Büyük yapıların örgütlenişi

Sahadan bir an

Cumartesi öğleden sonra, İstanbul. Ilgın bir eğitim için şehre gelmiş ve Haluk Bey'le Süleymaniye Camii'nin avlusunda buluşmuş. Revaklı avlunun bir köşesinde, kubbeye bakıyorlar.

Haluk Bey: Kırk yıl inşaat yaptım, buraya her geldiğimde aynı şeyi düşünürüm. Bu yapı bilgisayarsız, makinesiz, yedi yıl gibi bir sürede bitti.

Ilgın: Nasıl yönettiler peki? Ne programları vardı, ne raporları.

Haluk Bey: Raporları vardı. Yazıyorlardı. İnşaatın hesap defterleri bugün hâlâ duruyor; bir tarihçi onları yıllarca inceledi ve iki cilt kitap çıkardı.

Ilgın: Ne yazıyordu o defterlerde?

Haluk Bey: Kim çalışmış, ne kadar almış, ne malzeme gelmiş, ne kadar ödenmiş. Bizim giriş kontrol projesinin defterinde ne var?

Ilgın: Defter yok. Kararlar telefonda, mesajlarda, bir kısmı da benim aklımda.

Haluk Bey gülüyor ama bir şey demiyor. Dört yüz yıldan eski bir şantiyenin hesapları bugün okunabiliyor; Ilgın'ın üç haftalık projesinin kararları ise kendi telefonunda dağınık duruyor. O akşam otelde, Ilgın telefonundaki mesajları baştan sona kaydırıp bariyer kararının hangi gün, kimden geldiğini bulmaya çalışıyor; yirmi dakika sonra hâlâ emin değil. Proje yönetiminin tarihini açan bu ders, büyük yapıların nasıl örgütlendiğine bakıyor ve en eski, en sade aracın, yazılı kaydın, neden hâlâ temel olduğunu soruyor.

Kavram

Proje yönetimi bir disiplin olarak 20. yüzyılda adlandırıldı, ama büyük işleri örgütleme pratiği çok daha eskidir. Piramitler, su kemerleri, katedraller ve camiler, birçok kişinin, uzun süre boyunca, sınırlı kaynakla, ortak bir sonuca doğru çalışmasını gerektiriyordu. Bu işlerin hepsinde, hangi çağda olurlarsa olsunlar, birkaç öğe tekrar eder: bir tasarım, bir sorumlu, bir kaynak düzeni ve bir kayıt.

Öbür üç öğenin de bugünkü karşılıkları tanıdık. Tasarım, ne yapılacağının önceden düşünülmüş hâlidir; büyük bir yapıda bu mimarın çizimi ve hesabıydı, bugün kapsam beyanı ve iş kırılım yapısıdır. Sorumlu, işin bütününden hesap verecek kişidir; mimar yapının tasarımından, inşaatın idaresinden sorumlu olan ise kaynağın kullanımından hesap verirdi. Bu ayrım, bugün ürün sahibi ile proje yöneticisi ya da sponsor ile proje yöneticisi arasında hâlâ yaşanıyor. Kaynak düzeni ise kimin, ne zaman, hangi malzemeyle çalışacağının ayarlanmasıdır: taş ocağından gelecek taşın, ormandan gelecek kerestenin ve ustaların birbirini beklemeden şantiyede buluşması. Bugün buna takvim ve kaynak planlaması diyoruz. Dört öğenin hiçbiri yeni değil; yeni olan, onları sistemli biçimde yönetmeye yarayan araçlardır.

Kaydın işlevi üç yönlüdür. Birincisi hesap vermektir: inşaatın parasını verene, paranın nereye gittiğini göstermek. Büyük yapıların hesap defterlerinin tutulmasının ilk nedeni buydu. İkincisi denetimdir: harcamaların, işçilerin ve malzemenin plana uyup uymadığını görmek. Üçüncüsü süreklilik ve öğrenmedir: işi yürütenler değiştiğinde ya da yıllar sonra benzer bir iş yapılacağında, ne olduğunu bilmek. Süleymaniye'nin defterlerini dört yüz yıl sonra okuyabilen tarihçi, bu üçüncü işlevin beklenmedik bir yararlanıcısıydı.

