Başarı neye denir

Sahadan bir an

Cuma öğleden sonra, genel müdürün odası. Recep Bey kararını vermiş: bariyer için ek bütçe ayrılacak, tarih ve alan korunacak. Ayten Hanım ek bütçeyi onaylamadan önce bir soru soruyor.

Ayten Hanım: Peki, bu proje başarılı olursa ne göreceğiz?

Recep Bey: Planlanan haftada biter, bütçe ve ek bütçe içinde kalır. Başarı budur.

Ilgın: O benim başarım olur. Ama sizin istediğiniz, depoya gidip gelmenin ve kontrolsüz partinin bitmesi değil miydi?

Ayten Hanım: Tabii. Taşıma zamanında bitse ve malzeme yine depoya gidip gelse, buna başarı der miyiz?

Recep Bey: Demeyiz. Ama onu taşıma bittiği gün bilemeyiz ki.

Ilgın: O yüzden iki ayrı tarih koymamız lazım. Biri benim, biri sizin.

Recep Bey'in tanımı yanlış değil, ama yarım. Projenin iyi yönetilip yönetilmediğini ölçüyor: söz verilen zamanda, söz verilen bütçeyle, söz verilen şey teslim edildi mi? Ayten Hanım ise başka bir şeyi soruyor: teslim edilen şey, yapılma sebebini gerçekleştirdi mi? İki soru farklı zamanlarda cevaplanır ve farklı kişilerin işidir. Ilgın'ın "biri benim, biri sizin" cümlesi bu dersin özeti.

Kavram

"Proje başarılı mı?" sorusu, aynı kelimeyle iki farklı şeyi soruyor olabilir.

Bu iki başarı, daha önce gördüğümüz çıktı–sonuç–fayda zincirine oturur. Proje yönetimi başarısı zincirin ilk halkasıyla, çıktıyla ilgilidir; ürün başarısı sonraki halkalarla, sonuçla ve faydayla. Bu yüzden ikisi birbirinden bağımsız olarak gerçekleşebilir ya da gerçekleşmeyebilir.

Dört durum mümkün. Proje iyi yönetilir ve ürünü de işe yarar: herkesin istediği budur. Proje iyi yönetilir ama ürünü işe yaramaz: zamanında ve bütçesinde kurulan, kimsenin kullanmadığı bir sistem. Proje kötü yönetilir ama ürünü işe yarar: geç ve pahalı biten, ama kurumu dönüştüren bir yatırım. Ve ikisi de olmaz.

Üçüncü durumun dünyaca bilinen bir örneği var. Sidney Opera Binası planlanandan yıllar sonra, 1973'te açılabildi ve kat kat pahalıya mal oldu; proje yönetimi açısından ders kitaplarında bir uyarı örneğidir. Aynı bina bugün kentin simgesi ve Dünya Mirası Listesi'nde. Proje yönetimi başarısı sorulursa cevap açık bir hayırdır; ürün başarısı sorulursa, bugün bakan çoğu kişi evet der. Bu örnek gecikmeyi ve aşımı haklı çıkarmak için değil, iki sorunun gerçekten ayrı olduğunu göstermek için anılıyor.

İki başarının yanında bir üçüncü soru daha var: kimin gözünden? Ilgın'ın projesinde Recep Bey için başarı bütçenin tutmasıdır, Ayten Hanım için hurdanın azalması, Selma ve Yasin için yeni alanda rahat çalışabilmek, Derya Hanım için forklift yolunda kimsenin yaralanmaması, Kenan Bey için ay sonu sayımının aksamaması. Aynı proje bir paydaşın gözünde başarılı, bir başkasınınkinde başarısız olabilir. Bu yüzden başarı tanımı tek bir sayı olarak değil, paydaşların öncelikleri arasında bilinçli bir seçim olarak yazılır ve proje başlarken onlarla konuşulur.

Ayrım küçük işlerde de aynı biçimde çalışır. Bir derneğin yazlık gençlik kampını düşün. Kamp planlanan tarihte, bütçesinde ve programıyla yapıldıysa proje yönetimi başarılıdır. Ama kampın amacı gençlerin dernekle bağ kurması ve sonbaharda gönüllü olmasıysa, bunun cevabı ancak eylülde gelir. Kamp kusursuz işleyip hiçbir genç geri dönmeyebilir.

