Önceden planlamak, yolda öğrenmek

Sahadan bir an

Perşembe akşamı, Ilgın'ın Nilüfer'deki evi. Salonda yarısı dolu koliler duruyor; Ilgın iki hafta sonra Görükle'deki yeni dairesine taşınacak. Dizüstü bilgisayarında satın almacı Gülşen'in dayısı Haluk Bey'le görüntülü görüşüyor. Haluk Bey kırk yıl tünel, hastane ve konut projelerinde planlama mühendisliği yapmış, şimdi Kadıköy'de emekli; Gülşen "bir konuş, iyi gelir" demiş.

Ilgın: Taşınma için gün gün bir plan yaptım: nakliye cumartesi sabah dokuzda, internet pazartesi, mutfak kolileri en son. İşte de aynısını yapmak istiyorum. Üretim şefleri deneme üretimi kontrol formunu tablete taşımak istiyor, bilgi işlem bir uygulama yazacak. Ona da on iki haftalık bir şema çizdim.

Haluk Bey: Taşınmada bilmediğin ne var?

Ilgın: Pek bir şey yok. Kaç koli olduğunu biliyorum, nakliyeciyle anlaştım, yeni evin anahtarı bende.

Haluk Bey: Peki uygulamada? Şefler tablette tam olarak hangi ekranları istiyor?

Ilgın: Onu tam bilmiyoruz. Biri fotoğraf eklemek istiyor, biri sadece onay kutusu. Kalıphane eldivenle dokunmatik ekran kullanamayabilir, onu da yeni duydum.

Haluk Bey: O zaman iki planın aynı biçimde olması garip değil mi? Birinde neredeyse her şeyi biliyorsun, ötekinde neyi bilmediğini bile yeni öğreniyorsun.

Ilgın iki şemaya bakıyor. İkisi de aynı programda, aynı renklerle, aynı kesinlikle çizilmiş. Taşınma şemasındaki kesinlik hak edilmiş: her satırın arkasında bilinen bir bilgi var. Uygulama şemasındaki kesinlik ise ödünç alınmış: satırların çoğu, şeflerin ne istediğine dair bir tahmin. Haluk Bey'in sorusu bu dersin konusu: bir projeyi önceden planlamak ile yolda öğrenerek ilerlemek arasındaki fark, ve bu farkın neden yöntem zevkinden değil, projenin kendisinden geldiği.

Kavram

Projeleri yönetmenin birçok yolu var, ama hepsi kabaca bir yelpazenin üzerine dizilebilir. Yelpazenin bir ucunda iş önceden planlanır, öbür ucunda iş yaparak öğrenilir.

İki yaklaşımı ayıran şey araçları değil, belirsizliğe karşı tutumlarıdır. Öngörücü yaklaşım belirsizliği baştaki analizle azaltmaya çalışır: ne kadar çok şey önceden bilinirse plan o kadar tutar. Uyarlanabilir yaklaşım belirsizliği baştan azaltılamayacak bir şey olarak kabul eder ve onu küçük denemelerle, parça parça öğrenerek azaltır.

Ilgın'ın taşınması öngörücü yaklaşımın doğal alanıdır. Ne yapılacağı bellidir, adımların sırası bellidir ve sonucu ancak sonunda, eşyalar yeni evdeyken görürsün. Yarım taşınmanın kimseye bir yararı yoktur. Tablet uygulaması ise tersidir: kullanıcıların gerçekte neye ihtiyaç duyduğu, ilk ekranı ellerine alıp kalıphanenin yağlı eldivenleriyle kullanmaya çalıştıklarında ortaya çıkacak. Böyle bir projede on iki hafta sonra tek seferde teslim edilen bir uygulama, on iki haftalık yanlış bir tahminin teslimi olabilir.

Bu yüzden iki yaklaşımın maliyeti de farklı yerde ödenir. Öngörücü yaklaşımda maliyetin büyük kısmı baştaki analize gider; analiz doğruysa geri kalan iş akıcı yürür, yanlışsa hata en sona, en pahalı ana kadar saklanır. Uyarlanabilir yaklaşımda maliyet yol boyunca dağılır: her döngüde biraz plan, biraz deneme, biraz düzeltme. Hiçbir şey baştan kesin değildir ama hiçbir hata da uzun süre saklı kalmaz. Hangisinin daha ucuz olduğu, baştaki analizin ne kadar doğru olabileceğine bağlıdır.

