Toplantı notu ve eylem maddeleri (action items)

Merak sorusu

Toplantının sonunda başkan Elif, Kaan'a dönüyor: "Kaan, could you send round the notes?" Kaan kabul ediyor ve akşam uzun bir e-posta yazıyor. Toplantıda kim ne dediyse sırayla anlatıyor: Elif şunu söyledi, Mark şuna itiraz etti, sonra uzun bir tartışma oldu. Üç ekran dolusu metin. Ertesi sabah Mark kısa bir cevap yazıyor: "Thanks, Kaan. So who's calling the supplier, and by when?"

Kaan her şeyi yazmıştı; ama okuyan kişi asıl sorunun cevabını bulamıyordu. İyi bir toplantı notu, toplantıda ne konuşulduğunun değil, toplantıdan ne çıktığının kaydıdır: ne karar verildi, kim neyi yapacak, ne zamana kadar?

Anlatım

Tutanak mı, kısa not mu?

İngilizcede bir toplantının resmî kaydına "minutes" denir; resmî kurullarda, yönetim toplantılarında ve derneklerde tutulur. Günlük iş toplantılarında ise daha kısa bir özet gönderilir; buna genellikle "meeting notes" ya da "recap" denir. İkisinin de amacı aynıdır: toplantıya katılanların ve katılamayanların, alınan kararları ve yapılacak işleri tek bakışta görmesi.

Notun iskeleti

Kısa bir toplantı notu genellikle beş parçadan oluşur. En üstte toplantının adı, tarihi ve katılımcılar yer alır; katılamayanlar da "Apologies:" başlığıyla anılır. Ardından alınan kararlar gelir. Sonra eylem maddeleri sıralanır: her işin bir sahibi ve bir son tarihi vardır. Varsa çözülmemiş sorular eklenir. En sonda bir sonraki toplantının tarihi yazılır.

Bu sıranın gücü, okurun en çok aradığı şeyi, yani kararları ve işleri, en başta görmesidir. Kim neyi söyledi sorusu ise çoğu zaman önemsizdir; yalnızca bir karar tartışmalıysa ve o tartışmanın kaydı gerekiyorsa yazılır.

Kararları yazmak

Kararlar kısa ve kesin yazılır. "Agreed:" ya da "Decision:" başlığıyla başlayan bir madde yeterlidir: "Agreed: the launch will move to 14 May." Daha resmî notlarda edilgen bir yapı da sık görülür: "It was agreed that the launch date would move to 14 May." Bu yapı, kararın bir kişinin değil, toplantının kararı olduğunu vurgular.

Eylem maddeleri: kim, ne, ne zaman

Bir eylem maddesi üç parçadan oluşur: sorumlu kişi, yapılacak iş ve son tarih. İngilizce toplantı notlarında bunun için çok yerleşik, kısa bir kalıp vardır: kişinin adı, ardından "to" ve fiilin yalın hâli, ardından tarih. "Kaan to call the supplier by Wednesday." "Elif to inform the client by Friday." Bu yapıda tam bir cümle kurulmaz; "will" ya da "is going to" düşer ve geriye yalnızca kim ve ne kalır. Gazete başlıklarında da aynı kısaltma kullanılır.

Fiil seçimi önemlidir. "Look into", "think about" ya da "deal with" gibi belirsiz fiiller, işin ne zaman bittiğini belli etmez. "Call", "send", "confirm", "book" gibi somut fiiller ise ölçülebilir bir iş tanımlar: ya yapıldı ya yapılmadı.

Notu göndermek

Not, toplantıdan sonra mümkün olduğunca çabuk, ideal olarak aynı gün ya da ertesi sabah gönderilir. Kısa bir giriş ve bir düzeltme ricası eklenir: "Here are the notes from today's meeting. Let me know if I've missed anything." Bu son cümle, kayıtta bir yanlış varsa düzeltilmesini davet eder ve herkesin aynı metinde anlaşmasını sağlar.

Türkçe köprüsü

Türkçede resmî bir toplantının kaydına tutanak denir ve kendine özgü bir dili vardır: "… hususunda mutabakata varılmıştır", "… tarafından takip edilecektir", "Gereği görüşülüp karara bağlanmıştır." Bu kalıplar edilgen ve uzundur; kimin neyi yapacağı çoğu zaman cümlenin sonunda, bir edilgen yapının içinde kaybolur. İngilizceye birebir çevrildiklerinde ağır ve belirsiz duyulurlar.

