içindekiler sayfası. Haluk Bey'i arıyor.

Ilgın: Haluk Bey, eski kılavuzda her şey bir tablodaydı. Kırk dokuz süreç, her birinin girdisi, aracı, çıktısı. Yenisini açtım, on iki cümle var. "Değere odaklan." Bununla ne yapacağım?

Haluk Bey: O tabloyu ben de bilirim. Şantiyede bir ara ondan otuz sayfalık bir form seti çıkarmıştık. Sence o formlar neden çekmecede kaldı?

Ilgın: Doldurması uzun sürdüğü için mi?

Haluk Bey: O da var. Ama bir düşün: tablo sana neyi, hangi sırayla yapacağını söylüyordu. Hangi işte hangisinin gereksiz olduğunu söylüyor muydu?

Ilgın: Söylemiyordu. Belki de bu yüzden değiştirdiler. Yoksa çevikler kazandı mı?

Haluk Bey: Tahmin etme. Değiştirenler neden değiştirdiklerini yazmışlardır, önce onu oku.

Ilgın'ın şaşkınlığı yerinde. Bir kılavuzun yapısının kökten değişmesi, onu kullanan herkesin alışkanlığını bozar. Ama değişimin nedenini bilmeden yeni yapıyı kullanmak, eski tabloyu yeni adlarla doldurmaya döner. Bu ders, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün (PMI) kılavuzunun yedinci baskısında süreçlerden ilkelere neden geçildiğini, değişikliği yapanların kendi açıklamasından okuyor.

Kavram

PMBOK Kılavuzu'nun altıncı baskısı (2017) projeyi süreçlerle anlatıyordu. Bu yapının iki ekseni vardı ve iki terim, onu okumak için gerekli.

Bu iki eksen bir tablo oluşturuyordu: kırk dokuz sürecin her biri bir bilgi alanına ve bir süreç grubuna düşüyordu. Her sürecin girdileri, araç ve teknikleri ve çıktıları sayılıyordu. Bu yapının gücü açıktı: yeni başlayan biri, ne yapması gerektiğini ve hangi belgeyi üretmesi gerektiğini tablodan okuyabiliyordu. Zayıflığı da aynı yerdeydi: tablo, her projede her sürecin aynı ağırlıkla işleyeceğini ima ediyordu. Haluk Bey'in otuz sayfalık form seti, bu imanın şantiyedeki sonucuydu.

Yedinci baskı (2021) bu yapıyı ikiye ayırdı. İlk bölüm, PMI'ın Proje Yönetimi Standardı (The Standard for Project Management): projeyi on iki ilke üzerine kuruyor. İkinci bölüm, kılavuzun kendisi: işi sekiz performans alanında topluyor ve araçları ayrı bir "modeller, yöntemler ve çıktılar" bölümünde veriyor.

On iki ilke kısaca şunlar: özenli, saygılı ve gözeten bir emanetçi ol; iş birliğine dayalı bir ekip ortamı kur; paydaşlarla etkili biçimde etkileş; değere odaklan; sistem etkileşimlerini tanı, değerlendir ve yanıtla; liderlik davranışları göster; bağlama göre uyarla; kaliteyi süreçlere ve çıktılara yerleştir; karmaşıklıkta yol bul; risk yanıtlarını en iyileştir; uyum yeteneğini ve dayanıklılığı benimse; hedeflenen geleceğe ulaşmak için değişimi mümkün kıl. Kılavuzun resmî Türkçe çevirisi duyurulan diller arasında yoktu; bu ifadeler akademinin çevirisidir.

İlkeye dayalı yapının bedeli de var. Bir süreç tablosu denetlenebilir: belge üretildi mi, üretilmedi mi? Bir ilke denetlenemez: "değere odaklandık" demek kolaydır, gerçekten odaklanılıp odaklanılmadığı ancak verilen kararlara bakılarak anlaşılır. İlke, uygulayıcıdan yargı ister; yargı ise deneyimle gelir. Ilgın'ın "bununla ne yapacağım?" sorusu bu bedeli adlandırıyor.

