Olasılık ve yönetim rezervi

Sahadan bir an

Salı öğleden sonra, üretim müdürünün odası. Masada 11.2'deki bütçe sayfası; son satırın altı kurşun kalemle çizilmiş.

Recep Bey: Bariyerin montajı zemin ankrajı isterse? Deneme iki gün uzarsa? O cıvatalı raflar yarım gün daha alırsa? Bunların parası bu sayfada yok.

Ilgın: Bunlar bildiğimiz riskler. Her birinin bir olasılığı ve bir bedeli var; hesaplayabilirim.

Recep Bey: Peki hiç bilmediğimiz bir şey çıkarsa? Geçen yıl laboratuvarın taşınmasında duvarın içinden eski bir hava borusu çıktı, kimse bilmiyordu.

Ilgın: O başka bir pay. Onu hesaplayamam; ama ayırabilirsiniz.

Recep Bey: İkisini birden sana vereyim, sen yönet.

Ilgın: Birincisi bende dursun; onu harcamanın kuralı belli. İkincisi sizde. Onu harcamak, projenin kapsamı içinde ama kimsenin öngörmediği bir şey için, sizin vereceğiniz bir karar.

Recep Bey'in iki sorusu, iki ayrı türden belirsizliği adlandırıyor. Birincisi, adı konmuş riskler: bariyerin ankrajı, denemenin uzaması, cıvatalı raflar. Bunların ne olduğunu biliyoruz, olup olmayacaklarını bilmiyoruz. İkincisi, adı konmamış olanlar: duvarın içindeki boru gibi, ancak olduğunda öğrenilen şeyler. İki belirsizlik iki ayrı pay ister ve bu payların kimin elinde durduğu, harcanma biçimlerini belirler.

Kavram

Bir maliyet tabanı en olası maliyetleri taşır; belirsizlik için ayrılan para ise ayrı tutulur ve iki türe bölünür.

Ilgın üç bilinen riski tek tek hesaplıyor. Bariyerin montajında zemin ankrajı gerekirse altı bin liralık ek iş çıkıyor; Necati Usta olasılığını yüzde otuz görüyor; beklenen bedel bin sekiz yüz lira. Cıvatalı raflar için Gülşen'in fazladan dört saati ve bir gün daha forklift, toplam altı bin üç yüz lira; olasılığı yarı yarıya; beklenen bedel üç bin yüz elli. Denemenin uzaması için Ilgın 10.9'daki simülasyona dönüyor: yüzde sekseninci noktada deneme yaklaşık iki gün uzuyor; 11.1'de bir günün yaklaşık dört bin iki yüz elli liraya mal olduğunu bulmuştuk; iki gün, sekiz bin beş yüz. Olasılık rezervi toplam on üç bin dört yüz elli lira.

Burada 11.2'deki bir şeyi düzeltmek gerekiyor. Orada belirsizlik paylarının hepsini tabanın dışında bırakmıştık. Olasılık rezervi ise tabanın içine girer: bilinen risklerin parası, onaylanan bütçenin bir parçasıdır. Yüz yetmiş iki bin dört yüz kırka on üç bin dört yüz elli eklenince pilotun tabanı yüz seksen beş bin dokuz yüze yaklaşıyor.

Recep Bey yönetim rezervini on beş bin lira olarak belirliyor. Bu sayının bir hesabı yok; Recep Bey'in, laboratuvarın taşınmasındaki duvar borusu gibi deneyimlerine dayanan bir yargısı. Proje bütçesi, taban ile yönetim rezervinin toplamı: yaklaşık iki yüz bin dokuz yüz lira.

İki rezervin ayrımı paranın kimde durduğuyla anlam kazanıyor. Olasılık rezervi Ilgın'da: bariyer ankraj isterse, Ilgın Necati Usta'ya iş emrini verir, rezervden altı bin lira düşer, cuma yazısına tek satır girer. Kimseye sorması gerekmez, çünkü risk önceden adlandırılmış ve harcama kuralı önceden yazılmış. Yönetim rezervi ise Recep Bey'de: eski alanın zemininde bir çatlak çıkarsa, bu ne bir faaliyetin ne de bir riskin kaydında var; Ilgın Recep Bey'e gider, Recep Bey karar verir, serbest bırakılan tutar tabana yazılı bir değişiklik kaydıyla eklenir.

Sponsorla proje yöneticisi arasındaki yetki çizgisi böylece paraya dönüşüyor. 7.5'te Ilgın'a kalem bazında küçük sapmalar ve bir haftalık takvim payı verilmişti. Şimdi bu yetkinin parasal bir sınırı var: olasılık rezervinin on üç bin dört yüz elli lirası. Ve yetkinin dışında kalanın da bir adresi var: Recep Bey'in on beş bini.

