Yüzde yüz kuralı ve iş paketi

Sahadan bir an

Cuma sabahı, satın alma ofisi. Gülşen, Serkan Bey'in ayrıntılı teklifini Ilgın'ın İKY'siyle yan yana açmış. Teklifte on dört kalem var; İKY'nin kabin dalında beş kutu.

Gülşen: Teklifte "kabin kontrol paneli" diye bir kalem var. Senin kabin kutunun altında yok.

Ilgın: Panel kabinin içinde sayılır diye düşünmüştüm.

Gülşen: Bir de "yangın algılama ve söndürme". O da yok.

Ilgın: Derya Hanım dün aynı şeyi sordu. Ben de bilmiyordum.

Gülşen: Ters tarafı da var. Senin İKY'nde "aydınlatma" kabinin altında, "elektrik bağlantısı" da bağlantıların altında. Aydınlatmanın kablosu hangisinde?

Ilgın: İkisinde de olabilir. Yani ikisinde de olmayabilir.

İKY bir gün önce eksiksiz görünüyordu. Gülşen'in teklifle karşılaştırması iki kusur buldu. Birincisi eksiklik: kabin kutusunun altındaki beş alt çıktı, kabinin bütününü vermiyor; panel ve yangın düzeni hiçbir kutuda yok. İkincisi çakışma: aydınlatmanın kablosu iki kutunun arasında duruyor ve iki kutunun sahibi de onu ötekinin sanabilir. İkisi de aynı kuralın iki yüzü.

Kavram

8.4'te İKY'yi ürün odaklı çizmiştik. Ürün odaklı olmak, iyi bir İKY için gerekli ama yeterli değil; her dalın kendi içinde eksiksiz ve çakışmasız olması da gerekir.

Kural iki yönden sınanır. Aşağıdan yukarı: alt kutuları topladığımda, üstteki kutunun bütününü elde ediyor muyum? Ilgın'ın kabin kutusu bu sınavı geçemiyor; kontrol paneli ve yangın düzeni olmadan bir boya kabini teslim edilemez. Yukarıdan aşağı: alt kutulardan biri üstteki kutunun kapsamını aşıyor mu? Bu sınav 8.3'teki kapsam beyanıyla birlikte çalışır; hava perdesi gibi kapsam dışı bir iş bir alt kutuya sızmışsa, o dal yüzde yüzü aşmıştır.

Kuralın bir tamamlayıcısı da kutuların birbirini dışlamasıdır. İki kutu aynı işi kapsıyorsa, iş ya iki kez yapılır ya da hiç yapılmaz, çünkü iki sahip de onu ötekinin sanar. Aydınlatmanın kablosu bunun örneği. Çözüm, sözlükte sınırı çizmektir: aydınlatma kutusu armatürleri ve kabin içi kablolamayı kapsar; elektrik bağlantısı kutusu ise kabinin sigorta kutusuna kadar olan beslemeyi.

Yüzde yüz kuralını uygulamanın en pratik yolu, Gülşen'in yaptığını yapmaktır: İKY'yi bağımsız bir listeyle karşılaştırmak. Tedarikçinin teklifi, benzer bir projenin kapanış raporu ya da deneyimli birinin "bunu nerede gördün?" soruları, İKY'yi çizenin göremediği boşlukları gösterir. Bir İKY'yi yalnızca onu çizen kişinin kontrol etmesi, eksiklerin en kolay saklandığı yoldur.

İKY'nin ikinci sorusu, parçalamanın nerede duracağıdır.

Bir iş paketinin ne kadar büyük olacağına dair kesin bir kural yok, ama uygulamada kullanılan sezgiler var. Birincisi, bir iş paketinin bir raporlama döneminden uzun olmaması: Ilgın her cuma yazı yazıyorsa, bir haftadan uzun süren bir iş paketi, bir cuma "devam ediyor" demekten başka bir şey söyleyemez. İkincisi, bir iş paketinin tek bir sahibe verilebilmesi: iki ustanın ortak sorumluluğundaki bir paket, aslında iki pakettir. Üçüncüsü, bir iş paketinin tahmin edilebilmesi: tahminini yapamadığınız bir iş, ya daha fazla parçalanmalı ya da hakkında bilgi toplanmalıdır. Uygulayıcılar arasında, en alt düzeydeki bir işin seksen saatlik eforu aşmaması gerektiği gibi sayısal kurallar da dolaşır; bunlar bir standart değil, bir başparmak kuralıdır.

