Belirsizlik konisi

Sahadan bir an

Perşembe öğle arası, yemekhanenin pencere kenarındaki masa. Recep Bey tepsisini bırakıp Ilgın'ın karşısına oturuyor; elinde, Ilgın'ın sabah gönderdiği bir satırlık not.

Recep Bey: Tam taşınma için sekiz ile yirmi hafta yazmışsın. Bununla yönetim kuruluna gidemem. Aralık neredeyse üç kat.

Ilgın: Bugün elimizde ne var ki? Deponun yeni düzeni bir taslak, kaç rafın taşınacağı belli değil, montaj hattının kapanıp kapanmayacağına karar verilmedi.

Recep Bey: Peki ne zaman daralır?

Ilgın: Kitaplarda bir çizim var: proje ilerledikçe tahmin aralığı bir koni gibi daralıyor. Başta geniş, sonda sıfır.

Recep Bey: O zaman iki ay bekleyelim, kendiliğinden daralsın.

Ilgın: Kendiliğinden daralmayabilir. Okuduğum bir çalışmada hiç daralmamış.

Recep Bey'in "kendiliğinden daralsın" cümlesi, belirsizlik konisinin en yaygın okunuşu: zaman geçtikçe tahmin iyileşir, bu yüzden beklemek yeter. Ilgın'ın itirazı ise o okunuşun neyi atladığını gösteriyor. Koni, belirsizliğin daralabileceği en iyi durumu çizer; daralmanın kendisini yapan zaman değil, verilen kararlar ve öğrenilen bilgidir. Kimse karar vermezse, iki ay sonra aralık aynı genişlikte duruyor olabilir.

Kavram

Bir projenin başında yapılan tahmin ile sonunda yapılan tahmin aynı belirsizliği taşımaz. Bu sezgi, proje yönetiminde bir çizimle anlatılır.

Tanımdaki iki ifade, koninin en çok yanlış okunan yanlarını taşıyor. Birincisi "en iyi durumdaki": koni, iyi yöneten bir ekibin ulaşabileceği isabeti gösterir; her ekibin ulaşacağı isabeti değil. Kötü bir tahmin süreciyle koninin içinde değil, çok dışında kalmak mümkündür. İkincisi "kararlar": koniyi daraltan şey takvimin ilerlemesi değil, kapsamın belirlenmesi, seçeneklerin elenmesi, bilinmeyenin öğrenilmesidir.

Tam taşınma için bu iki ifade somut bir şey söylüyor. Ilgın'ın sekiz ile yirmi haftası, üç kararın verilmemiş olmasından geliyor: deponun yeni düzeni, taşınacak rafların sayısı, montaj hattının taşınma sırasında kapanıp kapanmayacağı. Bu kararlar verildikçe aralık daralacak; ama kararlar verilmeden geçen her hafta, aralığı daraltmadan takvimi yiyecek. Ilgın Recep Bey'e bu yüzden bir tarih değil, üç karar ve her biri verildiğinde aralığın ne kadar daralacağının kaba bir tahminini götürmeye karar veriyor.

Koninin yazılım dünyasındaki aktarımlarında, projenin en başında tahminin gerçekleşen değerin dört katı ile dörtte biri arasında bir yere düşebileceği söylenir. Bu sayı yaygın olarak tekrar edilir, ama kaynağı, hangi projelerden türetildiği ve başka sektörlere ne kadar taşınabileceği çoğu zaman sorulmadan. Ilgın'ın sekiz ile yirmi haftası, iki buçuk katlık bir aralık; yazılım için aktarılan aralıktan dar, ama bir fabrika taşınması için Ilgın'ın elinde karşılaştıracak bir veri yok.

Koninin kendisi de tartışmalı. 2006'da yayımlanan bir çalışma, bir yazılım şirketinin projelerinden topladığı veride, tahmin isabetinin proje boyunca beklendiği gibi daralmadığını buldu: gerçekleşen sürenin tahmine oranı, projenin başında da ortasında da sonunda da yaklaşık aynı genişlikte bir aralıkta dağılıyordu. Bu bulgu koniyi yanlışlamıyor; koni en iyi durumu çizdiğini zaten söylüyor. Ama bir şeyi gösteriyor: gerçek projelerde belirsizlik, kendiliğinden ve garanti olarak daralmıyor. Daralma, yapılması gereken bir iş.

Aynı çalışma bir şey daha buldu.

