Bütçe ve maliyet tabanı

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, muhasebe. Gönül Hanım ekranda iki pencere açmış: solda Ilgın'ın cuma günkü maliyet tablosu, sağda 8.9'daki iş kırılım yapısı. Kalemleri tek tek sağdaki kutulara sürüklüyor.

Gönül Hanım: Taban ve bariyer masa kutusuna. Hava hattının malzemesi ve Necati Usta'nın saatleri hava kutusuna. Ölçüm saatleri ve numuneler deneme kutusuna. Eski alan, forklift, pano... Bitti.

Ilgın: Bir kutu boş kaldı.

Gönül Hanım: 1.8, proje yönetimi. Kimin saatleri oraya yazılacaktı?

Ilgın: Benim. Cuma yazıları, değişiklik kaydı, toplantılar, bu tablo. Hiç saymadım.

Gönül Hanım: Otuz saat der misin?

Ilgın: En az. Yani Ayten Hanım'a söylediğim tam maliyet eksik.

Cuma günkü tablo kalemlerden kurulmuştu: masa tabanı, Yasin'in saatleri, forklift. Kalemler doğruydu, ama hiçbiri "proje yönetimi" adını taşımıyordu; Ilgın kendi zamanını bir kalem olarak düşünmemişti. Aynı kalemler iş kırılım yapısının kutularına dağıtılınca eksik bir kutu boş kalarak kendini gösterdi. Aşağıdan yukarı tahminin bilinen zaafı, 10.2'de NASA'nın tablosunda yazan unutma hatası, burada yaşandı; ve onu yakalayan, tahmini İKY'ye bağlamak oldu.

Kavram

Bir maliyet tahmini, ne kadar ayrıntılı olursa olsun, henüz bir bütçe değildir. Bütçe, onaylanmış bir tahmindir: kimin neye, ne zaman harcayacağı yazılmış ve bir karar mercii tarafından kabul edilmiş bir sayı. Bu sayının ölçüt olarak kullanılabilmesi için iki şeye bağlanması gerekir: işin kutularına ve takvimin günlerine.

İlk adım, maliyeti iş kırılım yapısının kutularına yerleştirmek. Ilgın ve Gönül Hanım bunu yaptığında pilotun doğrudan maliyeti şöyle dağılıyor. 1.1, yeni yerinde ölçüm masası: taban ve bariyer, altmış bin lira. 1.2, kabul rafı: etiketler ve köşe işareti, üç bin beş yüz. 1.3, basınçlı hava: malzeme ve Necati Usta'nın saatleri, yirmi sekiz bin sekiz yüz. 1.5, deneme: ölçüm ve karşılaştırma saatleri ile numuneler, yirmi yedi bin yedi yüz elli. 1.6, eski alan: Fikret ve Gülşen'in saatleri ile bir günlük forklift, on bir bin yedi yüz. 1.7, yeni akış: pano baskısı ve geçiş günündeki forklift, yedi bin beş yüz. Ve 1.8, proje yönetimi: Ilgın'ın otuz saati, on üç bin beş yüz. Doğrudan toplam yüz elli iki bin yedi yüz elli lira; cuma gününkünden on üç bin beş yüz fazla. Doğrudan işçilik elli altı bin iki yüz elliye çıkınca dolaylı pay da yaklaşık on dokuz bin yedi yüze çıkıyor. Yeni toplam, dolaylı payla birlikte, yüz yetmiş iki bin dört yüz liraya yaklaşıyor. Kasadan çıkacak para ise değişmedi: doksan altı bin beş yüz; Ilgın'ın saatleri ek bir nakit değil.

İkinci adım, bu sayıyı sorumlu kişilere bağlamak.

Pilot için dört kontrol hesabı kuruluyor. Altyapı, yani masa ve basınçlı hava, Necati Usta'da: seksen sekiz bin sekiz yüz. Deneme, 1.4 ve 1.5, Selma'da: yirmi yedi bin yedi yüz elli. Raf ve geçiş, yani kabul rafı, eski alan ve yeni akış, Gülşen'de: yirmi iki bin yedi yüz. Proje yönetimi Ilgın'da: on üç bin beş yüz. Her biri kendi kutusunun harcamasını izleyecek ve bir sapmayı ilk o görecek. Altyapı hesabı en büyük; ama tabanın otuz sekiz bini zaten ödendi.

Üçüncü adım, sayıyı takvime yaymak.

Ilgın pilotu dört döneme bölüyor. Önceden harcanan: masa tabanı, otuz sekiz bin. Hazırlık dönemi, denemeden önceki hafta: bariyer, hava hattı, etiketler ve pano, Necati Usta'nın saatleriyle birlikte, dolaylı payı dahil yaklaşık altmış bir bin. Denemenin ilk haftası: ölçüm saatleri, numunelerin yarısı ve Ilgın'ın saatlerinin yarısı, dolaylı payla yaklaşık yirmi dokuz bin. Denemenin ikinci haftası ve kapanış: kalan ölçüm saatleri, eski alan, iki forklift günü ve Ilgın'ın kalan saatleri, dolaylı payla yaklaşık kırk dört buçuk bin. Toplam yine yüz yetmiş iki bin dört yüz.

