Söz almak ve araya girmek

Merak sorusu

Kaan, Amsterdam merkezli bir şirketin haftalık çevrimiçi toplantısında. Altı kişi konuşuyor ve konuşma hızlı akıyor. Kaan'ın önemli bir bilgisi var: tedarikçi teslimatı bir hafta geciktirecek. Uygun bir sessizlik bekliyor, ama sessizlik hiç gelmiyor. İki kez mikrofonunu açıyor, tam o anda başka biri konuşmaya başlıyor ve geri kapatıyor. Toplantı bitiyor; Kaan bilgiyi hiç veremiyor. Ertesi gün yöneticisi soruyor: "Why didn't you mention the delay yesterday?"

Kaan'ın sorunu İngilizcesi değildi; söylemek istediği cümle hazırdı. Sorun, sözü nasıl alacağını bilmemekti. İngilizce bir toplantıda söz, beklenen bir sessizlikle değil, kibar ama kararlı bir girişle alınır.

Anlatım

Söz almanın temel kalıpları

Toplantıda söz almanın ve sözün kesildiğinde onu korumanın temel kalıplarını Ders EN4.31 göstermişti: araya girmek için kibar bir özür, sözünü bitirmek için kısa bir rica. Bu derste o kalıpları, özellikle çevrimiçi toplantının kendine özgü koşullarına ve toplantıyı yöneten kişinin bakış açısına taşıyoruz.

Beklemek yerine işaret vermek

İngilizce toplantılarda konuşmacılar arasında uzun sessizlikler nadirdir. Bir kişi bitirir bitirmez öbürü başlar. Bu yüzden tamamen boş bir an beklemek, çoğu zaman sonsuza dek beklemek demektir. Bunun yerine konuşmaya girmeden önce kısa bir işaret verirsin. Konuşan kişi bir cümlesini bitirdiğinde, nefes aldığı anda, adını ya da kısa bir giriş sözcüğünü söylersin: "Sorry, Elif, can I add something here?" Bu kısa giriş, sıranın sana geçtiğini herkese duyurur.

Girişi bir bilgiyle bağlamak da etkilidir: "Just a quick update on the supplier…" Böyle bir cümle hem söz alır hem de ne söyleyeceğini baştan haber verir; başkan da sözü sana bırakmaya daha istekli olur.

Çevrimiçi toplantıda söz almak

Çevrimiçi toplantıların kendi araçları vardır. Pek çok platformda bir el kaldırma düğmesi bulunur ve başkan sırayı ona göre verir. Sohbet bölümüne kısa bir not yazmak da işe yarar: "I have a quick point on the delivery date." Bu not, sözlü bir girişin yerine geçebilir ya da onu destekleyebilir.

Çevrimiçi toplantının bir sorunu da gecikmedir. İki kişi aynı anda konuşmaya başlar ve ikisi de durur. Böyle bir çakışmada kısa ve kibar bir teklif durumu çözer: "Sorry, go ahead." Ya da sıranın sende olduğunu düşünüyorsan: "Sorry, could I just finish this quickly?"

Dinlediğini göstermek

İngilizce sohbette dinleyen kişi sessiz kalmaz; kısa sesler ve sözcüklerle dinlediğini gösterir: "mm-hm", "right", "I see", "OK". Telefonda ve çevrimiçi toplantılarda bu küçük sesler daha da önemlidir, çünkü karşı taraf yüzünü göremez. Uzun bir sessizlik, bağlantının koptuğu ya da dinlenmediği izlenimini verebilir.

Başkan olarak sırayı yönetmek

Toplantıyı sen yönetiyorsan, söz alamayanlara söz vermek de senin işindir. Sessiz kalan birini kibarca davet edebilirsin: "We haven't heard from Kaan yet. Kaan, any thoughts?" Konuşmayı bir konuya geri getirmek için "Going back to the delivery date for a moment…" dersin. İki kişi aynı anda konuşursa sırayı belirlersin: "Let's hear from Elif first, and then Mark."

Söz kesildiğinde

Biri sözünü kestiğinde ve söyleyeceğin önemliyse, kısa bir cümleyle sözü geri alabilirsin: "If I could just finish my point…" Ardından teşekkür etmek gerilimi azaltır: "Thanks. So, as I was saying, the supplier will be a week late."