Bu sezgiler kabin projesinde farklı sonuçlar veriyor. Fırının elektrik bağlantısı Necati Usta'nın birkaç günlük işi; tek sahipli, tahmin edilebilir, bir haftaya sığar: iyi bir iş paketi. "Kabin" kutusunun tamamı ise bir iş paketi olamaz: haftalarca sürer, birden çok sahibi vardır. Öte yandan havalandırma çıkışı henüz parçalanamıyor; çatıdan mı duvardan mı geçeceği bilinmiyor. Burada işe yarayan bir ayrım var: yakın dönemde yapılacak iş ayrıntılı iş paketlerine bölünür, uzak dönemdeki iş ise özet bir planlama paketi olarak bırakılır ve bilgi geldikçe parçalanır. Havalandırma çıkışı şimdilik bir planlama paketi; Necati Usta çatıyı inceledikten sonra iş paketlerine ayrılacak.

Bir derneğin yaz şenliği İKY'sine de aynı sınavlar uygulanabilir. "Sahne ve ses düzeni" kutusunun altında sahne, ses sistemi ve sanatçı listesi var; ama şenliğin elektriği hangi kutuda? Ses sistemi kutusu mu, yoksa ayrı bir "elektrik" kutusu mu? Biri yazılmazsa, şenlik akşamı jeneratörün kimde olduğu sorusu ortaya çıkar. Sanatçılarla anlaşma ise iki hafta sürecek, üç kişinin ortak işi; bu bir iş paketi değil, üç iş paketidir: sanatçı listesi, sözleşmeler, gösteri günü programı.

Perde arkası

İş paketinin tanımı PMI'ın sözlüğünden, özellikleri NASA'nın açık İKY el kitabından, yüzde yüz kuralının tanımı ise ikincil bir kaynaktan okundu. Kuralı kitaplaştıran Haugan'ın eseri ve PMI'ın bu konudaki standardı ise elimizde değil.

İş paketlerinin takvime nasıl dönüşeceği, yani her paketin hangi sırayla ve ne kadar sürede yapılacağı, 9. modülün konusu.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Cuma öğleden sonra Ilgın, Gülşen'le karşılaştırmanın ardından İKY'nin kabin dalını yeniden yazıyor.

Zayıf sürüm

1.1 Kabin: gövde, sis çekiş ve filtre, askı, ön kabin, aydınlatma.

1.3 Bağlantılar: hava, elektrik, havalandırma çıkışı.

Kontrol: İKY gözden geçirildi, eksik yok.

Güçlü sürüm

1.1 Kabin: önceki beş alt çıktı aynen, artı kontrol paneli ve yangın algılama ve söndürme düzeni. Teklifin on dört kalemiyle tek tek eşleştirildi; her kalem bir kutuda.

Sözlük, sınır: aydınlatma kutusu armatürleri ve kabin içi kablolamayı kapsar; 1.3'teki elektrik bağlantısı kabinin sigorta kutusuna kadar olan beslemeyi.

İş paketleri, yakın dönem: fırın elektrik bağlantısı, Necati Usta, dört gün; kabin montajı, Serkan Bey'in ekibi, iki hafta, haftalık ara kontrolle.

Planlama paketi, uzak dönem: havalandırma çıkışı; Necati Usta çatıyı inceledikten sonra iş paketlerine ayrılacak.

Kontrol: Gülşen teklifle, Derya Hanım güvenlik açısından, Necati Usta bağlantılar açısından karşılaştırdı.

İlk sürümün kabin dalı yüzde yüzün altında kalıyor: kontrol paneli ve yangın düzeni yok, ve bu eksiklik hiçbir satırda görünmüyor. "Eksik yok" cümlesi ise İKY'yi çizen kişinin kendi onayı; bağımsız bir karşılaştırmaya dayanmıyor. Aydınlatma ile elektrik arasındaki çakışma da olduğu gibi duruyor. Güçlü sürüm eksik kutuları ekliyor ve eksiksizliği bir dış listeyle, teklifin kalemleriyle, kanıtlıyor. Sözlük satırı iki kutunun sınırını çiziyor ve çakışmayı kaldırıyor. İş paketleri ile planlama paketi ayrımı, yakın dönemdeki işi ayrıntılı, uzak dönemdeki işi özet tutuyor; havalandırma çıkışı bilgisi gelene kadar sahte bir kesinlikle parçalanmıyor. Son satır ise kontrolün kimler tarafından yapıldığını yazıyor ve her birinin farklı bir açıdan baktığını gösteriyor.

Bağlam notu

Bir İKY'nin eksik olduğunu genellikle proje bittiğinde, faturalar geldiğinde ya da teslim günü bir kutunun boş kaldığı fark edildiğinde öğreniriz. O noktada eksik iş hem takvime hem bütçeye sürprizi olarak girer. Yüzde yüz kuralı bu sürprizi başlangıca taşımanın bir yoludur: İKY'yi bir teklif, bir kapanış raporu ya da deneyimli birinin gözüyle karşılaştırmak, eksikleri hâlâ ucuzken ortaya çıkarır.

