Hibrit yaklaşım

Sahadan bir an

Salı öğleden sonra, genel müdürün odası. Ayten Hanım, yeni kapı döşemesi parçasının devreye alınmasıyla ilgili bütün işlerin bir arada nasıl yürüdüğünü görmek istiyor. Recep Bey ve Ilgın masada.

Ayten Hanım: Ilgın, kalıp tarafı bir usulle, tablet tarafı başka bir usulle yürüyor diye duydum. Biri planlı, biri iki haftada bir değişiyor. Bu bir karışıklık değil mi?

Ilgın: İkisi farklı işler. Kalıpta değişiklik çok pahalı, tablette ucuz. Aynı usulü ikisine uygulasak, birinde zarar ederdik.

Recep Bey: Ama sonunda ikisi aynı güne bağlanıyor. Deneme üretimi günü kalıp hazır olacak, form da hazır olacak.

Ayten Hanım: O gün biri hazır olup öbürü olmazsa ne oluyor?

Ilgın: İşte o soruyu henüz kimse sormadı.

Ayten Hanım: O zaman sorun usul farkı değil, iki usulün buluştuğu gün.

Ayten Hanım'ın ilk sorusu yaygın bir kaygıyı dile getiriyor: bir projede iki farklı yaklaşım bir arada olunca karışıklık çıkar. Ilgın'ın cevabı doğru: farklı işler farklı usuller ister. Ama Ayten Hanım'ın son cümlesi, asıl zorluğun nerede olduğunu buluyor: iki yaklaşımın kendisi değil, birbirine bağlandıkları nokta. Bu ders, aynı projede öngörücü ve uyarlanabilir parçaları bir arada yönetmeyi, yani hibrit yaklaşımı ve onun hakkında ne bildiğimizi anlatıyor.

Kavram

Önceki üç derste yelpazenin iki ucunu ve aradaki stratejileri ayırdık. Gerçek projelerin çoğu ise bu uçlardan birine tam oturmaz.

Hibritte üç karar verilir. Birincisi hangi parçanın hangi yaklaşımla yönetileceğidir: kalıp öngörücü, tablet uyarlanabilir. İkincisi parçaların nerede buluşacağıdır: deneme üretimi günü kalıbın ve formun birlikte hazır olması gereken nokta. Üçüncüsü bu buluşma noktalarının kim tarafından ve nasıl korunacağıdır. Çoğu hibrit projenin zorlandığı yer birinci karar değil, ikinci ve üçüncü karardır. Ayten Hanım'ın sorusu bunu gösteriyor: iki ekip kendi usullerinde iyi çalışabilir ve yine de buluşma gününde biri hazır olmayabilir.

Buluşma noktalarını yönetmenin tek bir yolu yok, ama birkaç ilke sık işe yarar. Öngörücü parçanın tarihleri, uyarlanabilir parça için sabit bir sınır olarak verilir: tablet ekibi, deneme üretimi gününü kendi döngülerinin içinde değişmeyen bir tarih olarak bilir. Uyarlanabilir parçanın her döngüsünün sonunda, buluşma noktasına ne kadar yaklaşıldığı öngörücü tarafa bildirilir. Ve iki tarafı birlikte gören bir kişi, buluşma noktasının riskini düzenli olarak izler. Ilgın'ın bu projedeki asıl işi tam olarak bu.

Hibrit kendi ölçütüne göre de değerlendirilmelidir. Bir proje yöneticisi için en kolay sonuç, iki yaklaşımın en kolay yanlarını alıp zor yanlarını bırakmaktır: öngörücü yaklaşımdan ayrıntılı raporları alıp yazılı onayı atlamak, uyarlanabilir yaklaşımdan esnekliği alıp gerçek kullanıcı geri bildirimini atlamak. Bu bir hibrit değil, iki yaklaşımın zayıf yanlarının birleşimidir.

