Projeler neden sapar?

Sahadan bir an

Salı öğleden sonra, fabrikanın kalıphanesi. Tezgâhların gürültüsü arasında Ilgın, kalıphane şefi Sabri Usta'nın küçük camlı odasına giriyor. Elinde geçen yılın proje dosyası var: bir torpido kapağı parçası, o da yeni bir müşteri işiydi.

Ilgın: Usta, geçen yılki torpido kapağı neden yedi hafta geç kaldı? Dosyada yalnızca "kalıp gecikti" yazıyor.

Sabri Usta: Kalıp gecikti, doğru. Ama kalıp neden gecikti, ona kimse bakmadı. Çeliği sipariş ettiğimizde tedarikçi altı hafta dedi, biz planı dört haftaya göre yapmıştık.

Ilgın: Dört haftayı kim söyledi?

Sabri Usta: Ben söyledim. Bir önceki kalıp dört haftada gelmişti, öyle sandık. Sonra müşteri yüzeyin dokusunu değiştirdi, kalıbı bir daha açtık.

Ilgın: Doku değişikliği planda var mıydı?

Sabri Usta: Planda ne olduğunu bilen yoktu ki kızım. Herkes kafasındaki planla çalıştı.

Ilgın dosyayı kapatıyor. Geçen yılın gecikmesi tek bir cümleyle kaydedilmiş: "kalıp gecikti". Oysa Sabri Usta'nın anlattığı hikâyede en az üç ayrı şey var: iyi niyetli ama iyimser bir süre tahmini, kimsenin yazmadığı için ortada yüzen bir kapsam ve kimsenin dile getirmediği bir tedarik riski. Hepsi aynı gecikmenin içinde birbirine karışmış. Bu ders o üç şeyi ayırmayı öğretiyor, çünkü ayrılmadıkları sürece mart sonu için verilen söz de aynı yoldan gidecek.

Kavram

Bir proje sapınca dosyaya genellikle tek bir neden yazılır, ve bu neden çoğu zaman en son görülen olaydır. Ama gecikmeler nadiren tek bir nedenden doğar. Projelerin sapmasında sık tekrarlanan üç kaynak var.

Birincisi süre ve maliyet tahminidir. İnsanlar yaptıkları işin ne kadar süreceğini tahmin ederken geçmişte benzer işlerin nasıl gittiğini bilseler bile çoğu zaman kısa tahmin ederler.

İkincisi kapsamdır: projenin neyi teslim edeceği ve neyi teslim etmeyeceği.

Üçüncüsü görünmeyen risktir: gerçekleşirse projeyi etkileyecek ama kimsenin adlandırmadığı belirsizlikler. Torpido kapağında çeliğin tedarik süresi böyle bir belirsizlikti. Riskin tanımı ve yönetimi ileride kendi modülünde ayrıntısıyla gelecek; şimdilik önemli olan şu ayrım: bir sorunun gerçekleşmesi ile o sorunun önceden görülebilir olması aynı şey değildir. Sabri Usta çelik tedarikçisini aramadan önce soruyu sorabilirdi.

Bu üç kaynak birbirini besler. Kapsam yazılı olmadığında tahmin daha da iyimser olur, çünkü tahmin eden kişi işin yalnızca bildiği kısmını tahmin eder. Risk görünmediğinde tahmin tampon taşımaz. Sonuçta gecikme geldiğinde dosyaya yine tek bir cümle yazılır.

Perde arkası

Planlama yanılgısı terimi iki psikoloğun, Daniel Kahneman ile Amos Tversky'nin, tahminlerdeki yanlılıkları ve onları düzeltme yollarını tartıştığı bir makaleden geliyor.

Bireysel tahminlerden büyük projelere geçildiğinde tablo değişmiyor, büyüyor. Danimarkalı ekonomik coğrafyacı Bent Flyvbjerg on yıllardır büyük projelerin bütçe, takvim ve fayda verilerini topluyor.

Bu iki kaynak aynı şeyi iki ölçekte söylüyor. Tek bir insanın tahmininde de, bir köprünün bütçesinde de sapma rastlantı değil, düzenli bir eğilimdir. Düzenli bir eğilim, iyi bir haberdir: önceden hesaba katılabilir.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Recep Bey, Ilgın'dan yeni parçanın takvimini sunarken geçen yılki gecikmeyi de kısaca açıklamasını istiyor. Aynı açıklama, iki sürüm.

Zayıf sürüm

Ilgın: Geçen yıl kalıp geç geldi, o yüzden yedi hafta kaydık.

Ilgın: Bu sefer kalıpçıyı daha sık arayacağım.

Ilgın: Mart sonuna yetiştiririz, kalıp dört haftada gelirse sorun yok.

Güçlü sürüm

Ilgın: Geçen yılki yedi haftalık gecikmenin üç kaynağı vardı. Birincisi, kalıp süresini tek bir eski örneğe bakıp dört hafta diye tahmin ettik; çelik tedariki tek başına altı hafta sürdü.

Ilgın: İkincisi, yüzey dokusu hiçbir yerde yazılı değildi; müşteri değiştirince kalıbı yeniden açtık.

Ilgın: Üçüncüsü, çeliğin tedarik süresini kimse sormadı. Bu sefer üçü için de bir şey yapıyorum: son üç kalıbın gerçek sürelerine bakacağım, müşteriden doku onayını kalıp siparişinden önce yazılı alacağım ve Gülşen bu hafta çelik tedarikçisinden tarih isteyecek.

