Maliyet tahmini

Sahadan bir an

Cuma sabahı, muhasebe. Gönül Hanım bir hesap tablosu açmış; Ilgın elinde pilotun iş kırılım yapısının çıktısı, kalem kalem ilerliyorlar.

Gönül Hanım: Masa tabanı otuz sekiz bin, ödendi. Hava hattının malzemesi on sekiz bin. Bariyer yirmi iki bin, ek bütçeden. Buraya kadar kolay.

Ilgın: Necati Usta'nın üç günü, Yasin'in ölçüm saatleri, Selma'nın karşılaştırmaları, Fikret ve Gülşen'in eski alan işi. Bunları da yazalım mı?

Gönül Hanım: Yazalım. Ama onların maaşı pilot olmasa da ödenecekti.

Ilgın: O zaman bu pilotun maliyeti değil mi?

Gönül Hanım: Pilotun maliyeti. Ama ek bir harcama değil. Bir de genel giderden pay var: bu binanın ışığı, yönetimin maaşı, benim zamanım. Muhasebe bunu doğrudan işçiliğin yüzde otuz beşi olarak dağıtıyor.

Ilgın: Ayten Hanım bana "kaça mal olacak" dedi. Hangisini söyleyeceğim?

Ilgın'ın sorusu, maliyet tahmininin ilk sorusu: maliyet hangi soru için soruluyor? Masa tabanı ile Yasin'in saatleri aynı tabloda duruyor ama aynı türden değil. Biri yalnızca bu pilot için yapıldı ve bir faturayla ödendi; öteki bu pilota harcanan bir zaman, ama fabrikanın zaten ödediği bir maaştan. Genel gider payı ise hiçbir faaliyete özgü değil; bütün işlere bir oranla dağıtılan ortak bir yük. Tek bir toplam sayı bu farkları siler.

Kavram

5.7'de pilotun iş gerekçesini kurarken yüz elli bin liralık kaba bir yatırım rakamı kullanmıştık. Şimdi aynı sayıyı aşağıdan yukarı, 10.2'deki yöntemle, kalem kalem kuruyoruz. Ama kalemleri yazmadan önce onları iki ayrı eksende sınıflamak gerekiyor.

Birinci eksen, maliyetin bu projeye özgü olup olmadığı.

Masa tabanı, hava hattının malzemesi, bariyer, yeni raf etiketleri ve pano baskısı doğrudan maliyet: hepsi pilota özgü, hepsi bir faturayla ona bağlanabiliyor. Yasin'in ölçüm saatleri, Selma'nın karşılaştırmaları, Necati Usta'nın üç günü, Fikret ve Gülşen'in eski alan işi de doğrudan: bu saatler pilotun iş paketlerine yazılabiliyor. Maaşın pilot olmasa da ödenecek olması onları dolaylı yapmıyor; bir saatin hangi işe harcandığı biliniyorsa, o saat o işin doğrudan maliyetidir.

Binanın aydınlatması, yönetimin maaşı, Gönül Hanım'ın zamanı dolaylı: hepsi bütün fabrikanın işlerine hizmet ediyor. Muhasebe onları doğrudan işçiliğin yüzde otuz beşi olarak dağıtıyor; bu oran, fabrikanın bir dönemdeki dolaylı giderinin aynı dönemdeki doğrudan işçiliğe bölünmesiyle bulunmuş.

İkinci eksen, maliyetin işin hacmiyle değişip değişmediği.