Rezervler bir kez ayrılıp unutulmaz. Ilgın her cuma iki satır yazacak: olasılık rezervinden ne kadar harcandığı ve hangi risklerin artık kapandığı. Bariyer ankrajsız monte edilirse, o riskin bin sekiz yüz lirası serbest kalır; ama denemenin uzaması hâlâ açık bir riskse, onun payı korunur. Rezervin geri kalanı, kalan risklerle karşılaştırılarak okunur.

Bir aile eski bir dairenin banyosunu yenileyecek. Usta bir şeyi önceden söylüyor: eski su borusu duvarın içinde çürük çıkabilir, yarı yarıya olasılıkla, değişimi sekiz bin lira. Aile bu riski adlandırıyor ve dört bin liralık bir pay ayırıyor; boru çürükse usta haber verir, pay harcanır. Bu bir olasılık rezervi. Bir de ailenin başka bir payı var: kimsenin aklına gelmeyen bir şey çıkarsa, alt kattaki komşunun tavanına su sızması gibi. O pay ustada değil, ev sahibinde; harcanıp harcanmayacağına o karar verir. Bu da bir yönetim rezervi.

Perde arkası

İki rezervin tanımları PMI'ın açık sözlüğünden, bütçedeki payın NASA'daki adı ve ömrü ise ajansın maliyet kılavuzunun sözlük bölümünden geliyor; PMBOK 6'ya bakılmadı. İki rezervin kimin kontrolünde olduğu ayrımı, sözlük tanımlarının kendisinden çıkıyor: biri tabanın içinde, öteki dışında ve yönetimin elinde.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Akşamüstü Ilgın, bütçe sayfasının son satırını yeniden yazıyor.

Zayıf sürüm

Belirsizlik payı: yüzde on; yaklaşık on yedi bin lira.

Kullanım: gerekirse.

Sorumlu: proje ekibi.

Güçlü sürüm

Olasılık rezervi, tabanın içinde, Ilgın'da: on üç bin dört yüz elli lira. Bariyer ankrajı, yüzde otuz çarpı altı bin, bin sekiz yüz; cıvatalı raflar, yarı yarıya çarpı altı bin üç yüz, üç bin yüz elli; deneme uzaması, iki gün çarpı dört bin iki yüz elli, sekiz bin beş yüz.

Harcama kuralı: listedeki risk gerçekleşirse Ilgın harcar, cuma yazısına yazar.

Taban, olasılık rezerviyle: 185.890 lira civarı.

Yönetim rezervi, tabanın dışında, Recep Bey'de: on beş bin lira; listede olmayan, kapsam içi işler için.

Serbest bırakma: Recep Bey'in kararıyla; tutar tabana yazılı bir değişiklik kaydıyla eklenir.

Proje bütçesi: yaklaşık iki yüz bin dokuz yüz lira.

İzleme: her cuma harcanan rezerv ve kapanan riskler.

Zayıf sürüm iki rezervi tek bir yüzdede birleştiriyor. Yüzde onun nereden geldiği belli değil; hangi riske ne kadar ayrıldığı yazmıyor, bu yüzden bir risk kapandığında payın ne kadarının serbest kaldığı da bilinemez. "Gerekirse" bir kural değil; ve "proje ekibi" sorumlusu, paranın kimin kararıyla harcanacağını belirsiz bırakıyor. Güçlü sürüm iki rezervi ayırıyor ve her birinin nerede durduğunu, tabanın içinde mi dışında mı, ve kimin kontrolünde olduğunu yazıyor. Olasılık rezervinin her satırını bir riske ve bir hesaba bağlıyor. Yönetim rezervinin bir hesabı olmadığını saklamıyor, ama ne için kullanılacağını ve nasıl serbest bırakılacağını kuralla yazıyor. Son satır da rezervleri bir kez ayrılıp unutulan bir para değil, her hafta okunan bir hesap yapıyor.

Bağlam notu

Rezervler bir projenin belirsizlikle yaptığı anlaşmanın parasal hâlidir. Bilinen risklerin parası, onları yönetecek kişinin elinde ve harcama kuralıyla durur; bilinmeyenlerin parası, kararı verecek kişinin elinde ve gerekçesiyle durur. Bu ayrım, bir sorun çıktığında kimin ne yapacağını önceden söyler: Ilgın ankraj için kimseye sormaz, zemin çatlağı için Recep Bey'e gider.

Belirsizlik nerede sorusuna rezervler iki ayrı cevap verir. Olasılık rezervinin her satırı bir belirsizliğin adresidir: ankraj, raflar, takvim. Bu adresler 10. modülün araçlarından geliyor; deneme uzamasının payı, Monte Carlo'nun yüzde sekseninci noktasından. Yönetim rezervinin ise bir adresi yok; onun varlığı, adreslerin eksik olabileceğinin kabulüdür. 10.9'da simülasyonun en uzun denemesinin fabrikanın geçmişindeki iki katlık aşıma yetişmediğini görmüştük; yönetim rezervi, o farkın parasal karşılığı.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir sorun çıktığında, onun parasının kimin kararıyla harcanacağını sorun çıkmadan önce biliyor muydun?

