Kazanılmış değer: üç sayı

Sahadan bir an

Cuma akşamüstü, denemenin ilk haftası bitmiş. Gönül Hanım muhasebeden çıktığı raporu Selma'nın masasına bırakıyor; Ilgın da orada, elinde numune kayıt defteri.

Gönül Hanım: Deneme hesabı için bu hafta on beş bin planlanmıştı. Gerçekleşen on dört bin dört yüz. Plandayız, hatta biraz altındayız.

Selma: Altında mıyız? Dördüncü gün masanın ayarı bozuldu, iki numune alınamadı. Yasin üç saat ayarla uğraştı.

Gönül Hanım: Saatleri yazılmış, rapora girdi. Harcama on dört bin dört yüz.

Ilgın: Harcamanın plandan az olması, işin plandan önde olduğu anlamına gelmiyor. Bu hafta on numune alacaktık, sekiz aldık.

Gönül Hanım: O zaman bu rapor neyi gösteriyor?

Ilgın: Ne kadar para harcadığımızı. Ne kadar iş yaptığımızı göstermiyor.

Gönül Hanım'ın raporu iki sayıyı karşılaştırıyor: planlanan harcama ve gerçek harcama. Bu karşılaştırma tek başına yanıltıcı. Daha az harcanmış olması iyi bir haber olabilir, ama daha az iş yapılmış olmasının bir sonucu da olabilir. Selma'nın sözü bunu açıkça gösteriyor: masa ayarı için saat harcandı, ama o saatlerin karşılığında numune alınmadı. Harcanan para ile yapılan iş arasındaki ilişkiyi görmek için üçüncü bir sayı gerekiyor.

Kavram

Recep Bey'in onayladığı dönemlik taban artık elde. Bu ders, onu bir ölçü olarak kullanmanın yöntemini tanıtıyor: yalnız harcamayı değil, harcamanın karşılığında yapılan işi de aynı birimle, parayla, ölçmek.

Selma'nın deneme hesabının bütçesi yirmi yedi bin yedi yüz elli lira. Ilgın ve Selma bu bütçeyi işin parçalarına bölmüştü: başlangıç işleri, yani deneme planı, anlatım ve ilk denetimli ölçüm, altı bin beş yüz; ve yirmi beş numunenin her biri için ölçüm, karşılaştırma ve sarf malzemesiyle birlikte sekiz yüz elli lira. Haftanın sonunda yapılmış olması planlanan iş: başlangıç işlerinin hepsi ve ilk on numune. Planlanan değer altı bin beş yüz artı on çarpı sekiz yüz elli: on beş bin lira. Gönül Hanım'ın raporundaki plan sayısı bu.

Deneme hesabının gerçek maliyeti on dört bin dört yüz lira: başlangıç işlerinin altı bin beş yüzü planladığı gibi gerçekleşmiş, ölçüm günlerinin saatleri ve sarfı ise Yasin'in masa ayarındaki üç saatiyle birlikte yedi bin dokuz yüz.

Üçüncü sayı, bu dersin asıl konusu.

Kazanılmış değeri hesaplamak için önce işin ne kadarının yapıldığını ölçmek gerekiyor. Ilgın iki kural kullanıyor. Başlangıç işleri için ya hep ya hiç: ilk denetimli ölçümün Selma tarafından kabul edildiği 9.7'deki ikinci kilometre taşı gerçekleştiyse, altı bin beş yüzün tamamı kazanılmış sayılıyor; gerçekleşmediyse hiçbiri. Gerçekleşti. Ölçümler için ise fiziksel birim: alınan her numune için sekiz yüz elli lira. Sekiz numune alındı; altı bin sekiz yüz. Kazanılmış değer on üç bin üç yüz lira.

Üç sayı yan yana konunca Gönül Hanım'ın raporunun söylemediği şey görünüyor. Plan on beş bin lira değerinde iş öngörüyordu; on üç bin üç yüz liralık iş yapıldı. İş planın gerisinde. Ve o işin karşılığında on dört bin dört yüz lira ödendi; yapılan işin bütçedeki değerinden fazla. Gönül Hanım'ın "plandayız, hatta altındayız" cümlesi, harcamayı plana karşı okuyordu. Kazanılmış değer, işi plana karşı ve harcamayı işe karşı okumayı sağlıyor. Bu iki farkın adları ve oranları bir sonraki dersin konusu.

