Toplantıyı açmak ve gündemi sunmak

Merak sorusu

Buse ilk kez uluslararası bir proje toplantısını yönetecek. Ekranda Londra'dan Liam, Dublin'den Aoife ve müşteri tarafından Tom var. Saat tam onda herkes bağlanıyor ve kısa bir sessizlik oluyor. Buse ne diyeceğini bilemiyor; biraz hava durumundan söz ediyor, sonra "So… what do you think about the design?" diye soruyor. Konuşma başlıyor, ama dağınık. Yarım saat sonra Tom kibarca soruyor: "Sorry, Buse, what do we need to decide today?"

Buse'nin bilgisi, hazırlığı ve fikirleri vardı. Eksik olan, toplantının ilk iki dakikasıydı: amacı söylemek, gündemi sunmak ve konuşmayı bir yöne çevirmek. İngilizce bir toplantıyı açmanın yerleşik bir düzeni ve bu düzeni taşıyan kalıplar var.

Anlatım

Başlamak

Toplantı başkanının ilk işi, herkesin dikkatini toplamak ve başlangıcı işaretlemektir. Bunun için kısa bir selam ve bir başlama cümlesi yeterlidir: "Good morning, everyone. Thanks for joining. Let's get started." Birkaç kişi henüz bağlanmadıysa bunu da söyleyebilirsin: "Let's give it a minute for everyone to join."

Toplantıya katılamayan biri önceden haber verdiyse, İngiliz iş dünyasında bunu duyurmanın yerleşik bir kalıbı vardır: "Mark sends his apologies; he's at a client visit." Burada apologies sözcüğü bir özür değil, katılamamanın bildirimidir.

Tanıştırma

Katılımcılar birbirini tanımıyorsa kısa bir tanışma turu yapılır: "Before we start, let's do a quick round of introductions. Just your name and your role, please." Bu turun kısa tutulması, toplantının asıl konusuna zaman bırakır. Başkan kendini de tanıtır: "I'm Buse, the project manager on the Istanbul side."

Amacı söylemek

Toplantının en önemli cümlesi, amacını söyleyen cümledir. Bu cümle, herkesin aynı yöne bakmasını sağlar. "The purpose of today's meeting is to agree on the final design." Daha güçlüsü, toplantının sonunda neye varılacağını söylemektir: "By the end of this meeting, we need to decide on the colour scheme and the launch date." Tom'un sorusu, bu cümle hiç kurulmadığı için gelmişti.

Gündemi sunmak

Gündem, toplantıda konuşulacak konuların sıralı listesidir ve genellikle önceden gönderilir. Toplantının başında kısaca hatırlatılır: "We have three items on the agenda. First, the design feedback. Then, the budget. And finally, the launch date." Her konuya bir süre verilebilir: "Let's spend about fifteen minutes on each."

İngiliz toplantılarında gündemin son maddesi çoğu zaman AOB'dir, yani "any other business": gündemde olmayan ama konuşulmak istenen kısa konular. "If there's time at the end, we'll cover any other business."

Roller ve kurallar

Başlangıçta kimin not tutacağını ve zamanı kimin izleyeceğini belirlemek toplantıyı düzenler: "Aoife has kindly agreed to take notes." Çevrimiçi toplantılarda birkaç kural da hatırlatılabilir: "Please stay on mute when you're not speaking, and use the raise-hand button if you'd like to come in."

İlk konuya geçmek

Açılış bitince ilk konuya açık bir geçişle girilir: "So, let's start with the design feedback. Liam, would you like to take us through it?" ya da daha kısa: "Over to you, Liam." Bu cümle, sözü kime verdiğini ve neyin konuşulacağını aynı anda söyler.

Türkçe köprüsü

Türk iş toplantıları çoğu zaman biraz daha rahat bir başlangıçla açılır: çaylar gelir, kısa bir sohbet edilir, gecikenler beklenir. Resmî toplantılarda ise tersine, uzun bir protokol açılışı yapılabilir: "Değerli katılımcılar, öncelikle Genel Müdürümüz Sayın…" İngilizce iş toplantılarında başlangıç genellikle daha kısa ve daha doğrudandır: bir selam, bir teşekkür, sonra hemen amaç.

Türkçedeki resmî toplantı düzeninin bir parçası İngilizcede de tanıdıktır. Türkçede gündemin son maddesi çoğu zaman "dilekler ve temenniler" ya da "diğer konular"dır; İngilizcedeki AOB tam olarak bunun karşılığıdır. "Gündem maddeleri" ifadesi de "agenda items" olarak doğrudan çevrilir. Asıl fark tonda: Türkçe resmî açılıştaki övgü ve teşekkür dizisini İngilizceye taşımak gerekmez; "Thanks for joining" çoğu durumda yeterlidir.

Gerçek hayattan örnekler

Bir hafta sonra Buse ikinci toplantıyı bu kez hazırlıklı açıyor.

Bu açılış bir dakikadan kısa sürüyor, ama herkes ne konuşulacağını, hangi sırayla konuşulacağını ve toplantının sonunda neye varılacağını biliyor. Tom bu kez soru sormuyor; toplantı kırk dakikada bitiyor ve yayın tarihi belirleniyor.

Sık yapılan hata

"Mark sends his apologies" kalıbında da bir tuzak var: Türk konuşucu apologies sözcüğünü bir özür sanıp "Why is he sorry?" diye şaşırabilir. Bu kalıp yalnızca katılamamayı bildirir.

Mini alıştırma

1. Toplantının en önemli açılış cümlesi hangisidir?
2. "Mark sends his apologies" ne anlama gelir?
3. AOB nedir?
4. İlk konuya geçerken sözü birine nasıl verirsin?
5. Türkçedeki "dilekler ve temenniler" maddesinin İngilizce karşılığı nedir?

Cevaplar

1. Amacı ya da toplantının sonunda neye varılacağını söyleyen cümle.
2. Mark'ın toplantıya katılamadığını bildirir; bir özür değildir.
3. "Any other business"; gündemde olmayan kısa konular için ayrılan son madde.
4. "Over to you, Liam" ya da "Liam, would you like to take us through it?" gibi bir cümleyle.
5. AOB, yani "any other business".

Sesli tekrar görevi

Ardından yakında katılacağın gerçek bir toplantının amaç cümlesini kur: "By the end of this meeting, we need to decide…". Bu cümleyi üç farklı toplantı için söyle.

Özet kartı

1. Kısa bir selam ve bir başlama cümlesiyle başla: "Thanks for joining. Let's get started."
2. Katılamayanları bildir: "Mark sends his apologies"; bu bir özür değildir.
3. Amacı söyle: "The purpose of today's meeting is to…" ya da "By the end of this meeting, we need to decide…"
4. Gündemi sırayla hatırlat; son madde çoğu zaman AOB'dir.
5. Not tutanı ve kuralları belirle, sonra ilk konuya açık bir geçişle gir: "Over to you, Liam."
6. Türkçedeki uzun protokol açılışı gerekmez; "dilekler ve temenniler" İngilizcede AOB'dir.

Sonraki derse köprü

Toplantı açıldı ve Liam geri bildirimi sunmaya başladı. Şimdi herkes fikrini söyleyecek: bazıları tasarımı beğenecek, bazıları itiraz edecek. Bir toplantıda fikir bildirmek, birine katılmak ve özellikle kibarca katılmamak, ilişkileri bozmadan tartışabilmenin anahtarıdır. Sıradaki derste toplantıda fikir bildirmeyi, katılmayı ve kibarca karşı çıkmayı çalışıyoruz.