Ilgın'ın dört dönemlik tablosu, Recep Bey onaylayınca pilotun maliyet tabanı olacak. Onaydan sonra taban sabitlenir: deneme haftasında bir kalem aşılırsa taban değişmez, aşım tabana karşı bir sapma olarak görünür. Taban ancak kapsam ya da onaylı bir karar değişirse, yazılı bir değişiklik kaydıyla değişir. Bu ayrım, 7.5'te Recep Bey'le kurulan yetki kuralının parasal karşılığı: kalem bazında belli bir sapmaya kadar Ilgın karar verir, üstü Recep Bey'e gider; ama ikisinde de taban, sapmanın ölçüldüğü sabit çizgi olarak kalır.

Maliyet tabanı bütçenin tamamı değildir. Proje bütçesi, iş paketlerinin maliyet tahminlerine ek olarak belirsizlik için ayrılmış payları da içerir. Teklifler aşılırsa, sevkiyat teyidi gecikirse ne olacağı sorusu bu payların konusu; onları 11.3'te ayıracağız.

Bir dernek üç aylık bir okuma kampanyası düzenliyor. Toplam bütçe kırk bin lira. Ama kitap alımı ilk ayda, gönüllü eğitimi ikinci ayda, ödül töreni üçüncü ayda. Bütçe aylara yayılmazsa, birinci ayın sonunda yirmi beş bin harcanmış olması bir aşım gibi görünür; oysa kitaplar zaten birinci ay alınacaktı. Zamana yayılmış bir taban, bu harcamanın plana uygun olduğunu, ikinci ayda beş bin harcanmışsa bunun bir aşım olduğunu gösterir. Kalemleri sorumlulara bağlamak da, kitap alımından kütüphaneci, törenden dernek başkanı sorumluysa, sapmanın kimin masasına gideceğini belirler.

Perde arkası

Müfredat satırındaki PMBOK 6 bu ders için açılmadı. Bütçe, proje bütçesi, maliyet tabanı ve kontrol hesabı tanımları PMI'ın herkese açık sözlüğünden; kontrol hesabının iş kırılım yapısıyla ilişkisi ve performans ölçüm tabanının tanımı NASA'nın iş kırılım yapısı el kitabından okundu.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Öğleden sonra Ilgın, Recep Bey'in onayına gidecek bütçe sayfasını hazırlıyor.

Zayıf sürüm

Pilot bütçesi: yüz elli dört bin lira.

Dönem: pilot süresince.

Takip: muhasebe ay sonunda harcamayı bildirir.

Güçlü sürüm

Maliyet tabanı: yaklaşık yüz yetmiş iki bin dört yüz lira; cuma günkü tahmine proje yönetimi saatleri eklendi.

Kontrol hesapları: altyapı, Necati Usta, seksen sekiz bin sekiz yüz; deneme, Selma, yirmi yedi bin yedi yüz elli; raf ve geçiş, Gülşen, yirmi iki bin yedi yüz; proje yönetimi, Ilgın, on üç bin beş yüz; dolaylı pay ayrı satırda.

Zamana yayılış: önceden ödenen otuz sekiz bin; hazırlık haftası yaklaşık altmış bir bin; deneme ilk hafta yaklaşık yirmi dokuz bin; deneme ikinci hafta ve kapanış yaklaşık kırk dört buçuk bin.

Değişiklik: taban onaydan sonra yalnız yazılı bir değişiklik kaydıyla değişir; aşımlar tabana karşı sapma olarak raporlanır.

Dışarıda kalan: belirsizlik payları; ayrı bir sayfada.

Zayıf sürüm cuma günkü eksik sayıyı olduğu gibi taşıyor; proje yönetimi kutusunun boş olduğu fark edilmemiş. "Pilot süresince" bir dönem değil; bütçenin hangi hafta ne kadar harcanacağını söylemiyor, bu yüzden muhasebenin ay sonu bildirimi bir sapmayı gösteremeyecek. Kimin hangi kalemden sorumlu olduğu da yok; bir aşım olursa kime gideceği belirsiz. Güçlü sürüm tabanı düzeltilmiş sayıyla ve düzeltmenin nedeniyle veriyor. Dört kontrol hesabını sorumlusuyla ve tutarıyla sıralıyor. Tabanı dört döneme yayıyor; böylece deneme haftasının sonunda harcananın plana göre nerede durduğu okunabiliyor. Tabanın nasıl değişeceğini bir kural olarak yazıyor. Son satır da belirsizlik paylarının bu sayıya dahil olmadığını ve ayrıca ele alınacağını söylüyor.

Bağlam notu

Maliyet tabanı bir projenin parasal hafızasıdır: onay anında ne beklendiğini, sonradan değişmeden saklar. Bu yüzden onu kurarken yapılan hata, projenin sonuna kadar taşınır. Ilgın'ın unuttuğu proje yönetimi saatleri, tabana girmeseydi, pilot boyunca hiçbir sapma raporunda görünmeyecekti; çünkü olmayan bir kalemin aşımı olmaz. Tahmini iş kırılım yapısının kutularına bağlamak, boş kalan kutuyu görünür kılarak bu hatayı yakaladı.