Ilgın ve Gönül Hanım kalemleri iki eksende birden sınıflıyor. Doğrudan ve sabit: masa tabanı otuz sekiz bin, hava hattının malzemesi on sekiz bin, bariyer yirmi iki bin, etiketler ve pano baskısı altı bin beş yüz; toplam seksen dört bin beş yüz lira. Doğrudan ve değişken: Necati Usta'nın yirmi dört saati on bin sekiz yüz, deneme günlerindeki ölçüm ve karşılaştırma saatleri yirmi dört bin yedi yüz elli, Fikret ve Gülşen'in on altı saati yedi bin iki yüz, yirmi beş numunenin sarf malzemesi üç bin, iki günlük kiralık forklift dokuz bin; toplam elli dört bin yedi yüz elli lira. İç işçiliğin hepsi aynı saat ücretiyle, dört yüz elli liradan hesaplanıyor. Doğrudan maliyetin toplamı yüz otuz dokuz bin iki yüz elli lira. Dolaylı pay, doğrudan işçiliğin yani kırk iki bin yedi yüz elli liranın yüzde otuz beşi: yaklaşık on beş bin lira. Pilotun tam maliyeti yaklaşık yüz elli dört bin iki yüz lira.

Sonuç 5.7'deki kaba yüz elli bine yakın; ama içerik farklı. 5.7'nin rakamı bariyeri ve dolaylı payı içermiyordu, buna karşılık bir duruş kalemi taşıyordu; bu tahminde duruş yok, çünkü deneme iki masa yan yana çalışırken yapıldı ve giriş kontrolü hiç durmadı. Farklar birbirini kabaca dengelemiş. Kalem kalem tahmin, toplamın neden tuttuğunu da gösteriyor; bu tesadüfe güvenmemenin yolu.

İki eksenin pratik değeri, Ayten Hanım'ın sorusuna farklı cevaplar vermesinde. "Bu pilot kaça mal olacak?" sorusu muhasebenin tam maliyetiyle cevaplanır: yaklaşık yüz elli dört bin. "Bu pilot için kasadan ne kadar para çıkacak?" sorusu ise başka bir cevap ister: iç işçilik ve dolaylı pay çıkarılınca, yani yalnız dışarıya ödenen kalemlerle, doksan altı bin beş yüz lira. İki sayı da doğru; farklı soruların doğru cevapları.

Sabit ve değişken ayrımı ise 10.9'daki takvim belirsizliğini paraya çeviriyor. Deneme bir gün uzarsa sabit kalemlerin hiçbiri değişmez; değişen, Yasin ve Selma'nın o günkü yedi saati ve onun dolaylı payı: yaklaşık dört bin üç yüz lira. Monte Carlo'nun ortancasındaki bir buçuk günlük uzama, pilotun maliyetine altı bin liradan biraz fazla ekliyor; yüzde doksanlık noktadaki iki buçuk günlük uzama bile on bir bin liranın altında kalıyor. Maliyet belirsizliğinin büyüğü takvimde değil, sabit kalemlerin kendisinde: bir taban teklifinin, bir bariyer siparişinin aşılması.

Bir mahalle derneği yaz şenliği düzenleyecek. Ses sistemi kirası ve sahne kurulumu doğrudan ve sabit: kaç kişi gelirse gelsin aynı. Kişi başı ikram doğrudan ve değişken: gelen sayısıyla artar. Derneğin yıllık lokal kirasından bu etkinliğe düşen pay dolaylı: lokal yalnız şenlik için değil, bütün yıl için tutuluyor. Dernek başkanı "şenlik kaça mal oldu" sorusuna lokal payını da katarak, "kasadan ne çıktı" sorusuna katmadan cevap verir.

Perde arkası

Müfredat satırındaki PMBOK 6 yerine iki açık kamu metni kullanıldı. Doğrudan ve dolaylı maliyetin tanımları, kamu satın almalarında kullanılan ve herkese açık olan ABD Federal Satın Alma Yönetmeliği'nin tanımlar bölümünden doğrudan okundu. Sabit ve değişken maliyet ise NASA'nın maliyet tahmincileri için hazırladığı el kitabının terimler listesinden.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Öğleden sonra Ilgın, Ayten Hanım'ın sorusuna yazılı bir cevap hazırlıyor.

Zayıf sürüm

Pilotun maliyeti: yaklaşık yüz elli bin lira.

Dayanak: iş gerekçesindeki rakam.

