Konferans sunumu

Merak sorusu

Bir ısı transferi konferansı, Mert'in yöntem karşılaştırmasını anlatan özetini kabul etti. Konuşma için on iki dakikası, sorular için üç dakikası var. İlk taslağında yirmi üç slayt bulunuyor: deney düzeneğinin her parçası, kalibrasyonun her adımı, tezin dördüncü bölümündeki bütün grafikler.

Laboratuvardaki provada Sofie saati tutuyor. On iki dakika dolduğunda Mert henüz bulgulara gelmemiş. Sofie tek bir soru soruyor: "If someone in the room remembers only one sentence from your talk tomorrow, which sentence should it be?" Mert cevap veremiyor. Bir konferans konuşması, aylarca süren bir çalışmadan neyi almalı ve neyi dışarıda bırakmalı?

Anlatım

Sunum dersinden konferans salonuna

Bir sunumun iskeletini, geçiş ifadelerini ve sonucu başa koymanın gücünü Ders EP2.13'te, bir grafiği sözle anlatmayı da Ders EP2.14'te iş bağlamında görmüştük. Konferans konuşması bu araçların hepsini kullanır, ama iki noktada farklıdır. Dinleyiciler senin alanına yakın ama tam olarak senin konunda olmayan araştırmacılardır. Ve konuşmanın amacı bir karar almak değil, bir bulguyu dinleyicinin aklına yerleştirmektir.

Makale değil, konuşma

En sık yapılan hata, makaleyi slaytlara bölüp sesli okumaktır. Bir makale okurun dönüp bakabileceği her ayrıntıyı taşır; bir konuşmada ise dinleyici geri saramaz. Bu yüzden konuşma tek bir ana mesaj etrafında kurulur ve her slayt o mesaja hizmet eder. Yöntem, dinleyicinin bulguya güvenmesine yetecek kadar anlatılır; ayrıntılar makaleye ya da soru-cevaba bırakılır.

Sofie'nin sorusu bu ana mesajı bulmanın en kısa yoludur. Mert'in cevabı sonunda tek bir cümleye iner ve konuşmanın hem başında hem sonunda duyulur.

Slayt başlığı bir cümle olsun

Konferans slaytlarında başlıklar çoğu zaman bir konu adıdır: "Results", "Experimental setup". Daha etkili bir yol, başlığı slaytın söylediği şeyi anlatan tam bir cümleye çevirmektir: "The two methods drift apart as heat flux rises." Böylece dinleyici, grafiği okuyamasa bile slaytın mesajını başlıktan alır. Slaytın geri kalanı bu cümlenin kanıtıdır: bir şekil, bir fotoğraf, birkaç sayı. Uzun metin paragrafları ise slayta değil, konuşmacının ağzına aittir.

Şekli eksenlerden başlayarak okut

Dinleyici bir şekli ilk kez görür; senin aylarca baktığın grafik onun için yeni bir haritadır. Bu yüzden şekli anlatmaya bulguyla değil, haritanın kendisiyle başlamak gerekir: yatay eksen ne, dikey eksen ne, her nokta ya da çizgi neyi gösteriyor. Ancak ondan sonra dinleyicinin nereye bakması gerektiği söylenir.

Konuşmada sayılar da yuvarlanır. Makalede "8.7 percent" yazan bir değer, konuşmada "almost nine percent" olarak daha kolay akılda kalır. Kesin değer slaytta durur; konuşmacının sesi ise dinleyiciye büyüklüğü verir.

Ortak yazarlar ve teşekkür

Akademik bir konuşmanın açılışında çalışmanın kimlerle yapıldığı söylenir. Bu bir nezaket kuralından fazlasıdır: dinleyici, işin bir ekibin işi olduğunu ve kime soru sorabileceğini bilir. Kısa bir cümle yeterlidir: "This is joint work with my supervisor and with Sofie, who ran the calibration tests." Destek veren kurumlar varsa son slaytta adları anılır.

Süre ve oturum başkanı

Konferans oturumlarında konuşmaları bir oturum başkanı yönetir ve zamanı tutar. Süreyi aşmak, sonraki konuşmacının zamanından çalmaktır. Bunun için iki hazırlık işe yarar. Birincisi, provada her slaydın kaç saniye sürdüğünü ölçmek. İkincisi, zaman daralırsa hangi slaydın atlanacağına önceden karar vermek. Başkan süre işareti verdiğinde konuşmacı panik yapmaz; kısa bir cümleyle doğrudan sonuca geçer.