Bu, 10.3'te Kenan Bey'in sevkiyat teyidinde gördüğümüz sağa çarpık aralığın bütün bir projeye yayılmış hâli. Orada tek bir teyit için kısa taraf bir gündü, uzun taraf iki gün; bütün bir projede kısa taraf bir ay, uzun taraf üç ay olabilir. Simetrik bir aralık, yani "on dört hafta, artı eksi altı" gibi bir ifade, bu kuyruğu ortadan kaldırır ve geç kalma olasılığını olduğundan küçük gösterir.

Ilgın bir şeyi de kendine not ediyor: koninin kendi şirketinde nasıl göründüğünü bilmiyor. Bunu öğrenmenin tek yolu, tahminleri ve gerçekleşenleri kaydetmek. Pilot için verdiği her tahmini, verdiği tarihle birlikte bir sayfaya yazacak; pilot bittiğinde, tahminin projenin hangi anında ne kadar isabetli olduğu kendi verisiyle görünecek. 5.8'de Gönül Hanım'ın klasörü kazanç tahminleri için yapmıştı; şimdi süre tahminleri için başlıyor.

Bir aile kızının düğününü planlıyor. İlk konuşmada elde yalnız davetli sayısının kabası var; bütçe tahmini geniş bir aralıkta. Salon seçilince aralık daralır; menü seçilince biraz daha; davetiye sayısı kesinleşince bir kez daha. Ama düğünden bir ay önce aile salonu değiştirmeye karar verirse, aralık yeniden açılır. Aralığı daraltan zamanın geçmesi değil, kararların verilmesi; ve geri alınan her karar koniyi yeniden genişletir.

Perde arkası

Koninin kökeni müfredatta Barry Boehm'in 1981 tarihli yazılım ekonomisi kitabına bağlanıyor; kitaba erişilemedi. Koninin tanımı ve yaygın aktarımı Wikipedia maddesinden, eleştirisi ise 2006 tarihli bir dergi makalesinin özetinden okundu. Makalenin tam metni okunmadığı için veri setinin büyüklüğü ve ayrıntıları burada aktarılmıyor.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Akşamüstü Ilgın, Recep Bey'in yönetim kuruluna götüreceği tam taşınma notunu yeniden yazıyor.

Zayıf sürüm

Tam taşınma süresi: on dört hafta, artı eksi altı hafta.

Daralma: proje ilerledikçe tahmin daralacak.

Öneri: iki ay sonra yeniden bakalım.

Güçlü sürüm

Bugünkü aralık: sekiz ile yirmi hafta; en olası on iki hafta. Uzun tarafa doğru kuyruk kısa tarafa göre daha uzun.

Aralığı geniş tutan: üç karar verilmedi. Deponun yeni düzeni; taşınacak raf sayısı; montaj hattının taşınma sırasında kapanıp kapanmayacağı.

Aralığı daraltacak: bu üç kararın her biri. Kararların sahibi ve tarihi ekte.

Uyarı: kararlar verilmeden geçen süre aralığı daraltmaz; karar sonradan değişirse aralık yeniden açılır.

Kayıt: pilottaki her süre tahmini, verildiği tarihle kaydediliyor; pilot bitince kendi tahmin isabetimizi ilk kez kendi verimizle göreceğiz.

Zayıf sürüm iki şeyi saklıyor. "Artı eksi altı" simetrik bir aralık; ama tam taşınmanın gecikme yönündeki payı, erken bitme yönündekinden büyük. Simetrik yazım, yirmi haftanın üstüne çıkma olasılığını görünmez kılıyor. "Proje ilerledikçe daralacak" cümlesi ise koninin en yaygın yanlış okunuşu; ve "iki ay sonra yeniden bakalım" önerisi, bu yanlış okunuşun doğal sonucu: kimse bir karar vermeden iki ay geçecek. Güçlü sürüm aralığı bugünkü bilgiyle ve kuyruğun yönüyle veriyor. Aralığı neyin geniş tuttuğunu adıyla söylüyor ve daralmanın bir takvim değil bir karar meselesi olduğunu yazıyor. Kararların sahibini ve tarihini ekliyor; böylece aralığı daraltma işi, belli kişilere ve belli günlere bağlanıyor. Son satır da koninin şirketteki gerçek biçimini öğrenmenin yolunu açıyor.

Bağlam notu

Belirsizlik konisi bir tahminin neden başta geniş olduğunu açıklamak için güçlü bir çizimdir; yönetim kuruluna "aralık şimdi geniş, kararlar verildikçe daralacak" demenin bir yoludur. Ama aynı çizim, sorumluluğu zamana devretmek için de kullanılabilir: beklersek daralır. Little'ın bulgusu bu ikinci kullanımın tehlikesini gösteriyor. Koni bir doğa yasası değil; bir hedef.

