Gantt şeması ve Adamiecki

Sahadan bir an

Salı sabahı, haftalık toplantı. Ilgın, taşıma projesi için hafta sonu hazırladığı ilk çubuk şemayı ekrana yansıtıyor. Her satır bir iş, her çubuk bir süre: raf siparişi, hava hattı, bariyer, masa montajı, ölçüm cihazlarının kalibrasyonu, taşınma haftası.

Gülşen: Ne kadar düzenli olmuş. İlk kez bütün işleri bir arada görüyorum.

Kenan Bey: Güzel de, şunu sorayım: hava hattı bitmeden raflar gelirse ne oluyor? Çubuklarda bir şey söylemiyor.

Selma: Bir de benim kontrolü hangi gün bırakacağımı göremiyorum. Taşınma haftası bir çubuk, ama içinde ne var?

Ilgın: Haklısınız. Şema neyin ne zaman yapılacağını gösteriyor, ama neyin neyi beklediğini göstermiyor.

Kenan Bey: Bir de bu tarihler bu kadar kesin mi? Bariyer üç hafta dedi Gülşen, belki dört olur.

Ilgın'ın şeması gerçekten işe yarıyor: herkes bütün işleri ilk kez tek bir sayfada görüyor. Ama Kenan Bey ile Selma'nın soruları, aynı şemanın göstermediği üç şeyi buldu: işler arasındaki bağımlılıklar, bir çubuğun içindeki ayrıntı ve tarihlerdeki belirsizlik. Bu ders, proje yönetiminin en tanıdık çiziminin nereden geldiğine ve ne gösterip ne göstermediğine bakıyor.

Kavram

İşleri bir zaman ekseni üzerinde çubuklarla göstermek, bir projeyi tek bakışta anlatmanın en yaygın yoludur.

Gantt şemasının gücü sadeliğindedir. Herkes, eğitim almadan, bir çubuğun nerede başlayıp nerede bittiğini okuyabilir. Bu yüzden proje yönetimi yazılımlarının neredeyse hepsinde ilk görülen ekran bir Gantt şemasıdır ve bir sponsora bir projeyi anlatmanın en hızlı yolu hâlâ budur.

Ama sadelik bir bedelle gelir. Klasik bir Gantt şeması üç şeyi kendiliğinden göstermez. Birincisi bağımlılıklardır: hangi işin hangisini beklediği. Kenan Bey'in sorusu buydu; raflar hava hattından önce gelirse montaj başlayamaz, ama çubuklar bunu söylemez. Bugünkü yazılımlar çubukları oklarla bağlayabiliyor, fakat bu sonradan eklenmiş bir özelliktir. İkincisi belirsizliktir: bir çubuk tek bir başlangıç ve tek bir bitiş gösterir, oysa bariyerin üç mü dört mü hafta süreceği belli değildir. Çubuğun keskin kenarı, olmayan bir kesinlik izlenimi verir. Üçüncüsü kaynak yüküdür: iki çubuk aynı haftaya düştüğünde, ikisinin de aynı bakım ekibini istediği şemada görünmez.

Gantt'tan önce de benzer bir fikir vardı. Polonyalı mühendis Karol Adamiecki, işlerin akışını zamana göre gösteren ve onların birbirine uyumunu, yani "ahengini" incelemeye yarayan bir şema geliştirdi.

Bir okulun yıl sonu gösterisini hazırlayan bir öğretmenler kurulunu düşün. Öğretmenler odasındaki panoya astıkları çizelge, provaları, kostüm dikimini, salon kiralamasını ve davetiye basımını haftalara yerleştiriyor; herkes bir bakışta ne zaman ne yapılacağını görüyor. Ama kostümlerin, hangi öğrencinin hangi rolde olduğu belli olmadan dikilemeyeceği, yani rol dağılımına bağlı olduğu, çizelgede yazmıyor. Rol dağılımı bir hafta gecikince bütün çizelge kayıyor ve neden kaydığını kimse panoya bakarak anlayamıyor. Bu, Kenan Bey'in sorusunun okuldaki karşılığı.

Perde arkası

Gantt şemalarının tarihi, adını taşıdığı kişiden daha karışıktır. Bir yöneylem araştırması dergisinde yayımlanan bir yazı, şemaların yüzüncü yılı vesilesiyle bu tarihi ele alır.

Adamiecki'nin katkısı ise ancak 1970'lerde İngilizce yazına ulaştı.

Adamiecki'nin neden bu kadar az tanındığı ayrı bir sorudur. Bart J. Debicki'nin Journal of Management History dergisinde 2015'te yayımlanan çalışması, Adamiecki'nin özgün yazılarını inceleyerek onun fikirlerini Frederick Taylor'ınkilerle karşılaştırır ve tanınırlıktaki farkı, Doğu Avrupa'nın siyasi ve toplumsal koşulları, kurumların desteği ve akademik çevrelerin etkisi gibi etkenlere bağlar. Bir fikrin değeri ile ne kadar yayıldığı, burada da birbirinden ayrı şeylerdir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Toplantıdan sonra Ilgın, şemanın bir bölümünü yeniden çiziyor. Aynı işler, iki gösterim.