Kazanılmış değerin en hassas yeri, işin yüzde kaçının yapıldığının nasıl ölçüldüğü. 9.6'da Gantt'ın çubuğundaki yüzdenin çoğu zaman geçen sürenin yüzdesi olduğunu görmüştük. Ilgın ölçümleri süreye göre ölçseydi, beş ölçüm gününün ikisi geçtiği için kırk yüzde derdi ve kazanılmış değer, planlanan değerle aynı çıkardı. Masa ayarının kaybı görünmezdi. Kazanılmış değeri anlamlı kılan, ilerlemenin fiziksel bir birimle, burada numuneyle, ölçülmesidir.

Yöntemin gücü, üç farklı soruyu aynı para birimiyle cevaplaması: ne kadar iş yapılmalıydı, ne kadar iş yapıldı, ne kadar para harcandı? Zayıfı da aynı yerde: üç sayının ikisi bütçeye dayanıyor ve bütçe yanlışsa, ya da ilerleme yanlış ölçülürse, sayılar kesin görünür ama yanlış bir şey söyler.

Bir otelin bir katındaki on oda beş günde boyanacak; her oda için iki bin lira bütçelenmiş. Üçüncü günün sonunda altı odanın boyanması planlanmış: planlanan değer on iki bin. Boyacı beş oda bitirmiş: kazanılmış değer on bin. Ona on bir bin lira ödenmiş: gerçek maliyet. Yalnız ödemeye bakan bir otel yöneticisi, on bir binin on iki binden az olduğunu görüp rahatlar. Oysa bir oda geride ve bitirilen her odanın maliyeti bütçelenenin üstünde.

Perde arkası

Fleming ve Koppelman'ın kazanılmış değer kitabı, müfredatın gösterdiği kaynak, elimizde değil. Üç sayıyı PMI'ın sözlüğü tanımlıyor; eski adlarını ve gerçek maliyete genel giderin de girdiğini ise NASA'nın takvim el kitabının kazanılmış değer bölümü ve terimler eki söylüyor.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Cuma akşamı Ilgın, Recep Bey'e gidecek haftalık satırı yazıyor.

Zayıf sürüm

Deneme hesabı: planlanan on beş bin, harcanan on dört bin dört yüz.

Durum: plandayız.

Not: masa ayarında küçük bir sorun oldu.

Güçlü sürüm

Deneme hesabı, ilk hafta sonu: planlanan değer on beş bin, kazanılmış değer on üç bin üç yüz, gerçek maliyet on dört bin dört yüz.

İlerlemenin ölçüsü: başlangıç işleri ikinci kilometre taşıyla, ya hep ya hiç; ölçümler alınan numuneyle, numune başına sekiz yüz elli.

Okuma: iş planın gerisinde, iki numune eksik; yapılan iş için bütçesinden fazla ödendi, masa ayarındaki üç saat yüzünden.

Neden: dördüncü gün masanın ayarı bozuldu; iki numune alınamadı.

Sonraki adım: eksik iki numune yedinci gün alınacak; olasılık rezervinin deneme uzaması satırı açık.

Zayıf sürüm yalnızca iki sayı veriyor ve onlardan yanlış bir sonuç çıkarıyor: harcama plandan az olduğu için "plandayız". Masa ayarındaki "küçük sorun" bir not olarak kalıyor; işe ve paraya etkisi görünmüyor. Recep Bey bu satırı okuyup denemenin yolunda gittiğini düşünecek. Güçlü sürüm üçüncü sayıyı ekliyor ve ilerlemenin nasıl ölçüldüğünü bir satırda söylüyor; okur kazanılmış değerin süreye göre değil işe göre hesaplandığını biliyor. Üç sayıdan iki sonucu ayrı ayrı çıkarıyor: iş geride, maliyet yüksek. Nedenini ve telafi planını yazıyor. Son satır da 11.3'teki olasılık rezervine bağlanıyor: masa ayarı tam olarak o rezervin bir satırının karşıladığı türden bir aksaklık.

Bağlam notu

Kazanılmış değer, bir projenin üç sorusunu aynı dille sormanın yolu. Takvim gün sayar, maliyet lira sayar, kapsam iş sayar; üçünü yan yana koymak çoğu zaman bir elmayı bir armutla karşılaştırmaya benzer. Kazanılmış değer işi de lirayla, onun bütçedeki değeriyle ölçerek üçünü tek bir eksene taşır. Bu yüzden bir haftalık raporu, bir harcama tablosundan bir performans resmine çevirir.