Perde arkası

İki başarı ayrımı, proje başarısının neden bu kadar tartışmalı bir kavram olduğunu açıklamaya çalışan bir makaleden geliyor.

Baccarini'nin dört düzeyini Ilgın'ın projesine koyunca tablo netleşiyor. Girdiler raflar, masa, bariyer, hava hattı ve ekibin zamanı. Çıktı yeni giriş kontrol alanı. Proje amacı, depoya dönüşün ve kontrolsüz partinin bitmesi. Genel amaç, kalite sorunlarının müşteriye ulaşmadan yakalanması ve fabrikanın daha az hurda üretmesi. Recep Bey'in tanımı alttaki iki düzeye, Ayten Hanım'ın sorusu üstteki ikisine bakıyor.

Düzeyler arasındaki her geçiş bir varsayım taşır. Yeni alan kurulursa depoya dönüşün biteceği, teknisyenlerin ve forklift operatörlerinin yeni akışa uyacağı varsayımına dayanır; malzemenin bir kez taşınması da hurdanın azalacağı varsayımına. Proje yönetimi başarısı alttaki halkayı güvenceye alır, ama üstteki varsayımlar tutmazsa ürün başarısı gelmez. Mantıksal çerçevenin asıl değeri, bu varsayımları baştan yazdırmasıdır.

Yaygın yanılgılar

İki sürüm

Ayten Hanım'ın sorusundan sonra Ilgın, başlangıç notuna bir "başarı ölçütleri" bölümü ekliyor. Aynı proje, iki tanım.

Zayıf sürüm

Başarı ölçütleri: Taşıma planlanan haftada bitsin.

Bütçe: Onaylı bütçe ve bariyer için ek bütçe aşılmasın.

Kalite: Her şey düzgün olsun.

Güçlü sürüm

Proje yönetimi başarısı (Ilgın'ın, kapanışta ölçülür): Yeni alanda ilk tam hafta planlanan haftada tamamlanmış; toplam harcama onaylı bütçe ile ek bütçenin toplamını aşmamış; Derya Hanım'ın yerleşim onayı alınmış; eski alan boşaltılmış.

Ürün başarısı (Ayten Hanım'ın, taşımadan üç ay sonra ölçülür): Başlangıç notundaki iki anahtar sonuç; dönüş taşıması da kontrolsüz parti de sıfıra inmiş.

Ürün başarısının ikinci işareti (altı ay sonra): Teknisyenlerin yeni alanı eski alana tercih etmesi; Selma ve Yasin'e kısa bir soruyla sorulur.

Kim değerlendirir: Kapanışı Recep Bey, ürün başarısını Ayten Hanım; ikisinin tarihi şimdiden takvime yazıldı.

Zayıf sürüm, Recep Bey'in tanımını kâğıda dökmüş: yalnızca proje yönetimi başarısı. "Her şey düzgün olsun" ise kaliteyi ölçülmez bir dileğe çeviriyor. Bu ölçütlerin hepsi tutsa bile malzeme yine depoya dönebilir ve kimse bunu bir başarısızlık olarak kaydetmez, çünkü kâğıtta yazmıyordur. Güçlü sürüm iki başarıyı ayırıyor ve her birine üç şey veriyor: ölçüt, ölçüm zamanı ve değerlendiren kişi. Ürün başarısının ölçütleri, dördüncü dersteki anahtar sonuçların ta kendisi; Ilgın onları yeniden icat etmiyor, başarı tanımına bağlıyor. Altıncı ay satırı da önemli: kullanıcıların yeni alanı benimseyip benimsemediği, sayıların gösteremeyeceği bir şeyi gösterir.

Bağlam notu

İki başarıyı ayırmak her zaman kolay değildir ve ayrımın kendisi bir kaçış yolu olabilir. Kötü yönetilen bir projenin sahipleri "ama ürün işe yaradı" diyerek gecikmeyi örtebilir; işe yaramayan bir ürünün yöneticileri "biz zamanında teslim ettik" diyerek sorumluluktan çekilebilir. Ayrım, iki soruyu birlikte sormak için vardır, birini ötekinin arkasına saklamak için değil.

