Kısa mesaj kanalları: sohbet uygulamasında iş dili

Merak sorusu

Buse, ekibin sohbet uygulamasında Londra'daki tasarımcı Liam'a bir mesaj atıyor: "Hi Liam". Sonra bekliyor. Liam bir dakika sonra "Hi!" diye cevap veriyor ve o da bekliyor. Buse yazıyor: "How are you?" Liam: "Good, thanks, you?" Buse: "Fine. I have a question." Liam: "Sure?" Ancak beşinci mesajda Buse asıl soruyu soruyor: "Do you have the new logo files?" Liam'ın cevabı kısa: "Sure, sending now 👍". Ama sonradan bir iş arkadaşı Buse'ye gülerek söylüyor: "Next time, just say hi and ask the question in the same message. Liam was in a meeting and kept checking his phone."

Buse yalnızca kibar olmaya çalışmıştı; Türkçede de bir konuya hemen girmek bazen kaba sayılır. Ama sohbet uygulamasının kendi bir nezaket anlayışı var ve o anlayış e-postanınkinden de, yüz yüze konuşmanınkinden de farklı.

Anlatım

Sohbet mi, e-posta mı?

Sohbet uygulamaları hızlı ve kısa iletişim içindir: bir soru, bir onay, bir durum bilgisi. E-posta ise daha resmî, daha uzun ve kayıt altında kalması gereken şeyler içindir: bir müşteriye teklif, bir sözleşme değişikliği, birden çok kişiyi ilgilendiren bir karar. Genel bir kural olarak, şirket dışındaki biriyle resmî bir konuyu konuşuyorsan ya da yazdığın şeyin sonradan bulunması gerekiyorsa e-postayı seç. Ekip içinde hızlı bir şey soruyorsan sohbet uygulaması daha uygundur.

Selam ve soru aynı mesajda

Sohbet uygulamasında en yaygın nezaket kurallarından biri, selamı ve asıl soruyu aynı mesajda yazmaktır: "Hi Liam, could you share the new logo files sometime today?" Yalnızca "Hi" yazıp beklemek, karşı tarafı bir cevap için ekrana bağlar ve onun zamanını alır. İşin tuhaf yanı, bu nezaket aslında karşı tarafın zamanına saygıdır: o, mesajı okur okumaz ne istediğini bilir ve uygun olduğunda cevap verir.

Aynı şekilde, bir düşünceyi beş ayrı kısa mesaja bölmek yerine tek bir mesajda toplamak, alıcının telefonunun beş kez titremesini önler.

Kısa ama soğuk değil

Sohbet mesajları kısadır, ama kısalık soğukluk anlamına gelmemeli. Tek başına "OK." yazmak, özellikle sonunda bir nokta varsa, bazı okurlara kesik ya da hafif sitemli gelebilir. "Sounds good!", "Sure, no problem" ya da "Thanks, that works" aynı onayı daha sıcak verir. Tek harflik "K" ise çoğu iş ortamında fazla kısa ve özensiz duyulur.

Emoji tepkileri de bir dil gibi işler. Pek çok ekipte bir mesaja başparmak işareti koymak "gördüm, tamam" anlamına gelir; bir onay işareti "bitti" demektir. Ama bunların anlamı ekipten ekibe değişebilir; yeni bir ekibe katıldığında önce başkalarının nasıl kullandığını izle.

Kısaltmalar: ekip içinde, ölçülü

Sohbet uygulamalarında bazı kısaltmalar çok yaygındır. FYI, yani "bilgin olsun", EOD, yani "gün sonu", ETA, yani "tahmini varış zamanı", OOO, yani "ofis dışında" ve WFH, yani "evden çalışıyorum" bunların en sık görülenleridir. Ekip içinde bu kısaltmalar zaman kazandırır. Müşterilerle ya da şirket dışından kişilerle yazışırken ise açık biçimleri tercih et.

Konu zinciri ve görüşmeye geçmek

Bir mesaja cevap verirken, uygulama izin veriyorsa, o mesajın altındaki konu zincirinde cevap ver. Böylece ana kanal kalabalıklaşmaz ve konuşma bir arada kalır. Bir konu yazışarak çözülemeyecek kadar karmaşıklaşırsa, ki bu genellikle üç dört karşılıklı mesajdan sonra belli olur, bir görüşme önermek en iyisidir: "This might be easier on a call. Do you have five minutes?"

