Gereksinim toplamak

Sahadan bir an

Pazartesi sabahı, boyahanenin mevcut hattı. Kabin tedarikçisi Serkan Bey'in teknik şartname taslağı için Ilgın'dan operatörlerin isteklerini istemiş. Ilgın, Turan Bey'in en deneyimli operatörü Sibel'le hattın yanında konuşuyor; Turan Bey de yanlarında.

Ilgın: Yeni kabinde neye ihtiyacınız var?

Sibel: Daha güçlü bir fan. Bir de parçaları askıya asmak için küçük bir vinç.

Turan Bey: Yazın onları. Operatör ne diyorsa o.

Ilgın: Fan neden daha güçlü olmalı?

Sibel: Boya sisi kabinde dönüp duruyor. Parçanın üstüne geri çöküyor, yüzey pürüzlü çıkıyor.

Ilgın: Vinç?

Sibel: Kapı döşemesini askıya baş hizasında asıyoruz. Vardiya sonunda omzum kalkmıyor.

Sibel iki çözüm söyledi: daha güçlü bir fan ve bir vinç. Ama "neden" sorusundan sonra iki ayrı ihtiyaç çıktı: boya sisi parçaya geri çökmemeli ve parçalar yorucu olmayan bir yükseklikte asılabilmeli. İlk ihtiyacın çözümü daha güçlü bir fan olmayabilir; hava akışının yönü de olabilir. İkincisinin çözümü bir vinç değil, daha alçak bir askı da olabilir. Ilgın çözümleri şartnameye yazsaydı, Serkan Bey'in elinde bu ihtiyaçları karşılayacak başka seçenekleri önerme imkânı kalmayacaktı. Söylenen çözümün altındaki ihtiyaca inmek, kapsamın ilk ve en çok atlanan işi.

Kavram

7.8'de Necla Hanım'ın "pazarı taşımayın" cümlesinin arkasında başka bir dert olduğunu görmüştük. Proje kapsamının ilk adımı da tam olarak bu ayrımı yapmaktır.

Paydaşlar gereksinimlerini neredeyse hiçbir zaman gereksinim biçiminde söylemez. Çözüm biçiminde söylerler, çünkü dertlerini en somut biçimde böyle tarif edebilirler. Bu bir hata değil, insanların düşünme biçimidir. Proje yöneticisinin işi, söylenen çözümü bir ipucu olarak almak ve onun arkasındaki ihtiyacı bulmaktır. En basit araç "neden" sorusudur; çoğu zaman bir ya da iki kez sormak yeter.

Üç temel derleme yolu var ve her biri ötekilerin göremediğini görür. Birincisi görüşme: bir paydaşla birebir, hazırlanmış sorularla konuşmak. Ilgın'ın Sibel'le konuşması bir görüşmedir ve iki önemli gereksinimi ortaya çıkardı. Görüşmenin gücü, "neden" sorusuyla derine inebilmesidir; zayıflığı, paydaşın yalnızca farkında olduğu ve söylemeyi düşündüğü şeyi duyurmasıdır.

İkincisi gözlem: işi yapılırken izlemek. Ilgın Salı günü bir vardiyanın ilk iki saatini hattın yanında geçiriyor. Görüşmede hiç söz edilmeyen bir şey görüyor: Sibel her parçayı boyamadan önce bir bezle siliyor, çünkü holün girişinden gelen forklift trafiği parçaların üstüne toz bırakıyor. Sibel bunu hiç söylemedi; yıllardır yaptığı için artık bir iş adımı gibi görüyor. Gözlem, insanların kendi alışkanlıklarına dönüşmüş ihtiyaçları bulmanın en iyi yoludur.

Üçüncüsü atölye: farklı paydaşları aynı masaya toplayıp gereksinimleri birlikte konuşmak. Ilgın Perşembe günü Sibel'i, bir başka operatörü, Serkan Bey'i, Derya Hanım'ı ve son kalite kontrolden Selma'yı bir araya getiriyor. Atölye iki şey yapar: gereksinimlerin çakıştığı yerleri gösterir ve önceliklendirmeyi birlikte yaptırır. Daha güçlü bir hava akışı sisi azaltır, ama Derya Hanım'a göre kabin içindeki gürültüyü de artırır; iki gereksinim ancak aynı masada birbirine karşı tartılabilir.

Üç yolun hiçbiri tek başına yeterli değil. Görüşme derin ama tek kişilik; gözlem söylenmeyeni görür ama nedenini sormaz; atölye çakışmaları gösterir ama en sessiz kişinin sesini kısabilir. Ilgın'ın sırası da bilinçli: önce görüşme, sonra gözlem, en son atölye. Atölyeye gelindiğinde masada yalnızca söylenenler değil, gözlenenler de vardır.