Neyle bileceğiz? İki başarının ölçütleri ve tarihleri proje başlarken yazılmamışsa, sonradan her taraf işine gelen tanımı seçer. Ilgın'ın güçlü sürümü bu yüzden ölçütleri ve tarihleri şimdiden takvime koyuyor. Ürün başarısının ölçülme tarihi geldiğinde proje ekibi dağılmış olacak; o tarihi kimin hatırlayacağı da başlangıçta yazılmalı. Aksi hâlde ürün başarısı, kimsenin sormadığı ve bu yüzden hiç cevaplanmayan bir soru olarak kalır.

Uygulama

Retro sorusu

Son tamamladığın bir işin ürün başarısını hiç ölçtün mü, yoksa teslim ettiğin gün onu kapanmış mı saydın?

Kapanış

1. Proje başarısının iki anlamı vardır: proje yönetimi başarısı, işin nasıl yürütüldüğünü; ürün başarısı, teslim edilen şeyin amacını gerçekleştirip gerçekleştirmediğini ölçer.
2. İkisi bağımsız olarak tutabilir ya da tutmayabilir ve farklı zamanlarda, farklı kişiler tarafından değerlendirilir.
3. Her ikisinin ölçütü, ölçüm zamanı ve değerlendireni proje başlarken yazılmazsa, sonradan herkes işine gelen tanımı seçer.

Beş soru

1. Recep Bey'in "planlanan haftada biter, bütçede kalır" tanımı hangi başarıyı ölçer?
2. Sidney Opera Binası örneği iki başarı ayrımı hakkında ne gösterir ve ne göstermez?
3. Baccarini'nin dört düzeyinde Ilgın'ın taşıma hedefi, yani depoya dönüşün bitmesi, hangi düzeye girer?
4. Bir belediye, yeni bir semt kütüphanesini zamanında ve bütçesinde açtığı için başarı ilan ediyor. Altı ay sonra kütüphaneye haftada birkaç kişi geliyor. Ne söylersin?
5. Güçlü sürümde ürün başarısının ölçüm tarihinin şimdiden yazılması neden önemlidir?

Yanıtlar

1. Proje yönetimi başarısını: işin söz verilen zaman ve bütçe içinde yürütülüp yürütülmediğini. Teslim edilen şeyin amacını gerçekleştirip gerçekleştirmediğini ölçmez.
2. İki başarının ayrı olduğunu gösterir: kötü yönetilmiş bir proje, zamanla çok başarılı bir ürün ortaya çıkarabilir. Gecikmenin ve aşımın bedelsiz olduğunu göstermez; o kaynak başka bir şeyin yerine harcanmıştır. Çekici yanlış cevap "sonuç iyiyse yönetim önemsizdir" olurdu.
3. Proje amacı düzeyine. Girdiler raflar ve bütçe, çıktı yeni alan, genel amaç ise kalite sorunlarının müşteriye ulaşmaması ve hurdanın azalmasıdır.
4. Proje yönetimi başarısı sağlanmış, ürün başarısı sağlanmamış. Başarı ilanı yarım; kütüphanenin neden kullanılmadığı, yeri, saatleri ya da koleksiyonu, ayrıca sorulmalı. Kapanış gününde ilan edilen başarı, önemli olan soruyu kaçırmış.
5. Çünkü ürün başarısı proje kapandıktan sonra ölçülür ve o zaman ekip dağılmış olur. Tarih ve sorumlu baştan yazılmazsa ölçüm hiç yapılmaz ya da her taraf işine gelen tanımı seçer.

Sonraki derse köprü

Ilgın iki başarıyı ayırdı, ama dışarıda dolaşan başarı rakamları bu ayrımı nadiren yapar. Toplantılarda "projelerin çoğu başarısız olur" diye yüzdeler söylenir ve kimse o yüzdenin hangi başarıyı, kimin tanımıyla ölçtüğünü sormaz. 1.9, bu rakamların en ünlüsünü, CHAOS raporunu, yöntemiyle birlikte inceliyor.