Rapor ve analiz yazmak

Kanca

Onur, Panama'nın başkentinde bir lojistik şirketinde altı aydır çalışıyor. Yöneticisi licenciada Batista ondan müşteri memnuniyeti anketinin sonuçlarını bir rapora dökmesini istemiş. Onur verileri titizlikle toplamış, tabloları hazırlamış, on sayfalık bir metin yazmış. Batista taslağı okuyunca tek bir soru soruyor: "Genel müdür yalnızca ilk sayfayı okuyacak. O sayfada ne buluyor?" Onur bakıyor: ilk sayfada anketin nasıl yapıldığı anlatılıyor. Asıl bulgular altıncı sayfada, öneriler en sonda.

Bir rapor, karar verecek birine yazılır ve o kişinin zamanı azdır. Bu yüzden raporun dili, düzeni ve cümleleri bir makaleden farklı işler: sonuç başa gelir, veri kısa ve kesin cümlelerle anlatılır, bulgu ile yorum birbirinden ayrılır, öneriler somut olur. Akademik metnin kişisel olmayan yapılarını ve temkinli ifadelerini daha önce gördün; bu derste onları bir iş raporuna uygulayacak, veriyi anlatmanın ve öneri yazmanın kalıplarını ekleyeceksin.

Anlatım

Bu dersteki anket ve bütün sayılar ders için kurgulanmıştır; gerçek bir şirkete ya da araştırmaya ait değildir.

Raporun bölümleri

Bir iş raporu (informe) genellikle şu sırayı izler. En başta yönetici özeti (resumen ejecutivo) yer alır: yarım sayfada ana bulgular ve öneriler. Ardından giriş (introducción) raporun amacını ve kapsamını söyler: "El presente informe tiene como objetivo evaluar…". Yöntem (metodología) kısa tutulur: kaç kişiye, ne zaman, nasıl soruldu. Sonuçlar (resultados) bölümü yalnızca verinin ne gösterdiğini anlatır; yorum içermez. Çözümleme (análisis) bu sonuçların nedenlerini ve anlamını tartışır. Rapor, sonuçlar ve öneriler (conclusiones y recomendaciones) ile biter.

Makaleyle arasındaki en büyük fark sıralamadadır. Bir makale okuru adım adım sonuca götürür; bir rapor ise sonucu en başta verir ve geri kalan sayfalarda onu destekler.

Veriyi anlatmak

Değişimi anlatan fiiller raporun omurgasıdır. Artış için "aumentar", "crecer", "subir"; azalış için "disminuir", "descender", "bajar"; değişmeyen durum için "mantenerse estable"; en yüksek nokta için "alcanzar un máximo"; iki katına çıkmak için "duplicarse" kullanılır.

Yüzdelerde iki küçük kural vardır. Bir değişimin miktarı "un" ile verilir: "Las quejas disminuyeron un 25 %" (Şikâyetler yüzde 25 azaldı). Bir bütünün parçası ise "el" ile verilir: "El 45 % de los clientes menciona los retrasos" (Müşterilerin yüzde 45'i gecikmelerden söz ediyor). Yazımda yüzde işareti sayıdan sonra ve bir boşlukla gelir: "25 %". Ondalık işareti ise ülkeye göre değişir: İspanya'da ve Güney Amerika'nın çoğunda virgül, Meksika'da ve Orta Amerika'nın bir kısmında nokta kullanılır. Hangisini seçersen raporun tamamında onu koru.

Karşılaştırmak ve nedeni göstermek

Veriler çoğu zaman bir öncekiyle karşılaştırılır: "Frente al primer semestre…" (İlk altı aya kıyasla…), "En comparación con el año anterior…", "Las quejas por retrasos bajaron, mientras que las quejas por daños se mantuvieron". Neden-sonuç ilişkisi ise "debido a" (… nedeniyle), "como consecuencia de" (… sonucunda) ya da "lo que se traduce en" (bu da … anlamına geliyor) ile kurulur.

Burada dikkat gerekir: iki şeyin aynı dönemde değişmesi, birinin ötekine yol açtığını kanıtlamaz. Nedenini gösteremediğin bir ilişki için "debido a" yerine zamansal bir ifade kullan: "tras el cambio de ruta" (rota değişikliğinden sonra).

Bulgudan sonuca

Raporda üç tür cümle birbirinden ayrılır. Bulgu, verinin doğrudan söylediğidir: "Los datos muestran que…" (Veriler … gösteriyor). Yorum, veriden çıkarılan ama kesin olmayan anlamdır: "Los datos sugieren que…" (Veriler … işaret ediyor), "Todo parece indicar que…" (Her şey … gösteriyor gibi). Sonuç, bulgulardan çıkarılan ve karar için kullanılacak cümledir: "De ello se desprende que…" (Buradan … sonucu çıkıyor), "Cabe concluir que…". Bu üç türü karıştırmak, raporun güvenilirliğini zayıflatır: bir yorum bulgu gibi sunulursa okur bütün rapora şüpheyle bakar.