İki sürüm de aynı olayı anlatıyor ve ikisi de Ilgın'ın iyi niyetini taşıyor. Fark, zayıf sürümün gecikmeyi tek bir olaya, "kalıp geç geldi"ye indirmesinde. Bu açıklama bir neden değil, bir sonuç; ve önerdiği çare, kalıpçıyı daha sık aramak, sonucu izlemekten öteye geçmiyor. Üstelik son cümle aynı iyimser tahmini, dört haftayı, sessizce yeniden kullanıyor. Güçlü sürüm gecikmeyi üç ayrı kaynağa ayırıyor ve her birine ayrı bir önlem bağlıyor: iyimser tahmine benzer işlerin geçmişi, belirsiz kapsama yazılı onay, görünmeyen riske önceden sorulan bir soru. Güçlü sürüm de takvimi garanti etmiyor. Ama Recep Bey artık neyin izlendiğini biliyor ve bir şey ters giderse hangi varsayımın çöktüğünü hemen görebilecek.

Bağlam notu

Üç kaynaklı bakışın bir tuzağı var: geriye dönüp bakarken her gecikme önceden görülebilirmiş gibi görünür. Bazı sapmalar gerçekten öngörülemez; bir deprem, bir sınır kapanışı ya da bir tedarikçinin ani iflası planlama yanılgısının değil, kalın bir belirsizliğin sonucudur. Böyle bir olaydan sonra "iyimser davranmışız" demek, sonradan bilinen bilgiyi geçmişe yüklemek olur.

Bu ayrımı yapmanın yolu Üç Soru Pusulası'nın üçüncü sorusudur: Neyle bileceğiz? Bir gecikmenin hangi kaynaktan geldiğini, o gün elde olan bilgiyle sınayabilmek gerekir. Çeliğin tedarik süresi bir telefonla öğrenilebilirdi, demek ki görünmeyen bir riskti. Bir deprem öğrenilemezdi, demek ki planın değil, tamponun ve esnekliğin konusudur. Analiz, kişiyi suçlamak için değil, bir sonraki projede hangi soruyu daha erken soracağını bulmak için yapılır.

Uygulama

Retro sorusu

Son geç kalan işinde dosyaya ya da kendine "neden" olarak tek bir cümle mi yazdın, yoksa birden çok kaynak mı aradın?

Kapanış

1. Gecikmeler nadiren tek bir nedenden doğar; iyimser tahmin, belirsiz kapsam ve görünmeyen risk sık tekrarlanan üç kaynaktır.
2. Planlama yanılgısı düzenli bir eğilimdir ve düzeltmesi ayrıntıdan değil, benzer işlerin geçmişine bakmaktan gelir.
3. Her gecikme önceden görülebilir değildir; analizin amacı suçlu bulmak değil, bir sonraki projede hangi soruyu daha erken soracağını bulmaktır.

Beş soru

1. Sabri Usta dört haftalık tahmini bir önceki kalıba bakarak verdi. Bu neden planlama yanılgısının bir örneğidir?
2. "Kalıp geç geldi" açıklaması neden bir neden değil, bir sonuçtur?
3. Yüzey dokusunun yazılı olmaması üç kaynaktan hangisine girer ve neden tahmini de etkiler?
4. Bir festival, düzenlendiği bölgede beklenmedik bir sel yüzünden ertelendi. Bunu iyimser tahmin diye sınıflandırmak neden yanlış olabilir?
5. Daha ayrıntılı bir plan neden planlama yanılgısını tek başına düzeltmez?

Yanıtlar

1. Çünkü tahmin tek bir geçmiş örneğe ve işin kendi planına dayanıyor; benzer kalıpların gerçek süre dağılımına ve tedarik süresine bakılmıyor. Çekici yanlış cevap "Sabri Usta deneyimsizdi" olurdu; oysa yanılgı deneyimli insanlarda da görülür.
2. Çünkü gecikmenin kendisini tekrar ediyor, neden olduğunu söylemiyor. Kalıbın neden geç geldiği sorulunca tahmin, kapsam ve tedarik riski ortaya çıkıyor.
3. Belirsiz kapsama girer. Yazılı olmayan bir gereksinim tahmine de girmez, bu yüzden tahmin işin yalnızca bilinen kısmını kapsar ve sapma iki kat büyür.
4. Çünkü sel, o gün elde olan bilgiyle muhtemelen öngörülemezdi; bu planın değil, tamponun ve esnekliğin konusudur. Yine de selin bölgede sık görülüp görülmediği sorulabilirdi; öğrenilebilir bir bilgiyse görünmeyen risk olur.
5. Çünkü yanılgının kaynağı işi kendi planı üzerinden düşünmektir ve plan ayrıntılandıkça bu bakış güçlenebilir. Düzeltme dışarıdan gelir: benzer işlerin geçmişine bakmak.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın geçen yıla bakarak bulduğu önlemler, işin baştan iyi bilinebileceğini varsayıyor: kapsam yazılırsa, süreler geçmişten okunursa, riskler sorulursa plan tutar. Ama her proje böyle değil. Bir sonraki ders, 0.3, bir taşınma ile yeni bir uygulama yapmayı yan yana koyuyor ve iki yolu ayırıyor: işi önceden planlamak ile yolda öğrenmek.