Günlük Türkçe toplantı notlarında ise başka bir alışkanlık görülür: "Toplantıda yayın tarihi konuşuldu" gibi bir cümle, bir konunun konuşulduğunu söyler ama ne karar verildiğini söylemez. İngilizce eylem maddesi kalıbı, "Kaan to call the supplier by Wednesday", bu belirsizliğin tam karşılığıdır: üç sözcükte kim, ne ve ne zaman. Türkçe tutanağın "-meye karar verildi" yapısının sade İngilizce karşılığı ise "Agreed:" ile başlayan kısa bir maddedir.

Gerçek hayattan örnekler

Kaan, Mark'ın sorusundan sonra notları yeniden yazıyor ve kısa bir e-posta olarak gönderiyor.

Yeni not bir ekrana sığıyor. Mark'ın sorusunun cevabı ilk eylem maddesinde: Kaan, çarşambaya kadar. Her maddede bir sorumlu, somut bir fiil ve bir tarih var. Toplantıya katılamayan Tom bile notu okuduktan sonra neyin değiştiğini ve kimin neyle ilgilendiğini hemen anlıyor.

Sık yapılan hata

Eylem maddelerinde sorumlu ya da tarih eksik bırakmak da yaygın bir tuzaktır. "The supplier will be contacted" cümlesi doğrudur, ama kimin arayacağını ve ne zaman arayacağını söylemez. Sorumlusu ve tarihi olmayan bir iş, çoğu zaman hiç yapılmaz.

Mini alıştırma

1. "Minutes" ile "meeting notes" arasındaki fark nedir?
2. Bir eylem maddesi hangi üç parçadan oluşur?
3. "Kaan to call the supplier by Wednesday" kalıbında hangi sözcükler düşer?
4. "Look into" gibi fiiller neden eylem maddelerinde zayıftır?
5. Türkçedeki "Toplantıda yayın tarihi konuşuldu" cümlesi neden yetersizdir?

Cevaplar

1. Minutes resmî toplantıların resmî kaydıdır; meeting notes günlük iş toplantılarının kısa özetidir.
2. Sorumlu kişi, yapılacak iş ve son tarih.
3. "Will" ya da "is going to" düşer; geriye kişi, "to" ve fiil kalır.
4. Çünkü işin ne zaman bittiğini belli etmezler; ölçülebilir bir iş tanımlamazlar.
5. Bir konunun konuşulduğunu söyler, ama ne karar verildiğini söylemez.

Sesli tekrar görevi

Son olarak katıldığın son toplantıyı düşün ve ondan çıkan en az üç eylemi bu kalıpla söyle: kişi, to, fiil, tarih. Her birinde somut bir fiil kullandığından emin ol.

Özet kartı

1. Toplantı notu konuşmanın değil, sonuçların kaydıdır: kararlar, eylemler, açık sorular.
2. İskelet: başlık, tarih, katılımcılar ve katılamayanlar; kararlar; eylemler; açık sorular; sonraki toplantı.
3. Karar: "Agreed: …" ya da daha resmî "It was agreed that…"
4. Eylem maddesi: kişi + to + fiil + tarih: "Kaan to call the supplier by Wednesday."
5. Somut fiiller kullan: call, send, confirm, book; "look into" gibi belirsiz fiillerden kaçın.
6. Türkçe tutanak dilinin edilgen ve uzun kalıpları yerine kısa ve sahipli maddeler yaz.

Sonraki derse köprü

Toplantılar bölümü burada bitiyor. Kaan'ın ilk eylem maddesi bir telefon görüşmesiydi: tedarikçiyi arayıp yeni tarihi teyit etmek. Telefonda karşı tarafın yüzünü göremezsin ve ilk birkaç cümle, görüşmenin nasıl geçeceğini belirler: kendini nasıl tanıtacaksın, doğru kişiye nasıl ulaşacaksın, aradığın kişi yoksa ne yapacaksın? Sıradaki derste telefonda kendini tanıtmayı ve görüşmeyi aktarmayı çalışıyoruz.