Bir apartman yönetimi çatı yalıtımı yaptıracakken aynı ayrım görülür. Süreç tablosuyla düşünen yönetici teklif toplar, sözleşme yapar, işi teslim alır. İlkelerle düşünen yönetici bunları yine yapar, ama önce kendine şunu sorar: bu işten en çok kim etkilenecek? En üst kattaki kiracı, iskele kurulduğunda iki hafta pencere açamayacak; kat malikleri kurulunda oyu yok ama işi en çok o yaşayacak. Tabloda bu kişiye ait bir satır yoktur; "paydaşlarla etkili biçimde etkileş" ilkesi onu yöneticinin aklına getirir.

Perde arkası

Ilgın, Haluk Bey'in önerdiği gibi önce değişikliği yapanların açıklamasını okuyor. PMI, yedinci baskı yayımlanmadan önce sık sorulan sorular belgesi yayımlamıştı.

Bu kaynakların sınırını açık söyleyelim: kılavuzun kendisi değil, PMI'ın onu açıklayan belgesi ve geliştirme ekibinden bir yazarın açık kitabı okundu. Ilgın'ın sorusunun cevabı ise belgede açıkça yazıyor: değişikliğin nedeni çevikliğin kazanması değil, kılavuzun her yaklaşımla kullanılabilir olması.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Pazartesi sabahı Recep Bey, Ilgın'dan pilot projesi için bir "yöntem notu" istiyor: hangi çerçeveye göre yürüyecek? Ilgın iki taslak hazırlıyor.

Zayıf sürüm

Yöntem: Pilot proje PMBOK 7'ye göre yürütülecektir.

İlkelerimiz: Değere odaklanıyoruz. Paydaşlarla etkili etkileşiyoruz. Kaliteyi yerleştiriyoruz. Riske yanıt veriyoruz.

Not: On iki ilkenin tamamı uygulanacaktır.

Güçlü sürüm

Değere odaklan: Başarıyı taşınma tarihiyle değil, depoya dönüş ve kontrolsüz partinin sıfıra inmesiyle ölçeceğiz.

Sistem etkileşimleri: Taşınma haftası Kenan Bey'in ay sonu sayımına denk gelmeyecek; forklift yolu üretimi etkilediği için güzergâhı bakımla birlikte çizeceğiz.

Risk yanıtları: Ölçüm masasının titreşimini taşınmadan önce yeni zeminde bir gün deneyeceğiz.

Eskiden koruduklarımız: Değişiklik listesi ve haftalık durum formu kalıyor; ikisi de bu projede işe yarıyor.

Şimdilik öne çıkarmadıklarımız: Öteki ilkeler geçerli, ama bu projede en çok bu üçü zorlanacak.

Zayıf taslak ilkeleri slogan olarak tekrarlıyor. "Değere odaklanıyoruz" cümlesi, okuyana neyin yapılacağını, neyin yapılmayacağını söylemiyor; on iki ilkenin tamamını uygulamak da hiçbirini öne almamak demek. Güçlü taslakta her ilke projedeki bir karara dönüşmüş: değer bir ölçüye, sistem etkileşimi bir takvim kısıtına ve bir güzergâha, risk yanıtı bir deneyime. Dördüncü satır, eski süreç düzeninden işe yarayan iki aracı korumaktan çekinmiyor; yeni baskının söylediği de bu. Son satır, seçimin bilinçli olduğunu gösteriyor: üç ilke öne alınmış, ötekiler unutulmamış.

Bağlam notu

Süreçten ilkeye geçiş, işi kolaylaştırmaz; sorumluluğu yer değiştirir. Süreç tablosunda ne yapılacağına kılavuz karar veriyordu; ilkelerde bu karar proje yöneticisine kalıyor. Bu, deneyimli biri için bir özgürlük, yeni başlayan biri için bir yüktür. Yeni başlayanın tabloyu tümden bırakması gerekmiyor; ama tablonun hangi satırını neden kullandığını söyleyebilmesi gerekiyor.

