Akademik e-posta: hocaya ve editöre yazmak

Merak sorusu

Konferanstan döndükten sonraki pazartesi Mert'in yazması gereken üç e-posta var. Birincisi, kahve arasında tanıştığı ve türbülanslı akış verilerini paylaşabileceğini söyleyen Norveçli araştırmacı Dr Halvorsen'e. İkincisi, danışmanı Dr Bakker'e: önümüzdeki ay iki haftalık bir yaz okuluna katılmak için izin istiyor. Üçüncüsü, makalesini dört ay önce gönderdiği derginin editörüne: makalenin durumu hakkında hâlâ bir haber yok.

Mert ilk e-postaya "Dear Teacher" diye başlıyor, sonra duraksıyor. Türkçede "Hocam" demek her şeyi çözerdi; İngilizcede bir profesöre, tanımadığı bir araştırmacıya ve bir editöre nasıl hitap edilir ve her birine ne kadar uzun yazılır?

Anlatım

İş e-postasından akademik e-postaya

Bir e-postanın iskeletini, konu satırını, tonun ilişkiye göre ayarlanmasını ve kibar bir takip e-postasını Ders EP2.1, EP2.2 ve EP2.3'te iş bağlamında görmüştük. Akademik e-postada bu temel aynen geçerli; değişen üç şey var. Hitapta akademik ünvan önemlidir. Okurun, özellikle bir editörün ya da tanımadığın bir araştırmacının, sana bir şey borcu yoktur; isteğin kolayca kabul edilebilir olmalıdır. Ve bazı e-postalar resmî bir sürecin parçasıdır: bir makalenin numarası, bir başvurunun tarihi gibi bilgiler olmadan cevap verilemez.

Hitap: ünvan ve soyadı

İngilizce akademik e-postada hitap genellikle ünvan ve soyadıyla kurulur: "Dear Professor Bakker" ya da "Dear Dr Bakker". "Professor" bazı ülkelerde belirli bir akademik kadroyu anlatır ve her öğretim üyesi için kullanılmaz; bu yüzden emin değilsen kişinin üniversitedeki sayfasına bakmak en güvenli yoldur. Ünvanı bulamadığında "Dear Dr" ile soyadı çoğu durumda güvenli bir seçimdir. Ad ile hitap, ancak karşı taraf kendi e-postasını adıyla imzaladığında ya da açıkça önerdiğinde kullanılır.

Bir editöre yazarken derginin sitesinde adı geçiyorsa "Dear Dr Lindgren", geçmiyorsa "Dear Editor" yazılır. "Dear Sir or Madam" ise bir kişiye yazıldığında soğuk ve eskimiş görünür.

Tanımadığın birine ilk e-posta

Konferansta tanıştığın biri seni hatırlamayabilir; günde onlarca kişiyle konuşmuştur. Bu yüzden ilk cümle bağlamı kurar: nerede ve ne hakkında konuştunuz. İkinci adım tek ve belirli bir istektir. Üçüncü adım isteği kolay kılmaktır: ne kadar zaman alacağını söylemek, karşılığında ne sunduğunu belirtmek ve hayır demeyi kolaylaştırmak.

Son cümle önemlidir: veri isteyen bir araştırmacı, karşı tarafın emeğinin nasıl tanınacağını baştan söyler. Hayır demeyi kolaylaştıran kısa bir cümle de eklenebilir: "I completely understand if this is not possible at the moment."

Danışmana yazmak

Danışmanla her gün konuşuyor olabilirsin, ama yazılı bir istek de açık ve tek sayfalık olmalıdır. Ne istediğini, ne zaman ve neden istediğini ilk iki cümlede söyle; işin aksamaması için ne planladığını ekle. Danışmanın bir karar vermesi gerekiyorsa, kararı kolaylaştıran bilgiyi ek olarak ya da kısa bir bağlantıyla ver.

Editöre yazmak

Bir dergiye gönderilmiş makale hakkında editöre yazmadan önce iki şey kontrol edilir. Birincisi, derginin sitesindeki ya da yazar panelindeki durum bilgisi; çoğu dergi makalenin hangi aşamada olduğunu orada gösterir. İkincisi, derginin değerlendirme süresi hakkında kendi açıkladığı bilgi; bu süre dergiden dergiye çok farklıdır. Bu süre aşılmışsa kısa ve tarafsız bir durum sorusu yazılabilir.

Böyle bir e-postanın konu satırı ve ilk cümlesi makaleyi tanımlamalıdır: makale numarası, başlığı ve gönderim tarihi. Ton bir şikâyet değil, bir sorudur.

