Proje mi, rutin iş mi?

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, Bursa Nilüfer'de bir otomotiv yan sanayi firmasının üretim toplantı odası. Haftalık kalite toplantısı yeni bitmiş, herkes kalkarken üretim müdürü Recep Bey kalite mühendisi Ilgın'ı kapıda durduruyor.

Recep Bey: Ilgın, müşteri yeni kapı iç döşeme parçasını onayladı. Mart sonunda seri üretime girmesi lazım. Sen bakarsın, değil mi?

Ilgın: Ben mi? Ben kaliteye bakıyorum ama. Kalıp, satın alma, deneme üretimi...

Recep Bey: Hepsini sen yapmayacaksın, ama biri toparlamalı. Kalıphane Sabri Usta'da, malzeme Gülşen'de. Sen de her şeyi biliyorsun.

Ilgın: Peki, haftalık rapora bir satır eklerim: "Yeni parça: devam ediyor."

Recep Bey: Olur. Ama şunu unutma, bu iş her hafta yaptığın işlere benzemiyor.

Recep Bey odadan çıkıyor. Ilgın masasına dönüyor ve yapılacaklar listesine bakıyor: her sabahki giriş kontrolü, haftalık müşteri şikâyeti raporu, aylık ölçüm cihazı kalibrasyonu ve şimdi en alta eklediği "yeni parça". Hepsi aynı listede, aynı boyutta, aynı yazı tipiyle duruyor.

Recep Bey'in son cümlesi doğru bir sezgi taşıyor ama bir açıklama taşımıyor. Yeni parçanın devreye alınması, Ilgın'ın her sabahki giriş kontrolünden hangi bakımdan farklı? Bu farkı adlandıramazsa Ilgın yeni işi alışkın olduğu gibi yönetecek: her hafta biraz uğraşacak, durumu "devam ediyor" diye raporlayacak ve sorunu ancak mart sonuna iki hafta kala görecek. Bu ders o farkı adlandırıyor.

Kavram

Bir işletmede yapılan işlerin büyük kısmı iki aileden birine girer: ya bir şeyi sürdürür ya da bir şeyi değiştirir.

Tanımdaki üç kelime işi taşır. İlki geçici: projenin tanımlı bir başlangıcı ve sonu vardır. Geçici, kısa demek değildir. Bir metro hattı on yıl sürebilir ve yine de geçicidir, çünkü hat açıldığında proje biter ve işletme başlar. Projenin ürettiği şey, yani hattın kendisi, ise kalıcıdır.

İkincisi benzersiz: projenin ürettiği sonuç daha önce tam olarak bu biçimde üretilmemiştir. Bu, işin her parçasının yeni olduğu anlamına gelmez. Ilgın'ın firması daha önce de kapı döşemesi üretti; enjeksiyon kalıbı, deneme üretimi ve müşteri onayı tanıdık adımlar. Ama bu parça, bu kalıp, bu müşteri tarihi ve bu malzeme birleşimi ilk kez bir araya geliyor. Benzersizlik çoğu zaman parçaların değil, birleşimin özelliğidir.

Üçüncüsü amaç: proje bir sonuç için yapılır ve o sonuca ulaşıldığında ya da ulaşılamayacağı anlaşıldığında biter. Operasyonun bir bitiş çizgisi yoktur; amacı belli bir düzeyi korumaktır. Ilgın'ın giriş kontrolü yarın da, gelecek yıl da yapılacak. Yeni parçanın devreye alınması ise mart sonunda ya tamamlanmış olacak ya da tamamlanamamış olacak.

Bu üç ölçüt birlikte bir soru verir: Bu işin bir bitiş anı var mı, ve o anda geride daha önce olmayan bir şey kalacak mı? İki sorunun cevabı da evetse elindeki iş büyük olasılıkla bir projedir.

Perde arkası

Yukarıdaki tanım uydurulmuş bir tanım değil. Proje yönetimi alanının en yaygın kaynak metinlerinden birinden geliyor.