Arada başka biçimler de var. Bir ürünü bir kerede değil parça parça teslim etmek, ya da aynı parçayı doğru olana kadar tekrar tekrar elden geçirmek yelpazenin orta noktalarıdır. Bunların her birini kendi adıyla ileride ayıracağız; şimdilik iki uç yeterli.

Perde arkası

Bu yelpaze fikri, öngörücü proje yönetimi geleneğinin en büyük meslek kuruluşu ile çevik hareketin kuruluşlarından birinin birlikte hazırladığı bir kılavuzdan geliyor.

Kılavuzun bu konudaki katkısı bir bulgu değil, bir bakış açısıdır: iki gelenek uzun süre birbirini yanlış yöntem diye eleştirdi, ve kılavuz ikisini aynı haritanın farklı bölgeleri olarak yerleştirdi.

Bu son not önemli. Kılavuz, yelpazenin hangi ucunun daha iyi sonuç verdiğini iddia etmiyor; seçimin projenin özelliklerine göre yapılması gerektiğini söylüyor. Hangi yaklaşımın hangi koşulda daha başarılı olduğuna dair araştırmalar var, ama sonuçları tek bir kazanan göstermiyor. Onlara yaklaşımları ayrıntısıyla karşılaştırdığımız modülde döneceğiz.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın, Haluk Bey'le konuştuktan sonra tablet uygulamasının planını yeniden yazıyor. Aynı proje, iki plan.

Zayıf sürüm

Hafta 1–3: Bütün ekranların tasarımı (form, fotoğraf, onay, rapor, yönetici paneli)

Hafta 4–10: Uygulamanın yazılması

Hafta 11: Test

Hafta 12: Bütün şeflere eğitim ve kullanıma geçiş

Güçlü sürüm

İlk iki hafta: Tek bir ekran, deneme üretimi kontrol formu, yalnızca onay kutularıyla; bir vardiyada, bir hatta denenir

Öğrenmek istediğimiz: Şefler formu tablette kâğıttan hızlı dolduruyor mu, eldivenle dokunmatik ekran çalışıyor mu, fotoğraf gerçekten gerekli mi

Sonraki iki hafta: Bu cevaplara göre seçilir; fotoğraf, ikinci hat ya da kalıphane düzeni olabilir

Baştan sabit olanlar: Tabletlerin satın alınması ve kablosuz ağın hatta ulaşması, bunlar önceden planlanır

Bitiş anı: Bütün hatlar kâğıt formu bıraktığında; tahmini on iki hafta, her iki haftada bir yeniden bakılır

İki planın da süresi kabaca aynı: on iki hafta. Fark, belirsizliğe nasıl davrandıklarında. Zayıf sürüm, şeflerin ne istediğini bilinmeyen bir şey olarak değil, ilk üç haftada çözülecek bir tasarım sorusu olarak ele alıyor. Şefler uygulamayı ilk kez on birinci haftada görecek; eldivenle dokunmatik ekran sorunu ortaya çıkarsa geriye dönmek için zaman kalmamış olacak. Güçlü sürüm bilinmeyenleri adıyla yazıyor ve onları ilk iki haftada öğrenmeye çalışıyor. Dikkat çeken bir ayrıntı daha var: güçlü sürüm her şeyi uyarlanabilir yapmıyor. Tabletlerin alınması ve ağın kurulması gibi belirsizliği az olan parçalar önceden planlanıyor. Yaklaşım seçimi bütün projeye bir kez yapıştırılan bir etiket değil, parça parça verilen bir karar.

Bağlam notu

Bu ayrımı yaparken düşülen tuzak, yaklaşımı ekibin alışkanlığına ya da kurumun modasına göre seçmektir. Bir şirket "artık çeviğiz" dediği için bir fabrika taşınmasını sprintlere bölebilir; bir başkası "biz hep böyle yaptık" diye bir yazılımı on iki aylık tek bir planla yürütebilir. İki durumda da yaklaşım işin doğasına değil, kurumun kimliğine göre seçilmiş olur.

