İş kırılım yapısı

Sahadan bir an

Perşembe sabahı, bakım atölyesi. Ilgın, kabin projesinin işlerini bir kâğıda kutular hâlinde çizmiş ve Necati Usta'ya göstermeye getirmiş. En üstte "Kabin projesi" yazıyor; altında dört kutu var: Satın alma, Bakım, Boyahane, Kalite.

Necati Usta: Bu bir iş listesi değil, bölüm listesi. "Bakım" kutusunun altında ne var?

Ilgın: Montaj, basınçlı hava bağlantısı, elektrik.

Necati Usta: Fırının elektriği kimde? Tedarikçi mi bağlıyor, biz mi?

Ilgın: Bilmiyorum. Satın alma kutusuna da yazabilirdim.

Necati Usta: İşte sorun bu. Bölümle başlarsan, iki bölümün arasındaki iş kimsenin kutusuna düşmez. Önce ne teslim edeceğini yaz: kabin, fırın, hava hattı. Sonra kimin yapacağını.

Ilgın: Kutuların içine fiil değil, isim yazmam gerekiyor yani.

Necati Usta: Kurulmuş bir kabin bir isimdir. "Kurmak" kimin kurduğunu söylemez.

Ilgın'ın ilk çizimi bir örgüt şemasına benziyor ve tam da bu yüzden işe yaramıyor. Fırının elektriği satın almanın, bakımın ve tedarikçinin arasında bir yerde duruyor ve hiçbir kutuya kesin olarak ait değil. Kapsam beyanı projenin neyi teslim edeceğini söylüyordu; şimdi o teslimatların her birini, sahibi ve maliyeti tahmin edilebilecek kadar küçük parçalara ayırmak gerekiyor. Parçalamanın da doğru bir sırası var: önce ne, sonra kim.

Kavram

Kapsam beyanının teslimat satırı kısa: kabin ile fırın, eğitim, deneme raporu. Ama bu satırların her birinin altında bakımın, tedarikçinin, boyahanenin ve kalitenin ayrı ayrı yapacağı işler var.

İKY'nin temel özelliği ürün odaklı olmasıdır. Kutular bölümleri ya da işleri değil, çıktıları adlandırır. "Bakım" bir bölümdür; "basınçlı hava bağlantısı" bir çıktıdır. "Kabini kurmak" bir eylemdir; "devreye alınmış kabin" bir çıktıdır. Bu ayrım ilk bakışta dilbilgisi gibi görünür, ama pratikte sorumluluğun netliğini belirler. Bir çıktının bir sahibi vardır ve bitip bitmediği sınanabilir; bir bölümün ise bitişi yoktur.

Kabin projesinin İKY'si Necati Usta'yla birlikte yeniden çiziliyor. Birinci düzeyde projenin kendisi: kabin projesi. İkinci düzeyde altı çıktı. Birincisi kabin, ön kabin dahil. İkincisi fırın. Üçüncüsü bağlantılar: basınçlı hava, elektrik ve havalandırma çıkışı. Dördüncüsü eğitilmiş operatörler ve renk değişimi temizlik talimatı. Beşincisi deneme üretimi ve raporu. Altıncısı da çoğu zaman unutulan bir kutu: proje yönetimi, yani toplantılar, raporlar, kabul belgeleri.

Üçüncü düzeyde her çıktı yeniden parçalanıyor. Kabin kutusunun altında kabin gövdesi, sis çekiş ve filtre düzeni, askı düzeni ve aydınlatma var; her biri gereksinim listesindeki bir satıra bağlanıyor. Askı düzeni G2'ye, sis çekiş düzeni G1'e, ön kabin G3'e. Bağlantılar kutusunun altında ise fırının elektriği artık kendi satırında duruyor ve kimin olduğu sorusu ortadan kalkmıyor, ama görünür hâle geliyor: bu satıra bir sahip yazılmadan İKY tamamlanmış sayılmıyor.

İKY'nin bir ikinci işlevi de bir sınır çizmesidir. Bir işin İKY'de yer almaması, onun projenin parçası olmadığı anlamına gelir. Holdeki tozun azaltılması 8.3'te kapsam dışı bırakılmıştı; İKY'de de bir kutusu yok. Tersine, İKY'de olup kapsam beyanında olmayan bir kutu varsa, ya beyan eksiktir ya da kapsam sessizce büyümüştür.