Bu tanımın neyi kanıtladığını ve neyi kanıtlamadığını ayırmak önemli. PMBOK Kılavuzu bir deney sonucu sunmuyor; bir meslek topluluğunun ortak dilini kayda geçiriyor. Bu yüzden tanımı bir bulgu gibi değil, bir standart gibi okumak gerekiyor.

Kılavuzun bir vurgusu Ilgın'ın durumunu açıklıyor: projeler kurumun değişme biçimidir. Fabrika yeni bir parçayı üretebilir hâle gelecek. Bu değişim gerçekleşene kadar iş bir projedir; gerçekleştikten sonra o parçayı her gün üretmek bir operasyondur. Aynı parça önce projenin konusu, sonra operasyonun konusu olur. Bu yüzden proje ile operasyon arasında bir devir anı vardır ve o an, projelerin en sık aksadığı yerlerden biridir.

Ilgın'ın fabrikasında bu devrin somut bir karşılığı var. Mart sonunda müşteri seri üretim onayını verdiğinde parça, üretim planlamanın her gün takip ettiği ürünlerden biri olacak. O günden sonra kalıbın bakımı kalıphanenin, hattın verimi üretimin, gelen malzemenin kontrolü yine Ilgın'ın rutin işinin konusu. Proje bu sorumlulukları sahiplerine teslim ettiği gün biter. Teslim edilmemiş bir sorumluluk, örneğin kalıbın yedek parçalarını kimin sipariş edeceği, projenin bitmediğinin işaretidir; kimse fark etmese de.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ilgın akşam yapılacaklar listesini yeniden yazıyor. Aynı liste, iki biçim.

Zayıf sürüm

Her sabah: Giriş kontrolü

Her cuma: Müşteri şikâyeti raporu

Her ayın ilk haftası: Ölçüm cihazı kalibrasyonu

Devam ediyor: Yeni kapı döşemesi parçası

Güçlü sürüm

Süregiden işlerim: Giriş kontrolü (her sabah), şikâyet raporu (her cuma), kalibrasyon (her ayın ilk haftası)

Projem: Yeni kapı döşemesi parçasının seri üretime alınması

Bitiş anı: Mart sonu, müşterinin seri üretim onayı

Geride kalacak: Onaylı kalıp, onaylı deneme üretimi, bu parçayı her gün üretebilen bir hat

Bilmediğim: Kalıbın teslim tarihi, deneme üretiminde kaç tur gerekeceği

İki listede de aynı işler var. Fark, işlerin hangi aileye ait olduğunun görünür olması. Zayıf sürümde yeni parça, giriş kontrolüyle aynı satır yapısında duruyor ve tek etiketi "devam ediyor". Bu etiket bir operasyon etiketi: sürmekte olan, bitmesi beklenmeyen bir işi anlatıyor. Güçlü sürüm ise yeni parçayı ayrı bir aileye koyuyor ve tanımın üç öğesini cümleye çeviriyor: bir bitiş anı, geride kalacak benzersiz bir sonuç ve bir amaç. Son satır, "bilmediğim", tanımda yer almıyor ama tanımdan doğuyor. Benzersiz bir sonuç ilk kez üretiliyorsa bilinmeyenleri de vardır; rutin işte bilinmeyen azdır. Güçlü sürüm kusursuz bir plan değil, henüz kim neyi ne zaman yapacak yazmıyor. Ama Ilgın artık neyi yönettiğini biliyor ve bu, ilk planın ön koşulu.

Bağlam notu

Proje ile operasyonu ayırmak her zaman keskin bir çizgi vermez. Her yıl aynı tarihte yapılan bir festival hem tekrarlıdır hem de her yıl farklı bir program, farklı sanatçılar ve farklı bir bütçeyle yeniden kurulur. Bir operasyonu iyileştirmek, örneğin şikâyet raporunu haftalıktan günlüğe çevirmek, küçük bir projedir ama bittiğinde yeniden operasyona döner. Bu gri bölgede sınıflandırmayı kesinleştirmeye çalışmak boşa emektir.