Bir hastanenin yeni bir yoğun bakım ünitesi açtığını düşün. Binanın tadilatı, tıbbi gazların tesisatı ve cihazların kurulumu öngörücü işlerdir; bir kez yapılır ve sonradan değiştirmek pahalıdır. Ama hemşirelerin ve hekimlerin yeni ünitede nasıl çalışacağı, yani vardiya düzeni, ilaç dolaplarının yeri, hasta devir teslim biçimi, ilk haftalarda denenerek oturur. İki parçanın buluştuğu gün ünitenin ilk hastayı kabul ettiği gündür ve o gün hem tesisatın hem de çalışma düzeninin hazır olması gerekir.

Perde arkası

Hibrit yaklaşımın ne kadar yaygın olduğunu ve iyi bir seçim olup olmadığını soran çalışmalar son yıllarda arttı. Bunlardan biri, sorusunu başlığında açıkça soruyor.

Bu bulgunun iki önemli yanı var. Birincisi, hibrit bir azınlık durumu değil, incelenen projelerin yarısından fazlası. İkincisi, hibriti "ne o ne bu" bir uzlaşma, yani zayıf bir ikinci seçenek sayan görüşü desteklemiyor. Ama kanıt kartındaki not da ciddiye alınmalı: çok farklı türde projeler farklı yaklaşımları seçiyor ve bir anket bu seçimin etkisini projenin kendisinden tamamen ayıramaz.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ayten Hanım'ın sorusundan sonra Ilgın, yeni parçanın devreye alınması için yaklaşımı tek sayfada yazıyor. Aynı program, iki sayfa.

Zayıf sürüm

Yaklaşım: Hibrit; hem klasik hem çevik.

Kalıp: Klasik yöntemle.

Tablet formu: Çevik yöntemle.

Koordinasyon: Gerekirse toplanırız.

Güçlü sürüm

Kalıp (öngörücü): Sipariş öncesi yazılı onay; aşamalar ilk numune ve deneme üretimi; sorumlu Sabri Usta.

Tablet formu (uyarlanabilir): İki haftalık döngüler; vardiyadan geri bildirim; sorumlu Onur.

Buluşma noktası: Deneme üretimi günü; o gün kalıp deneme üretimine hazır olacak, form da deneme üretiminin kontrol listesini kapsayacak.

Buluşma noktasının korunması: Deneme üretimi tarihi tablet ekibine sabit bir sınır olarak verildi; her iki haftanın sonunda Onur formun bu güne ne kadar hazır olduğunu salı toplantısında söyler; riski izleyen Ilgın.

Yedek plan: Form o gün hazır değilse deneme üretimi kâğıt formla yapılır; kalıp tarihi forma göre kaydırılmaz.

Zayıf sürüm, hibriti bir etiket olarak kullanıyor: iki parçaya iki yöntem adı veriyor ve buluşma noktasını "gerekirse toplanırız" diye bir belirsizliğe bırakıyor. Ayten Hanım'ın sorusu, yani o gün biri hazır olmazsa ne olacağı, sayfada cevapsız. Güçlü sürüm üç kararı da veriyor: her parçanın yaklaşımı ve sorumlusu, buluşma noktası ve onun nasıl korunacağı. En önemli satır belki de yedek plan: hangi tarafın diğerine göre kaydırılmayacağı baştan söylenmiş. Kalıbın tarihi pahalı ve müşteriye bağlı; formun hazır olmaması ise kâğıtla telafi edilebilir. Hibritin iyi yönetilmesi, iki tarafın eşit olmadığını görmeyi de gerektirir.

Bağlam notu

Hibrit yaklaşımın bir tuzağı, adın kendisinin bir mazerete dönüşmesidir. Bir kurum, ne öngörücü yaklaşımın disiplinini ne de uyarlanabilir yaklaşımın geri bildirimini gerçekten uygulamadan, yaptığı şeye "hibrit" diyebilir. Ad, yöntem seçmemiş olmanın üstünü örter.