Fırının elektriği için sözlük satırı şöyle okunuyor: kapsam, fırının pano bağlantısı ve kablolaması, binanın ana panosundan fırının yanındaki sigorta kutusuna kadar; kapsam dışı, ana panonun kendisi; sorumlu, Necati Usta, tedarikçinin teknik şartına göre; kabul, tedarikçinin devreye alma testinde fırının tam güçte çalışması. Bu satır yazılınca, satın alma ile bakım arasında kimsenin kutusuna düşmeyen iş ortadan kalkıyor.

İKY'yi çizmenin pratik bir kuralı da şudur: önce çıktıları yaz, sonra sahiplerini ata. Sahiplerden başlamak, Ilgın'ın ilk çiziminde olduğu gibi, iş yapısını örgüt şemasının bir kopyasına çevirir. Çıktılardan başlamak ise her çıktıya bir sahip aramaya zorlar ve sahipsiz kalan çıktıları ortaya çıkarır.

Fabrikanın dışında da İKY aynı mantıkla çalışır. Bir mahalle derneği yaz şenliği düzenliyor ve ilk liste komitelerden oluşuyor: gençlik komitesi, kadın komitesi, yönetim kurulu. Ürün odaklı bir İKY ise şenliğin çıktılarını sayar: sahne ve ses düzeni, yiyecek alanı, çocuk etkinlikleri, duyurular, belediye izinleri ve şenliğin yönetimi. Komite listesinde "belediye izinleri" hiçbir komitenin işi değildi; çıktı listesinde ise kendi kutusu ve bir sahibi var.

Perde arkası

İKY'nin ve sözlüğünün tanımları PMI'ın sözlüğünden; ürün odaklı yapı ve örgüt şemasından farkı ise NASA'nın herkese açık İKY el kitabından okundu. Müfredatın gösterdiği PMI'ın İKY uygulama standardına ise erişimimiz yok; satın alınması gereken bir yayın.

NASA'nın kılavuzu uzay projeleri için yazılmış, ama ilkeleri ölçekten bağımsız: bir uydu da bir boya kabini de önce çıktılarına, sonra sahiplerine ayrılır. İKY'nin bütün işi kapsayıp kapsamadığını sınamanın kuralı ve en alttaki parçaların ne kadar büyük olması gerektiği bir sonraki dersin, 8.5'in, konusu.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Perşembe öğleden sonra Ilgın, Necati Usta'yla konuştuktan sonra İKY'yi yeniden çiziyor.

Zayıf sürüm

Kabin projesi: Satın alma, Bakım, Boyahane, Kalite.

Bakım: Montaj, hava, elektrik.

Satın alma: Kabini almak, fırını almak.

Güçlü sürüm

1. Kabin projesi

1.1 Kabin, ön kabin dahil: kabin gövdesi, sis çekiş ve filtre düzeni (G1), askı düzeni (G2), ön kabin (G3), aydınlatma.

1.2 Fırın: fırın gövdesi, ısıtma düzeni, sıcaklık kontrolü.

1.3 Bağlantılar: basınçlı hava bağlantısı, fırın elektrik bağlantısı, havalandırma çıkışı.

1.4 Eğitilmiş operatörler: eğitim kaydı, renk değişimi temizlik talimatı (G5).

1.5 Deneme üretimi: deneme partileri, deneme üretimi raporu.

1.6 Proje yönetimi: haftalık durum toplantıları, cuma yazıları, kabul belgeleri.

Sözlük, açık satır: 1.3 fırın elektrik bağlantısı; sahibi Necati Usta, kapsamı ana panodan fırının sigorta kutusuna kadar.

İlk sürüm bir örgüt şemasını kopyalıyor; kutular bölümlerin adlarını taşıyor ve altlarındaki satırlar fiil. Bu yapıda fırının elektriği iki kutuya birden yazılabilir ya da hiçbirine yazılmayabilir; hiçbir satır neyin teslim edileceğini, ne zaman bitmiş sayılacağını söylemiyor. Güçlü sürüm her kutuya bir çıktının adını veriyor ve her alt kutu bir isim; her birinin bitip bitmediği sınanabilir. Gereksinimler doğrudan ilgili kutulara bağlanmış, böylece listedeki her gereksinimin hangi çıktıyla karşılanacağı görünüyor. 1.6 Proje yönetimi kutusu, sıralı bir iş listesinde kaybolacak bir işi görünür kılıyor. Son satır ise sözlüğün işini gösteriyor: bir kutunun adı belirsiz kaldığında, onu kapsamı ve sahibiyle netleştiriyor.

