Bir dileği hedefe çevirmek

Sahadan bir an

Pazartesi öğle arası, fabrikanın yemekhanesi. Ilgın tablet projesinin ilk iki haftalık denemesini konuşmak için Recep Bey'le ve bilgi işlemden Onur'la aynı masaya oturmuş.

Recep Bey: Bu tablet işinden ne istediğimi söyleyeyim: şefler tableti kullansın, kâğıt bitsin.

Onur: Kullanmak ne demek peki? Günde bir kez açmak da kullanmak.

Recep Bey: Canım, kullanmak işte. Herkes bilir.

Ilgın: Ben de kâğıdın neden bitmesini istediğimizi düşünüyorum. Asıl derdimiz, deneme üretiminde bir sorun çıkınca bunu iki gün sonra öğrenmemiz değil mi?

Recep Bey: Tabii ki o. Geçen ay bir deneme partisinde çapak sorununu formdan iki gün sonra okuduk, o arada bir parti daha bastık.

Onur: O zaman tableti kaç kişinin açtığını saymak bize bir şey söylemez.

Masa bir an sessizleşiyor. Recep Bey'in "şefler tableti kullansın" cümlesi samimi ve anlaşılır bir dilek. Ama Onur'un sorusu gösterdi ki üç kişi bu cümleyi üç ayrı şekilde anlıyor ve hiçbiri, proje bittiğinde bu dileğin gerçekleşip gerçekleşmediğini söyleyemeyecek. Ilgın'ın sorusu ise dileğin altındaki asıl amaca, sorunu geç öğrenmeye dokundu. Bu ders bir dileği iki parçaya ayırmayı öğretiyor: nereye gitmek istediğini söyleyen bir hedef ve oraya varıp varmadığını gösteren birkaç ölçülebilir sonuç.

Kavram

Dilekler projelerin başlangıç noktasıdır ve onlarda yanlış bir şey yoktur. Sorun, bir dileğin olduğu gibi projenin hedefi yapılmasıdır. "Şefler tableti kullansın" gibi bir dilek iki şeyi eksik bırakır: neden istendiğini ve gerçekleştiğinin nasıl anlaşılacağını. Bu iki eksiği kapatmanın yaygın bir yolu, dileği bir hedefe ve ona bağlı birkaç anahtar sonuca bölmektir. Bu ikiliye kısaca OKR denir; İngilizce "objectives and key results", yani hedefler ve anahtar sonuçlar.

İkisini ayırmanın gücü bir sorudan gelir: Bu sonuçların hepsi gerçekleşirse hedefe ulaştığımıza inanır mıyız? Cevap hayırsa anahtar sonuçlar eksiktir. Bir de ters soru var: Hedefe ulaştık ama anahtar sonuçlar kırmızı görünüyor mu? O zaman yanlış şeyi ölçüyoruzdur.

Ilgın'ın masadaki sorusu bu ayrımı kendiliğinden yaptı. "Şefler tableti kullansın" bir araçtan söz ediyor; "deneme üretimindeki sorunu iki gün sonra öğrenmeyelim" bir değişikliği anlatıyor. Hedef, aracı değil değişikliği taşımalı. Tablet, bu değişikliğe ulaşmanın yollarından biri; belki en iyisi, ama yine de bir yol.

Anahtar sonuçların iyi yazılmış olup olmadığını anlamanın kaba bir yolu var: bir yabancı onları okuyup çeyreğin sonunda hangisinin tuttuğunu, hangisinin tutmadığını tartışmasız söyleyebilmeli. "Tablet kullanımı artsın" cümlesi için bu mümkün değil; "formların yüzde sekseni tabletten doldurulsun" için mümkün. Bu, ilk taslakların neredeyse hepsinin takıldığı yerdir: sayısı olmayan bir anahtar sonuç, hedefin bir başka biçimde yeniden söylenmesinden ibaret kalır.

Perde arkası

OKR bir akademisyenin değil, bir yöneticinin icadıdır ve en bilinen anlatımı, onu bir yöneticiden öğrenen bir yatırımcının kitabıdır.

OKR'nin kendisine dair kanıt zayıf olsa da, dayandığı fikrin, yani belirli bir hedef koymanın, arkasında uzun bir araştırma geleneği var.

İki kaynak birlikte okunduğunda tablo şu: "Şefler tableti kullansın" gibi belirsiz bir dilek yerine belirli bir sonuç yazmanın psikolojik bir dayanağı var. OKR'nin dört beş anahtar sonuçlu, çeyreklik ritimli tam sistemi ise bu dayanağın bir uygulamasıdır ve kendi başına sınanmış değildir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın, yemekten sonra tablet projesi için bir hedef ve anahtar sonuçlar yazıyor. Aynı proje, iki taslak.

Zayıf sürüm

Hedef: Tablet uygulamasını devreye almak

Anahtar sonuç 1: Uygulamayı yazmak

Anahtar sonuç 2: Bütün şeflere eğitim vermek

Anahtar sonuç 3: Tablet kullanımını artırmak

Güçlü sürüm

Hedef: Deneme üretimindeki bir sorunu çıktığı gün görelim, iki gün sonra değil

Anahtar sonuç 1: Çeyrek sonunda deneme üretimi kontrol formlarının yüzde sekseni tabletten doldurulmuş olsun (bugün sıfır)

Anahtar sonuç 2: Formun doldurulmasından kalite mühendisinin onu görmesine kadar geçen ortalama süre iki günden dört saatin altına insin

Anahtar sonuç 3: Çeyrek boyunca deneme üretiminde fark edilmeden ikinci partiye taşınan sorun sayısı sıfır olsun

