11.9 · Seviye 2 · Öngörücü Proje Yönetimi
Yüksek enflasyonda bütçe
Fiyat farkı, eskalasyon ve döviz riskini bütçeye yansıtır; makro kuram Ekonomi Akademisi'ne bırakılır
Proje Yönetimi Akademisi — M11, Maliyet ve Bütçe · 2.105 kelime · ≈ 10 dk okuma · 14 dk dinleme
- Komşu: Ekonomi Akademisi
Sahnelerdeki kişiler, firmalar ve projeler kurgusaldır; araştırmalar, standartlar ve kaynaklar gerçektir. Akademi PMI, Scrum.org, Scrum Alliance ya da PeopleCert onaylı bir program değildir; mevzuat içeren dersler hukuki danışmanlığın yerine geçmez.
Sahadan bir an
Çarşamba sabahı, denemenin sekizinci günü. Depoda ay sonu sayımı var; Kenan Bey elinde bir dosyayla muhasebeye uğruyor. Gönül Hanım ile Ilgın, hava hattı malzemesinin faturasını bekleyen satırın başında.
Gönül Hanım: Bütçede on sekiz bin yazıyor. Fatura pilottan üç hafta kadar sonra kesilecek. O gün de on sekiz bin mi ödeyeceğiz?
Ilgın: Teklif öyleydi. Siparişte rakam değişmedi.
Kenan Bey: Siparişe bir daha bakalım. Burada fiyat avro yazıyor; fatura, fatura günündeki kurla liraya çevrilecek. On sekiz bin, siparişi verdiğimiz günün kuruyla hesaplanmış.
Ilgın: Yani bütçedeki rakam bir tahminmiş, ben onu kesin diye yazmışım.
Gönül Hanım: Kur fatura gününe kadar yüzde beş artarsa dokuz yüz lira fazla öderiz, yüzde on artarsa bin sekiz yüz. Düşerse daha az.
Kenan Bey: Tedarikçiyle konuşabilirim. Liradan sabit bir fiyat verebilirler, ya da erken ödersek kuru bugünden kilitleriz.
Ilgın'ın bütçesindeki on sekiz bin yanlış bir sayı değildi; tarihi ve birimi yazılmamış bir sayıydı. Sipariş günü doğruydu, fatura günü başka bir sayı olacak. Pilot kısa olduğu için fark küçük, ama yöntemin açığı küçük değil: bütçedeki her rakam, hangi günün fiyatıyla yazıldığını söylemeden bir söz veriyor. Bu ders fiyatların hareket ettiği bir ortamda bütçeyi kalem kalem nasıl yazacağını soruyor; enflasyonun kendisini neyin yarattığı sorusu ise Ekonomi Akademisi'ne ait.
Kavram
Fiyatların hızla değiştiği bir ortamda bütçe, her kalemin hangi tarihin fiyatıyla yazıldığını ve harcandığı güne kadar fiyatının nasıl değişeceğini ayrı ayrı göstermelidir.
Önce iki ayrımın adı. Enflasyon, ekonominin bütününde genel fiyat düzeyinin artmasıdır; Ekonomi Akademisi bu kavramı ve nedenlerini ayrıntıyla işliyor. Bir proje bütçesini ise genel fiyat düzeyi değil, projenin satın aldığı şeylerin fiyatı ilgilendirir.
İkisi arasındaki ilişki basit bir formülle yazılıyor: eskalasyon, enflasyon artı reel fiyat değişimi artı ikisinin çarpımı. Son terim, reel artışın kendisi üzerine binen enflasyon. Varsayalım genel enflasyon bir yılda yüzde yirmi beş, çeliğin reel fiyat değişimi yüzde dört. Çeliğin eskalasyonu yüzde yirmi beş artı dört artı bir, yani yüzde otuz. Bütçede çelik kalemini genel enflasyon oranıyla büyütmek, onu beş puan eksik tahmin etmek demek. İşçilik, enerji ve döviz bazlı malzeme için oranlar başka başka.
