Kazanılmış takvim

Sahadan bir an

Salı akşamüstü, Recep Bey'in camlı odası. Masada Ilgın'ın üç tamamlanma tahminli sayfası duruyor. Holün öbür ucunda Selma, masa ayarının bozulduğu gün kaçan iki numuneyi almaya uğraşıyor.

Recep Bey: Ayten Hanım yarın sabah arayacak. "Takvim endeksi yüzde seksen dokuz" desem telefonu kapatır. Kaç gün gerideyiz?

Ilgın: Kolay yolu var: yüzde on bir geride, deneme on gün, demek ki bir güne yakın. Ama bu yanlış bir sayı çıkarır.

Recep Bey: Neden yanlış olsun? Yüzde yüzde.

Ilgın: Çünkü planın parası günlere eşit dağılmadı. İlk iki gün hesaba neredeyse hiçbir şey yazılmıyor, üçüncü gün altı bin beş yüz birden giriyor. Parayla ölçülen bir yüzde, günlere aynı oranda çevrilemez.

Recep Bey: O zaman soruyu nasıl soracağız?

Ilgın: Tersinden. Bugüne kadar yaptığımız iş, planda kaçıncı günün akşamına denk geliyordu? Cevabı gün olarak verir.

Recep Bey'in istediği şey makul. Bir yönetici gecikmeyi günle, haftayla düşünür, çünkü bir müşteriye ya da bir genel müdüre verilen söz tarihtir. Oysa 11.6'daki takvim sapması lirayla, takvim endeksi de liranın lira olarak oranıyla hesaplanıyordu. Ilgın'ın önerdiği ters soru, kazanılmış değerin sayısını alıp planın zaman eksenine geri yansıtıyor. Bu ders o yansıtmanın nasıl yapıldığını, ne kazandırdığını ve neyi hâlâ göstermediğini soruyor.

Kavram

Takvim performansını para yerine zamanla ölçmenin yolu, kazanılmış değerin planlanan değer eğrisinde hangi tarihe karşılık geldiğini bulmaktır.

Bunu yapabilmek için önce planın günlere dağılmış hâline ihtiyaç var. 11.2'de Ilgın deneme hesabını haftalara dağıtmıştı; şimdi Selma'nın planını günlere açıyor. Başlangıçtaki dört iş, plan, sevkiyat teyidi, Selma'nın anlatımı ve onun gözetiminde alınan ilk ölçüm, ya hep ya hiç kuralıyla üçüncü günün sonunda altı bin beş yüz lira olarak yazılıyor; birinci ve ikinci günün planlanan değeri sıfır. Ölçüm günleri dördüncü, beşinci, altıncı, yedinci ve dokuzuncu gün, her biri beş numune, yani dört bin iki yüz elli lira. Sekizinci gün ay sonu sayımı; o gün ölçüm yok, planlanan değer yerinde sayıyor. Birikimli planlanan değer dördüncü günün sonunda on bin yedi yüz elli, beşinci günün sonunda on beş bin, dokuzuncu günün sonunda bütçenin tamamı, yirmi yedi bin yedi yüz elli lira.

Cuma akşamı, beşinci günün sonunda kazanılmış değer on üç bin üç yüz liraydı. Dördüncü günün planlanan değerini iki bin beş yüz elli lira geçiyor, beşinci gününkine ulaşmıyor. Demek ki dört gün tam. Beşinci günün planlanan işi dört bin iki yüz elli lira ve bunun iki bin beş yüz ellisi yapılmış: yüzde altmışı. Kazanılmış takvim dört nokta altı gün. Gerçek süre beş gün.

Deneme hesabında zaman cinsinden takvim sapması dört nokta altı eksi beş: eksi sıfır nokta dört gün. Endeks dört nokta altının beşe oranı, sıfır nokta doksan iki. Recep Bey'in kafasındaki bir gün değil, bir günün beşte ikisi. Bu sayının bir anlamı da var: günde beş numune alınıyordu ve iki numune eksik; iki bölü beş, sıfır nokta dört. Gün cinsinden sapma, eksik işi doğrudan adlandırıyor.

Yöntemin asıl kazancı ise projenin sonunda görünüyor. 11.6'da para cinsinden takvim endeksinin, geç biten bir projede bile sonunda bire döndüğünü görmüştük, çünkü bitişte kazanılmış değer bütçeye eşitlenir. Varsayalım Selma'nın telafisi tutmadı ve yirmi beşinci numune dokuzuncu gün değil onuncu gün alındı. Onuncu günün akşamı kazanılmış değer yirmi yedi bin yedi yüz elli, planlanan değer de yirmi yedi bin yedi yüz elli: para cinsinden takvim sapması sıfır, endeks bir. Hesap kusursuz bir takvim performansı bildiriyor. Kazanılmış takvim ise dokuz gün, çünkü bütçenin tamamına planda dokuzuncu gün ulaşılıyordu; gerçek süre on gün. Sapma eksi bir gün, endeks sıfır nokta dokuz. Gecikme tam olarak görünüyor.