Öneri yazmak

Öneriler somut, uygulanabilir ve mümkünse sorumlu kişi ile süre belirten cümlelerdir. En yaygın kalıp "Se recomienda" ile kurulur: mastarla ("Se recomienda ampliar el horario de atención") ya da "que" ve dilek kipiyle ("Se recomienda que el equipo técnico revise la página web"). Daha yumuşak bir öneri için "Sería conveniente…" kullanılır. Öneriler genellikle numaralanır ve her biri tek bir eyleme karşılık gelir.

Türkçe ile karşılaştırma

Türkçe iş raporlarında da "yönetici özeti" başa konur ve "raporun amacı", "yöntem", "bulgular", "öneriler" başlıkları İspanyolcadaki bölümlerle birebir örtüşür. Türkçe raporların sevdiği edilgen ve kişisiz dil ("görülmüştür", "tespit edilmiştir", "önerilmektedir") de İspanyolcadaki "se observa", "se ha detectado", "se recomienda" yapılarına denk düşer. Bu açıdan Türkçe konuşan biri rapor üslubuna yabancı değildir.

Farklar küçük ama görünür ayrıntılardadır. Türkçede yüzde işareti sayının önüne yazılır: "%25". İspanyolcada ise sayıdan sonra ve bir boşlukla gelir: "25 %". Türkçe "yüzde 25 azaldı" derken artikel kullanmaz; İspanyolcada değişimin miktarı "un" ister ("disminuyó un 25 %"), bir bütünün parçası ise "el" ister ("el 45 % de los clientes"). Türkçe düşünen yazar bu artikelleri kolayca atlar. Ondalık virgül Türkçede de kullanıldığı için İspanya ve Güney Amerika normuna uyar; ama rapor Panama'da ya da Meksika'da okunacaksa okurun nokta beklediğini unutma.

Örnekler

Örnekler bir raporun akışını izliyor: veriyi anlatmak, karşılaştırmak, bulgudan sonuca gitmek ve öneri yazmak. Köşeli parantezlerde Panama'da duyulacak söyleyiş, yani "c" ve "z" için [s] sesi var.

Örnek diyalog

Panama şehrinde lojistik şirketinin ofisi. Licenciada Batista, Onur'un rapor taslağını ekranında açmış; ikisi birbirine "usted" diyor.

Batista taslağı üç yerden düzeltiyor: sıralamayı (yönetici özeti en başa), nedensellik iddiasını ("debido a" yerine "tras" ya da "sugieren") ve öneriyi (genel bir dilek yerine somut bir eylem). "Licenciada" Latin Amerika'da üniversite mezunlarına verilen yaygın bir unvandır; Türkçeye çoğu zaman "… Hanım" diye aktarılır.

Sık yapılan hatalar

Mini alıştırma

Cevaplar

1. "Las quejas disminuyeron un 25 %, de 80 a 60." ya da "El número de quejas bajó de 80 a 60, es decir, un 25 %."
2. "El 30 % de los encuestados…" (bir bütünün parçası); "aumentaron un 10 %" (değişimin miktarı).
3. "Los datos sugieren que la nueva ruta ha contribuido a la mejora." ya da "Todo parece indicar que la nueva ruta ha influido en la mejora."
4. Örnek cevap: "Se recomienda que el equipo técnico rediseñe la página de seguimiento de pedidos antes de diciembre."

Özet kartı

1. Raporun sırası: resumen ejecutivo → introducción → metodología → resultados → análisis → conclusiones y recomendaciones.
2. Yönetici özeti (resumen ejecutivo): en son yazılır, ilk okunur, tek başına anlaşılır.
3. Değişim fiilleri: aumentar, crecer, subir / disminuir, descender, bajar / mantenerse estable / alcanzar un máximo / duplicarse.
4. Yüzde: değişim "un 25 %", parça "el 45 % de…"; yazımda sayıdan sonra ve boşlukla.
5. Karşılaştırma: frente a, en comparación con, mientras que. Neden: debido a, como consecuencia de, lo que se traduce en; kanıt yoksa "tras".
6. Bulgu (los datos muestran), yorum (los datos sugieren, todo parece indicar), sonuç (de ello se desprende, cabe concluir) ayrı tutulur.
7. Öneri: Se recomienda + mastar ya da que + dilek kipi; Sería conveniente…; somut, numaralı, sorumlu ve süreli.
8. Türkçe: "%25" ↔ "25 %"; "yüzde 25 azaldı" ↔ "disminuyó un 25 %".

Sonraki derse köprü

Onur raporu yeniden düzenleyip gönderiyor. Ertesi sabah telefonu çalıyor: genel müdür toplantıda ve raporu hemen, beş dakikada anlatmasını istiyor. Onur'un elinde not yok, slayt yok; yalnızca kafasındaki rapor var. Yazıda her cümleyi tartabiliyordu, şimdi hazırlıksız konuşması gerekiyor. Sıradaki ders doğaçlama konuşmayı ele alıyor: beklenmedik bir anda düşüncelerini hızla toparlamayı, konuşurken zaman kazanmayı ve hazırlıksız sorulara akıcı cevap vermeyi göreceksin.