Daha işe yarar soru, Üç Soru Pusulası'nın ikinci sorusudur: Belirsizlik nerede? Bir iş bilinen adımların tekrarıysa, sınırı nereye çizersen çiz, onu operasyon gibi yönetmek çoğu zaman yeterlidir. İçinde ilk kez yapılan bir birleşim, bilinmeyen bir tarih ya da sonucu belirsiz bir adım varsa, onu proje gibi ele almak, yani bir bitiş anı koymak, bilinmeyenleri yazmak ve sorumluyu belirlemek kazandırır. Sınıflandırma bir amaç değil, işin nasıl yönetileceğine dair bir karardır.

Uygulama

Retro sorusu

Bugün "devam ediyor" diye taşıdığın ve aslında bir bitiş anı olması gereken bir iş var mı?

Kapanış

1. Proje, benzersiz bir sonuç yaratmak için üstlenilen geçici çabadır; operasyon ise bir düzeyi sürekli koruyan süregiden iştir.
2. Geçici kısa demek değildir, benzersiz de her parçası yeni demek değildir: ölçüt bitiş anı ve geride kalan yeni sonuçtur.
3. Bir işi proje diye adlandırmak bir yönetim kararıdır; asıl işe yarayan soru belirsizliğin nerede olduğudur.

Beş soru

1. Bir hastanenin acil servisinin her gün çalıştırılması proje midir, operasyon mu? Neden?
2. On yıl süren bir metro hattı inşaatı neden geçici sayılır?
3. Ilgın'ın firması daha önce de kapı döşemesi üretti. Yeni parça yine de neden benzersiz bir sonuçtur?
4. Bir derneğin her yıl düzenlediği bahar şenliği proje midir? Hangi soruyla karar verirsin?
5. Zayıf sürümdeki "devam ediyor" etiketinin sorunu nedir?

Yanıtlar

1. Operasyondur. İş çok büyük ve karmaşık olsa da bir bitiş anı yoktur ve amacı bir hizmet düzeyini sürdürmektir. Büyüklüğü onu projeye çevirmez; bu, büyüklükle sınıflandırma yanılgısının tam tersi örneğidir.
2. Çünkü geçicilik süreyle değil sonla ilgilidir. Hat açıldığında proje biter ve işletme, yani operasyon, başlar. Çekici yanlış cevap "uzun sürdüğü için proje değildir" olurdu; süre ölçüt değildir.
3. Çünkü benzersizlik çoğu zaman parçaların değil birleşimin özelliğidir. Bu parça, bu kalıp, bu malzeme ve bu müşteri tarihi ilk kez bir araya geliyor; bu yüzden kalıbın teslimi ve deneme turlarının sayısı gibi bilinmeyenler var.
4. Gri bölgedir: tekrarlıdır ama her yıl yeni bir programla kurulur. Kesin bir sınıf aramak yerine belirsizliğin nerede olduğuna bakılır; programda ve bütçede ilk kez yapılan şeyler varsa onu proje gibi yönetmek kazandırır.
5. "Devam ediyor" bir operasyon etiketidir: bitmesi beklenmeyen bir işi anlatır. Yeni parçaya bu etiket verildiğinde bitiş anı ve sorumluluk görünmez olur ve gecikme son haftalara kadar fark edilmez.

Sonraki derse köprü

Ilgın artık yeni parçanın bir proje olduğunu biliyor ve bir bitiş anı yazdı: mart sonu. Ama bitiş anı yazmak, o ana varmayı garanti etmiyor. Bir sonraki ders, 0.2, projelerin neden sapar olduğunu soruyor: geç kalan bir projenin hikâyesinde iyimser tahmini, belirsiz kalmış kapsamı ve kimsenin görmediği riski ayrı ayrı adlandıracağız.