Not: işçilik dahil.

Güçlü sürüm

Tam maliyet: yaklaşık yüz elli dört bin lira; doğrudan yüz otuz dokuz bin iki yüz elli, dolaylı pay yaklaşık on beş bin.

Kasadan çıkacak: doksan altı bin beş yüz lira; taban, hava hattı malzemesi, bariyer, etiketler, numune sarfı ve forklift kirası. İç işçilik ve dolaylı pay ek nakit değil.

Sabit: seksen dört bin beş yüz; tabanın otuz sekiz bini ödendi.

Değişken: elli dört bin yedi yüz elli; deneme bir gün uzarsa yaklaşık dört bin üç yüz lira artar.

İş gerekçesiyle karşılaştırma: 5.7'deki yüz elli bin bariyeri ve dolaylı payı içermiyor, bir duruş kalemi içeriyordu; deneme duruşsuz kurulduğu için o kalem düştü, farklar kabaca dengelendi.

En büyük belirsizlik: sabit kalemlerin tekliflerinde, takvimde değil.

Zayıf sürüm tek bir sayı veriyor ve o sayıyı eski bir kaba tahminden alıyor; kalem kalem bir hesap yapılmış olsa bile görünmüyor. "İşçilik dahil" notu, hangi işçiliğin, iç mi dış mı, ek nakit mi tam maliyet mi, dahil olduğunu söylemiyor; Ayten Hanım yüz elli bini kasadan çıkacak para sanabilir. Güçlü sürüm iki soruyu ayırıyor ve iki cevabı veriyor: tam maliyet ve kasadan çıkacak para. Sabit ve değişken kalemleri ayrı yazıyor, böylece takvim kayarsa maliyetin ne kadar değişeceği bir satırda okunuyor. Tabanın ödendiğini belirtiyor; ileriye dönük kararlar için o kısım artık batık. Eski kaba tahminle karşılaştırıyor ve tutmasının nedenini, farklı kalemlerin birbirini dengelemesini, açıkça yazıyor. Son satır, belirsizliğin nerede olduğunu söyleyerek bir sonraki derslerin konusuna, rezervlere, kapı aralıyor.

Bağlam notu

Bir maliyet tahmini, sorulan soruya göre farklı sayılar verir. Muhasebe tam maliyeti ister; kasa ek nakdi; bir karar ise çoğu zaman yalnızca karardan etkilenecek maliyetleri, yani ileride harcanacak ve kararla değişecek olanları. Aynı tablodan üç farklı doğru cevap çıkabilir. Maliyet tahmininin zanaati, kalemleri bu cevapların hepsini üretebilecek biçimde sınıflamaktır.

Değer kimin için sorulduğunda, iki eksenin her biri farklı bir okura hizmet eder. Doğrudan ve dolaylı ayrımı muhasebe ve yönetim içindir: hangi işin fabrikanın ortak yükünden ne kadar taşıdığını gösterir. Sabit ve değişken ayrımı proje yöneticisi içindir: takvim kayarsa, kapsam değişirse, maliyetin hangi kısmı kıpırdar? Ilgın'ın tablosunda bu ikinci ayrım, 10. modülün takvim belirsizliğini paraya çeviren köprü oldu. Bir gün uzamanın dört bin üç yüz liraya karşılık geldiğini bilmek, 9.9'daki sıkıştırma kararlarına geriye dönük bir ölçü de veriyor: o gün Hakan'ın fazla mesaisi bundan pahalı mıydı ucuz mu?

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir maliyet sorulduğunda, soranın tam maliyeti mi yoksa kasadan çıkacak parayı mı sorduğunu ayırt ettin mi?