Bağlam notu

İKY çizmek, ilk projelerde bir bürokrasi gibi gelir: zaten herkes ne yapacağını biliyor, kutular çizmek neden gereksin? Ama "herkesin bildiği" iş, çoğu zaman her bölümün kendi işidir. Bölümler arasındaki işler, yani fırının elektriği gibi iki tarafın da "öteki yapar" diye düşündüğü işler, ancak çıktılar tek tek yazılınca ortaya çıkar. Necati Usta'nın sorusu bu yüzden değerli: yıllardır bölümler arası boşluklara düşen işlerin peşinden koşan biri olarak, nereye bakacağını biliyor.

Belirsizlik nerede, sorusunu İKY'de her dal için sormak gerekir. Bazı kutular nettir: kabin gövdesi tedarikçinin teslim edeceği bir parçadır. Bazıları ise belirsizdir: havalandırma çıkışının binanın çatısından mı, duvarından mı geçeceği henüz bilinmiyor ve bu, bir inşaat işi gerektirebilir. Belirsiz kutuları daha fazla parçalamaya çalışmak yerine onları işaretlemek ve sahibine bir soru olarak götürmek, İKY'yi gerçekçi tutar.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projende iki bölümün de "öteki yapar" diye düşündüğü için kimsenin yapmadığı bir iş oldu mu?

Kapanış

1. İKY, projenin bütün işinin hiyerarşik olarak çıktılara ayrılmasıdır; ürün odaklıdır, örgüt şeması ya da sıralı iş listesi değildir.
2. Önce çıktılar yazılır, sonra sahipleri atanır; bu sıra, bölümler arasında duran ve kimsenin kutusuna düşmeyen işleri ortaya çıkarır.
3. İKY sözlüğü her kutunun neyi kapsadığını, neyi kapsamadığını, sahibini ve kabulünü yazar; İKY'de yer almayan iş projenin parçası sayılmaz.

Beş soru

1. Ilgın'ın ilk çiziminde fırının elektriği neden sorun oldu?
2. "Kabini kurmak" yerine "devreye alınmış kabin" yazmanın farkı nedir?
3. 1.6 Proje yönetimi kutusu neden İKY'de yer alıyor?
4. Bir aile, ev taşıyor. Taşınmanın İKY'sinin ikinci düzeyini ürün odaklı nasıl yazarsın?
5. İKY ile kapsam beyanını karşılaştırmak neyi ortaya çıkarır?

Yanıtlar

1. Çünkü çizim bölümlerle başlıyordu ve fırının elektriği satın almanın, bakımın ve tedarikçinin arasında bir yerde duruyordu. Üç kutuya da yazılabilirdi, bu yüzden hiçbirine kesin olarak ait değildi. Bölümlerle başlayan bir yapı, bölümler arasındaki işi sahipsiz bırakır.
2. "Kabini kurmak" bir eylemdir; kimin kurduğunu, ne zaman bitmiş sayılacağını söylemez. "Devreye alınmış kabin" ise bir çıktıdır; bir sahibi olabilir ve bitip bitmediği sınanabilir: kabin devreye alma testinden geçti mi, geçmedi mi? İsim, kutuyu sınanabilir kılar.
3. Çünkü proje yönetiminin kendisi de iş ister: toplantılar, raporlar, kabul belgeleri. Sıralı bir iş listesinde bu iş hiçbir adımda yer almaz ve görünmez kalır. İKY'de kendi kutusu olunca, onun da zamanı, maliyeti ve sahibi planlanır. Akla ilk gelen "proje yönetimi zaten Ilgın'ın işi, kutuya gerek yok" düşüncesi, bu işin de takvimde ve bütçede yer kapladığını unutuyor.
4. Örneğin: paketlenmiş eşyalar, boşaltılmış ve temizlenmiş eski ev, taşınmış eşyalar, yeni evde kurulmuş mobilyalar, aboneliklerin taşınması ve adres değişiklikleri, taşınmanın yönetimi. Her biri bir çıktı; "paketlemek" ya da "taşımak" gibi fiillerle değil, bitip bitmediği sınanabilecek isimlerle yazılmış.
5. Kapsamın tutarlılığını. Beyanda olup İKY'de olmayan bir teslimat, unutulmuş bir iştir; İKY'de olup beyanda olmayan bir kutu ise ya beyanın eksik olduğunu ya da kapsamın sessizce büyüdüğünü gösterir. İki belge birbirini doğrulamalı; uyuşmadıkları her yer bir soru demektir.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın İKY'si çizildi, ama iki soru açık: kabin kutusunun altındaki dört alt çıktı, kabinin bütününü gerçekten eksiksiz veriyor mu, ve en alttaki kutular ne kadar küçük olmalı? 8.5, İKY'yi yüzde yüz kuralına göre denetlemeyi ve iş paketinin büyüklüğünü seçmeyi ele alıyor.