Bu öğeleri geçmişte tanımak, bugünün araçlarını küçümsemek ya da geçmişi bugünün diliyle anlatmak anlamına gelmez. 16. yüzyılın bir şantiyesinde kritik yol, kazanılmış değer ya da sprint yoktu. Ama sorumlusu, hesabı ve kaydı olan, sınırlı kaynakla sonuca ulaşmaya çalışan bir örgütlenme vardı. Proje yönetiminin sonraki yüzyıllarda geliştirdiği araçlar, bu çok eski soruların daha sistemli cevaplarıdır.

Kayıt geleneği büyük yapılarla sınırlı da değil. Birçok ailede, bir evin yapıldığı yıllardan kalma bir defter bulunur: hangi ustaya ne ödendiği, çimentonun hangi fiyattan alındığı, temelin hangi ay atıldığı. O defteri tutan kişi kendini proje yöneticisi saymazdı, ama yaptığı şey tam olarak bir proje kaydıydı; ve yıllar sonra evin bir yerine ek yapılırken o defter, ustaya "o duvarın içinde ne var?" sorusunun cevabını verebilir.

Perde arkası

Süleymaniye inşaatının hesap defterleri, Osmanlı iktisat tarihçisi Ömer Lütfi Barkan'ın uzun bir çalışmasıyla incelendi ve yayımlandı.

Barkan'ın eseri, bir inşaatın hesabının nasıl tutulduğunu göstermekle kalmaz, o hesabın neden tutulduğunu da sezdirir: büyük bir yapı, büyük bir kaynak demektir ve kaynağı verenin, onun nereye gittiğini bilmesi gerekir. Bu, bugün bir sponsorun proje yöneticisinden istediği şeyle aynıdır.

Bir hesap defterinin sınırı da aynı yerden gelir. Defter, ödenen ve kaydedilen şeyi gösterir; ödenmeyen emeği, sözlü verilen kararları, çıkan tartışmaları ve vazgeçilen seçenekleri göstermez. Bir tarihçi de, bir sponsor da, kaydı okurken neyin yazılmadığını ayrıca düşünmek zorundadır. Bu, bugünkü proje kayıtları için de geçerli bir uyarı: yalnızca harcamayı yazan bir kayıt, bir kararın neden alındığını anlatmaz.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Haluk Bey'le konuştuktan sonra Ilgın, giriş kontrol projesi için bir kayıt düzeni kurmaya karar veriyor. Aynı proje, iki kayıt.

Zayıf sürüm

Kararlar: Telefonda ve mesajlarda; önemli olanlar aklımda.

Harcamalar: Gülşen'in satın alma sisteminde.

İlerleme: Salı toplantılarında konuşuluyor.

Güçlü sürüm

Proje kaydı (her salı toplantısından sonra, on dakika): Tarih; alınan kararlar ve kimin verdiği; yapılan işler; ortaya çıkan sorunlar ve sahibi.

Karar örneği: Bariyere ek bütçe; karar Recep Bey, gerekçe forklift yolunun güvenliği, tarih geçen cuma.

Harcama özeti: Ayda bir, Gülşen'in sisteminden alınan toplam; onaylı bütçe ve ek bütçeyle karşılaştırılmış.

Kim okuyabilir: Ekipteki herkes ve Recep Bey; paylaşılan bir klasörde, tek bir dosya.

Zayıf sürümde bilgi var ama kayıt yok. Kararlar Ilgın'ın telefonunda ve aklında, harcamalar başka bir bölümün sisteminde, ilerleme bir toplantının sözlü hafızasında. Bu dağınıklık bugün sorun çıkarmayabilir, ama Ilgın bir hafta hastalanırsa, Recep Bey bir kararın neden alındığını sorarsa ya da taşıma bittikten bir yıl sonra biri "bu bariyer neden burada?" diye merak ederse cevap bulunamaz. Güçlü sürüm, Süleymaniye'nin defterlerinin yaptığı üç işi küçük ölçekte yapıyor: hesap verme (harcama özeti), denetim (kararın kimden ve neden geldiği) ve süreklilik (herkesin okuyabildiği tek bir dosya). Üstelik maliyeti haftada on dakika.