Perde arkası

Yöntem tek bir makaleye dayanıyor. Makalenin metni yazarın yayımladığı kopyadan okundu; formüller ve örnek tablolar oradan.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Recep Bey'in akşam Ayten Hanım'a göndereceği kısa not.

Zayıf sürüm

Konu: Deneme hesabı, takvim durumu.

Durum: Takvim performansı sıfır nokta seksen dokuz. Yaklaşık yüzde on bir gerideyiz; on günlük denemede bu bir güne yakın.

Değerlendirme: Takvim endeksi haftaya bire yaklaşacak, sonunda plana yetişmiş olacağız.

Zayıf sürüm bir yöneticinin elindeki sayıyla gerçekten yazacağı not: endeks doğru, gün çevirisi de içgüdüyle yapılmış. Sorun iki yerde. Bir günlük gecikme, planın parasının günlere eşit dağıldığını varsayıyor; oysa ilk iki günün planlanan değeri sıfır, üçüncü gün altı bin beş yüz lira birden giriyor, bu yüzden çeviri gecikmeyi iki buçuk katına çıkarıyor. İkincisi daha sinsi: endeksin bire yaklaşacağı bir müjde gibi yazılmış. Para cinsinden takvim endeksi, deneme geç bitse bile sonunda bire döner. Bu not, haftaya gelecek her rapor sayısını iyi haber olarak okumaya hazırlıyor.

Güçlü sürüm

Konu: Deneme hesabı, takvim durumu, cuma kesimi.

Durum: Yapılan iş, planda dördüncü günün tamamına ve beşinci günün yüzde altmışına karşılık geliyor; geçen süre beş gün. Gecikme sıfır nokta dört gün: ayar bozulduğu gün eksik kalan iki numune.

Bugün: Selma iki numuneyi bugün alıyor. Alınırsa gecikme bu akşam kapanır; yarın sekizinci gün, sayım var, ölçüm yok.

Uyarı: Para cinsinden endeksi izlemeyi bırakıyoruz; sonuna doğru gecikme olsa bile bire döner. Gün cinsinden sapmayı izliyoruz. Telafi tutmazsa son numune onuncu güne kayar ve sapma eksi bir gün olur.

Güçlü sürüm Ayten Hanım'ın kendi dilinde, günle konuşuyor ve sayının nereden geldiğini tek cümlede gösteriyor: planın kaçıncı gününe denk gelindiği. Gecikmeyi soyut bir yüzde olarak değil eksik işle adlandırıyor, bu yüzden okuyan kişi bir sonraki soruyu kendisi sorabiliyor: iki numune ne zaman alınacak? En önemli satır uyarı: para cinsinden endeksin sonunda yanıltacağını önceden söylüyor ve hangi sayının izleneceğini değiştiriyor. Kusursuz değil; gecikmenin bitişi etkileyip etkilemediğini söylemiyor. Denemede bütün ölçümler tek sıra iş olduğu için bu eksiklik küçük, pilotun bütününde büyük olurdu.

Bağlam notu

Pusulanın Neyle bileceğiz sorusu burada bir birim sorusuna dönüşüyor. Kazanılmış takvim, takvimi takvimin kendi birimiyle ölçtüğü için yönetimle konuşmayı kolaylaştırıyor ve projenin son evresinde para cinsinden göstergelerin sustuğu yerde konuşmaya devam ediyor. Ama iki koşula bağlı. Birincisi, planlanan değerin cevap istenen ayrıntıda dağılmış olması: yalnız haftalık bir plandan gün cevabı çıkmaz, hafta cevabı çıkar. İkincisi, işlerin birbirinin yerine sayılabilmesi. Denemede bütün numuneler aynı türden iş olduğu için toplam değer gerçek ilerlemeyi iyi temsil ediyor. Pilotun bütününde ise hava hattının bir günlük gecikmesi ile etiketlerin bir günlük önden gitmesi toplamda birbirini silebilir; kazanılmış takvim sıfır gösterirken taşınma tarihi kayabilir. Orada gün sayısı, kritik yolun yerine değil, onun yanına konan bir göstergedir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir gecikmeyi son kez birine bildirdiğinde, onu dinleyenin kendi birimiyle mi konuştun, yoksa elindeki sayının birimiyle mi?

Kapanış

1. Para cinsinden takvim endeksi bir orandır ve planın parası dönemlere eşit dağılmadıkça günlere çevrilemez; kazanılmış takvim, yapılan işin planda hangi ana denk geldiğini bularak gecikmeyi doğrudan zaman olarak verir.
2. Geç biten bir projede para cinsinden takvim sapması sonunda sıfıra, endeksi bire döner; zaman cinsinden sapma ve endeks gecikmeyi bitişe kadar göstermeyi sürdürür.
3. Kazanılmış takvim toplam değere bakar, hangi işin yapıldığına bakmaz; bitiş tarihinin kayıp kaymadığını kritik yol söyler ve gün cinsinden sapma onun yanında okunur.