İmza

Akademik bir e-postanın imzası, özellikle tanımadığın birine yazarken, okurun seni yerleştirmesini sağlar: tam ad, pozisyon, bölüm ve üniversite. "Kind regards" ya da "Best regards" gibi bir kapanışın ardından gelen bu dört satır, e-postanın geri kalanı kadar önemlidir.

Türkçe köprüsü

Türkçede "Hocam" hitabı hem saygılı hem sıcaktır ve ünvan farklarını da örter: bir araştırma görevlisi de, bir profesör de "hoca"dır. İngilizcede bunun birebir karşılığı yoktur. "Dear Teacher" ya da "Dear Hodja" gibi çeviriler akademik bir e-postada tuhaf görünür; "teacher" sözcüğü genellikle okul öğretmenleri için kullanılır. Ünvan ve soyadı, "Hocam"ın İngilizcedeki en yakın işlevsel karşılığıdır.

Türkçe resmî yazışmalarda isteğe geçmeden önce uzun bir saygı girişi yapmak da yaygındır. İngilizce akademik e-postada saygı, okurun zamanına gösterilen özenle ifade edilir: bağlamı bir cümlede kurmak, isteği hemen söylemek ve gereken bilgiyi eksiksiz vermek. Uzun bir giriş, ne kadar kibar olursa olsun, okuru isteği aramaya zorlar.

Gerçek hayattan örnekler

Mert üç e-postayı aynı sabah yazıyor. Dr Halvorsen'e yazdığı e-posta altı cümle: bağlam, istek, teşekkür önerisi, hayır deme kolaylığı ve imza. İki gün sonra cevap geliyor; Halvorsen verileri bir bağlantıyla paylaşıyor ve Mert'in ölçüm yöntemi hakkında bir soru da ekliyor.

Dr Bakker'e yazdığı e-posta dört cümle; yaz okulunun ders takvimini bir bağlantı olarak ekliyor. Editöre yazmadan önce derginin sitesine bakıyor; dergi ilk karar için ortalama bir süre açıklamış ve bu süre geçmiş. Durum sorusunu gönderiyor. Bir hafta sonra gelen cevap kısa: makale hakemlerde, bir hakemin raporu gecikmiş. Mert bu kez sabırla beklemeye karar veriyor; artık nerede beklediğini biliyor.

Sık yapılan hata

İkinci yaygın hata, editöre makale numarası vermeden ve derginin açıkladığı süreye bakmadan, sitem eden bir tonla yazmaktır.

Mini alıştırma

1. İngilizce akademik e-postada hitap genellikle nasıl kurulur?
2. Bir kişinin ünvanından emin değilsen ne yaparsın?
3. Konferansta tanıştığın birine yazdığın ilk e-postanın ilk cümlesi neyi yapar?
4. Editöre bir durum sorusu yazmadan önce hangi iki şey kontrol edilir?
5. "Hocam" hitabının İngilizcedeki en yakın işlevsel karşılığı nedir?

Cevaplar

1. Ünvan ve soyadıyla: Dear Professor Bakker ya da Dear Dr Bakker.
2. Kişinin üniversitedeki sayfasına bakarsın; bulamazsan Dear Dr ile soyadı çoğu durumda güvenli bir seçimdir.
3. Bağlamı kurar: nerede ve ne hakkında konuştuğunuzu hatırlatır.
4. Derginin sitesindeki ya da yazar panelindeki durum bilgisi ve derginin değerlendirme süresi hakkında kendi açıkladığı bilgi.
5. Ünvan ve soyadı.

Sesli tekrar görevi

Sonra bir editöre yazacağın durum sorusunu yüksek sesle söyle ve makale numarasını, başlığını ve tarihini içine yerleştir: "I am writing to enquire about the status of…". Son olarak dört satırlık imzanı sesli oku.

Özet kartı

1. Akademik e-posta: hitapta ünvan, kolay kabul edilebilir istek, sürecin gerektirdiği bilgiler.
2. Hitap: Dear Professor ya da Dear Dr ile soyadı; ünvanı üniversite sayfasından kontrol et.
3. İlk e-posta: bağlam, tek istek, karşılık ve hayır deme kolaylığı.
4. Danışmana: ne, ne zaman, neden ilk iki cümlede; işin aksamaması için planın.
5. Editöre: önce durum bilgisi ve derginin açıkladığı süre; sonra numara, başlık ve tarihle tarafsız bir soru.
6. İmza: tam ad, pozisyon, bölüm, üniversite.

Sonraki derse köprü

Bir ay sonra derginin sitesinden bir e-posta geliyor: "Major revision". İki hakem makaleyi okumuş ve on dört yorum yazmış; bazıları haklı, bazıları Mert'e yanlış anlaşılmış gibi geliyor, biri de yeni bir deney istiyor. Hakem yorumlarına nasıl cevap yazılacağı, P5'in son dersi.