Problemi tanımlamak

Açılış sahnesi

Pazartesi sabahı, Kardelen Makine'nin toplantı odası. Masada servis kayıtları, bir kelepçe ve iki tedarikçinin fiyat listesi var. Kâmil Bey kelepçeyi eline alıyor: «Bu yeni tedarikçinin malı. Kışın değiştirdik, yazın hortumlar patlamaya başladı. Eski tedarikçiye dönüyoruz, bu hafta siparişi verin.»

Nazlı Hanım bir hafta istiyor. Kâmil Bey'in cevabı kısa: «Neyi bekleyeceğiz? Hortum patlıyor, kelepçe yeni, hesap belli.» Nazlı Hanım kelepçenin suçlu olabileceğini kabul ediyor. İstediği şey başka: siparişi vermeden önce problemi bir kâğıda, bir cümleyle değil birkaç satırla yazmak. Kâmil Bey bir hafta değil, dört gün veriyor.

Bu derste ne olacak

Önceki derste patlayan hortumun bir belirti olduğunu gördük. Bu ders bir adım ileri gidiyor: belirtinin arkasındaki problemi, bir çözüm seçmeden önce nasıl yazacağız ve bu yazma işi neden zaman kaybı değil? Kâmil Bey'in toplantıya bir çözümle gelmesi tuhaf bir davranış değil; kurumlarda kararların çoğu böyle başlar. Örgütsel kararları vaka vaka inceleyen iki araştırma, bu başlangıcın kararın kaderini nasıl etkilediğini ölçtü. Nazlı Hanım'ın dört günü de bu bulguların sahadaki karşılığı. Problemi yeniden çerçevelemenin yaratıcı tekniklerini Yaratıcılık Akademisi işliyor; burada sorumuz daha dar: bir iş yerinde, bir toplantı masasında, problem cümlesi nasıl kurulur?

Kanıt ne diyor

Kararı inceleyen araştırmacılar, kararın nasıl bittiğinden önce nasıl başladığına bakıyor. Başlangıçtaki birkaç adım, sonraki her şeyin sınırını çiziyor.

Sahada

Çözümle başlayan toplantı

Olmayanı da yazmak

Gri alan

Problem tanımının ne kadar süreceği belirsiz ve tartışmalı bir sorudur. Kâmil Bey'in hız isteği bir kusur değil: hasat mevsimi iki ay sürüyor ve her hafta bekleyen bir çiftçi var. Dört gün, bir sanayi şirketinde kısa bir süre; bir gece vardiyasında ise Sevgi Hanım'ın on dakikası bile yoktur ve tanımı ancak sabah, olaydan sonra yazabilir. Hangi kararda keşfe ne kadar zaman ayrılacağı, hızlı çözümün bedeliyle birlikte tartılmalıdır; bu derste o bedel bir sezon daha patlayan hortum. Nutt'ın bulgularının da sınırları var. Kararlar yöneticilerin anlattığı vakalardan derlendi; başarılı kararları anlatmak, başarısız olanları anlatmaktan daha kolay olabilir. Taktiklerin ayrıntılı tanımı makalenin içinde ve bu ders onu kendi diliyle yorumluyor: «problem taktiği» adının bu derste anlatılan «problem tanımı» ile aynı şey olmadığına dikkat et. Son olarak, iyi bir tanım yanlış bir çözümü engellemez; yalnızca hangi açıklamanın sınanmadığını görünür kılar.

Senin işinde

Bir toplantıya bir problemle değil bir çözümle geldiğini fark ettiğinde, önce o çözümün arkasındaki açıklamayı yaz ve onu ayrı bir satıra koy. Sonra tanımı birkaç satırla kur: ne görülüyor, nerede ve ne zaman görülüyor, ne kadar yaygın ve ne istiyoruz? Bir satırı da görülmediği yerlere ayır: aynı koşullara sahip olup problemin görülmediği bir makine, bir vardiya, bir müşteri grubu var mı? O satır çoğu zaman en çok şey öğreten satırdır. Tanımın içinde «çünkü», «yüzünden» ya da «kalitesiz olduğu için» gibi bir kelime görürsen, o cümleyi tanımdan çıkar ve sınanacak açıklamalar listesine taşı. Bir yöneticiysen, ekibinden gelen ilk cümle bir çözümse onu reddetme; ama siparişi, projeyi ya da ilanı onaylamadan önce problemin beş satırını iste. Süren kısaysa, en azından hedefi yaz: ne olursa bu problemi çözülmüş sayacağız? Hedefi yazılmış bir problemde, en hızlı çözümün hedefi karşılayıp karşılamadığı da görünür olur.