11.2'de kurduğun zamana yayılmış bütçe burada ikinci bir iş görüyor. Eskalasyon zamana bağlı olduğu için bir kalemin cari tutarı, onun hangi ay harcanacağına bağlı. Bir vakıf, öğrenci yurdunun onarımını iki yıla yayıyor: bugünkü fiyatlarla iki milyon liralık işin yarısı birinci, yarısı ikinci yıl yapılacak. İkinci yılın kalemleri için yüzde yirmilik bir eskalasyon varsayılırsa, o yılın bir milyonu bir milyon iki yüz bine çıkar ve bütçe cari fiyatla iki milyon iki yüz bin olur. Aynı iş, harcaması birinci yıla yığılsaydı daha ucuza gelirdi. 11.4'teki S eğrisi, yüksek enflasyonda bir maliyet kalemine dönüşüyor: harcama ne kadar geç yükseliyorsa eskalasyon payı o kadar büyüyor.
Ilgın'ın hava hattı kalemi bir kur riski taşıyor. Ama bu riski görmenin yolu yalnızca o kalemi düzeltmek değil, bütçenin bütün kalemlerini aynı soruyla taramak: hangi para birimiyle fiyatlandı, fiyat hangi güne kadar geçerli, ödeme hangi gün? Pilotun öteki kalemleri lirayla ve ödenmiş ya da bu hafta ödenecek. Döviz cinsinden ve ileri tarihli ödenecek tek kalem hava hattı malzemesi. Sözleşmede fiyat farkının nasıl yazılacağı ise 14.2'nin konusu; burada soru, bütçenin bu belirsizliği nasıl taşıyacağı.
Ilgın üç seçeneği Recep Bey'e yazıyor. Birincisi Kenan Bey'in tedarikçiden liradan sabit fiyat istemesi; tedarikçi kabul ederse risk ona geçer ve fiyata bir pay ekleyebilir. İkincisi erken ödeme; kuru bugünden kilitler, ama 11.4'teki kasa planına göre nakdi üç hafta erken çıkarır. Üçüncüsü bekleyip riski taşımak; o zaman yüzde onluk bir artışın bin sekiz yüz lirası bütçede bir yer bulmalı. 11.3'teki olasılık rezervinin üç satırı başka işler için hesaplanmıştı; kur riski yeni tanınan bir risk olduğu için Recep Bey'in onayıyla, yazılı bir değişiklik kaydıyla yönetim rezervinden olasılık rezervine dördüncü satır olarak aktarılıyor.
Perde arkası
Bu ders yöntemini bir maliyet analizi kılavuzundan alıyor. Kılavuz ABD savunma maliyet tahminleri için yazılmış, ama ayrımları her para birimine ve her sektöre taşınabilir. Kur riski için ayrı bir kaynak açılmadı; aşağıdaki uygulama önerileri derse ait akıl yürütmedir.
Yaygın yanılgılar
Yaygın yanlış"Enflasyon yüzde yirmi beşse bütçenin her kalemine yüzde yirmi beş eklemek yeterlidir."
Genel enflasyon bir ortalamadır. Projenin satın aldığı çelik, işçilik ya da döviz bazlı malzeme bu ortalamadan hızlı da yavaş da artabilir. Tek bir oran, bir kalemi eksik, ötekini fazla tahmin eder ve hangisinin hangisi olduğunu gizler. Her kalemi kendi eskalasyonuyla ve harcanacağı tarihe göre büyütmek, sapma çıktığında nedenini de gösterir.
Yaygın yanlış"Enflasyon payı olasılık rezervine konur; ne de olsa bir belirsizlik."
Eskalasyonun büyüklüğü belirsiz, ama varlığı değil: fiyatların artacağı beklenen bir durum ve hangi kalemin hangi ay harcanacağına bağlı olarak hesaplanabilir. Rezervle karıştırılınca iki şey olur: rezerv, gerçekleşen olaylar için harcandığında eskalasyonun payı da tükenir, ya da aynı artış hem kalemde hem rezervde iki kez sayılır. Eskalasyon kalemin kendi satırında, belirsiz olaylar rezervde durur.
İki sürüm
Ilgın'ın hava hattı kalemi için yazdığı bütçe satırı, düzeltmeden önce ve sonra.
Zayıf sürüm
Kalem 1.3, hava hattı malzemesi: on sekiz bin lira.
Ödeme: pilottan sonra, otuz gün vadeyle.
Risk: yok; fiyat teklifle sabitlendi.