Seçimi işe bağlamanın yolu Üç Soru Pusulası'nın ikinci sorusudur: Belirsizlik nerede? Belirsizlik ne yapılacağında mı, yani kullanıcının gerçek ihtiyacında mı, yoksa yalnızca nasıl ve ne zaman yapılacağında mı? Ne yapılacağı belliyse ve değişmesi beklenmiyorsa önceden planlamak verimlidir. Ne yapılacağı ancak deneyerek öğrenilecekse yolda öğrenmek daha az israf eder. Çoğu gerçek projede iki tür belirsizlik bir aradadır; o zaman cevap, Ilgın'ın güçlü sürümündeki gibi, parçalara göre değişir.

Uygulama

Retro sorusu

Şu anda yürüttüğün bir işte, gerçekte bilmediğin bir şeyi bildiğini varsayarak mı plan yaptın?

Kapanış

1. Projeler, önceden planlamaktan yolda öğrenmeye uzanan bir yelpazede yönetilir; iki uç belirsizliğe karşı iki farklı tutumdur.
2. Öngörücü yaklaşım ne yapılacağı belli olduğunda, uyarlanabilir yaklaşım ancak deneyerek öğrenilecek olduğunda daha az israf eder.
3. Yaklaşım bütün projeye bir kez yapıştırılan bir etiket değildir; aynı projenin farklı parçaları yelpazenin farklı noktalarında durabilir.

Beş soru

1. Ilgın'ın taşınması neden öngörücü yaklaşımın doğal alanıdır?
2. Tablet uygulamasının zayıf planında şefler uygulamayı ilk kez hangi haftada görüyor ve bu neden risklidir?
3. "Uyarlanabilir yaklaşımda plan yapılmaz" cümlesi neden yanlıştır?
4. Bir belediye, açılış tarihi yasayla belirlenmiş bir seçim sandığı dağıtımını iki haftalık döngülerle yönetmek istiyor. Ne söylersin?
5. Güçlü sürümde tabletlerin satın alınması neden önceden planlanıyor?

Yanıtlar

1. Çünkü ne yapılacağı ve adımların sırası baştan bellidir, gereksinimler değişmez ve sonuç ancak bütün olarak işe yarar; yarım taşınmanın kullanılabilir bir değeri yoktur.
2. On birinci haftada, test sırasında. Şeflerin gerçek ihtiyacı ve eldiven sorunu bu kadar geç ortaya çıkarsa geri dönmek için zaman kalmaz; belirsizlik projenin en pahalı anında çözülür.
3. Çünkü uyarlanabilir yaklaşımda plan sık sık yapılır; fark planın ufkundadır. Yakın gelecek ayrıntılı, uzak gelecek kaba planlanır ve plan yeni bilgiyle güncellenir. Çekici yanlış cevap "çeviklik esneklik demektir, plan gerekmez" olurdu.
4. Ne yapılacağı ve ne zaman bitmesi gerektiği yasayla sabittir; belirsizlik düşüktür. Öngörücü bir plan daha uygundur. Kısa döngüler ancak dağıtım sürecinde gerçekten öğrenilecek bir şey varsa bir parçada işe yarayabilir.
5. Çünkü o parçada belirsizlik azdır: ne alınacağı ve ne zaman gerektiği bellidir, tedarik süresi de uzundur. Belirsizliği az olan parçalar uyarlanabilir bir projenin içinde de önceden planlanır.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın tablet planı bir şeyi açık bırakıyor: uygulamanın başarılı olduğunu neyle anlayacaklar? "Şefler tableti kullansın" bir dilek; ne zaman gerçekleştiğini kimse söyleyemez. Dileği ölçülebilir bir hedefe çevirmek, hedefi ve ona ulaşıldığını gösteren sonuçları birbirinden ayırmak 0.4'ün işi; tablet projesi orada bir cümleden iki sayıya inecek.