Kendin dene

Aklında kalsın

Bir çözüm cümlesi bir problem tanımı değildir. Örgütsel kararlar üzerine iki araştırma, önce ihtiyacı araştıran ve ne istendiğini yazan başlangıçların, baştan bir fikirle ya da yalnız şikâyetle başlayanlardan daha başarılı olduğunu gösterdi; bu üstünlük acil kararlarda da sürdü. İyi bir tanım ne görüldüğünü, nerede ve ne zaman görüldüğünü, ne kadar yaygın olduğunu, ne istendiğini ve nerede görülmediğini yazar. Neden iddiaları tanımın içine değil, sınanacak açıklamalar listesine girer.

Sonraki derse köprü

Z modeli satırı tanıma girdiğinde Selim'in içinden bir cevap geçiyor: «Z modelinde hidrolik basınç daha düşük, ondan patlamıyordur; yine de kelepçe.» Bu cevabı hiçbir veriye bakmadan buldu. Kâmil Bey'in kelepçe açıklaması artık Selim'in de açıklaması; ve bir açıklamaya bağlandığında insan neyi arar, neyi görmez? M01-D03 akla gelen ilk açıklamanın, onu destekleyen bilgiyi aratıp çürüten bilgiyi nasıl gözden kaçırttığını ele alıyor.

Kendini sına

Soru 1 · Kavram

Bu derse göre aşağıdakilerden hangisi bir problem tanımıdır?

• A) «Eski tedarikçiye dönelim.»
• B) «Yeni kelepçeler kalitesiz olduğu için hortumlar patlıyor.»
• C) «Hasat mevsiminde Y modelinde B bağlantı noktasında hortum patlıyor; aynı kelepçeyi kullanan Z modelinde patlama yok; istediğimiz, bu sezon aynı noktada ikinci bir patlama olmaması.»
• D) «Hortumlar patlıyor.»

Cevap: C. A bir çözüm, B bir neden iddiası, D yalnız belirti. C ne görüldüğünü, nerede görüldüğünü, nerede görülmediğini ve ne istendiğini yazıyor.

Soru 2 · Kanıt

Nutt'ın 177 örgütsel kararı incelediği çalışmada en başarılı formülasyon taktiği hakkında ne bulundu?

• A) En sık kullanılan taktik en başarılısıydı.
• B) Yeniden çerçeveleme her koşulda en başarılı taktikti ama en az kullanılan oydu.
• C) Taktiklerin başarısı yalnız kaynağa bağlıydı.
• D) Fikir taktiği ek kaynakla en başarılı hale geldi.

Cevap: B. Çalışmada en başarılı taktik en seyrek kullanılandı; problem ve fikir taktikleri daha sık kullanıldığı hâlde en az başarılıydı ve ek kaynakla da iyileşmedi.

Soru 3 · Senaryo

Bir depo ekibi problemi «alarm çok çalıyor» diye yazıyor ve alarm eşiğini yükseltmeyi öneriyor. Tanıma hangi satırı eklemek seçenekleri en çok değiştirir?

• A) Hedefi: gerçek bir sapmada alarmın her seferinde duyulması, bilinen kısa sapmalarda ise ekibin uyanmaması.
• B) Alarmın üreticisinin adını.
• C) Alarmın kaç desibel olduğunu.
• D) Ekibin alarmdan ne kadar sıkıldığını.

Cevap: A. Hedef yazıldığında eşiği yükseltmenin hedefin birinci yarısını bozabileceği görünür olur ve başka seçenekler masaya gelir; öteki satırlar ne istendiğini söylemiyor.

Soru 4 · Tuzak

Bir yönetici «Bu karar acil, keşfe vaktimiz yok; aklımızdaki çözümü uygulayalım» diyor. 202 kararlık incelemenin bulgusu bu itiraz hakkında ne söylüyor?

• A) Acil kararlarda fikir dayatmasının daha başarılı olduğunu.
• B) Aciliyetin hiçbir kararı etkilemediğini.
• C) Keşfin yalnız kamu kurumlarında işe yaradığını.
• D) Keşif sürecinin aciliyet, önem ya da sektör ne olursa olsun fikir dayatmasından daha başarılı olduğunu; dolayısıyla aciliyetin tek başına keşfi atlamak için yeterli bir gerekçe olmadığını.

Cevap: D. İncelemede keşfin üstünlüğü aciliyetten bağımsızdı. Bu, her acil kararda uzun bir araştırma gerektiği anlamına gelmez; ama en azından hedefin ve ihtiyacın yazılmasını haklı çıkarır.