Zayıf sürümün hedefi bir aracı devreye almaktan söz ediyor; neden istendiğini söylemiyor. İlk iki anahtar sonucu yapılacak işler: uygulama yazılıp eğitim verildiğinde bile tek bir sorun daha erken görülmüş olmayabilir. Üçüncüsü bir değişikliği anlatıyor ama ölçüsü yok; "artırmak" bir kişiye göre iki, başka birine göre iki yüz anlamına gelebilir. Güçlü sürüm hedefe Ilgın'ın masadaki sorusunu, yani asıl derdi taşıyor. Anahtar sonuçların her birinin bir başlangıç değeri ve bir hedef değeri var; üçü de işi değil değişikliği sayıyor. Üçüncü anahtar sonuç ayrıca bir güvence: şefler formları tabletten doldursa ve süre kısalsa bile, sorunlar yine ikinci partiye taşınıyorsa hedefe ulaşılmamış demektir. Güçlü sürüm kusursuz değil; dört saat ve yüzde seksen tahmini sayılar ve ilk haftalarda yeniden bakılmaları gerekebilir. Ama çeyreğin sonunda kimse "tutturduk mu?" diye tartışmak zorunda kalmayacak.

Bağlam notu

Ölçülebilir sonuç yazmanın bir bedeli var: ölçtüğün şey, insanların neye çalışacağını belirler. Ilgın anahtar sonuç olarak yalnızca "formların yüzde sekseni tabletten doldurulsun" yazsaydı, şefler hedefi tutturmak için formu tablette ama özensizce, son dakikada, boş alanlarla doldurabilirdi. Sayı yeşile döner, sorunlar yine geç görülür.

Burada devreye giren Üç Soru Pusulası'nın ilk sorusudur: Değer kimin için? Formu tabletten doldurmanın kendi başına bir değeri yok; değer, sorunu erken görüp ikinci partiyi basmamakta. Bir anahtar sonuç değerin kendisinden uzaklaştıkça oyunlanmaya açık hâle gelir. Bu yüzden iyi bir OKR seti genellikle birbirini dengeleyen sonuçlar içerir: biri hızı, biri kaliteyi, biri asıl sonucu ölçer. Ölçümün bu karanlık yüzü, hedef sistemlerini işlediğimiz seviyede ayrıntısıyla ele alınacak.

Uygulama

Retro sorusu

Kendine ya da ekibine koyduğun son hedefte, tutturulduğunu çeyreğin sonunda tartışmasız söyleyebilecek miydin?

Kapanış

1. Bir dilek iki şeyi eksik bırakır: neden istendiğini ve gerçekleştiğinin nasıl anlaşılacağını; hedef ve anahtar sonuçlar bu iki eksiği kapatır.
2. Hedef aracı değil değişikliği taşır; anahtar sonuç yapılacak işi değil, işin yarattığı farkı başlangıç ve hedef değeriyle sayar.
3. Ölçülen şey davranışı yönlendirir; tek bir sayı oyunlanabilir, bu yüzden anahtar sonuçlar birbirini dengelemelidir.

Beş soru

1. "Şefler tableti kullansın" neden bir hedef değil de bir dilektir?
2. "Bütün şeflere eğitim vermek" neden iyi bir anahtar sonuç değildir?
3. Güçlü sürümdeki üçüncü anahtar sonuç hangi riske karşı konmuştur?
4. Bir derneğin koordinatörü "gönüllülerimiz daha mutlu olsun" hedefine "gönüllü sayısını yüze çıkarmak" anahtar sonucunu bağlamış. Ne eksik?
5. Belirli ve zor hedeflerin performansa etkisi sağlam bir bulgu. Bu, OKR'nin her kurumda işe yaradığını gösterir mi?

Yanıtlar

1. Çünkü neden istendiğini ve ne zaman gerçekleştiğinin nasıl anlaşılacağını söylemez; masadaki üç kişi onu üç ayrı şekilde anlıyor. Ayrıca bir aracı anlatıyor, asıl değişikliği değil.
2. Çünkü yapılacak bir iştir; tamamlanıp hiçbir şey değişmeyebilir. Anahtar sonuç işin yarattığı farkı saymalıdır. Çekici yanlış cevap "ölçülebilir olduğu için iyidir" olurdu; eğitimin verilip verilmediği ölçülebilir ama değişikliği göstermez.
3. Öbür iki sonucun oyunlanmasına ya da asıl amacı kaçırmasına karşı. Formlar tabletten doldurulup süre kısalsa bile sorunlar yine ikinci partiye taşınıyorsa hedefe ulaşılmamıştır.
4. Anahtar sonuç hedefle ilgili değil: gönüllü sayısı artarken mutluluk azalabilir. Mutluluğu doğrudan gösteren bir sonuç, örneğin altı ay sonra devam eden gönüllü oranı ya da düzenli bir memnuniyet ölçümü gerekir; sayı ancak dengeleyici olarak kalabilir.
5. Göstermez. Bulgu belirli hedef koymanın etkisine dairdir ve bireysel görevlerde ölçülmüştür. OKR'nin tam sistemi bu fikrin bir uygulamasıdır ve kendi başına bağımsız olarak sınanmış değildir.

Sonraki derse köprü

Ilgın artık bir projeyi rutinden ayırabiliyor, sapmanın üç kaynağını adlandırabiliyor, iki yaklaşımı tartabiliyor ve bir dileği ölçülebilir sonuca çevirebiliyor. Ama bunların hepsini kendi işine düzenli olarak nasıl uygulayacak? 0.5, bu akademinin nasıl işlediğini anlatıyor: pilot proje, Proje Defteri, üç kapı ve akademinin neyi vaat etmediği.