Türkçe köprüsü

Türkçede iş mesajlaşması çoğu zaman bir selamlaşmayla başlar ve hemen konuya girmek bazen kaba bulunur: "Merhaba, nasılsın, işler nasıl gidiyor?" diye birkaç mesaj atılır, sonra asıl konuya geçilir. Buse'nin yaptığı tam olarak buydu. İngilizce iş sohbetinde ise sıcaklık, mesajın tonunda gösterilir, ayrı mesajlarda değil: "Hi Liam! Hope your day's going well. Quick question…" diye tek bir mesajda hem selam hem soru verilebilir.

Türkçedeki bazı sıcak kalıpların da sohbet uygulamasında birebir karşılığı yoktur. "Kolay gelsin" ifadesinin doğrudan bir İngilizce karşılığı bulunmaz; bir mesajın başına koymak gerekmez. "Tamam" sözcüğünü "OK." diye çevirmek de, yukarıda gördüğümüz gibi, Türkçedeki kadar nötr duyulmayabilir. Türkçede yaygın olan sesli mesaj da birçok uluslararası ekipte daha az kullanılır; dinlemek için sessiz bir ortam gerektiği için çoğu kişi yazılı mesajı tercih eder.

Gerçek hayattan örnekler

Ertesi gün Buse, aynı uygulamada Liam ve ekiple yazışıyor.

Buse'nin ilk mesajı selamı, soruyu, son tarihi ve sebebi tek seferde veriyor. Liam'ın cevabı kısa ama sıcak, somut bir saat de içeriyor. Buse'nin teşekkürü de kısa ve sıcak; düz bir "OK." değil. Saat dörtte dosya geliyor ve Buse mesaja bir onay işaretiyle tepki veriyor: alındı, iş tamam.

Sık yapılan hata

Bir başka tuzak, müşterilerle ya da şirket dışı kişilerle de ekip içindeki gibi yazmaktır: kısaltmalar, emojiler, çok rahat bir ton. Sohbet uygulamasında bile, karşındaki kişiyle ilişkin resmîyse ton da biraz daha özenli olmalı.

Mini alıştırma

1. Ne zaman sohbet uygulaması yerine e-posta seçilir?
2. Sohbette neden selam ve soru aynı mesajda yazılır?
3. Tek başına "OK." yazmak nasıl algılanabilir?
4. EOD ve OOO kısaltmaları ne anlama gelir?
5. Bir konu sohbette karmaşıklaşırsa ne yapılır?

Cevaplar

1. Resmî, şirket dışı ya da kayıt altında kalması gereken konularda.
2. Karşı taraf mesajı okur okumaz ne istendiğini bilir ve ekrana bağlanmak zorunda kalmaz.
3. Bazı okurlara kesik, hatta sitemli gelebilir; "Sounds good!" daha sıcaktır.
4. EOD "gün sonu", OOO "ofis dışında" demektir.
5. Kısa bir görüşme önerilir: "This might be easier on a call."

Sesli tekrar görevi

Sonra kendi iş hayatından bir soru seç ve onu tek mesajlık bir sohbet mesajı olarak kur: selam, soru, gerekiyorsa son tarih ve sebep. Mesajı sesli söyledikten sonra şunu düşün: alıcı yalnızca bu tek mesajı görse, ne istendiğini hemen anlayabilir mi?

Özet kartı

1. Sohbet hızlı ve kısa iş içindir; resmî, şirket dışı ya da kayıt gereken işler için e-posta kullan.
2. Selamı ve soruyu aynı mesajda yaz; yalnızca "Hi" yazıp bekleme.
3. Kısa ama sıcak ol: "Sounds good!", "Sure, no problem" düz bir "OK." dan iyidir.
4. FYI, EOD, ETA, OOO ve WFH ekip içinde yaygındır; müşterilerle açık biçimleri kullan.
5. Konu zincirinde cevap ver; konu karmaşıklaşırsa bir görüşme öner.
6. Türkçedeki önce selamlaşma alışkanlığı, İngilizce sohbette tek mesajlık sıcak bir girişe dönüşür.

Sonraki derse köprü

Yazışmalar bölümü burada bitiyor. Bazı konular ne e-postayla ne sohbetle çözülür; insanların bir araya gelip konuşması gerekir. Bir toplantının nasıl geçeceği ise çoğu zaman ilk birkaç dakikada belli olur: kim açacak, amaç ne, hangi konular hangi sırayla konuşulacak? Sıradaki derste toplantılar bölümünü açıyor, bir toplantıyı açmayı ve gündemi sunmayı çalışıyoruz.