Türkçe köprüsü

Türk iş toplantılarında söz alma biçimi kişiden kişiye, ortamdan ortama çok değişir. Bazı toplantılarda herkes aynı anda konuşur ve söz alan, sesini yükselten olur. Resmî ya da hiyerarşik toplantılarda ise küçükler, büyükler konuşmayı bitirince ve söz kendilerine verilince konuşur. Kaan'ın yaptığı da buydu: sözün kendisine verilmesini ya da kusursuz bir sessizliği beklemek.

İngilizce iş toplantıları ikisinin ortasında durur. Sesini yükselterek araya girmek kaba bulunur; ama söz verilmesini beklemek de çoğu zaman hiç konuşamamak demektir. Kibar bir giriş sözcüğüyle, "Sorry, can I add something?" ile, sıranı kendin almak beklenir. Dinleme işaretleri konusunda da bir fark var. Türkçede de "hı hı", "evet", "tabii" gibi sesler kullanılır, ama yabancı bir dilde dikkat sözcüklere gittiği için bu sesler sık sık unutulur. Bir Türk dinleyicinin dikkatli sessizliği, İngilizce bir toplantıda ilgisizlik gibi okunabilir.

Gerçek hayattan örnekler

Bir hafta sonra Kaan, aynı toplantıda bu kez hazırlıklı.

Kaan, Elif bir cümlesini bitirdiği anda adını söyleyerek giriyor ve neden konuşmak istediğini hemen belli ediyor. Elif sözü seve seve ona bırakıyor. Kaan teşekkür edip bilgiyi kısa ve net veriyor. Toplantının geri kalanında da Elif konuşurken birkaç kez "right" ve "mm-hm" diyerek dinlediğini gösteriyor. Yöneticisi toplantıdan sonra kısa bir mesaj atıyor: "Thanks for flagging the delay."

Sık yapılan hata

Ters yönde bir tuzak da var: sesini yükselterek ya da başkasının cümlesinin ortasında, hiçbir giriş sözcüğü kullanmadan araya girmek. Kibar giriş sözcükleri, araya girişi bir kesme olmaktan çıkarıp bir katkıya dönüştürür.

Mini alıştırma

1. İngilizce toplantılarda neden tamamen boş bir sessizlik beklemek işe yaramaz?
2. Söz alırken girişi bir bilgiyle bağlamak neden etkilidir?
3. Çevrimiçi bir toplantıda iki kişi aynı anda konuşmaya başlarsa ne denir?
4. Dinleme sesleri neden çevrimiçi toplantılarda daha önemlidir?
5. Başkan olarak sessiz kalan birini nasıl davet edersin?

Cevaplar

1. Çünkü konuşmacılar arasında uzun sessizlik nadirdir; biri bitirir bitirmez öbürü başlar.
2. Hem söz alır hem de ne söyleneceğini baştan haber verir; başkan sözü bırakmaya daha istekli olur.
3. Kısa bir teklif: "Sorry, go ahead."
4. Çünkü karşı taraf yüzünü göremez; uzun bir sessizlik dinlenmediği izlenimi verebilir.
5. "We haven't heard from Kaan yet. Kaan, any thoughts?" gibi bir cümleyle.

Sesli tekrar görevi

Ardından başkan kalıplarına geç: "We haven't heard from Kaan yet. Kaan, any thoughts?", "Going back to the delivery date for a moment…", "Let's hear from Elif first, and then Mark." Son olarak bir dinleme alıştırması yap: bir İngilizce kaydı açık bırak ve konuşmacı duraksadığında yüksek sesle "mm-hm" ya da "right" de.

Özet kartı

1. İngilizce toplantılarda söz, boş bir sessizlik beklenerek değil, kısa bir girişle alınır.
2. Girişi bir bilgiyle bağla: "Just a quick update on the supplier…"
3. Çevrimiçi toplantıda el kaldırma düğmesini ve sohbeti kullan; çakışmada "Sorry, go ahead."
4. Dinlediğini kısa seslerle göster: "mm-hm", "right", "I see".
5. Başkan olarak sessizleri davet et ve sırayı yönet: "We haven't heard from…", "Going back to…"
6. Sözün verilmesini beklemek de, sesini yükseltmek de işe yaramaz; kibar ama kararlı bir girişle sıranı al.

Sonraki derse köprü

Toplantı kararlarla bitti: yayın tarihi kayacak, Kaan tedarikçiyle yeniden konuşacak, Elif müşteriye bilgi verecek. Ama bu kararlar yazıya geçmezse bir hafta sonra kimse kimin neyi üstlendiğini hatırlamaz. Sıradaki derste toplantı notunu ve eylem maddelerini, yani bir toplantıdan sonra kimin neyi ne zamana kadar yapacağını yazmayı çalışıyoruz.