Zayıf sürüm, teklifi okumuş ve vade pazarlığını başarıyla yapmış birinin yazacağı satır. Rakam doğru, vade doğru. Sorun yazılmayanlarda: para birimi, kurun hangi günün kuru olduğu ve fiyatın hangi koşulla sabit sayıldığı. Teklifin avro cinsinden olduğunu bilen biri bu satırdan yanlış bir sonuç çıkarmaz; bilmeyen biri, Gönül Hanım gibi, fatura günü bir sürprizle karşılaşır. "Risk yok" cümlesi de en tehlikeli yer: riski aramadan kapatıyor ve kimsenin bir daha sormamasını sağlıyor.
Güçlü sürüm
Kalem 1.3, hava hattı malzemesi: on sekiz bin lira; teklif avro cinsinden, tutar sipariş günündeki kurla hesaplandı, kur ve tarih ekte.
Ödeme: fatura günündeki kurla, pilottan yaklaşık üç hafta sonra.
Kur riski: kur yüzde on artarsa bin sekiz yüz lira fazla; düşerse eksik. Olasılık rezervine dördüncü satır, Recep Bey'in onayıyla.
Karar: Kenan Bey cuma gününe kadar tedarikçiden liradan sabit fiyat isteyecek; kabul edilmezse erken ödeme kasa planına karşı tartılacak.
Güçlü sürüm aynı rakamı veriyor, ama onu bir varsayım olarak gösteriyor: hangi birimde, hangi günün kuruyla, hangi koşulda değişeceği yazılı. Riskin büyüklüğü bir senaryoyla ölçülmüş ve yeri belli: rezervde ayrı bir satır, onaylayanı belli. İki yönlülüğü de yazıyor; kur düşerse fark bir kazanç olarak görünecek. Son satır bir sahip ve bir tarih veriyor, bu yüzden riski taşımak bir karar hâline geliyor, varsayılan değil. Eksik yanı, yüzde onun neden seçildiğini söylememesi; bir sonraki revizyonda bu oranın dayanağı da yazılmalı.
Bağlam notu
Belirsizlik nerede sorusu burada işin değil fiyatın içinde. On iki haftalık bir pilotta eskalasyonun çoğu kalem için önemi yok; asıl soru döviz cinsinden ve ileri tarihli ödenecek birkaç kalemi bulmak. Projenin süresi uzadıkça ve harcaması geç yükseldikçe tablo değişiyor: bir yıla yayılan bir projede bütçe sabit fiyatla yazılıp cari fiyatla ödenirse, fark her ay büyüyen sessiz bir aşıma dönüşür. İki uç da zararlı. Eskalasyonu yok saymak bütçeyi baştan eksik yapar; her kaleme cömert bir enflasyon payı eklemek ise bütçeyi şişirir, gerçek sapmaları da o payın içinde gizler. Gelecek aylar için bir oran tahmin etmek, bir makroekonomi tahmini yapmak değil; kalemin kendi fiyat geçmişine, tedarikçinin fiyat koşullarına ve kurumun muhasebe varsayımına dayanan, belgelenmiş bir varsayım yazmaktır.
Uygulama
Retro sorusu
Pilot projenin bütçesindeki rakamlardan hangisi, bugün yeniden sorulsa aynı çıkmazdı?
Kapanış
- Bütçedeki her rakam bir tarihin ve bir para biriminin fiyatıdır; ikisi yazılmadığında rakam kesin görünür ama bir varsayımdır.
- Eskalasyon, genel enflasyon ile kalemin kendi reel fiyat değişiminin birleşimidir; kalem kalem ve harcama tarihine göre hesaplanır, harcaması geç yükselen projede daha büyük olur.
- Eskalasyon kalemin kendi satırına, kur gibi iki yönlü belirsizlikler ise sahibi ve onaylayanı yazılı bir rezerv satırına konur; ikisi aynı payda karıştırılmaz.
Beş soru
- Ilgın'ın bütçesinde hava hattı malzemesi on sekiz bin lira yazıyor. Gönül Hanım'ın sorusu bu rakamı neden yanlış değil ama eksik kılıyor?