Türkçe köprüsü

Türk üniversitelerindeki sunum alışkanlıklarında slaytlar çoğu zaman yoğun metin taşır ve konuşmacı bu metni okur; bu, dinleyicinin metni de konuşmayı da yarım takip etmesine yol açar. İngilizce bir konferans konuşmasında aynı alışkanlık iki kat zorlaşır, çünkü konuşmacı hem okumaya hem de yabancı bir dilde konuşmaya çalışır.

Ana dili İngilizce olmayan konuşmacılar için pratik bir orta yol var: konuşmanın tamamını ezberlemek yerine ilk ve son otuz saniyeyi kelimesi kelimesine hazırlamak, gerisini slayt başlıklarına dayanan notlarla konuşmak. Açılış ve kapanış sağlam olduğunda ortadaki küçük dil hataları dinleyicinin dikkatini dağıtmaz. Teknik terimlerin vurgusunu önceden çalışmak da işe yarar; Türkçede tanıdık olan "termokupl" sözcüğü İngilizcede "THER-mo-couple" diye, ilk hecesi vurgulu söylenir.

Gerçek hayattan örnekler

Mert taslağını yirmi üç slayttan on bire indiriyor. Kalibrasyonun ayrıntıları tek bir slayda ve bir cümleye iniyor; geri kalanı soru-cevap için yedek slaytlara taşınıyor. Her başlığı bir cümleye çeviriyor ve başlıkları alt alta okuyunca konuşmanın bütün hikâyesini duyuyor.

İkinci provada Sofie yine saati tutuyor. Mert on bir dakika kırk saniyede bitiriyor. Sofie bu kez ana mesajı soruyor ve Mert duraksamadan cevap veriyor. Konferansta oturum başkanı iki dakika kaldı işaretini verdiğinde, Mert yedinci slaydı planladığı gibi atlıyor. Konuşmadan sonra salondan biri yanına geliyor ve ilk sözü şu oluyor: "The way you measure can change your result. I'm going to check our setup tomorrow."

Sık yapılan hata

İkinci yaygın hata, bir şekli dinleyiciye eksenlerini göstermeden anlatmaktır. "As you can see…" cümlesi, dinleyici neye baktığını bilmiyorsa hiçbir şey göstermez.

Mini alıştırma

1. Konferans konuşması bir iş sunumundan hangi iki noktada farklıdır?
2. Ana mesajı bulmanın kısa bir yolu nedir?
3. Bir slayt başlığını daha etkili yapmak için ne yapılır?
4. Bir şekli anlatmaya nereden başlanır?
5. Süre daralırsa konuşmacı ne yapar?

Cevaplar

1. Dinleyiciler alana yakın ama tam olarak senin konunda olmayan araştırmacılardır ve amaç bir karar almak değil, bir bulguyu akla yerleştirmektir.
2. Dinleyicinin ertesi gün hatırlaması gereken tek cümleyi sormak.
3. Başlığı bir konu adından, slaytın söylediği şeyi anlatan tam bir cümleye çevirmek.
4. Eksenlerden ve neyin gösterildiğinden; ancak sonra dinleyicinin nereye bakacağı söylenir.
5. Önceden belirlediği slaydı atlar ve kısa bir cümleyle ana sonuca ve kapanışa geçer.

Sesli tekrar görevi

Sonra hayalî bir grafiği eksenlerinden başlayarak sesli anlat: "On the horizontal axis is… The vertical axis shows… Each dot is… Now look at…". Ardından zamanın daraldığını varsay ve geçiş cümlesini yüksek sesle kur: "I can see I'm running short of time, so…". Son olarak ilk otuz saniyelik açılışını iki kez söyle ve ikincisinde hiç duraksamamaya çalış.

Özet kartı

1. Konferans konuşması makalenin sesli sürümü değildir; tek bir ana mesaj etrafında kurulur.
2. Ana mesaj testi: dinleyici yarın tek cümle hatırlayacaksa hangisi?
3. Slayt başlığı bir cümle olsun; slaytın geri kalanı onun kanıtı.
4. Şekli eksenlerden başlayarak okut, sonra nereye bakılacağını söyle; konuşmada sayıları yuvarla.
5. Açılışta ortak yazarları an; destek veren kurumlar son slaytta.
6. Süre: slayt başına zamanı provada ölç, atlanacak slaydı önceden seç.

Sonraki derse köprü

Aynı konferansın öğleden sonrasında Sofie bir poster sunuyor. Poster salonunda kürsü, oturum başkanı ve on iki dakika yok: insanlar posterlerin arasında dolaşıyor, birkaç saniyede durup durmamaya karar veriyor ve durduklarında kısa bir anlatım bekliyor. Bir araştırmayı bir duvar panosuna ve iki dakikalık bir konuşmaya sığdırmak sıradaki ders.