Bağlam notu

Kayıt tutmanın da bir sınırı ve bir tuzağı var. Kayıt ancak okunursa işe yarar; kimsenin açmadığı, her hafta doldurulan bir dosya, bir bürokrasi ritüeline dönüşür. Büyük kurumlarda proje kayıtlarının yüzlerce sayfalık belgelere dönüştüğü ve kimsenin onlara bakmadığı sık görülür.

Neyle bileceğiz? Bir kaydın değerini ölçmenin yolu, ona gerçekten bakılıp bakılmadığıdır: biri bir kararın gerekçesini sorduğunda, kayıt cevabı veriyor mu? Bu yüzden Ilgın'ın yeni düzeni küçük ve sade: tek bir dosya, haftada on dakika, ekibin okuyabileceği bir yerde. Tarihsel örnekler de aynı dersi verir: Süleymaniye'nin defterleri, dönemin hesap verme ihtiyacına cevap verdiği için tutuldu ve dört yüz yıl sonra bir tarihçiye cevap verebildiği için değerli oldu.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende alınmış bir kararın gerekçesini bugün birine kanıtıyla gösterebilir misin?

Kapanış

1. Büyük işleri örgütleme pratiği proje yönetimi disiplininden çok daha eskidir; tasarım, sorumlu, kaynak düzeni ve kayıt her çağda tekrar eder.
2. Proje kaydının üç işlevi vardır: hesap vermek, denetlemek ve sürekliliği sağlamak; Süleymaniye'nin defterleri üçüne de örnektir.
3. Geçmişi ne yöntemsiz saymak ne de bugünün kavramlarıyla anlatmak doğrudur; bir kayıt ancak okunduğunda değer taşır.

Beş soru

1. Süleymaniye inşaatının hesap defterlerinin tutulmasının ilk nedeni neydi?
2. Barkan'ın eseri neden bu derste rakamlar için değil, yalnızca defterlerin varlığı ve türü için kaynak gösteriliyor?
3. "Osmanlı mimarları modern proje yönetimi yapıyordu" cümlesinin sorunu nedir?
4. Bir mahalle derneği, yıllardır her yıl aynı şenliği düzenliyor ama hiçbir kayıt tutmuyor; şenliği hep aynı iki kişi yürütüyor. Hangi kayıt işlevi eksik ve ne olabilir?
5. Ilgın'ın güçlü sürümü Süleymaniye'nin defterlerinin hangi üç işini küçük ölçekte yapıyor?

Yanıtlar

1. Hesap vermek: büyük bir yapının kaynağını verene, paranın ve emeğin nereye gittiğini göstermek. Tarihçilerin yüzyıllar sonra onları okuyabilmesi, beklenmedik bir ek yarardı.
2. Çünkü bu ders defterlerin içerdiği sayıları doğrudan eserden okuyup doğrulamadı; yalnızca eserin varlığı, kapsamı ve birincil kaynağa dayandığı doğrulandı. Doğrulanmamış bir sayıyı aktarmak, başarısızlık istatistiklerinde eleştirdiğimiz hatayı tekrar etmek olurdu.
3. Geçmişi bugünün kavramlarıyla eşitliyor. O dönemde bir hesap ve sorumluluk düzeni vardı, ama ağ diyagramı, olasılıklı takvim ya da paydaş analizi gibi araçlar yoktu. Çekici yanlış cevap "Osmanlı yöntemsiz çalışıyordu" olurdu; o da öbür uçtaki yanılgıdır.
4. Süreklilik işlevi. O iki kişi bir yıl yoksa, kimin aranacağı, neyin ne zaman yapılacağı ve geçen yıl neyin ters gittiği bilinmez. Basit bir kayıt, şenliği kişilerden bağımsız hâle getirir.
5. Hesap verme (aylık harcama özeti), denetim (kararın kimden ve neden geldiğinin kaydı) ve süreklilik (ekipteki herkesin okuyabildiği tek bir dosya).

Sonraki derse köprü

Süleymaniye'nin defterleri neyin olduğunu kaydediyordu; neyin ne zaman olacağını gösteren bir çizim değildi. İşlerin zaman içinde nasıl dizildiğini tek bir bakışta gösteren çizim çok daha sonra, 20. yüzyılın başında yaygınlaştı. 2.2, bugün herkesin tanıdığı çubuk şemanın, Gantt şemasının, tarihine ve ondan önce benzer bir fikri geliştiren Adamiecki'ye bakıyor.