- Genel enflasyon yüzde yirmi beş, inşaat demirinin reel fiyat değişimi yüzde dört varsayılıyor. Demirin eskalasyonu ne olur ve bütçede genel enflasyonu kullanmak ne kadar fark yaratır?
- Bir yazılım ekibi, sunucu hizmetini dolar cinsinden aylık faturayla alıyor ve bir yıllık proje bütçesini lirayla yazıyor. Bütçe hangi riski taşıyor ve bütçe satırına hangi bilgiler eklenmeli?
- Bir köy kooperatifi süt soğutma tankını sipariş verirken peşin ödeme ile üç ay vadeli ödeme arasında seçim yapıyor; fiyat liradan sabit. Bu seçim bir kur riski mi doğuruyor, yoksa başka bir şey mi?
- Gönül Hanım, pilotun bütün kalemlerine yüzde on enflasyon payı eklenmesini öneriyor. Ilgın neden itiraz etmeli?
Yanıtlar
- Rakam sipariş günündeki kurla doğru hesaplanmış, ama teklif avro cinsinden ve fatura günündeki kurla liraya çevrilecek. Bütçe satırı para birimini, kurun tarihini ve ödeme günündeki dönüşümü söylemiyor; bu yüzden ödenecek tutarı kesin gibi gösteriyor. Rakamı değiştirmek gerekmiyor, üzerine varsayımı yazmak gerekiyor. "Teklif sabitti" demek çekici, çünkü teklifin kendisi gerçekten değişmedi; değişebilecek olan kur.
- Eskalasyon yüzde yirmi beş artı dört artı yüzde yirmi beşin dörtle çarpımı, yani bir: yüzde otuz. Genel enflasyonu kullanmak demir kalemini beş puan eksik tahmin eder. Bu beş puanın biri iki oranın çarpımından geliyor; çarpım küçük oranlarda önemsiz, yüksek enflasyonda bir puan kadar tutabiliyor. Genel oran çekici, çünkü tek bir sayı ve herkesin bildiği bir sayı.
- Kur riski taşıyor: her ayın faturası o ayın kuruyla liraya dönecek ve bir yıl boyunca bu dönüşüm on iki kez tekrarlanacak. Satırda dolar tutarı, bütçenin hangi kurla ve hangi tarihte yazıldığı, kurun belirli oranlarda değişmesi hâlinde yıllık fark ve bu farkın nereden karşılanacağı yazılmalı. Lirayla tek bir yıllık tutar yazmak çekici, çünkü muhasebenin diliyle aynı; ama riski görünmez kılar.
- Kur riski doğurmuyor, çünkü fiyat lira cinsinden sabit. Vade bir nakit akışı ve finansman sorusu: peşin ödeme parayı erken çıkarır, vade ise kooperatifin parayı üç ay daha kullanmasını sağlar. Yüksek enflasyonda sabit fiyatla vadeli ödeme, aynı tutarı daha az değerli parayla ödemek anlamına da geliyor. Her ileri tarihli ödemeyi kur riski sanmak çekici bir hata; önce fiyatın para birimine bakmak gerekir.
- Çünkü pilotun kalemlerinin çoğu lirayla ve ödenmiş ya da bu hafta ödenecek; onlara enflasyon payı eklemek bütçeyi şişirir ve şişkinlik gerçek sapmaları gizler. Fiyat hareketine açık tek kalem döviz cinsinden ve ileri tarihli olan hava hattı malzemesi, onun riski de bir enflasyon payı değil kur riski. Tek bir oranı her yere uygulamak güvenli görünür, ama nedeni olmayan bir pay hiçbir sapmayı açıklamaz.
Sonraki derse köprü
Recep Bey, Ilgın'ın rezerv değişikliğini onaylarken bir satırda duruyor: "Burada kur düşerse daha az öderiz yazıyor. Bu bir risk mi, bir fırsat mı?" Kur riskinin iki yönlü oluşu, riskin yalnızca kötü bir olay olmadığını gösteriyor. 12.1, riski olumsuz bir olay olarak değil, belirsizliğin hedeflere etkisi olarak tanımlayan yaklaşımla risk yönetimine giriyor.
Anlamadığın bir yer mi var?
Mentor yalnız bu dersin metnine dayanarak cevap verir. Metinde geçmeyen bir şey sorarsan uydurmaz, geçmediğini söyler.