Cynefin: sorunun türünü okumak

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, üretim ofisi. Tablet formu artık üç vardiyada kullanılıyor; Onur haftalık rakamları getirmiş. Gündüz ve akşam vardiyaları formların neredeyse hepsini tabletten dolduruyor, gece vardiyası ise neredeyse hiç.

Recep Bey: Basit. Bir genelge yayınlarız: herkes tableti kullanacak, kullanmayana tutanak.

Onur: Belki teknik bir sorun var. Gece kablosuz ağ zayıflıyor olabilir, bakalım ölçelim.

Ilgın: Ben gece şefiyle konuştum. Ağda sorun yok dedi. Ama nedenini de tam söyleyemedi; "bizim ekip alışık değil" dedi.

Recep Bey: Alışırlar. Genelge çıkınca alışırlar.

Ilgın: Gündüz vardiyasına genelge gerekmedi. Gece vardiyasında bir şey farklı, ama ne olduğunu bilmiyoruz.

Üç kişi aynı soruna üç farklı türde cevap veriyor. Recep Bey sorunu bir kural sorunu olarak görüyor: herkes için açık bir doğru var, uygulanması yeter. Onur bir uzmanlık sorunu olarak görüyor: bir neden var, ölçülürse bulunur. Ilgın ise nedenin henüz bilinmediğini söylüyor. Üç cevabın hangisinin doğru olduğu, sorunun türüne bağlı. Bu ders, bir sorunun türünü okumaya yarayan bir çerçeveyi tanıtıyor.

Kavram

Bir yöneticinin daha önce işe yaramış bir yaklaşımı yeni bir durumda uygulayıp başarısız olması sık görülür. Bunun bir nedeni, farklı türdeki durumların farklı türde karşılık istemesidir.

Çerçeve beş bağlam tanımlar. Basit bağlamda neden ile sonuç arasındaki ilişki herkesçe açıktır; doğru cevap genellikle bellidir. Sıra şöyledir: durumu algıla, sınıfla, karşılık ver. Bariyerin sipariş edilmesi böyle bir iştir. Girift bağlamda neden ile sonuç arasında açık bir ilişki vardır ama herkes onu göremez; birden çok doğru cevap olabilir ve uzmanlık gerekir. Sıra: algıla, analiz et, karşılık ver. Kalıbın ölçülerinin hesaplanması girift bir iştir; Sabri Usta'nın bilgisi onu çözer.

Karmaşık bağlamda ise doğru cevap önceden bulunamaz. Neden ile sonuç ancak geriye bakınca anlaşılır; ileriye doğru tahmin edilemez. Burada analiz yetmez; örüntüler ancak küçük deneylerle ortaya çıkar.

Karmaşık bağlamda sıra şöyledir: önce yokla, yani deney yap, sonra algıla, sonra karşılık ver. Gece vardiyasının tableti kullanmaması büyük olasılıkla böyle bir durumdur: neden, insanların alışkanlıklarında, ekip içi ilişkilerde, gece çalışmasının kendi koşullarında gizli olabilir ve bir genelge ya da bir ölçüm onu ortaya çıkarmayabilir.

Kaotik bağlamda neden ile sonuç arasında yakalanabilir bir örüntü yoktur; doğru cevap aramak anlamsızdır. Önce harekete geçip düzen kurmak, sonra durumu algılamak gerekir. Bir yangın ya da müşterinin ani bir üretim durdurma kararı böyle bir andır. Beşinci bağlam, düzensizlik, hangi bağlamda olunduğunun bilinmediği durumdur. Çıkış yolu, durumu parçalarına ayırıp her parçayı öbür dört bağlamdan birine yerleştirmektir.