Gereksinim derlemenin ilkesi fabrika dışında da aynıdır. Bir ilçe kütüphanesi çocuk bölümünü yeniliyor ve velilerden biri "daha fazla bilgisayar" istiyor. Neden diye sorulduğunda cevap, çocukların ödev için internete erişememesi oluyor. Kütüphaneciler bir hafta öğleden sonraları bölümü gözlemliyor ve ödev yapan çocukların çoğunun bilgisayar değil, sessiz bir masa ve yazıcı aradığını görüyor. Velilerle, çocuklarla ve kütüphanecilerle yapılan bir atölyede gereksinim yeniden yazılıyor: ödev saatlerinde sessiz çalışılabilecek bir alan ve basılı çıktı alınabilecek bir düzen. Bilgisayar sayısı ise bu gereksinimi karşılayacak seçeneklerden yalnızca biri oluyor.

Perde arkası

Gereksinimin ve derlemenin tanımları PMI'ın açık sözlüğünden; derleme tekniklerinin etkililiğine dair bulgular ise bir sistematik derlemenin özetinden okundu.

Bu bulgu, görüşmeyi derlemenin omurgası yapmak için bir gerekçe sunuyor; ama gözlemi ve atölyeyi gereksiz kılmıyor. Sibel'in bezle sildiği parçalar, hiçbir görüşmede söylenmeyecek türden bir ihtiyaçtı. Gereksinimlerin kullanıcı hikâyesi biçiminde yazılması ise 19.2'de ayrıca ele alınacak.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Perşembe akşamı Ilgın, atölyenin ardından Serkan Bey'e gönderilecek gereksinim listesini yazıyor.

Zayıf sürüm

Fan: Mevcut hattakinden daha güçlü olacak.

Vinç: Parçaları askıya asmak için bir vinç eklenecek.

Diğer: Operatörlerin istekleri dikkate alınacak.

Güçlü sürüm

G1, yüzey: Boya sisi boyanan parçanın yüzeyine geri çökmemeli. Kaynak: Sibel'le görüşme; doğrulama: son kalite kontrolün yüzey pürüzü kaydı. Olası çözümler tedarikçiye açık.

G2, ergonomi: Operatör parçayı askıya omuz hizasının altında asabilmeli. Kaynak: görüşme ve gözlem.

G3, toz: Parça boyamadan önce elle silinmeye gerek kalmamalı. Kaynak: gözlem; görüşmede hiç söylenmedi.

G4, gürültü: Kabin içindeki gürültü, iş güvenliği uzmanının belirleyeceği sınırı aşmamalı. Kaynak: atölye, Derya Hanım.

Çakışma: G1 ile G4 birbirine karşı tartılacak; çözüm önerisinde tedarikçiden ikisini birlikte karşılaması istenir.

İlk sürüm iki çözümü gereksinim gibi yazıyor ve tedarikçinin elini bağlıyor: Serkan Bey yalnızca daha güçlü bir fan ve bir vinç önerebilir. "Operatörlerin istekleri dikkate alınacak" satırı ise ölçülemeyecek kadar geniş. Güçlü sürüm her satırda neyin gerektiğini yazıyor, nasıl sağlanacağını tedarikçiye bırakıyor. Her gereksinimin yanında kaynağı da yazılı: görüşme, gözlem ya da atölye. Bu sayede G3'ün yalnızca gözlemle bulunduğu görülüyor ve bir sonraki projede gözlemi atlamamak için bir neden oluşuyor. G1'in yanındaki doğrulama satırı, gereksinimin nasıl sınanacağını şimdiden söylüyor. Son satır ise atölyenin asıl katkısını kayda geçiriyor: iki gereksinimin çakıştığını ve birlikte çözülmesi gerektiğini.

Bağlam notu

Bir şartnameye çözüm yazmak cazip gelir, çünkü somut ve hızlıdır: tedarikçiye ne istediğimizi açıkça söylemiş oluruz. Ama bu hız, en iyi çözümü bulma şansından vazgeçmenin bedelidir. Tedarikçi, kendi uzmanlığını kullanacağı yerde yalnızca bir siparişi yerine getirir; ve çözüm ihtiyacı karşılamazsa, sorumluluk şartnameyi yazanındır.

Değer kimin için, sorusu gereksinim derlemede doğrudan bir yöntem sorusuna dönüşür. Kabinin değeri, onu her gün kullanacak operatörler için yaratılıyorsa, onların gereksinimleri yalnızca bir yöneticinin özetinden değil, onların kendi işinden okunmalıdır. Turan Bey'in "operatör ne diyorsa o" demesi iyi niyetli bir güvendir; ama operatörün söylediği ile ihtiyacı arasındaki farkı bulmak yine proje yöneticisinin işidir. Bazı işyerlerinde operatörler, yöneticilerinin yanında gerçek dertlerini söylemekte zorlanabilir; gözlemin ve birebir görüşmenin bu yüzden atölyeden önce gelmesi, en sessiz sesin de listeye girmesini sağlar.