Kapanış

1. Olasılık rezervi adı konmuş riskler için tabanın içinde ayrılır ve proje yöneticisinin kontrolündedir; her satırı bir riske, bir hesaba ve bir harcama kuralına bağlıdır.
2. Yönetim rezervi öngörülmemiş kapsam içi işler için tabanın dışında ayrılır ve yönetimin kontrolündedir; serbest bırakıldığında tabana yazılı bir değişiklikle eklenir.
3. Rezervler bir kez ayrılıp unutulmaz; rezerv analiziyle her dönem harcanan rezerv kalan risklerle karşılaştırılır ve kapanan risklerin payı serbest kalır.

Beş soru

1. Recep Bey'in "laboratuvarın taşınmasında duvarın içinden çıkan boru" örneği hangi rezervin konusudur ve neden?
2. Ilgın'ın deneme uzaması payı neden 10.9'daki simülasyonun yüzde sekseninci noktasına dayanıyor?
3. Olasılık rezervi neden maliyet tabanının içinde, yönetim rezervi neden dışında?
4. Bir okul yıl sonu gösterisi düzenliyor. Ses sisteminin kirası belli; ama yağmur yağarsa gösteri spor salonuna taşınacak, salonun hazırlanması için ek bir bedel çıkacak, olasılığı yüzde kırk. Bir de kimsenin öngörmediği bir şey çıkarsa diye okul aile birliği bir pay ayırmak istiyor. Bu iki pay nasıl ayrılmalı ve kimin elinde durmalı?
5. Zayıf sürümdeki "sorumlu: proje ekibi" satırının sorunu nedir?

Yanıtlar

1. Yönetim rezervinin. Boru, kimsenin bilmediği ve kimsenin bir riske yazmadığı bir şeydi; ancak duvar açılınca öğrenildi. Adı konmamış bir belirsizlik bir olasılıkla hesaplanamaz; ona ancak bir pay ayrılır ve o payın harcanması, olduğu anda bir karar gerektirir. Bu yüzden sponsorun elinde durur.
2. Çünkü denemenin uzaması bir olasılıkla birlikte bir dağılım taşıyor ve simülasyon o dağılımı veriyordu. Yüzde sekseninci nokta, beş denemeden dördünde uzamanın bu payın içinde kalacağı noktadır. Ortancayı kullanmak, payı yarı yarıya yetersiz bırakırdı; en uzun denemeyi kullanmak ise bilinen bir riske gereğinden fazla para bağlardı.
3. Çünkü olasılık rezervi bilinen risklerin parasıdır ve onaylanan planın bir parçasıdır; proje yöneticisi onu bir kurala göre, tabanı değiştirmeden harcar. Yönetim rezervi ise henüz plana girmemiş, öngörülmemiş işlerin parasıdır; serbest bırakıldığında plana yeni bir iş girer ve bu yüzden tabanın kendisi yazılı bir değişiklikle değişir.
4. Yağmur bilinen bir risk: olasılığı ve bedeli belli, salonun hazırlanma bedeli çarpı yüzde kırk kadar bir olasılık rezervi ayrılabilir ve gösteriyi düzenleyen öğretmenin elinde, "yağmur tahmini kesinleşirse salon hazırlanır" kuralıyla durur. Öngörülmeyen şeyler için pay ise bir yönetim rezervidir ve okul aile birliğinin, ya da müdürün, elinde durur; harcanıp harcanmayacağına o karar verir.
5. Paranın kimin kararıyla harcanacağını belirsiz bırakıyor. "Proje ekibi" bir kişi değil; bir risk gerçekleştiğinde kimin harcama yapacağı, kimin onay vereceği ve kimin kaydedeceği belli olmazsa, ya kimse harcamaz ve iş durur, ya da herkes harcar ve kimse hesap tutmaz. İki rezervin ayrı sahipleri olması, bu belirsizliği önceden kapatır.

Sonraki derse köprü

Gönül Hanım bütçe sayfasının son hâlini görünce başka bir soru soruyor: "İki yüz bin lira toplam; ama kasadan hangi hafta ne çıkacak? Bariyer peşin mi ödeniyor, forklift günlük mü? Hava hattının malzemesini hazırlık haftasında ödersek o hafta kasada yeterli nakit olacak mı?" Toplam bir bütçe, ödemelerin zamanlamasını söylemez. 11.4, bir projenin harcama eğrisini çizip finansman ihtiyacını okumayı, nakit akışını ve S eğrisini ele alıyor.