Bir okulun aynı dönemde iki sorunla uğraştığını düşün. Servis güzergâhının yeniden düzenlenmesi girift bir sorundur: bir harita, öğrenci adresleri ve biraz hesapla çözülür. Bir sınıfın derse katılımının birden düşmesi ise karmaşık bir sorundur: nedeni bir arkadaş grubunun dinamiği, bir öğretmen değişikliği ya da evdeki bir durum olabilir ve öğretmenler ancak küçük denemelerle neyin işe yaradığını öğrenebilir. İki soruna aynı yaklaşımı uygulamak, birinde zaman kaybettirir, öbüründe zarar verir.

Perde arkası

Çerçeve, karmaşıklık bilimine dayanan bir karar verme bakışı olarak bir yönetim dergisinde geniş bir okur kitlesine tanıtıldı.

Çerçevenin proje yönetimi için önemi, ilk derslerden beri sorduğumuz soruya bir sözlük vermesidir. Öngörücü yaklaşım basit ve girift bağlamların doğal aracıdır: neden ile sonuç biliniyor ya da bir uzmanca bilinebiliyorsa, önceden planlamak akılcıdır. Uyarlanabilir yaklaşım karmaşık bağlamların aracıdır: cevap ancak denenerek ortaya çıkıyorsa, kısa döngülerle ilerlemek gerekir. Kaotik bir anda ise ne plan ne döngü işe yarar; önce düzen kurulur, plan ve döngü ancak ondan sonra gelir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Toplantıdan sonra Ilgın, gece vardiyası için bir öneri yazıyor. Aynı sorun, iki öneri.

Zayıf sürüm

Sorun: Gece vardiyası tableti kullanmıyor.

Çözüm: Herkesin tableti kullanması zorunlu olsun; kullanmayana tutanak tutulsun.

Takip: Bir ay sonra oranlara bakalım.

Güçlü sürüm

Sorun: Gece vardiyası tableti kullanmıyor; ağda sorun yok, neden bilinmiyor.

Bağlam: Karmaşık; nedeni analizle bulamayız, küçük denemelerle öğreniriz.

Deneme 1: Bir hafta boyunca Selma iki gece vardiyanın ilk saatinde ekiple birlikte formu dolduruyor; neyin zor geldiğini not ediyor.

Deneme 2: Bir hat bir hafta boyunca kâğıt ve tableti birlikte kullanıyor; ekip hangisini seçiyor, bakıyoruz.

Ne büyüteceğiz, ne söndüreceğiz: Kullanım artan denemeyi gece vardiyasının tamamına yayıyoruz; artmayan denemeyi bir hafta sonra bırakıyoruz.

Zayıf sürüm sorunu basit bir bağlam olarak ele alıyor: doğru belli, uygulanması yeter. Genelge ve tutanak belki kullanım oranını yükseltir, ama nedeni ortaya çıkarmaz; ekip formu tablette doldurmaya başlar ama özensizce, son dakikada, ve asıl sorun görünmez hâle gelir. Güçlü sürüm önce bağlamı adlandırıyor: neden bilinmiyor, bu yüzden karmaşık. Ardından iki küçük, geri alınabilir deneme öneriyor; ikisinin de başarısız olmasının bedeli bir haftalık zaman. En önemli satır sonuncusu: hangi denemenin büyütüleceğine ve hangisinin söndürüleceğine baştan karar veriliyor. Güvenli başarısızlık deneyinin özü budur: tahmin etmek yerine, durumun tepkisine bakmak.

Bağlam notu

Cynefin'in en büyük tuzağı, kişinin alışık olduğu bağlamı her soruna yansıtmasıdır. Kurallarla yönetmeye alışmış bir yönetici her sorunu basit, uzmanlığa güvenen bir mühendis her sorunu girift, deney yapmayı seven bir ekip her sorunu karmaşık görme eğilimindedir. Recep Bey, Onur ve Ilgın'ın üç farklı cevabı biraz da bu eğilimlerin yansımasıydı.