Uygulama

Retro sorusu

Pilot projenin listesinde, arkasındaki ihtiyacı hiç sorulmamış bir çözüm satırı duruyor mu?

Kapanış

1. Gereksinim neyin gerektiğini söyler, nasıl sağlanacağını değil; paydaşlar ihtiyaçlarını çoğu zaman çözüm biçiminde söyler ve "neden?" sorusu çözümün arkasındaki gereksinimi ortaya çıkarır.
2. Görüşme, gözlem ve atölye birbirinin göremediğini görür: görüşme derine iner, gözlem söylenmeyen alışkanlıkları bulur, atölye çakışmaları ve öncelikleri ortaya koyar.
3. Her gereksinimin yanına kaynağı ve nasıl doğrulanacağı yazılır; çözümü şartnameye değil, tedarikçinin önerisine bırakmak, en iyi çözümün bulunma şansını korur.

Beş soru

1. Sibel'in "daha güçlü fan" isteğinin arkasındaki gereksinim nedir?
2. G3, yani toz gereksinimi, neden görüşmede değil gözlemde ortaya çıktı?
3. Atölye, görüşme ve gözlemin göremediği neyi gösterdi?
4. Bir aile, yaşlı babaları için evin banyosunu yeniliyor ve babaları "bir küvet istiyorum" diyor. Bu isteğin arkasındaki gereksinimi bulmak için neyi sorar ve neyi gözlersin?
5. Davis ve arkadaşlarının taraması neden "Tartışmalı" etiketiyle anılıyor?

Yanıtlar

1. Boya sisinin boyanan parçanın yüzeyine geri çökmemesi. Sibel daha güçlü bir fan istedi, çünkü sisin kabinde dönüp parçanın üstüne çöktüğünü ve yüzeyi pürüzlü yaptığını görüyor. Daha güçlü bir fan bu gereksinimi karşılayabilir, ama hava akışının yönünü değiştirmek de karşılayabilir; gereksinimi yazmak, tedarikçiye ikisini de önerme imkânı verir.
2. Çünkü Sibel parçaları boyamadan önce silmeyi yıllardır yapıyor ve artık bunu bir sorun değil, işin bir adımı olarak görüyor. Görüşme yalnızca paydaşın farkında olduğu ve söylemeyi düşündüğü şeyi duyurur; alışkanlığa dönüşmüş bir ihtiyaç ancak işi yapılırken izleyerek görülür. Akla ilk gelen "sorsaydık söylerdi" düşüncesi, insanların kendi geçici çözümlerini bir ihtiyaç olarak görmediğini unutuyor.
3. İki gereksinimin çakıştığını: daha güçlü bir hava akışı sisi azaltır, ama Derya Hanım'a göre kabin içindeki gürültüyü artırır. Bu çakışma, farklı paydaşlar aynı masaya oturmadan görünür olmazdı; atölye bu yüzden gereksinimleri birbirine karşı tartmanın ve önceliklendirmenin yeridir.
4. Önce "neden küvet?" diye sorarsın; cevap belki de sıcak suda oturarak rahatlamak, belki de ayakta durmakta zorlanmaktır. Sonra babanın banyoyu nasıl kullandığını gözlersin: içeri girerken nereye tutunuyor, ne kadar ayakta durabiliyor. Gereksinim, örneğin "oturarak ve düşme riski olmadan yıkanabilmek" olabilir; küvet, oturaklı bir duş ya da tutunma barları bu gereksinimi karşılayabilecek seçeneklerdir.
5. Çünkü tarama yazılım gereksinimleri üzerine yapılmış ve genellikle tekrarlanmamış çalışmalara dayanıyor; yazarların kendisi sonuçları kesin değil, ön bulgular olarak sunuyor. Görüşmelerin etkili olduğu bulgusu yararlı bir yol gösterici, ama bir fabrika ortamına doğrudan aktarılırken bu sınırlar akılda tutulmalı.

Sonraki derse köprü

Ilgın'ın listesinde iki tür gereksinim var: G1 ve G3 kabinin ne yapması gerektiğini söylüyor; G4 ise kabinin bunu yaparken nasıl olması gerektiğini, örneğin ne kadar sessiz. 8.2, işlevsel gereksinim ile işlevsel olmayan gereksinimi birbirinden ayırmayı ele alıyor.