Telefonda kendini tanıtmak ve görüşmeyi aktarmak

Merak sorusu

Kaan, eylem maddesindeki işi yapmak için Leeds'teki tedarikçiyi arıyor. Telefonu bir resepsiyon görevlisi açıyor: "Good morning, Northgate Components, Hannah speaking. How can I help?" Kaan bir an duraksıyor ve aklına ilk geleni söylüyor: "Hello, I am Kaan. I want to speak about the delivery." Hannah kibarca soruyor: "Sorry, which company are you calling from? And who would you like to speak to?" Kaan şirketin adını, sipariş numarasını ve aradığı kişiyi tek tek söylemek zorunda kalıyor; görüşmenin ilk dakikası soru-cevapla geçiyor.

Kaan'ın cümleleri anlaşılırdı. Ama bir iş görüşmesinin ilk cümlesinde karşı tarafın duymak istediği üç şey vardı ve Kaan bunları söylememişti: kim olduğu, hangi şirketten aradığı ve neden aradığı.

Anlatım

Telefonun temel kalıplarından iş görüşmesine

Telefonda kendini "This is…" ile tanıtmayı, "Speaking" diye cevap vermeyi, birini istemeyi, bekletmeyi ve mesaj almayı Ders EN2.39 gösterdi. Bu derste aynı kalıpları bir iş görüşmesinin içine taşıyoruz: bir şirketi aramak, santralden geçip doğru kişiye ulaşmak ve gerektiğinde görüşmeyi aktarmak.

Arayan olarak: ad, şirket, amaç

Bir şirketi aradığında ilk cümlende üç bilgi verirsin: adın, şirketin ve aramanın amacı. "Hello, this is Kaan Demir from Kaya Logistics. I'm calling about our order for next week." Bu tek cümle, görevlinin senin kim olduğunu ve seni kime bağlaması gerektiğini anlamasına yeter. Amacı söylemenin başka yolları da vardır: "I'm calling to confirm the delivery date" ya da "I'm calling regarding invoice 4728."

Aradığın kişinin adını biliyorsan doğrudan istersin: "Could I speak to Sarah Mills, please?" Bilmiyorsan, konuyu söyleyip kimin ilgileneceğini sorarsın: "Who would be the best person to speak to about a delivery delay?"

Telefonu açan olarak

Bir iş telefonunu açarken de karşı tarafa yön veren bir kalıp vardır: önce selam, sonra şirketin ya da bölümün adı, sonra adın ve bir yardım teklifi. "Good morning, Kaya Logistics, Kaan speaking. How can I help?" Arayanın adını kibarca sormak için "May I ask who's calling?" ya da "Could I take your name, please?" kullanılır.

Görüşmeyi aktarmak

Arayan kişiyi başka birine bağlaman gerekiyorsa, ne yaptığını söyleyerek ilerlersin. "I'll put you through to Sarah" ya da "Let me transfer you to our sales team" bağlamanın yaygın kalıplarıdır. Bağlarken "Hold the line, please" ya da "Just a moment, I'm putting you through now" dersin. Arayanı bekletmek zorunda kaldıysan, geri döndüğünde bunu kabul edersin: "Sorry to keep you waiting."

Aranan kişi meşgulse seçenek sunarsın: "I'm afraid her line is busy. Would you like to hold, or shall I ask her to call you back?" Bu cümle karşı tarafa kontrolü verir ve beklemenin ne kadar süreceği belirsizken onu hatta tutmaz.

Sesli mesaj bırakmak

Aradığın kişiye ulaşamazsan bırakacağın sesli mesajın da bir iskeleti vardır. Adını ve şirketini söylersin, aramanın sebebini kısaca açıklarsın, telefon numaranı yavaşça ve iki kez verirsin, en uygun saatini eklersin. "Hi Sarah, it's Kaan Demir from Kaya Logistics. I'm calling about the delivery date for our order. Could you call me back on 020 7946 0381? That's 020 7946 0381. I'm in the office until five. Thanks." Numarayı iki kez söylemek, dinleyenin kalem aramasına ve not almasına zaman tanır.