Beş soru

1. Recep Bey, takvim performansı sıfır nokta seksen dokuz çıkan on günlük denemenin bir gün geride olduğunu söylüyor. Bu çeviri hangi varsayıma dayanıyor ve denemede neden tutmuyor?
2. Deneme onuncu gün bitiyor, plan dokuzuncu gündü. O akşam para cinsinden takvim endeksi bir, zaman cinsinden endeks sıfır nokta dokuz. Ayten Hanım'a hangisini göstermelisiniz ve neden?
3. Bir kooperatif sekiz haftada bir sera kuracak. Birikimli planlanan değer birinci haftanın sonunda on bin, ikinci haftanın sonunda yirmi beş bin, üçüncünün sonunda kırk beş bin, dördüncünün sonunda altmış beş bin lira. Dördüncü haftanın sonunda kazanılmış değer elli bin lira. Kazanılmış takvimi, zaman cinsinden sapmayı ve endeksi hesaplayın.
4. Bir köy okulunun ısıtma sistemi yenileniyor. Kazanın teslimi bir hafta gecikti, ama boru döşemesi planın önünde gittiği için kazanılmış takvim gerçek süreye eşit çıkıyor. Okulun açılış tarihi için bu sonuç ne söylüyor?
5. Ilgın kazanılmış takvimi yalnız haftalık plan üzerinden hesaplasaydı, ilk haftanın sonunda deneme kaç gün geride görünürdü ve sonuç neden günlük plandan farklı çıkardı?

Yanıtlar

1. Çeviri, planlanan değerin günlere eşit dağıldığını varsayıyor: her gün bütçenin onda biri. Denemede öyle değil; ilk iki gün planlanan değer sıfır, üçüncü gün başlangıç işlerinin altı bin beş yüzü birden yazılıyor, ölçüm günlerinde günlük dört bin iki yüz elli. Kazanılmış takvim dört nokta altı gün, gerçek süre beş; gecikme sıfır nokta dört gün. Çeviri çekici, çünkü yüzdeler birimden bağımsızmış gibi görünür.
2. Zaman cinsinden olanı. Para cinsinden endeks bire döndü, çünkü bitişte kazanılmış değer bütçeye eşitlendi; bu her geç biten projede olur ve gecikmeyi silerek kusursuz bir performans bildirir. Zaman cinsinden endeks, işin dokuz günlük bölümünün on günde yapıldığını söylüyor: bir günlük gecikme. Para cinsinden endeks çekici, çünkü hesabı doğru; ama doğru bir hesap yanlış soruya da cevap verebilir.
3. Elli bin, üçüncü haftanın kırk beş binini geçiyor, dördüncünün altmış beş binine ulaşmıyor: üç hafta tam. Dördüncü haftanın planlanan işi yirmi bin, yapılan beş bin, yani dörtte biri. Kazanılmış takvim üç nokta yirmi beş hafta; gerçek süre dört. Sapma eksi sıfır nokta yetmiş beş hafta, endeks yaklaşık sıfır nokta seksen bir. Para cinsinden endeks elli bölü altmış beş, yaklaşık sıfır nokta yetmiş yedi; ikisi yakın ama aynı değil.
4. Hiçbir şey söylemiyor, hatta yanıltıyor. Kazanılmış takvim toplam değere bakıyor ve boru döşemesinin önden gitmesi kazanın gecikmesini toplamda örtüyor. Açılışı belirleyen kazan kritik yoldaysa açılış bir hafta kayıyor olabilir. Gün cinsinden sapmanın sıfır çıkması çekici bir güvence verir; bunu kritik yoldaki işin durumuyla birlikte okumak gerekir.
5. Haftalık planda birinci haftanın sonunda planlanan değer on beş bin. Kazanılmış değer on üç bin üç yüz, bunun yaklaşık yüzde seksen dokuzu; kazanılmış takvim sıfır nokta seksen dokuz hafta, gecikme yaklaşık sıfır nokta on bir hafta, beş günlük haftada yarım günden biraz fazla. Günlük planla sıfır nokta dört gün çıkıyordu. Fark, haftalık planın hafta içindeki dağılımı görmemesinden geliyor: ilk dönemde zaman cinsinden endeks, para cinsinden endeksle her zaman aynıdır.

Sonraki derse köprü

Recep Bey notu gönderdikten sonra Gönül Hanım kapıda görünüyor: "Günleri anladık. Peki fiyatlar? Hava hattı malzemesinin faturası otuz gün sonra kesilecek. Teklif o güne kadar geçerli mi, yoksa fatura günündeki fiyattan mı ödeyeceğiz?" Bütçe, sayıların yazıldığı gün sabit kalacakmış gibi kuruldu. 11.9, yüksek enflasyonda bütçeyi ele alıyor: fiyat farkı, eskalasyon ve döviz riski bütçeye nasıl yansıtılır.