Değer kimin için sorusu, on iki ilkenin içinde en kolay slogana dönüşen ilkeyi sınamanın yolu. Ilgın'ın notunda "değer", taşınmanın zamanında bitmesi değil, Selma ile Yasin'in ve üretimin artık malzemeyi iki kez taşımaması. Apartman örneğinde değer, en üst kattaki kiracının da yaşayabileceği bir iş takvimi. Bir ilke, ancak bu soruya somut bir cevap verildiğinde bir karara dönüşür; verilmediğinde, zayıf sürümdeki cümle gibi kâğıt üzerinde kalır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir ilkeyi bir karara çevirmek yerine bir slogan olarak yazdığın yer neresi?

Kapanış

1. PMBOK Kılavuzu'nun altıncı baskısı projeyi beş süreç grubu ve on bilgi alanından oluşan bir süreç tablosuyla anlatıyordu; yedinci baskı (2021) bunun yerine on iki ilke ve sekiz performans alanı koydu.
2. PMI'ın açıkladığı gerekçe, uygulayıcıların artık öngörücü, uyarlanabilir ve hibrit yaklaşımlar arasından seçim yapması ve kılavuzun hepsi için geçerli kalmasıydı; ilkeler özellikle çevik ilkeler değildir ve altıncı baskının kavramları geçerliliğini korur.
3. İlke neye dikkat edileceğini söyler, nasıl yapılacağını uygulayıcıya bırakır; bir ilke ancak projede somut bir karara çevrildiğinde iş görür.

Beş soru

1. Haluk Bey'in şantiyedeki otuz sayfalık form seti, süreç temelli yapının hangi zayıflığını gösteriyor?
2. PMI, yedinci baskıda süreçlerden ilkelere geçişin nedenini nasıl açıklıyor?
3. Yedinci baskıda süreç gruplarına ne oldu?
4. Bir spor kulübü yöneticisi, gençlik turnuvası için "değere odaklanıyoruz" yazan bir plan hazırlıyor. Bu cümleyi bir karara çevirmek için hangi soruyu sormalı?
5. Ilgın'ın güçlü notunda neden yalnızca üç ilke öne alınmış?

Yanıtlar

1. Süreç tablosu her projede her sürecin aynı ağırlıkla işleyeceğini ima ediyordu. Form seti bu imadan çıktı: hangi işte hangi formun gereksiz olduğunu söylemediği için herkes ya hepsini doldurdu ya da hiçbirini; sonunda çekmecede kaldı.
2. Teknolojinin işin yapılış biçimini değiştirdiğini, uygulayıcıların artık öngörücü, uyarlanabilir ve hibrit yaklaşımlar arasından seçim yapmak zorunda olduğunu ve kılavuzun bütün yaklaşımlar için geçerli kalması gerektiğini söylüyor. Çekici yanlış cevap "çevik yöntemler kazandığı için" olurdu; belge ilkelerin özellikle çevik olmadığını açıkça yazıyor.
3. Kılavuzun omurgası olmaktan çıktı ama kaybolmadı: metinde anılıyor ve modeller bölümündeki modellerden biri olarak duruyor. Bilgi alanlarının kavramları da birden çok performans alanında görülüyor.
4. Değer kimin için? Turnuvadan en çok kim yararlanmalı: maç oynayan gençler mi, izleyen aileler mi, kulübün sponsorları mı? Cevap, başarının neyle ölçüleceğini belirler; örneğin her gencin en az üç maç oynaması, şampiyonluk kadar değerli bir ölçü olabilir.
5. Çünkü on iki ilkeyi aynı anda öne almak, hiçbirini öne almamak demek. Ilgın, pilot projesinde en çok zorlanacak üç ilkeyi seçmiş ve her birini bir karara çevirmiş; ötekilerin geçerli olduğunu ama bu projede daha az zorlanacağını açıkça yazmış.

Sonraki derse köprü

İlkeler neye dikkat edileceğini söylüyor; ama yedinci baskının ikinci yarısı işi bilgi alanları yerine sekiz performans alanında topluyor. Bu alanların her biri pilot projede bir işe karşılık geliyor mu? 4.2, sekiz performans alanını Ilgın'ın taşınma projesindeki işlere tek tek eşliyor.