Türkçe köprüsü

Türkçede telefon çoğu zaman "Alo" ya da "Efendim" diye açılır ve arayan kendini "Ben Kaan" diye tanıtır. İş telefonlarında da bu kalıplar sık kullanılır. İngilizce iş telefonunda ise tek başına "Hello" yetmez; açan kişi şirketin adını ve kendi adını söyler, arayan kişi de adını ve şirketini verir. Türkçedeki "Efendim?" sorusunun iş telefonundaki karşılığı "How can I help?"tir; "Kiminle görüşüyorum?" sorusununki ise "May I ask who's calling?"

Türkçedeki "Bağlıyorum" sözcüğü de İngilizcede tek sözcükle söylenmez. "I'll put you through" ya da "I'm putting you through now" gibi tam bir cümle gerekir. Kaan'ın ilk cümlesindeki "I want to speak about…" kalıbı da Türkçedeki "konuşmak istiyorum" yapısından gelir; İngilizce iş telefonunda daha doğal olan "I'm calling about…" kalıbıdır. "I want" yapısı telefonda fazla doğrudan, hatta talepkâr duyulabilir.

Gerçek hayattan örnekler

Kaan ertesi gün aynı tedarikçiyi yeniden arıyor ve bu kez görüşme bir dakikada doğru kişiye ulaşıyor.

Kaan'ın ilk cümlesi Hannah'nın ihtiyacı olan her şeyi veriyor: ad, şirket, konu ve aranan kişi. Hannah hiçbir soru sormadan bağlıyor. Sarah'nın hattı birkaç saniye sonra açılıyor ve Kaan aynı tanıtımı kısaca tekrarlıyor; Sarah bu kez sipariş dosyasını önceden açmış oluyor.

Sık yapılan hata

Telefonu açarken yalnızca "Hello?" demek de bir iş hattında belirsiz kalır. Arayan kişi doğru yeri aradığından emin olamaz ve ilk sorusu "Is this Kaya Logistics?" olur. Şirketin ve kendi adını söylemek bu soruyu baştan cevaplar.

Mini alıştırma

1. Bir şirketi ararken ilk cümlede hangi üç bilgi verilir?
2. Aranacak kişinin adını bilmiyorsan ne sorarsın?
3. Bir iş telefonunu nasıl açarsın?
4. Aranan kişinin hattı meşgulse arayana ne teklif edersin?
5. Sesli mesajda telefon numarası neden iki kez söylenir?

Cevaplar

1. Adın, şirketin ve aramanın amacı.
2. "Who would be the best person to speak to about…?"
3. Selam, şirketin adı, kendi adın ve bir yardım teklifi: "Good morning, Kaya Logistics, Kaan speaking. How can I help?"
4. Beklemesini ya da geri aranmayı: "Would you like to hold, or shall I ask her to call you back?"
5. Dinleyen kişinin not almasına zaman tanımak için.

Sesli tekrar görevi

Son olarak bir sesli mesaj kaydet: adın, şirketin, sebep, iki kez söylenen bir telefon numarası ve uygun olduğun saat. Kaydı dinlerken numarayı yazabilecek kadar yavaş söyleyip söylemediğini kontrol et.

Özet kartı

1. Bir şirketi ararken ilk cümlede adını, şirketini ve amacını ver: "This is … from … I'm calling about …"
2. Kişiyi bilmiyorsan konuyu söyle ve doğru kişiyi sor: "Who would be the best person to speak to about…?"
3. Telefonu açarken şirketin ve kendi adını söyle: "Kaya Logistics, Kaan speaking. How can I help?"
4. Aktarırken ne yaptığını söyle: "I'll put you through." "Sorry to keep you waiting."
5. Hat meşgulse seçenek sun: "Would you like to hold, or shall I ask her to call you back?"
6. Sesli mesajda numarayı yavaşça ve iki kez ver; "I want to speak about…" yerine "I'm calling about…" de.

Sonraki derse köprü

Bugün iş görüşmelerinin büyük kısmı telefondan çok video görüşmeyle yapılıyor. Video görüşmenin kendine özgü sorunları var: mikrofon kapalı kalır, görüntü donar, ses gecikir, biri yanlış ekranı paylaşır. Bu küçük teknik aksaklıkları İngilizcede sakin ve hızlıca çözmenin yerleşik kalıpları vardır. Sıradaki derste video görüşmede teknik sorunlarla başa çıkmayı çalışıyoruz.