Belirsizlik nerede, sorusu iş paketinin büyüklüğünü de belirler. Bilgisi tam olan bir iş ayrıntılı iş paketlerine bölünebilir; bilgisi eksik olan bir iş ise planlama paketi olarak bekler. Bu ikisini karıştırmak iki ayrı hataya yol açar: bilgisi tam olan işi büyük bırakmak, ilerlemesini izlemeyi imkânsız kılar; bilgisi eksik olan işi küçük parçalara bölmek, tahmin edilemeyeni tahmin edilmiş gibi gösterir.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende teslim günü ortaya çıkan bir iş, İKY'nin hangi kutusunun altında eksik kalmıştı?

Kapanış

1. Yüzde yüz kuralı İKY'nin kapsamdaki işin tamamını içermesini ve kapsam dışındaki hiçbir işi içermemesini ister; her düzeyde alt kutuların toplamı üstteki kutunun tam olarak yüzde yüzüdür.
2. Kutular birbirini dışlamalıdır; iki kutunun kapsadığı iş ya iki kez yapılır ya da hiç yapılmaz; sınır sözlükte çizilir ve eksiksizlik bağımsız bir listeyle sınanır.
3. İş paketi tek sahipli, tahmin edilebilir ve bir raporlama döneminden kısa olmalıdır; bilgisi henüz eksik olan iş, sahte bir kesinlikle parçalanmak yerine planlama paketi olarak bekler.

Beş soru

1. Gülşen'in karşılaştırması hangi iki kusuru ortaya çıkardı?
2. Aydınlatmanın kablosu sorunu neden yüzde yüz kuralının bir parçası sayılıyor?
3. "Kabin" kutusunun tamamı neden bir iş paketi olamaz?
4. Bir okul, yıl sonu gösterisi düzenliyor ve İKY'sinde "dekor", "kostümler", "provalar" ve "salon düzeni" var. Yüzde yüz kuralını uygulamak için hangi soruları sorar, hangi eksikleri ararsın?
5. Havalandırma çıkışının planlama paketi olarak bırakılması neden doğru bir karar?

Yanıtlar

1. Bir eksiklik ve bir çakışma. Eksiklik: kabin kutusunun altındaki alt çıktılar kabinin bütününü vermiyordu; kontrol paneli ve yangın algılama ve söndürme düzeni hiçbir kutuda yoktu. Çakışma: aydınlatmanın kablosu hem aydınlatma kutusuna hem elektrik bağlantısı kutusuna girebilirdi ve iki sahip de onu ötekinin sanabilirdi.
2. Çünkü kural yalnızca eksikliği değil, fazlalığı ve çakışmayı da yasaklar. İki kutu aynı işi kapsıyorsa, toplam yüzde yüzü aşar; ama pratikte iş genellikle iki kez yapılmaz, hiç yapılmaz, çünkü iki sahip de onu ötekine bırakır. Sözlükte sınırı çizmek, her işin tam olarak bir kutuda olmasını sağlar.
3. Çünkü haftalarca sürer, birden çok sahibi vardır ve tek bir tahminle yönetilemez. Bir iş paketinin tek sahipli, tahmin edilebilir ve bir raporlama döneminden kısa olması gerekir. "Kabin" kutusu ancak alt kutularına, örneğin montaj, panel ve yangın düzeni gibi parçalara bölündüğünde iş paketlerine dönüşür.
4. Örneğin aşağıdan yukarı: dört kutunun toplamı bir gösteri veriyor mu? Ses ve ışık hangi kutuda? Davetiyeler ve duyurular? Gösteri günü öğrencilerin sahneye giriş çıkışını kim düzenliyor? Gösterinin kendisini, yani gösteri gününün yönetimini kapsayan bir kutu var mı? Yukarıdan aşağı: okulun bahçesine yeni bir sahne yapılması gibi kapsam dışı bir iş "salon düzeni"ne sızmış mı? Çakışma: dekorun sahneye taşınması dekor kutusunda mı, salon düzeninde mi?
5. Çünkü çıkışın güzergâhı, çatı ya da duvar, hâlâ belirsiz; bu da işin büyüklüğünü ve sahibini kökten değiştirebilir. Bugün onu ayrıntılı iş paketlerine bölmek, çatı incelenmeden yapılmış tahminler üretmek olurdu. Planlama paketi, işi İKY'de görünür tutar, ama bilgi gelene kadar sahte bir kesinlik yaratmaz. Akla ilk gelen "her şeyi şimdi planlarsak sürpriz olmaz" düşüncesi, bilgisi olmayan bir planın sürprizi önlemediğini, yalnızca gizlediğini unutuyor.

Sonraki derse köprü

Kabin dalındaki her kutu artık bir gereksinime ya da bir teklif kalemine bağlı. Ama zincirin öbür ucu açık: G4 gürültü gereksinimi hangi iş paketiyle karşılanıyor, hangi testle doğrulanacak ve teslimde kim imzalayacak? 8.6, bir gereksinimi kaynağından test ve teslime kadar izleyen izlenebilirliği ele alıyor.