Neyle bileceğiz sorusu, bu derste en keskin hâliyle soruluyor: işin ne kadarının yapıldığını neyle bileceğiz? Cevap ilerleme ölçüsünün kuralında. Ya hep ya hiç kuralı, kilometre taşlarına bağlı işler için sağlam ama kaba; fiziksel birim kuralı, sayılabilen işler için hassas. Süre yüzdesi ise en kolay ve en yanıltıcı olanı: geçen zamanı yapılan iş sanar. Ilgın'ın kuralları baştan yazması, ilk hafta sonunda tartışmayı bir sayı tartışmasından, bir gerçek tartışmasına çevirdi: iki numune eksik.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende "bütçenin içindeyiz" dediğin bir haftada, yapılması gereken işin ne kadarının yapıldığını biliyor muydun?

Kapanış

1. Planlanan değer belirli bir tarihe kadar yapılması planlanan işin bütçesi, kazanılmış değer fiilen yapılan işin bütçedeki değeri, gerçek maliyet o iş için gerçekten ödenen maliyettir.
2. Harcamayı yalnız plana karşı okumak yanıltır; kazanılmış değer işi plana karşı ve harcamayı işe karşı okumayı sağlar, ve iki ayrı sonuç verir.
3. Kazanılmış değerin anlamı ilerleme ölçüsünün kuralına bağlıdır; kural önceden yazılır ve süre yüzdesi yerine kilometre taşları ya da fiziksel birimler kullanılır.

Beş soru

1. Gönül Hanım'ın "plandayız, hatta altındayız" sonucu neden yanıltıcıydı?
2. Kazanılmış değer neden on üç bin üç yüz lira çıktı?
3. Ilgın ölçüm ilerlemesini süre yüzdesiyle ölçseydi ne olurdu?
4. Bir çeviri bürosu üç yüz sayfalık bir kitabı on haftada, sayfa başı yüz lirayla çevirecek. Dördüncü haftanın sonunda yüz yirmi sayfa çevrilmiş olması planlanmış; doksan sayfa çevrilmiş ve çevirmene on bir bin lira ödenmiş. Üç sayı nedir ve ne söylüyor?
5. Güçlü sürüm neden ilerlemenin ölçü kuralını ayrı bir satırda yazıyor?

Yanıtlar

1. Çünkü yalnız harcamayı plana karşı okuyordu. On dört bin dört yüzün on beş binden az olması, daha az iş yapılmış olmasının bir sonucuydu: on numune yerine sekiz numune alınmıştı. Üstelik o işin karşılığında, bütçedeki değerinden fazla ödenmişti. Harcama ile plan arasındaki karşılaştırma bu iki gerçeği de saklıyordu.
2. Başlangıç işleri, ikinci kilometre taşı gerçekleştiği için tamamıyla, altı bin beş yüz lira olarak kazanılmış sayıldı. Ölçümler numune başına sekiz yüz elli lirayla ölçüldü ve sekiz numune alınmıştı: altı bin sekiz yüz. İkisinin toplamı on üç bin üç yüz. Kazanılmış değer ne kadar ödendiğine değil, yapılan işin bütçedeki değerine bakıyor.
3. Beş ölçüm gününün ikisi geçtiği için ilerleme yüzde kırk sayılırdı ve kazanılmış değer, planlanan değerle aynı, on beş bin çıkardı. Masa ayarı yüzünden kaybedilen iki numune görünmezdi; rapor işin tam planda olduğunu söylerdi. Süre yüzdesi, geçen zamanı yapılan iş sanar.
4. Planlanan değer yüz yirmi sayfa çarpı yüz lira, on iki bin. Kazanılmış değer doksan sayfa çarpı yüz lira, dokuz bin. Gerçek maliyet on bir bin. İş planın otuz sayfa gerisinde; ve çevrilen doksan sayfa için bütçedeki dokuz bin yerine on bir bin ödenmiş. Yalnız ödemeye bakan biri, on bir binin on iki binden az olduğunu görüp yanılabilirdi.
5. Çünkü kazanılmış değerin bütün anlamı o kurala bağlı. Okur, ilerlemenin numuneyle ve kilometre taşıyla ölçüldüğünü bilmezse, sayının süre yüzdesinden mi, birinin tahmininden mi geldiğini anlayamaz. Kural önceden yazıldığında, kazanılmış değer bir görüş değil, yeniden hesaplanabilen bir ölçü olur.

Sonraki derse köprü

Gönül Hanım üç sayıya bakıp bir şey istiyor: "Bunları iki farka ve iki orana çevirebilir misin? Recep Bey her hafta üç sayı okumaz; bir oran okur. Bir de şu: ilk haftanın oranı, pilotun sonunda ne kadar harcayacağımızı söyler mi?" İş ile planın farkı, harcama ile işin farkı; ve bu farkların ne kadar kalıcı olduğu tartışmalı bir soru. 11.6, maliyet ve takvim sapmasını ve performans endekslerini yorumlamayı ele alıyor.