Neyle bileceğiz sorusu, bu dersin sonunda Ilgın'ın başlattığı kayıtla cevaplanıyor. Bir şirkette koninin nasıl göründüğünü ne Boehm'in kitabı ne Little'ın verisi söyleyebilir; ikisi de başka şirketlerin başka projelerinden. Ilgın'ın pilot boyunca tuttuğu tahmin kaydı, ilk kez fabrikanın kendi verisini üretecek: pilotun başında verilen tahmin ne kadar isabetliydi, deneme haftasının ortasında verilen ne kadar? Tek bir proje bir koni çizmeye yetmez; ama Gönül Hanım'ın klasörüne eklenecek her yeni satır, bir sonraki tahminin aralığını tahminle değil veriyle çizmeye yaklaştırır.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende bir tahminin daralmasını beklediğin bir dönemde, aralığı gerçekten daraltacak kararı kimin vermesi gerektiğini biliyor muydun?

Kapanış

1. Belirsizlik konisi tahminlerin en iyi durumdaki belirsizliğini çizer: başta geniş, kararlar verildikçe ve bilgi öğrenildikçe daralır, kararlar değişirse yeniden açılır.
2. Daralma zamanın kendiliğinden getirdiği bir şey değildir; gerçek verilerde aralığın proje boyunca neredeyse sabit kaldığı da görülmüştür. Aralığı daraltmak, kararları verenlerin işidir.
3. Tahmin isabeti çoğu zaman sağa çarpık dağılır; aralığı simetrik yazmak gecikme olasılığını gizler. Bir kurumun kendi konisini görmenin yolu, tahminleri ve gerçekleşenleri kaydetmektir.

Beş soru

1. Recep Bey'in "iki ay bekleyelim, kendiliğinden daralsın" önerisindeki yanılgı nedir?
2. Koni tanımındaki "en iyi durumdaki" ifadesi neden önemlidir?
3. Little'ın bulgusu koniyi yanlışlıyor mu?
4. Bir yayınevi bir yazarın ilk romanının teslim tarihini planlıyor. Yazar ilk görüşmede "bir ile üç yıl arası" diyor. Bir yıl sonra roman hâlâ "bir ile üç yıl" uzakta. Bu durumda koni neden daralmamış olabilir ve yayınevi ne sormalı?
5. Güçlü sürüm aralığı neden simetrik yazmıyor?

Yanıtlar

1. Koniyi daraltan şeyin zamanın geçmesi olduğunu varsayıyor. Oysa aralığı daraltan, deponun düzeni, raf sayısı ve montaj hattı hakkındaki kararların verilmesi. Kimse karar vermezse iki ay sonra aralık aynı genişlikte kalabilir; bu arada da takvimden iki ay gitmiş olur.
2. Çünkü koni, iyi bir tahmin sürecinin ulaşabileceği isabeti çizer; her ekibin ulaşacağı isabeti değil. Kötü bir süreçle koninin çok dışına düşmek mümkündür. Bu ifadeyi atlamak, koniyi bir garanti gibi okumaya yol açar.
3. Doğrudan yanlışlamıyor, çünkü koni en iyi durumu çizdiğini söylüyor. Ama gerçek projelerde, en azından o şirketin verisinde, belirsizliğin proje boyunca kendiliğinden daralmadığını gösteriyor. Koninin daralması bir iş gerektiriyor; beklenen bir sonuç değil.
4. Belki romanın konusu, yapısı ya da kapsamı hakkında hiçbir karar verilmedi; yazar bir yıl boyunca yazdı ama neyi yazacağına karar vermedi. Yayınevinin sorması gereken, sürenin kendisi değil, aralığı geniş tutan kararlardır: romanın bölüm planı belli mi, ana karakterler ve son belirlendi mi? Bu kararlar verildikçe aralık daralabilir.
5. Çünkü süre tahminlerinin isabeti çoğu zaman sağa çarpık dağılır: bir proje biraz erken bitebilir, ama çok daha fazla gecikebilir. "On dört hafta, artı eksi altı" yazmak, yirmi haftanın üstüne çıkma olasılığını gizler ve gecikme riskini olduğundan küçük gösterir.

Sonraki derse köprü

Aralığı daraltmanın bir yolu daha var: işi bilenlere sormak. Ilgın tam taşınma için Necati Usta'ya, Gülşen'e ve Kenan Bey'e süre sormayı düşünüyor. Ama üçünü aynı masaya oturtup sorarsa, ilk konuşanın sayısı herkesin sayısına dönüşebilir; en kıdemlinin tahmini ötekileri susturabilir. 10.5, uzman tahminlerini birbirinin etkisinden koruyarak birleştirmeyi, Delphi yöntemini ele alıyor.