Neyle bileceğiz sorusu, maliyet tabanının varlık nedenidir. Deneme haftasının sonunda Gönül Hanım bir harcama raporu çıkardığında, o rapor tek başına iyi ya da kötü bir şey söylemez; zamana yayılmış tabana karşı okunduğunda söyler. Kontrol hesapları da sapmanın nerede olduğunu gösterir: altyapı hesabında mı, denemede mi? Bir sonraki adım, harcamanın değil, harcamanın karşılığında yapılan işin de ölçülmesi; o soru kazanılmış değerin konusu ve bu modülün ilerleyen derslerinde.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende verdiğin bir maliyet tahmininde, kendi harcadığın zamanı bir kalem olarak yazdın mı?

Kapanış

1. Bütçe onaylanmış bir tahmindir; maliyet tabanı ise o bütçenin iş kırılım yapısının kutularına, sorumlu kişilere ve takvimin dönemlerine dağıtılmış, onaylı hâlidir.
2. Tahmini İKY'nin kutularına bağlamak, boş kalan kutuyu görünür kılarak unutulan kalemleri yakalar; en sık unutulan kalem proje yönetiminin kendi zamanıdır.
3. Taban onaydan sonra gerçekleşenlerle güncellenmez; yalnızca yazılı bir değişiklikle değişir ve sapmaların ölçüldüğü sabit çizgi olarak kalır. Belirsizlik payları tabanın dışındadır.

Beş soru

1. Proje yönetimi saatlerinin eksikliği neden cuma günkü tabloda değil de pazartesi görüldü?
2. Kontrol hesaplarının iş kırılım yapısının aynı düzeyinde olmaması bir sorun mu?
3. Deneme haftasında bir kalem aşılırsa maliyet tabanına ne olur?
4. Bir aile kızının düğünü için üç aylık bir hazırlık bütçesi yapıyor: salon kaporası birinci ay, gelinlik ikinci ay, yemek ve müzik üçüncü ay. Aile bütçeyi tek bir toplam olarak tutarsa, birinci ayın sonunda ne yanlış anlaşılabilir ve zamana yayılmış bir bütçe neyi gösterir?
5. Zayıf sürümdeki "muhasebe ay sonunda harcamayı bildirir" satırı neden bir takip sağlamıyor?

Yanıtlar

1. Çünkü cuma günkü tablo kalemlerden kurulmuştu ve hiçbir kalem "proje yönetimi" adını taşımıyordu. Pazartesi aynı kalemler iş kırılım yapısının kutularına dağıtılınca, 1.8 kutusu boş kaldı. Boş bir kutu, bir kalem listesinde görünmeyen bir eksikliği gösterir. Aşağıdan yukarı tahminin unutma zaafını, İKY'ye bağlamak yakaladı.
2. Hayır. Kontrol hesabı, yönetimin izlemek istediği ve bir sorumlusu olan yerde kurulur. Altyapı hesabı masa ve hava hattını birlikte alıyor, proje yönetimi tek bir kutu. Önemli olan her hesabın bir sorumlusu olması ve kutuların ikisinde birden sayılmamasıdır; düzeyin eşitliği değil.
3. Taban değişmez. Aşım, tabana karşı bir sapma olarak kayda geçer ve kontrol hesabının sorumlusu nedenini açıklar. Taban ancak kapsam ya da onaylı bir karar değişirse, yazılı bir değişiklik kaydıyla değişir. Gerçekleşenle güncellenen bir taban, sapmayı yutar ve ölçüt olmaktan çıkar.
4. Birinci ayın sonunda salon kaporası ödendiği için toplamın büyük bir kısmı harcanmış görünür ve bu bir aşım gibi okunabilir; oysa kapora zaten birinci ay ödenecekti. Zamana yayılmış bir bütçe, birinci ayın harcamasının plana uygun olduğunu, ama örneğin ikinci ayda gelinliğe planlanandan fazla harcanırsa bunun bir aşım olduğunu gösterir.
5. Çünkü karşılaştırılacak bir ölçüt yok. Ay sonunda bir harcama tutarı bildirilir, ama bütçe zamana yayılmadığı için o tutarın planlanandan fazla mı az mı olduğu söylenemez. Kontrol hesapları da olmadığı için bir aşım görülse bile hangi kalemden geldiği ve kime sorulacağı belirsizdir.

Sonraki derse köprü

Recep Bey bütçe sayfasını okuyup son satırda duruyor: "Belirsizlik payları ayrı bir sayfada. Taban teklifi aşılırsa ya da sevkiyat teyidi gecikip deneme uzarsa o para nereden gelecek? Bu payı sana mı vereyim, bende mi dursun?" İki farklı türden belirsizlik ve iki farklı karar sahibi. 11.3, olasılık ve yönetim rezervini, iki rezervi kimin kontrol ettiğiyle ayırmayı ele alıyor.