Kapanış

1. Maliyet tahmini kalemleri iki eksende sınıflar: bir işe özgü doğrudan maliyet ile birden çok işe ortak dolaylı maliyet; işin hacmiyle değişmeyen sabit maliyet ile değişen değişken maliyet.
2. Aynı tablo farklı sorulara farklı doğru cevaplar verir: tam maliyet muhasebeyi, kasadan çıkacak ek nakit nakit planlamasını, gelecekte kararla değişecek maliyetler kararı ilgilendirir.
3. Değişken kalemler takvim belirsizliğini paraya çevirir; ama maliyetin en büyük belirsizliği çoğu zaman tek seferlik sabit kalemlerin kendisindedir.

Beş soru

1. Yasin'in ölçüm saatleri, maaşı pilot olmasa da ödeneceği hâlde neden pilotun doğrudan maliyeti sayılıyor?
2. Muhasebenin genel gider payı neden dolaylı bir maliyettir ve nasıl dağıtılıyor?
3. Deneme bir gün uzarsa pilotun maliyetine hangi kalemler ve yaklaşık ne kadar eklenir?
4. Bir fırın bir düğün için iki yüz kişilik pasta ve tatlı siparişi alıyor. Fırının kiralık bir kamyonetle teslimat yapması, malzeme alımı, ustanın sipariş için harcadığı saatler ve fırının elektrik faturasından bu siparişe düşen pay hangi sınıflara girer?
5. Güçlü sürüm neden iki ayrı toplam veriyor?

Yanıtlar

1. Çünkü bu saatlerin hangi işe harcandığı biliniyor: pilotun deneme günlerindeki ölçümlere. Bir saat belirli bir işe özgü olarak tanımlanabiliyorsa, o işin doğrudan maliyetidir. Maaşın zaten ödenecek olması, saatin ek bir nakit çıkışı olmadığını gösterir; maliyet olmadığını değil. Aynı saat başka bir işe harcanabilirdi.
2. Çünkü binanın aydınlatması, yönetimin maaşı ve muhasebenin zamanı tek bir işe özgü değil; fabrikanın bütün işlerine hizmet ediyor. Muhasebe bu giderleri, bir dönemdeki toplam dolaylı giderin aynı dönemdeki doğrudan işçiliğe oranıyla, burada yüzde otuz beşle, işlere dağıtıyor; pilot kendi doğrudan işçiliği kadar pay alıyor.
3. Yalnızca değişken kalemler artar: Yasin'in beş ve Selma'nın iki ölçüm ve karşılaştırma saati, yani yedi saat; dört yüz elli liradan üç bin yüz elli lira. Doğrudan işçiliğe bağlı dolaylı pay olan yüzde otuz beş eklenince yaklaşık dört bin üç yüz lira. Sabit kalemlerin hiçbiri değişmez.
4. Malzeme alımı ve ustanın sipariş için harcadığı saatler doğrudan ve değişken: siparişe özgü ve miktarla artıyor. Kiralık kamyonet doğrudan; kira günle ödeniyorsa ve teslimat bir günse, bu sipariş için sabit sayılabilir. Elektrik faturasından düşen pay dolaylı: fırının bütün işleriyle ortak, bir oranla dağıtılıyor.
5. Çünkü Ayten Hanım'ın sorusu iki ayrı soruya karşılık gelebilir. "Kaça mal olacak" muhasebenin tam maliyetiyle, "kasadan ne çıkacak" ise yalnız dışarıya ödenen kalemlerle cevaplanır. Tek bir sayı verilirse, Ayten Hanım onu yanlış soruya cevap olarak okuyabilir; iki sayı yan yana, ikisinin farkını da gösterir.

Sonraki derse köprü

Gönül Hanım tabloyu kaydederken bir şey ekliyor: "Yüz elli dört bin tek bir sayı olarak bütçeye girmez. Hangi iş paketinin ne kadar harcayacağını ve hangi hafta harcayacağını bilmem gerek; yoksa ay sonunda harcananı neyle karşılaştıracağım?" Kalemleri iş paketlerine ve haftalara dağıtmak, onaylanmış bir karşılaştırma ölçütü kurmak demek. 11.2, iş paketi maliyetlerinden bir maliyet tabanı kurmayı ele alıyor.