Zayıf sürüm

Raf siparişi: 3 Mart – 24 Mart

Hava hattı: 10 Mart – 21 Mart

Bariyer: 3 Mart – 24 Mart

Masa ve raf montajı: 25 Mart – 28 Mart

Güçlü sürüm

Raf siparişi: 3 Mart – 24 Mart (tedarikçi teyidi bekleniyor)

Hava hattı: 10 Mart – 21 Mart; montajdan önce bitmeli

Bariyer: 3 Mart – 24 Mart, ama dört hafta da sürebilir; bu durumda montaj bir hafta kayar

Masa ve raf montajı: 25 Mart'tan başlar; raflar, hava hattı ve bariyer bitmeden başlayamaz

Kilometre taşı: Derya Hanım'ın yerleşim onayı, montajdan önceki gün

Zayıf sürüm temiz ve okunaklı, ama dört satırın hepsi aynı kesinlikle yazılmış ve aralarındaki bağ görünmüyor. Bariyerin bir hafta gecikmesi bütün montajı kaydıracak; şema bunu söylemiyor, bu yüzden gecikme geldiğinde sürpriz olacak. Güçlü sürüm aynı çubukları koruyor ama üç şey ekliyor. Bağımlılıkları açıkça yazıyor: montaj üç işi bekliyor. Belirsizliği adlandırıyor: bariyer dört hafta da sürebilir ve bunun sonucu belli. Bir de kilometre taşı ekliyor: güvenlik onayı, süresi olmayan ama geçilmeden ilerlenemeyen bir an. Böylece şema, bir takvim resmi olmaktan çıkıp Kenan Bey'in sorusuna cevap veren bir araca dönüşüyor.

Bağlam notu

Gantt şemasının en büyük gücü, yani herkesin okuyabilmesi, en büyük tuzağıdır da. Keskin kenarlı çubuklar, belirsiz bir geleceği kesin bir gelecek gibi gösterir; şemayı gören bir sponsor, 25 Mart'ı bir söz olarak hatırlar.

Belirsizlik nerede? Bu soruyu şemaya sormak, hangi çubukların gerçekten bilindiğini, hangilerinin tahmin olduğunu ayırmayı sağlar. Ilgın'ın şemasında hava hattının süresi bakım şefinin deneyimine dayanıyor, bariyerin süresi ise bir tedarikçinin henüz yazılı olmayan sözüne. İkisini aynı kesinlikle çizmek, sponsora yanlış bir güven verir. Belirsiz bir çubuğun yanına bir not ya da bir aralık koymak, şemanın sadeliğini bozmadan dürüstlüğünü korur. Bazı ekipler belirsiz çubukları açık renkle ya da kesik çizgiyle çizer; böylece şemaya bakan herkes, hangi tarihin bir söz, hangisinin bir tahmin olduğunu ilk bakışta görür. Takvim ve belirsizlik konusunu planlama modüllerinde ayrıntısıyla işleyeceğiz.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projenin şemasında, aslında bir tahmin olduğu hâlde kesin bir tarih gibi çizdiğin bir çubuk var mı?

Kapanış

1. Gantt şeması, işleri zaman ekseninde çubuklarla gösteren ve herkesin okuyabildiği sade bir çizimdir; ama bir planın görüntüsüdür, planın kendisi değil.
2. Klasik şema bağımlılıkları, belirsizliği ve kaynak yükünü kendiliğinden göstermez; bunları açıkça eklemek gerekir.
3. Benzer bir fikri Polonyalı mühendis Karol Adamiecki harmonogramla geliştirdi; bir aracın adını taşıyan kişi, onu ilk düşünen kişi olmayabilir.

Beş soru

1. Kenan Bey'in "hava hattı bitmeden raflar gelirse?" sorusu, klasik Gantt şemasının hangi eksikliğini gösteriyor?
2. Keskin kenarlı bir çubuk neden yanıltıcı olabilir?
3. Adamiecki'nin harmonogramı neden uzun süre İngilizce yazında bilinmedi?
4. Bir derneğin gönüllü koordinatörü, bir bağış kampanyasının bütün işlerini bir çubuk şemaya döküyor ve şemayı yönetim kuruluna "planımız" diye sunuyor. Neyi eksik söylüyor?
5. Güçlü sürümdeki kilometre taşı nedir ve neden bir çubuk değil?

Yanıtlar

1. Bağımlılıkları göstermediğini: hangi işin hangisini beklediği çubuklarda yazmaz. Montajın raflara, hava hattına ve bariyere bağlı olduğu ancak açıkça yazılırsa görünür.
2. Çünkü tek bir başlangıç ve bitiş göstererek olmayan bir kesinlik izlenimi verir. Bariyerin üç mü dört mü hafta süreceği belirsizken, çubuk onu kesin bir tarih gibi gösterir ve sponsor o tarihi bir söz olarak hatırlar.
3. Adamiecki'nin çalışmaları Lehçe ve Rusça çevrelerde dolaştı ve harmonogramı anlatan makalesi ancak 1974'te İngilizceye çevrildi; yönetim tarihi çalışmaları bu farkı siyasi ve kurumsal koşullara da bağlar. Çekici yanlış cevap "fikri Gantt'ınkinden zayıftı" olurdu; tanınırlık ile değer aynı şey değildir.
4. Şemanın bir planın görüntüsü olduğunu, planın kendisi olmadığını. Kurula hangi işlerin birbirini beklediği, hangi tarihlerin tahmin olduğu ve hangi gönüllünün aynı haftada iki işe birden atandığı da anlatılmalı.
5. İş güvenliği uzmanının yeni alanı onayladığı an: süresi olmayan ama geçilmeden montaja başlanamayan bir an. Bir çubuk olarak çizilirse bir iş gibi görünür; oysa bir karar ya da onay anıdır ve ayrı işaretlenmelidir.

Sonraki derse köprü

Kenan Bey'in sorusu, yani hangi işin hangisini beklediği, Gantt şemasının cevaplamadığı soruydu. Bu soruyu merkeze alan yöntemler 1950'lerde, büyük sanayi ve savunma projelerinde ortaya çıktı. 2.3, bu iki buluşu, kritik yol yöntemini ve PERT'i, hangi sorundan doğduklarıyla birlikte anlatıyor.