Belirsizlik nerede? Bu soruyu gece vardiyasına sormak, bağlamı seçmenin yolu. Neden ile sonuç herkesçe biliniyorsa basit, bir uzmanca biliniyorsa girift, kimse bilmiyor ama denemeyle öğrenilebilirse karmaşık. Ilgın'ın "ne olduğunu bilmiyoruz" cümlesi, bir zayıflık itirafı değil, bağlamın doğru okunmasıydı. Bağlamı belirlemek de bir kez yapılıp bırakılmaz: denemeler nedeni ortaya çıkardığında, sorun girift bir soruna dönüşebilir ve o zaman bir uzmanın çözümü yeterli olabilir.

Uygulama

Retro sorusu

Son karşılaştığın zor sorunu, aslında karmaşıkken basit ya da girift bir sorun gibi mi çözmeye çalıştın?

Kapanış

1. Cynefin çerçevesi durumları neden ile sonuç ilişkisinin ne ölçüde bilinebildiğine göre beş bağlama ayırır: basit, girift, karmaşık, kaotik ve düzensizlik; her biri farklı bir eylem sırası ister.
2. Karmaşık bağlamda cevap analizle değil, güvenli başarısızlık deneyleriyle ortaya çıkar: önce yokla, sonra algıla, sonra karşılık ver.
3. En büyük tuzak alışık olunan bağlamı her soruna yansıtmaktır; bağlam, belirsizliğin nerede olduğuna bakılarak okunur ve zamanla değişebilir.

Beş soru

1. Recep Bey'in genelge önerisi sorunu hangi bağlam olarak ele alıyor?
2. Onur'un "ölçelim" önerisi hangi bağlamda doğru olurdu?
3. Güvenli başarısızlık deneyinin amacı nedir?
4. Bir dernek, bir anda yağan dolu yüzünden açık hava etkinliğinin sahnesinin çöktüğünü görüyor. Hangi bağlam ve ilk adım ne olmalı?
5. Gece vardiyasının sorunu neden zamanla başka bir bağlama geçebilir?

Yanıtlar

1. Basit bağlam olarak: herkes için açık bir doğru cevap varmış ve uygulanması yetermiş gibi. Gündüz vardiyasına genelge gerekmemişti; gece vardiyasında bilinmeyen bir neden var, bu yüzden genelge nedeni değil yalnızca görüntüyü değiştirebilir.
2. Girift bağlamda: neden ile sonuç arasında açık bir ilişki varsa ve bir uzman onu ölçerek bulabilirse, örneğin ağ gerçekten zayıflıyorsa. Gece şefi ağda sorun olmadığını söyleyince, ölçüm önerisi muhtemelen yanlış bağlama ait.
3. Doğru cevabı önceden bulmak değil, durumun nasıl tepki verdiğini görmek; işe yarayanı büyütmek, yaramayanı söndürmek. Başarısızlığın zararı küçük ve geri alınabilir olacak biçimde tasarlanır. Çekici yanlış cevap "en iyi çözümü bulmak" olurdu; deney bir çözüm değil, bir öğrenme aracıdır.
4. Kaotik bağlam. İlk adım cevap aramak değil, harekete geçip düzen kurmaktır: insanları güvenli yere almak, alanı boşaltmak. Ancak durum istikrara kavuştuktan sonra ne olduğu algılanır ve sonraki adımlara karar verilir.
5. Çünkü denemeler nedeni ortaya çıkarabilir. Örneğin gece ekibinin formu küçük ekranda okumakta zorlandığı anlaşılırsa, sorun bir uzmanın çözebileceği girift bir soruna dönüşür. Bağlam bir kez belirlenip bırakılmaz.

Sonraki derse köprü

Cynefin belirsizliği tek bir soruyla okuyor: neden ile sonuç ne ölçüde biliniyor? Ama projelerde belirsizlik çoğu zaman iki ayrı yerden gelir: ne yapılacağı ve nasıl yapılacağı. 3.6, bu iki ekseni ayıran Stacey matrisini ve onun sınırlarını tartışıyor.