Neyle bileceğiz? Bir projenin gerçekten hibrit mi, yoksa yalnızca adlandırılmış bir karışıklık mı olduğunu anlamak için üç soru sorulabilir: Her parça için yaklaşım neden seçildi ve bu gerekçe belirsizliğe ve değişiklik maliyetine mi dayanıyor? Parçaların buluşma noktaları adlandırılmış mı? O noktaların bir sahibi ve bir yedek planı var mı? Üç sorudan birine cevap yoksa, hibritin bir parçası eksiktir. Gemino ve arkadaşlarının bulgusu hibritin iyi bir seçim olabileceğini söylüyor; iyi bir seçimin iyi uygulandığını söylemiyor.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende iki parçanın aynı güne bağlandığı noktada, biri hazır olmazsa hangisini kaydırırdın?

Kapanış

1. Hibrit yaklaşım, aynı projede farklı parçaların öngörücü ve uyarlanabilir yaklaşımlarla, belirsizliğe ve değişiklik maliyetine bakılarak bilinçli biçimde yönetilmesidir.
2. Hibritte en zor iş parçalara yöntem seçmek değil, parçaların buluşma noktalarını adlandırmak, korumak ve onlara bir yedek plan vermektir.
3. Bir çalışmada incelenen projelerin yarısından fazlası hibritti ve hibrit, paydaş başarısında çevik yaklaşıma benzer sonuç verdi; ama bu kanıt tek, kesitsel ve öz bildirime dayalıdır.

Beş soru

1. Ayten Hanım'ın "o gün biri hazır olup öbürü olmazsa ne oluyor?" sorusu hibritin hangi zorluğunu gösteriyor?
2. Gemino ve arkadaşlarının çalışmasında projelerin ne kadarı hibrit olarak sınıflandı ve hibrit hangi ölçüde farklı sonuç verdi?
3. Bu bulguya neden temkinli yaklaşmak gerekiyor?
4. Bir belediye yeni bir kütüphane binasını öngörücü bir planla inşa ediyor, kütüphanenin etkinlik programını ise açılıştan sonra kullanıcılarla birlikte deneyerek oluşturacak. Buluşma noktası nedir?
5. Güçlü sürümde neden kalıp tarihinin forma göre kaydırılmayacağı baştan yazılıyor?

Yanıtlar

1. Parçaların buluşma noktasını yönetmenin zorluğunu. İki ekip kendi usullerinde iyi çalışabilir ve yine de ortak gün geldiğinde biri hazır olmayabilir. Çekici yanlış cevap "iki yöntem bir arada karışıklık yaratır" olurdu; asıl sorun usul farkı değil, buluşma noktasıdır.
2. İncelenen 477 projenin yüzde 52'si hibritti. Hibrit ve çevik yaklaşımlar geleneksel yaklaşıma göre paydaş başarısını anlamlı biçimde artırdı, bütçe, zaman, kapsam ve kalitede ise aynı düzeyde kaldı; hibrit, tamamen çevik yaklaşımlara benzer etkinlikteydi.
3. Çünkü tek bir kesitsel çalışmadır, sonuçlar katılımcıların kendi bildirimine dayanır ve projeler yaklaşımlarını rastgele seçmez; fark yaklaşımın kendisinden çok projelerin türünden de gelebilir.
4. Kütüphanenin açılış günü: binanın kullanıma hazır olması ile ilk etkinlik programının hazır olması o güne bağlanır. Bina tarihi pahalı ve değişmesi zordur; program ise ilk etkinliklerle başlayıp kullanıcılarla geliştirilebilir.
5. Çünkü iki taraf eşit değildir: kalıbın tarihi pahalı ve müşteriye bağlı, formun hazır olmaması ise kâğıt formla telafi edilebilir. Hangi tarafın kaydırılamayacağını önceden yazmak, buluşma günü yaşanacak bir tartışmayı önler.

Sonraki derse köprü

Ilgın bu modül boyunca her parça için aynı soruyu sordu: belirsizlik nerede? Ama belirsizliğin de türleri var: bazı sorunlarda cevap bir uzmana sorularak bulunur, bazılarında ancak denenerek, bazılarında ise önce düzen kurmak gerekir. 3.5, sorunun türünü okumaya yarayan Cynefin çerçevesini tanıtıyor.